ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Учебно-справочное пособие
Издание второе,
переработанное и дополненное
МОСКВА, 2006
УДК651.4/.8
ББК 650.050.2
К89
Рецензенты:
С. К. Купрейчик — кандидат юридических наук;
Я Л. Бопдаренко — кандидат юридических наук.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное
пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательскоторговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с.
ISBN 5-94798-847-Х
Книга содержит информацию, необходимую для делопроизводите
лей, секретарей, о правилах составления документов по действующим
стандартам.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и
терминология, общие правила работы с документами, включая компью
терные технологии подготовки текстовых и табличных документов.
Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ве
дения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой доку
ментации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы
оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности
информации.
Представлены справочные данные, необходимые для подготовки
деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным
компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной
работе делопроизводителя.
Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб дело
производства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по
специальностям "Документоведение и документационное обеспечение
управления" и "Менеджмент организации", а также всех интересую
щихся подобной тематикой.
1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1. Система организационно-правовой
документации
1.1.1. Назначение и состав
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в дея
тельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — орга
низация системы и процессов управления, т. е.:
— создание организации, включая выбор ее организационноправовой формы;
— регистрация организации;
— установление ее структуры;
— определение штатной численности, номенклатуры должно
стей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и
присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);
— регламентация деятельности структурных подразделений и
работников;
— формирование коллегиальных и совещательных органов
управления;
— регламентация деятельности аппарата управления;
— лицензирование деятельности в необходимых случаях;
— установление режима работы и системы охраны;
— организация труда работников и оценка труда работников;
— реорганизация организации;
— ликвидация организации и некоторые другие виды работ.
3
Организационная деятельность учреждения фиксируется в
организационно-правовых документах, содержащих правила,
нормы, положения, определяющие статус организации, ее компе
тенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,
функциональное содержание деятельности организации в целом,
ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответ
ственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся устав
организации, положение об организации, положения о структур
ных подразделениях, положения о коллегиальных и совещатель
ных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и
совещательных органов, аппарата управления (руководства),
штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельно
сти (например, инструкция по документационному обеспечению),
должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения,
основанные на нормах административного права и обязательные
для исполнения. Эти документы являются правовой основой дея
тельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном поряд
ке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это ор
ганом — вышестоящей организацией, руководителем данной орга
низации, коллегиальным органом (например, общим собранием
акционеров, советом директоров и др.) или руководителем струк
турного подразделения — в зависимости от вида и разновиднос
ти документа. Утверждаться организационные документы могут
непосредственно руководителем, распорядительным документом
руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным
органом.
С точки зрения срока действия организационно-правовые до
кументы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их
отмены или до утверждения новых (исключение составляет штат
ное расписание, которое разрабатывается и утверждается еже
годно).
По мере изменения характера деятельности учреждения и орга
низации труда в организационно-правовые документы могут вно-
ситься изменения, для чего руководитель издает распорядитель
ный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганиза
ции деятельности разрабатываются и утверждаются новые орга
низационно-правовые документы.
Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от
вида организационно-правовых документов.
Например, изменения и дополнения в устав организации вно
сятся в соответствии с установленной законом процедурой — по
решению высшего органа управления организацией (общего со
брания акционеров, участников и др.) с обязательной регистра
цией изменений в органе государственной регистрации организа
ций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходи
мости приказами или распоряжениями руководителя; изменения
в положения о структурных подразделениях — распорядительны
ми документами руководителя.
Разрабатывает организационно-правовые документы руковод
ство учреждения или подразделения с привлечением юридичес
кой службы и квалифицированных специалистов, хорошо знаю
щих работу учреждения.
Организационно-правовые документы оформляются на стан
дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходи
мых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) реквизитов: название
учреждения и подразделения (если документ утверждается руко
водителем подразделения), наименование вида документа, дата,
номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Датой организационно-правового документа является дата его
утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов
состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделен
ных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы
в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визи
рования) со всеми заинтересованными подразделениями и лица
ми, юридической службой (юристом), заместителями руководи
теля организации или одним из заместителей, курирующим соот
ветствующее направление деятельности организации.
1.1.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов
Учредительные документы — это документы, на основании
которых действуют юридические лица (учреждения, организации,
предприятия). К учредительным документам относятся учреди
тельный договор и устав.
Учредительный договор — это договор, в котором стороны (уч
редители) обязуются создать юридическое лицо и определяют
порядок совместной деятельности по его созданию, условия пере
дачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В дого
воре определены также условия и порядок распределения между
участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юри
дического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий статус, организацион
ную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданно
го юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в
первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.
Учредительные документы юридического лица должны содер
жать наименование юридического лица, место его нахождения,
порядок управления деятельностью юридического лица, а также
другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц
соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности
юридического лица).
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учре
дительного договора и устава, либо только учредительного дого
вора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой органи
зацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать
на основании положения об организациях данного вида.
Учредительный договор юридического лица заключается, а
устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует
на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения согла
шения между сторонами, а по своему назначению в управленчес
кой деятельности — организационным документом.
6
Порядок заключения, составления и оформления, вступления
в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты уч
редительного договора регламентируются законодательством
Российской Федерации.
Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
1. Вводная часть.
2. Цель заключения договора.
3. Наименование и правовая форма организации.
4. Предмет деятельности.
5. Место нахождения организации.
6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юри
дического лица.
7. Порядок образования имущества.
8. Условия об ответственности конкретных участников (учре
дителей) по обязательствам созданного юридического лица.
9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10. Порядок управления делами юридического лица.
П. Права и обязанности участников (учредителей).
12. Ответственность за нарушение договора.
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из
состава организации и принятия новых членов.
14. Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганиза
ции и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав,
который дополняет договор и закрепляет организационно-пра
вовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подпи
сания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то до
говор от его имени подписьюают руководитель учреждения или лицо,
наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права
юридического лица со дня государственной регистрации. В соот
ветствующие государственные органы представляют учредитель
ный договор и устав или только учредительный договор.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений
конкретных организационно-правовых форм регулируется зако
нодательством.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеру
емых арабскими цифрами, имоэ/сет содерэ/сать следующие разделы
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности,
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие спе
цифику деятельности организации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесени
ем всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование
организации, наименование вида документа, место составления
документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации
устава, печати организации и регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участ
ников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Общее собрание акционеров ОАО "Сиданко"
(протокол от 28.06.03 № 4)
Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации,
отметка о регистрации — печатью органа государственной реги
страции.
Пололсение об учреждении — правовой акт, определяющий
статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность,
порядок деятельности. На основании положения действуют госу
дарственные и муниципальные бюджетные некоммерческие орга
низации. В первую очередь, это органы власти и управления.
Текст полоэ{сения об организации содержит разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
8
3. функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе ''Общие положения " даются официальные полное и
сокращенное наименования организации, цели и основания ее
создания с указанием наименования, даты и номера соответству
ющего правового акта; указывается, чем руководствуется орга
низация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиня
ется, какие печати имеет.
Раздел "Основные задачи'* устанавливает основные проблемы
или комплексы проблем, которые призвана решать организация
в своей деятельности и которые определяют характер и основные
направления ее деятельности.
В разделе ''Функции'* перечисляются действия или виды работ,
которые должна выполнять организация для решения поставлен
ных перед ней задач.
Раздел "Права и обязанности " содержит перечисление прав и
обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руко
водителя. Право — это юридически узаконенная возможность
запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Пра
ва устанавливаются в объеме, необходимом для реализации воз
ложенных на организацию функций. К правам относится право
на издание распорядительных и нормативных документов; пра
во на ведение переЬиски; право давать распоряжения и указания
подчиненным подразделениям и лицам; право представительство
вать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать инфор
мацию и др.
К обязанностям относятся действия, которые организация
должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе "Руководство " устанавливается, кем осуществляет
ся руководство организацией, на каких принципах, кем назнача
ется и освобождается от должности руководитель, а также опре
деляется сфера его компетенции.
9
в разделе ''Взаимоотношения" ycTSLHSLBjiUBdieTCH круг органи
ций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет
взаимодействие на информационном и документационном уров
нях.
Раздел ''Контроль, проверка и ревизия деятельности'' устгягвливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии фи
нансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодич
ность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе "Реорганизация «лмл-виЭаг/мл" устанавливается, в ка
ком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация
организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке.
Обязательными реквизитами Положения об организации являют
ся наименование вышестоящего органа, наименование организа
ции, название вида документа, дата, номер документа, место со
ставления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или
совещательном органе) — это правовой акт, устанавливающий
статус, функции, права, обязанности и ответственность структур
ных подразделений и иных органов.
Положения о структурных подразделениях и иных органах
можно классифицировать следующим образом:
— положения о структурных подразделениях;
— положения о коллегиальных и совещательных органах: ру
ководящих (совет директоров, правление) и специализированных
(ученый совет, научно-технический совет и др.);
— положения о временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).
Положения о подразделениях могут быть типовыми и инди
видуальными. Типовые положения разрабатываются для однотип
ных организаций и структурных подразделений, и на их основе
разрабатываются конкретные положения.
Цель разработки организационных документов — наиболее
рациональное разделение и кооперация труда между подразделе
ниями и работниками.
10
Положение о подразделении имеет следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе "Общие положения " указываются полное официаль
ное наименование подразделения, дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого создано и действует под
разделение, чем руководствуется подразделение в своей деятель
ности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначе
ния и освобождения от должности руководителя подразделения,
наличие у подразделения печати.
Раздел "Основные задачи'' — это перечень проблем, решаемых
подразделением и определяющих характер и направления деятель
ности подразделения.
В разделе "Функции** перечисляются действия или виды работ,
которые должно выполнять подразделение для осуществления
поставленных перед ним задач. Функции должны полностью от
ражать специфику деятельности подразделения.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, ко
торые обязано осуществлять подразделение в лице его руководи
теля для выполнения возложенных на него функций.
Раздел "Ответственность " устанавливает виды дисциплинар
ной, административной и (при необходимости) уголовной ответ
ственности, которую может нести руководитель подразделения в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения** ретяюлситируются информаци
онные и документационные потоки подразделения; основные до
кументы, какими организациями осуществляется взаимодействие,
какую информацию получает и представляет подразделение; ус
танавливаются периодичность и сроки представления; в каком по
рядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке
организации. Обязательными реквизитами документа являются
11
наименование организации, наименование вида документа, дата
и номер документа, место составления, заголовок к тексту, под
пись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы
ваются руководителем подразделения и утверждаются руководи
телем организации.
Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в
целях регламентации организационно-правового положения ра
ботника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечива
ющий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должнос
ти, предусмотренные штатным расписанием.
Текст долэ/сностной инструкции состоит из следующих разделов
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел "Общие полоэ/сения " включает наименование должнос
ти с обозначением структурного подразделения; кому непосред
ственно подчиняется работник; порядок назначения на должность
и освобождения от должности; перечень нормативных, методи
ческих и других документов, которыми руководствуется работ
ник, занимающий данную должность; квалификационные требо
вания (уровень образования, стаж работы); требования к специ
альным знаниям.
В разделе "Долэ/сностные обязанности" перечисляются виды
работ, выполняемые работником.
Раздел "Права'* определяет полномочия работника по выпол
нению возложенных на него обязанностей: право принимать оп
ределенные решения; давать указания по конкретным вопросам;
самостоятельно подписывать документы в рамках предоставлен
ной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководи
телю; представительствовать от имени подразделения или учреж
дения в других организациях; участвовать в совещаниях; запра
шивать необходимую для работы информацию; требовать
выполнения определенных действий от других работников и др.
12
в разделе "Ответственность " устанавливаются критерии
оценки работы и мера персональной ответственности работника.
Критериями оценки являются объективные показатели, характе
ризующие качество и своевременность выполнения работы. От
ветственность работника определяется в соответствии с действу
ющим законодательством и может быть дисциплинарной, адми
нистративной или уголовной.
В разделе "Взаимоотношения'* указывается, от кого, в какие
сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в
какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подго
тавливаемых документов; с кем совместно подготавливает доку
менты, и рассматриваются другие вопросы информационных
взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, органи
зациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке орга
низации. Обязательными реквизитами должностной инструкции
являются наименование организации, наименование структурно
го подразделения, дата, номер документа, место составления, за
головок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Должностную инструкцию подписывает руководитель струк
турного подразделения и утверждает руководитель (заместитель
руководителя) организации — куратор данного подразделения
или руководитель структурного подразделения, если ему предос
тавлено это право.
Визируют должностные инструкции руководители заинтере
сованных подразделений и юридической службы (юрист), а так
же другие должностные лица, от действий которых может зави
сеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата
ее утверждения.
После утверждения должностная инструкция передается ра
ботнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:
С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок дея
тельности руководства организации, коллегиального или совеща
тельного органа.
13
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятель
ные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые
арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещатель
ного органа определяет статус этого органа; порядок планирова
ния работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения
на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рас
смотрения материалов и принятия решений на заседании; веде
ние протокола заседания; оформление решений; порядок доведе
ния решений до исполнителей; материально-техническое обеспе
чение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обяза
тельными реквизитами регламента являются наименование учреж
дения, наименование коллегиального или совещательного орга
на, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф
утверждения, текст, подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или
руководителем коллегиального органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуж
дения на заседании членами коллегиального или совещательного
органа, а также согласования с заинтересованными подразделе
ниями и юридической службой.
Штатное расписание — правовой акт, определяющий струк
туру, численность, должностной состав и оплату труда работни
ков организации.
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бу
маги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наи
менование организации, наименование вида документа, дата, но
мер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись,
гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на кото
рый составлено штатное расписание.
Ответственность за подготовку штатного расписания несут
планово-экономическое подразделение и служба персонала. Про
ект штатного расписания визируют руководители подразделений,
главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя
организации.
14
Текст штатного расписания составляется в табличной форме.
Указываются коды и наименования структурных подразделений
и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад,
надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.
В зависимости от условий организации труда штатное расписа
ние может содержать и другие графы.
Штатное расписание подписывается руководителем подразде
ления, ответственного за его подготовку, или заместителем руко
водителя организации, утверждается руководителем организации
с проставлением печати организации на грифе утверждения.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулиру
ющие организационные, научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности органи
заций, их подразделений, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и
разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими циф
рами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие
положения", в котором излагаются цели и причины издания доку
мента, область распространения, основания для разработки и дру
гие сведения общего характера. В тексте инструкции используют
ся слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается",
"запрещается" и т. п.
Инструкции оформляются на общем бланке организации.
В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопро
сов, на которые распространяются ее требования, например: Ин
струкция по документационному обеспечению деятельности.
Инструкция подписывается руководителем структурного
подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководи
телем организации. В процессе подготовки инструкции визи
руются руководителями всех заинтересованных подразделений,
юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то
направление деятельности, которого касается содержание ин
струкции.
Документы инструктивного характера могут также называть
ся правилами и положениями.
15
1.2. Система распорядительной документации
1.2.1. Назначение и состав
Независимо от организационно-правовой формы, характера
и содержания деятельности организации, ее компетенции, струк
туры и других факторов руководство любой организации наде
ляется правом осуществлять исполнительно-распорядительную
деятельность и, соответственно, издавать распорядительные до
кументы.
Основное назначение распорядительных документов — регу
лирование и координация деятельности, позволяющие органу
управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним
задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреж
дения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах,
могут касаться совершенствования организационной структуры
учреждения, определения или корректировки средств и способов
осуществления основной (производственной) деятельности, обес
печения организации финансовыми, трудовыми, материальными,
информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие
сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к
управляемому, от руководителя организации к структурным под
разделениям и работникам. Именно эти документы реализуют
управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относят
ся к правовым актам: в них получают выражение конкретные
юридически властные предписания субъектов управления.
Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
— с помощью распорядительных документов разрешаются
возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
— их адресатом являются конкретные учреждения, структур
ные подразделения, должностные лица или работники;
16
— они являются юридическими фактами, вызывающими воз
никновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные докумен
ты делятся на:
— правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые
Президентом Российской Федерации, Правительством Россий
ской Федерации, органами федеральной исполнительной власти
(министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
— правовые акты, действующие на уровне субъектов Россий
ской Федерации — республик, краев, областей, городов республи
канского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
областей и округов, а также их территориальных образований;
— правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Распорядительные документы, издаваемые органами федераль
ной исполнительной власти, относятся к категории ведомствен
ных нормативных актов.
Их можно разделить следующим образом:
— акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы
граждан Российской Федерации;
— акты межведомственного характера;
— акты, регулирующие отношения органов федеральной ис
полнительной власти с подведомственными учреждениями, орга
низациями и предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных орга
нов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Пра
вилами подготовки нормативных правовых актов и их государ
ственной регистрации, утвержденными постановлением Прави
тельства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.
Основанием для издания распорядительного документа может
быть:
— необходимость исполнения принятых законодательных,
нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих ор
ганов и ранее принятых решений данной организации;
— необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, обусловленной функциями и за
дачами организации.
17
Распорядительные документы могут издаваться совместно не
сколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия ре
шений) все распорядительные документы делятся на две группы:
— документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
— документы, издаваемые в условиях единоличного принятия
решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на
основе решений, принимаемых совместно группой работников
(коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиаль
ность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наи
более важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральное правитель
ство, представительные органы и правительства субъектов феде
рации и органов местного самоуправления, комитеты и комис
сии, коллегии министерств, высшие органы управления акционер
ных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают со
вещательные по своему статусу органы, например коллегии ми
нистерств, дирекции при руководителях и др. Решения совеща
тельных органов носят не обязательный, а рекомендательный ха
рактер. Это означает, что руководитель организации имеет право
принять собственное решение, вопреки решению совещательного
органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем
вопросам управления в организации принадлежит ее руководите
лю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность
управления, повышает персональную ответственность руководи
телей за принятые решения.
На основе единоличного принятия решений действуют феде
ральные министерства, администрации субъектов Российской
Федерации и муниципальных образований, руководители орга
низаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор,
директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе
коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные
18
решения по определенному кругу вопросов, как правило, касаю
щемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового
состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются по
становления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются прика
зы, распоряжения, указания.
1.2.2. Процедура издания
Процедура издания распорядительных документов в услови
ях единоличного принятия решений — приказов, указаний, рас
поряжений — включает следуюш[ие стадии:
1. Инициирование решения (обоснование необходимости из
дания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по заме
чаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования является организующим началом
в подготовке и издании распорядительного документа и призва
на обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плано
вой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или
программой), по поручению руководства организации, по ини
циативе руководителей структурных подразделений или подве
домственных организаций, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издз.1шяраспорядительного доку
мента может излагаться в докладной записке, справке аналити
ческого или информационного содержания, предложении, заклю
чении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в ка
честве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специали
стами структурных подразделений. Если проект документа зат19
рагивает интересы различных подразделений, по решению руко
водства организации создается временная комиссия или наз
начается группа работников для подготовки проекта распоряди
тельного документа.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого
решения предусматривает сбор объективной, достаточной и сво
евременной информации.
Для этого необходимо прежде всего определить источники
такой информации — это могут быть законодательные акты и
нормативная документация; текущая документация организации;
документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных
организаций; архивные документы; публикации в периодической
печати; научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является
выработка управленческого решения, причем, как правило, в про
цессе анализа информации прорабатываются различные вариан
ты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно,
наиболее приемлемое.
Оформление выработанного решения в виде проекта распоря
дительного документа осуществляется не на бланке, а на стандар
тном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный до
кумент. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект".
Текст документа оформляется так же, как если бы это был окон
чательный вариант документа.
Согласование проекта документа подразумевает визирование
(если для издания документа достаточно внутреннего согласова
ния) и внешнее согласование (если необходимо провести экспер
тизу решения в других организациях). Если согласующих инстан
ций много, внешнее согласование проекта распорядительного
документа проводится на отдельном листе — "Листе согласова
ния".
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руково
дителями заинтересованных подразделений организации, главны
ми и ведущими специалистами (если распорядительный документ
касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией
(если в проекте документа затрагиваются вопросы организации
20
труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансо
вых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия
проекта документа действующему законодательству), а также с
заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и
дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непос
редственно в представленный проект документа или оформлены
на отдельном листе как особое мнение или замечания. В после
днем случае при визировании на проекте документа кроме подпи
си визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое
мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, приклады
вается к проекту документа и возвращается разработчикам про
екта для доработки документа. При передаче окончательно офор
мленного документа руководителю на подписание все особые
мнения и замечания должны будут поступить вместе с докумен
том на рассмотрение руководителя.
Доработка проекта распорядительного документа по замеча
ниям предполагает внесение замечаний в проект документа по ре
зультатам согласования, окончательное оформление согласован
ного проекта документа на бланке организации и представление
его руководителю на подписание.
Если проект распорядительного документа готовился по по
ручению вышестоящей организации, проект документа оформля
ется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и
направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным
письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения, т. е. подписание распорядительного доку
мента руководителем, — решающая стадия подготовки распоря
дительного документа. Подпись руководителя превращает про
ект документа в полноценный документ, обладающий юридичес
кой силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей — это
тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки)
или передача исполнителям.
21
1.2.3. Процедура издания в условиях коллегиальности
Подготовка распорядительных документов при коллегиаль
ном принятии решений включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на засе
дании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей. Первая стадия пре
дусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завер
шается оформлением аналитической справки. Эту работу про
водят в соответствии с планом работы коллегиального органа
специалист или группа специалистов соответствующего струк
турного подразделения. Необходимая информация может зап
рашиваться из других подразделений, подведомственных и иных
организаций.
Справка должна содержать исчерпываюплую и всесторон
нюю информацию и конкретные предложения по решению про
блемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересован
ными в готовящемся решении специалистами и подписана ру
ководителем подразделения, представляющим вопрос на
рассмотрение.
Наряду со справкой готовится проект решения коллегиально
го органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются
на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обо
снование решения и распорядительную часть — поручения.
На второй стадии подготовленные материалы—справка и про
ект решения — передаются секретарю коллегиального органа, как
правило, за 10—15 дней до заседания. Это время необходимо для
размножения представленных материалов и их рассылки членам
коллегиального органа для предварительного изучения. Члены
22
коллегиального органа до заседания должны иметь возможность
изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, кото
рый будет рассматриваться на заседании.
Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного —
подготовка заседания, и основного — заседание.
На первом этапе председатель коллегиального органа знако
мится с представленными материалами и проводятся организа
ционные мероприятия по подготовке заседания: членам коллеги
ального органа рассылаются приглашение, повестка дня, матери
алы к заседанию.
На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представ
ленные материалы, высказываются мнения по проекту решения
и предложения по его изменению и дополнению. В результате
дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые
признаются принятыми, если за них проголосуют члены кол
легиального органа. В итоге обсуждения большинством голо
сов или квалифицированным большинством принимается ре
шение.
Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиаль
ных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во вре
мя заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседа
ния, стенографическая запись или звукозапись на магнитофон
ную ленту.
В высших органах власти и управления звукозапись сопровож
дается стенографической записью. После заседания на основе за
писей оформляется протокол (или стенограмма) заседания.
Если протокол составляется на основе рукописных записей,
желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений.
В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле
напротив записи выступления. После согласования протокол под
писывают председатель коллегиального органа и ответственный
секретарь.
Шестая стадия — издание распорядительного документа по
решению коллегиального органа. Решения коллегиальных орга
нов оформляются постановлениями или решениями. Постанов23
ления издаются высшими органами государственной власти и
управления (например, Правительством Российской Федерации),
представительными и коллегиальными исполнительными органа
ми власти субъектов Российской Федерации (например, Москов
ской городской Думой, Правительством Москвы и т. п.).
Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприя
тий (например, общее собрание учредителей (участников), акци
онеров, совет директоров открытого акционерногообщества)
издают решения.
Решения информационного характера, как правило, не офор
мляются в виде распорядительного документа и фиксируются
только в протоколе. В практике управления такие решения назы
вают протокольными, доведение их до исполнителя осуществля
ется выписками из протокола заседания.
Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при
издании распорядительных документов при единоличном приня
тии решений.
1.2.4. Составление и оформление
Постановление — это правовой акт, принимаемый высши
ми и некоторыми центральными органами федеральной испол
нительной власти, действующими на основе коллегиальности,
а также представительными и коллегиальными исполнитель
ными органами субъектов Российской Федерации в целях раз
решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих
перед данными органами, и установления стабильных норм,
правил.
Постановления принимаются также руководящими коллеги
альными органами общественных организаций по наиболее важ
ным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными
и совещательными органами учреждений, организаций, предпри
ятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятель
ности.
24
Решениями называются также совместные распорядительные
документы, принимаемые двумя органами управления и более, один
из которых действует на основе коллегиальности, а другой —
на основе единоначалия.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федера
ции (герб субъекта Федерации или муниципального образования),
если организация имеет право на гербовый бланк, наименование
вышестоящего органа, наименование организации-автора, назва
ние вида документа, дата и номер документа, место издания, за
головок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей —
констатирующей и распорядительной, разделенных в постанов
лениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях — "РЕШИЛ"
("РЕШИЛА", "РЕШИЛО"), которое печатается прописными бук
вами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими
нумерацию, например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
25 ноября 2003 г.
г. Москва
№ 1145
Об упорядочении деятельности по развитию книготорговли
В целях упорядочения мероприятий по развитию книготорговли и обеспе
чению организационного единства в их осуществлении Правительство Россий
ской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Возложить на Министерство информации Российской Федерации регу
лирование вопросов развития книготорговли в Российской Федерации.
2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации ока
зывать необходимое содействие деятельности книготорговых организаций.
3. Министерству информации Российской Федерации и Министерству юс
тиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными орга
низациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении измене
ний и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с
настоящим постановлением.
Председатель Правительства Российской Федерации
М. Касьянов
При необходимости констатирующая часть может содержать
ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нор
мативные акты.
25
Если постановление или решение не нуждаются в обоснова
нии, текст начинается следующим образом:
Совет директоров РЕШИЛ:...
Пункты распорядительной части содержат нормативные по
ложения или поручения. Пункты, содержащие конкретное пору
чение, включают наименование организации, которой дается по
ручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его
выполнения.
Постановления (решения) могут содержать приложения, ссыл
ка на которые дается в соответствующих пунктах распорядитель
ной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом при
ложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Правительства Российской Федерации
от 27 января 2002 г. № 18
Проект постановления (решения) должен быть согласован со
всеми заинтересованными органами исполнительной власти и
подразделениями. Обязательна процедура юридической экспер
тизы проектов постановлений (решений).
Постановления (решения) подписываются руководителем
органа управления. Постановления Правительства Российской
Федерации и федеральных органов исполнительной власти всту
пают в силу после их регистрации и официального опубликова
ния.
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем орга
низации, действующим на основе единоличного принятия реше
ний, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих
перед организацией; в отдельных случаях может касаться широ
кого круга организаций и тщ.
Различаются приказы по основной деятельности и личному
составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реоргани
зации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении струк
туры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие
26
документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.),
при необходимости регулирования вопросов финансирования,
материально-технического обеспечения, научно-технической по
литики информационного и документационного обеспечения, со
циальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют
прием, перемещения, увольнения работников, предоставление
отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощре
ния работников.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными
реквизитами приказа являются наименование вышестоящей орга
низации (если она имеется), наименование организации-автора,
название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа,
место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, офор
мляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необ
ходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа спра
ва— "Проект".
Проекты приказов составляются на основе тщательного и все
стороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем,
чтобы содержащиеся в проектах поручения бьши конкретными и
реальными, соответствовали действующему законодательству,
обеспечивались достаточными материально-техническими и фи
нансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость
корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он дол
жен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выра
жая основное содержание документа, и должен отвечать на воп
рос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Тве
ри", "Об изменении устава общества".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и рас
порядительной. В констатирующей части дается обоснование
предписываемых действий. Если основанием для издания прика
за послужил законодательный или нормативный правовой акт
вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной
27
организацией, в констатирующей части указываются его назва
ние, дата, номер:
"В соответствии с Национальным планом проверок налогоплательщиков
на 1999 г., согласованным с Департаментом налоговой полиции России
12.01.2001 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.2001
ПРИКАЗЫВАЮ:"
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение
ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают
дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во испол
нение возложенных на организацию функций и задач, в конста
тирующей части формулируются цели и задачи предписываемых
действий, излагаются факты или события, послужившие причи
ной издания приказа:
"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института
по ул. Металлистов, д. 37а
ПРИКАЗЫВАЮ:"
Констатирующая часть отделяется от распорядительной сло
вом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки про
писными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать,
если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или
обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной
форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение офор
мляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабски
ми цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю
чает наименование исполнителя или исполнителей, предписывае
мое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предпи
сываемого действия на отдельные задания они формулируются в
виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной
части приказа содержит только одно задание с конкретным сро
ком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части при
каза не указывается, если предписываемое действие или действия
носят постоянный характер.
28
Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором
указывается наименование должности лица, ответственного за
исполнение документа, его инициалы и фамилия.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "СВЯЗЬИНВЕСТ".
Если пункт распорядительной части носит организационный
характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а
только формулируется действие:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению деятельно
сти фирмы.
При составлении проекта приказа необходимо:
— увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданны
ми по данному вопросу документами во избежание повторений
или противоречий;
— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская
возможности его двоякого толкования;
— намечать конкретных исполнителей и реальные сроки ис
полнения поручений;
— обеспечивать юридически правильное (однозначное) напи
сание упоминаемых в нем наименований организаций;
— указывать структурные подразделения и должностных лиц,
на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
— указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу
в какой-либо своей части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с со
блюдением всех грамматических правил. Следует избегать слож
ных придаточных предложений и большого числа причастных и
деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреб
лять в пределах необходимости и только общепризнанные.
В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные
сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо приме
нение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения
одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе вся
кого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить
внимание", "усилить контроль" и т. п.
29
До представления на подпись проект приказа визируется всеми
заинтересованными подразделениями и должностными лицами.
Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней час
ти последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или
аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в
тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной
части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)".
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа
печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они
нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа
относится приложение:
Приложение 1
к п. 2 приказа генерального директора
от 14.06.2001 № 86
Если приложением к приказу является утверждаемый документ
(положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пун
кте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а
на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утвер
ждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложе
ний, должна быть единая нумерация страниц для основного тек
ста и всех приложений.
Приложения к проектам приказов должны визироваться испол
нителем, подготовившим их, руководителями структурных под
разделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.
Приказы подписывают руководитель организации или его за
меститель, официально исполняющий обязанности руководите
ля во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск,
болезнь).
Распорялсение — это правовой акт, издаваемый единолично
руководителем коллегиального органа-управления в пределах
предоставленной ему компетенции, а также руководителями орга
низаций, действующими на основе единоначалия, в целях разре
шения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет
ограниченный срок действия и касается узкого круга организа
ций и должностных лиц.
30
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам,
что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключе
вое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.
Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руко
водителем организации или его заместителями преимущественно
по вопросам информационно-методического характера, а также
по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов,
инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей
организации.
В целом указания составляются и оформляются аналогично
приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть:
"ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" — в зависимости от со
держания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации
с целью доведения до них норм общего характера или иных сведе
ний, они оформляются на общем бланке с угловым расположени
ем реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита
"Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание,
более трех, адресат оформляется обобщенно, например:
Руководителям органов охраны природы республик в составе
Российской Федерации, краев, областей, автономных образова
ний, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.
Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констати
рующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и
распорядительную. Последним пунктом распорядительной час
ти является пункт о контроле за исполнением указания.
1.3. Система справочно-информационной
документации
1.3.1. Назначение и состав
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе
и обработке объективной и достоверной информации. Информа31
ция о фактическом состоянии дел в системе управления содержится
в различных источниках, но важнейшее место среди них занима
ют справочно-информационные документы: акты, справки, док
ладные записки, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отноше
нию к организационно-правовым и распорядительным докумен
там. Справочно-информационные документы не содержат пору
чений, не обязывают выполнять поручения, как распорядитель
ные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т. е. инициируют управленческие реше
ния, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого
воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут сни
зу вверх по системе управления: от работника к руководителю
подразделения, от руководителя подразделения к руководителю
организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят док
ладная записка, объяснительная записка, служебная записка, пред
ложение, представление, заявление, все разновидности перепис
ки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список,
перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации
составляет переписка — обобщенное название различных по со
держанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, те
лефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.),
использующихся в качестве инструмента оперативного информа
ционного обмена между организациями.
К переписке прибегают для реализации информационных свя
зей между организациями — как состоящими, так и не состоящи
ми в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их
названия определяются способами передачи деловой информации,
которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и элек
тросвязь.
Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном меж
ду организациями, переписка может составлять до 80% входящей
и исходящей документации.
32
Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от име
ющих нормативный характер писем и телеграмм государствен
ных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержа
нием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, пре
тензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение,
просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие тре
бования:
— письмо оформляется на бланке письма и подписывается
руководителем организации или его заместителями в соответствии
с предоставленной им компетенцией;
— письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без
грубых помарок и исправлений;
— независимо от содержания письмо должно излагаться офи
циально-деловым стилем, содержать объективные сведения о со
бытиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых слу
чаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует ис
пользовать только в том случае, когда затруднен или невозможен
иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная
встреча и др.).
1.3.2. Составление и оформление
Докладная записка — это документ, адресованный руководи
телю данной или вышестоящей организации, содержащий обсто
ятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предло
жениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имев
ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации,
требующих принятия решения. Докладная записка может быть
внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю
вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подраз
деления или организации; внутренние докладные записки созда
ются по инициативе работника или по заданию его непосредствен33
ного руководителя с целью повысить эффективность деятельнос
ти организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке
организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обя
зательными реквизитами докладной записки являются наимено
вание организации (для внутренней — наименование структур
ного подразделения), наименование вида документа, дата и но
мер, место составления (для внешней докладной записки), адресат,
заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых
частей: в первой части излагаются причины, факты или события,
послужившие поводом для ее написания, во второй части анали
зируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные вари
анты решения, третья часть содержит выводы и предложения о
конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необхо
димо предпринять. Вторая часть в докладной записке может от
сутствовать.
В этом случае текст докладной записки содержит обоснова
ние и выводы и предложения составителя. Например:
ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ
Генеральному директору агентства
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
г-ну Петрову И. Л.
10.03.2003 № 35
О необходимости увеличения штатной численности отдела
В настоящее время для успешной работы нашего агентства
необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах.
Одним из наиболее реальных путей ее расширения является по
стоянный анализ средств массовой информации, в частности, прес
сы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была
получена из аналитического журнала "Эксперт").
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (пять со
трудников) не имеет возможности организовать подробное изу
чение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в
штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа
прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также
подготовки оперативной информации о положении на рынке;
34
СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти долж
ности предлагаю подобрать из числа студентов 4—5-х курсов фа
культета журналистики МГУ или Школы рекламы.
Руководитель отдела подпись И. А. Чернышева
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель
(если она представляется руководителю подразделения) и руко
водитель подразделения (если она представляется руководителю
организации); внешнюю докладную записку подписывает руко
водитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и под
писания.
Слумсебная записка — это документ, по назначению близкий
докладной записке, но составляемый по вопросам материальнотехнического, информационного, хозяйственного обеспечения и
др. работником или руководителем подразделения на имя руко
водителя или специалиста другого подразделения.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бума
ги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательны
ми реквизитами служебной записки являются наименование струк
турного подразделения, наименование вида документа, дата, ре
гистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения
причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.
Служебную записку подписывают специалист или руководи
тель подразделения. Датой служебной записки является дата ее
составления и подписания.
Объяснительная записка — это документ, объясняющий при
чины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, состав
ляемый работником организации и представляемый вышестояще
му должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе
бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязатель
ными реквизитами объяснительной записки являются наимено
вание структурного подразделения, наименование вида докумен
та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат,
подпись.
35
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая
часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию,
вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой
объяснительной записки является дата ее составления и подписа
ния.
Предложение — это документ, представляющий собой разно
видность докладной записки, содержащий перечень конкретных
предложений по определенному вопросу. Составляется аналогич
но докладной записке, как правило, по заданию руководства.
Текст предложения содержит две части: обоснование и заклю
чение — перечень предложений. Предложения составляются ру
ководителями подразделений и специалистами, представляются
руководству, подписываются составителем.
Представление — это документ, содержащий предложение о
назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Представления составляются руководителями подразделений, их
заместителями или заместителями руководителя организации.
Представление оформляется на стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами представления являются наимено
вание подразделения, название вида документа, дата, регистра
ционный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию:
— фамилия, имя, отчество;
—дата рождения; образование работника, на которого состав
ляется представление;
— занимаемая им должность и структурное подразделение;
— стаж работы (общий, в данной организации, в данном под
разделении и должности);
— оценка служебной деятельности;
— повышение профессионального уровня;
— оценка деловых и моральных качеств; участие в обществен
ной работе;
— мотивы назначения, перемещения или поощрения;
— должность и структурное подразделение, на которую пред
лагается назначить или переместить работника.
36
Представление подписывается составителем и адресуется ру
ководителю организации.
Заявление — это документ, адресованный должностному лицу
и содержащий просьбу работника.
Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме
на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Заявление адресуется руководителю организации или его за
местителю (в крупных организациях — руководителю самостоя
тельного структурного подразделения) и оформляется на стандарт
ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления явля
ются наименование подразделения, название документа, дата,
регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявите
ля, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение)
или одной части (заключение). Заключение содержит изложение
существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить
отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения — документы, подтверж
дающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о при
еме на работу прилагаются подлинники или копии документов
об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление подписывается составителем.
Слу:н€ебное письмо — это обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом
передачи текста — пересылкой по почте.
Письма составляются на специальных бланках писем форма
та А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Обязательными реквизитами письма являются наименование
организации-автора, справочные данные об организации, дата,
регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего
документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об ис
полнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии
приложений, в гарантийных письмах — печать.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убе
дительным и корректным по форме. Факты и события должны
излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен
допускать различного толкования.
37
в зависимости от типа письма и его содержания текст письма
может быть простым или сложным. Простые письма состоят из
одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в компо
зиционном плане письма содержат вступление, основную часть
(доказательство) и заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возник
новения вопроса или его краткая история; если поводом для со
ставления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка
на него. В основной части (доказательстве) излагается существо
вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная
часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений
в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В зак
лючении формулируется основная цель письма.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его ав
тор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схе
мы построения, в которых один из элементов может отсутство
вать или порядок их расположения может быть иным.
Текст большинства писем излагается от первого лица множе
ственного числа (просим, направляем). Письма, адресованные
руководителю по вопросам, требующим его особого внимания,
могут содержать вступительное обращение — формулу уважитель
ного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!", "Ува
жаемый господин Кудряев!") и заключительную формулу вежли
вости ("С уважением").
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их
исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два
вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содер
жанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в ис101ючительных случаях допускаются письма до пяти страниц ма
шинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь
заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?":
"О нарушении договорных обязательств"
"Об оказании научно-технической помощи".
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают
ся номер и дата письма, на который дается ответ: "На № от ".
38
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то испол
нитель составляет список рассылки.
Письма визируются составителем, руководителем подразделе
ния-автора, при необходимости — руководителями заинтересо
ванных структурных подразделений, а также заместителем руко
водителя организации, курирующим направление, если письмо
подписывает руководитель организации. Визируются письма на
втором экземпляре, остающемся в архиве организации.
Письма подписываются руководителем организации, его за
местителями в рамках предоставленной им компетенции, а также
руководителями самостоятельных структурных подразделений,
если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая про
ставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан
ные письма не разрешается. Датой письма является дата его под
писания.
Телеграмма (телетайпаграмма) — это обобщенное название
различных по содержанию документов, вьщеляемых в связи с осо
бым способом передачи текста — по телеграфной сети общего
пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка докумен
тов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы подразделяются на категории и виды: "Президент
Российской Федерации", "Высшая правительственная", "Прави
тельственная" и др. В большинстве организаций применяются
простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправите
ля до адресата "обыкновенной" телеграммы составляет до 6 ч,
"срочной" — до 3 ч.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на
одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или
на светлой бумаге).
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный за
головок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграм
мы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст
(содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроиз39
водственныи номер, дата регистрации, адрес и наименование от
правителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные
и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля
правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных ап
паратах. По количеству тарифных слов производится оплата те
леграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указыва
ются номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прила
гается список рассылки, составленный и подписанный исполни
телем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов
(если при этом не искажается содержание: в частности, отрицатель
ную частицу "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначени
ями знаков препинания: точка — "тчк", запятая — "зпт", двоето
чие — "двтч", кавычки — "квч", скобки — "скб", номер — "нр".
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание
цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и
марках, нумерации домов, индексах документов.
Знаки "№", "-", "+" и др. следует писать словами — соответ
ственно "номер" или "HP", "минус", "плюс" и др.
Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк") и не должен
заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят ре
гистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные пред
ложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдает
ся более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вы
зывающей различий в толковании; не рекомендуется использо
вать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь
повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор
мацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без
переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух
машинописных страниц.
40
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и на
чинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия авто
ра телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес от
правителя и наименование структурного подразделения (без сокра
щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат
ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.
Телекс — это обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи —
по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это теле
грамма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату теле
графной связи, абонируемому организацией. Телексная связь яв
ляется абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды
телексов, как в телеграммах.
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуа
ции — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.
Обязательными реквизитами телекса являются адресат, под
пись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к
оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и
написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содер
жанием служебного заголовка, в котором приводится информа
ция об адресате и отправителе и указывается время передачи со
общения.
Значительную часть служебного заголовка телекса занимает
автоответ, который представляет собой закодированное сообще
ние, содержащее:
— маршрутный номер станции, состоящий из определенного
набора цифр и букв;
— индивидуальный номер абонента;
— сокращенное название организации (фирмы);
— сокращенное наименование страны.
Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ пере
дающего абонента и автоответ принимающего абонента.
Вторая часть служебного заголовка — указание времени вы
хода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окон
чания передачи телекса.
41
Структура служебного заголовка может иметь и другие ком
поненты — в зависимости от практики, принятой в той или иной
организации или стране.
Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обра
щения. Использование сочетаний из цифр и букв допускаются
только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации до
мов, квартир, исходящих номерах документов, номерах войско
вых частей и полевых почт, номерах поездов и вагонов и некото
рых других случаях.
Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифра
ми, так как в начале ответного телекса ставится индекс докумен
та, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходя
щий номер.
В текстах телекса не используются сложные, многословные
предложения, характерные для деловых писем; предпочтение от
дается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной
деловой лексике, употребление которой не вызывает различного
толкования.
Текст телекса должен содержать конкретную информацию,
отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных слу
чаях допускается краткое доказательство, аргументация.
Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак
"+?" в конце телекса — ожидание ответа или нового сообщения —
исключает необходимость вновь набирать номер.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу
не относящиеся к содержанию телекса, — это знаки сличения, от
носящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысло
вой нагрузки не несут.
Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого пере
дается информащгя.
Факсограмма (телефаксу факс) — это получаемая на бумаж
ном носителе копия документа (письменного, графического, изоб
разительного), переданного по каналам факсимильной связи (при
помощи факсимильной аппаратуры).
По скорости передачи информации факсимильная связь рав
нозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуще42
ством: позволяет отправлять и получать графическую информа
цию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя
телеграф или телексную связь.
Факсограмма не может считаться отдельным видом докумен
та, так как по факсу можно передать любой документ на бумаж
ном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.;
чаще всего факс используется для передачи служебных писем и
разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обла
дает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксеро
копии, нуждающейся в специальном заверении.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в
соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствую
щему виду документа, и должны быть напечатаны четким, кон
трастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального
носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлин
ника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от над
писей на оборотной стороне.
Телефонограмма — это обобщенное название различных по
содержанию документов, вьщеляемых в связи со способом устной
передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма
составляется отправителем как документ на бумажном носителе,
передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи
информационных сообщений служебного характера (извещения,
приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются исхо
дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;
наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отпра
вившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефоног
рамму; входящий регистрационный номер полученной телефоног
раммы.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при
этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных обо
ротов.
43
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подпи
сывается руководителем или ответственным исполнителем. Если
телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прила
гается список организаций и предприятий, которым ее направля
ют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана
от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или засте
нографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует
проверять правильность записи повторным чтением телефоног
раммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизи
ты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Электронное сообщение — это документ, переданный "элект
ронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде
видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумаж
ной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений
внутри одного учреждения, так и между различными организаци
ями, имеющими соответствующие аппаратные и программные
средства.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индиви
дуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому
присваивается код пользователя. Обмен электронными сообще
ниями осуществляется через эти почтовые ящики.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких
адресов получателей), заголовка, содержащего служебную инфор
мацию, и текста.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени элект
ронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регист
рационным именем пользователя) и домена, который описывает
место (компьютер или локальную систему), где этот электронный
ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@".
Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов,
разделенных точками. Последний поддомен — это код страны из
двух букв (в сети RelCom это обычно 'Уи" — Россия), предпослед
ний обозначает город (fnsk — Москва) или организацию внутри
страны и т. д.
44
Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседа
ниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию
решений коллегиальным органом или группой работников.
От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой дея
тельности организаций, следует отличать протоколы следствен
ных, некоторых административных органов и органов охраны
общественного порядка (например, протокол санитарного инс
пектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.),
а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий,
протоколы согласования разногласий, протоколы согласования
цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания посто
янно действующих и временных коллегиальных органов (колле
гии федеральных органов исполнительной власти, собрания тру
довых коллективов, собрания акционеров, заседания советов ди
ректоров и др.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей
хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или
звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию
(текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, по
вестки дня, списковприглашенных и др.).
Если заседание стенографировалось, после заседания стеног
рамма расшифровывается, оформляется и прилагается к прото
колу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола).
Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после
составления и оформления протокола звукозапись хранится в со
ответствии с Основными правилами работы государственных ар
хивов с кино-, фото-, фонодокументами.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность
записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь)
коллегиального органа или секретарь руководителя.
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный
протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат
кий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме
45
выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на
заседании, принимают руководитель коллегиального органа или
руководитель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с ука
занием наименования вида документа — "ПРОТОКОЛ" — или
на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами
протокола являются наименование организации, название вида
документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиально
го органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с
названием вида документа, например:
Протокол общего собрания акционеров
Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой
формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и
секретаря, фамилии или общее количество участников заседания
и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием
их количества делается отметка — "Список участников прилага
ется"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их
не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и
должности; если же присутствующих больше, составляется отдель
ный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и
комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в кото
рой располагаются по степени их сложности и важности. Вопро
сы формулируются в именительном падеже без предлогов "о",
"об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с ука
занием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повес
тки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ...
ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются
фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления.
В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы док46
ладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, от
чета). Если текст доклада представлен докладчиком в письмен
ном виде, допускается после указания темы выступления в скоб
ках делать отметку: "(Текст доклада прилагается)".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указывают
ся только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных
протоколах фиксируются также их выступления, включая вопро
сы к докладчику. При необходимости после фамилии выступив
шего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается при
нятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконич
но во избежание двоякого толкования. Наряду с решением ука
зываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздер
жавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое
мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном
листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения
делается запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь.
В особо важных случаях протокол должны визировать выступав
шие, визы проставляются на левом поле документа на уровне за
писи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совеща
ния и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире
указывают даты начала и окончания заседания.
Акт — это документ, составленный для подтверждения уста
новленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения
их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материаль
ных ценностей, документов); обследования (состояния техники
безопасности, противопожарной безопасности, условий труда,
результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, техно
логий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ре
визии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных слу
чаев; ликвидации организации и т. д.
47
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не
только фиксируют установленные факты и события, но и содер
жат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемы
ми, состав которых утверждается распорядительным документом
руководителя организации. Акты могут составляться и постоян
но действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта — установление фактического
состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется
на основе черновых записей, которые ведутся во время работы
комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, коли
чественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специ
альном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с по
стоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются название органи
зации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный
номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпи
си, в необходимых случаях — гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со
словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института
Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс"
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования,
экспертизы и т. п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (кон
статирующей). Во вводной части акта указываются основание его
составления (распорядительный документ, нормативный доку
мент, договор с указанием его даты и номера), председатель и
члены комиссии.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сро
ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы,
предложения и заключения. Содержание акта может быть разделе
но на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
48
При необходимости акт может иметь заключительную часть,
которая представляет собой решения, выводы или заключения
комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных эк
земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта оп
ределяется количеством заинтересованных в нем сторон или норма
тивными документами. После отметки о количестве экземпляров акта
следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержа
ние согласовывается с должностными лицами, деятельность ко
торых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в
действие после его подписания всеми членами комиссии или все
ми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не соглас
ное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о сво
ем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять
на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные до
кументы) акты утверждаются руководителем данной или выше
стоящей организации, по распоряжению которого проводились
действия, завершившиеся составлением акта.
Справка — это документ, содержащий описание и подтверж
дение тех или иных фактов или событий. Справки отражают ос
новную деятельность организации или подтверждают сведения
биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятель
ность организации, могут быть внешними и внутренними. Вне
шние справки составляются для представления в другую (как пра
вило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для
представления руководству организации или на рассмотрение
коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации
аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стан
дартном листе бумаги аналогично внутренней докладной запис
ке с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос
"О чем?" и может включать указание на период времени, к кото
рому относятся изложенные в справке сведения, например:
49
Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии
2002 г.
Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиа
компанией "Россия" в 2003 г.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой
излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее
составления, во второй приводятся конкретные сведения, отра
жающие существо вопроса. Текст справки может состоять только
из одной (второй) части. Если справка содержит однородную си
стематизированную информацию, ее текст оформляется в виде
таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопро
сам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или
его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового
характера, подписывают руководитель организации и главный
бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписыва
ются руководителем структурного подразделения или специалис
том-составителем .
Справки, составляемые для подтверждения сведений биогра
фического или служебного характера, составляются на бланках
формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и глав
ным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кад
ров) и заверяются печатью.
Для таких справок в организациях используются унифициро
ванные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрирует
ся информация из различных источников по определенным пара
метрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предло
жений, сводка замечаний и т. п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках ин
формации, перечислять и давать характеристику фактическому
материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в
другую организацию — руководителем.
50
Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы орга
низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу
или вопросу
Заключения составляются на проекты положений, постанов
лений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссер
тации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия
документа или вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части крат
ко изложено существо вопроса, проанализированы основные по
ложения или предложения и дается общая оценка; во второй час
ти излагаются конкретные замечания по существу рассматривае
мого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть
текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нуме
руемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений в заключении указы
вается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под
писывается специалистом или группой специалистов-составите
лей. Подписи з1аверяются печатью. При направлении заключения
в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за
подписью руководителя.
Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или
специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рас
смотрение.
В целом порядок составления и оформления отзыва соответ
ствует порядку подготовки и оформления заключения.
Перечень — это документ, содержащий систематизированное
перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный
в целях распространения на них определенных норм или требова
ний.
Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст,
как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составивши
ми их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руко
водителем организации или вышестоящим органом.
51
Порядок составления и форма конкретных разновидностей
перечней регламентируются соответствующими инструкциями,
указаниями, методическими документами.
Список — это документ, содержащий перечисление лиц, пред
метов, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирова
ния и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуж
даются в утверждении.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.
Список подписывается должностным лицом, составившим его, а
при необходимости — руководителем организации.
Варианты оформления различных видов документов представ
лены в приложении 1.
2. ДОКУМЕНТООБОРОТ
2.1. Традиционный и электронный
документооборот
Под документооборотом организации принято понимать упо
рядоченное перемещение документов, созданных в процессе ра
боты соответствующими должностными лицами.
Отметим, что для перемещения документов сегодня широко
используются как традиционные средства (почта, в том числе
обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п.,
фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нароч
ным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде
всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения,
пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персональ
ного радиовызова).
Таким образом, если до недавнего времени в деловой литера
туре было принято отделять друг от друга традиционный и элек
тронный документооборот, то теперь говорить о возникновении
нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе
лучшие качества традиционного делопроизводства с современны
ми технологиями создания, обработки и передачи документов по
назначению.
Основу традиционного документооборота, безраздельно до
минировавшего все минувшие десятилетия, составляли так назы
ваемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бу
мажных документов.
Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний
научно-технического прогресса) в большинстве российских офи53
сов создавались и перемещались в пространстве все тем же де
довским" способом, то есть при помощи печатных машинок, до
потопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой
доставки.
Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный доку
ментооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, ус
тупая место документообороту электронному.
Основу последнего (по определению) составляют так называ
емые электронные документы, создаваемые и передаваемые от
пользователя к пользователю при помощи электронных техноло
гий, основанных на использовании компьютерной офисной тех
ники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей,
беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных
полиграфических и расходных материалов.
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще
сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некото
рым преобладанием электронного в крупных административнопромышленных центрах.
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в
некоторых специфических областях делопроизводства, в частно
сти, там, где речь идет о конфиденциальных документах (доку
ментах ограниченного пользования).
Итак, современный документооборот организации следует
рассматривать как смешанный документооборот, основанный на
приоритетном использовании электронной технологии работы с
документами.
Последнее означает, что документы, как правило, создаются
при помощи современных технологических средств (оргтехники,
материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуще
ствляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.
Современный документооборот организации формирует
ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель
ных информационных потоков, по которым "путешествуют"
внутренние документы, входящие документы и исходящие до
кументы.
54
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение
входящих и исходящих документов, а внутренний информацион
ный поток — перемещение документов внутри предприятия.
Основные компоненты
К внутренним документам принято относить документы, раз
рабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потреб
ностей организации (ее структурных подразделений) и в соответ
ствии с внутренними правилами разработки документов. Иными
словами, это документы, образующиеся в результате внутренней
деятельности предприятия.
Общая организация работы с внутренними документами орга
низации выглядит следующим образом:
1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его
уяснение (уточнение).
2. Разработка проекта документа.
3. Согласование содержания проекта документа с заинтересо
ванными должностными лицами.
4. Корректировка документа по результатам согласования и
его оформление.
5. Проверка правильности оформления документа, его подпи
сание (представление на подпись) и утверждение.
6. Тиражирование и регистрация документа.
7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназ
начен (до исполнителей).
8. Исполнение и контроль исполнения документа.
9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10. Помещение исполненного документа в дело, последующая
работа с ним (включая передачу документа в другое подразделе
ние или службу организации, а также его отправку за ее пределы),
текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Входящие документы — это документы, поступающие в орга
низацию извне по различным каналам связи.
Общая организация работы с входящими документами орга
низации выглядит следующим образом:
55
1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по
другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей
в адрес предприятия.
2. Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
3. Регистрация.
4. Подготовка на доклад (разметка, укладка).
5. Рассмотрение, оформление резолюций.
6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
7. Отправка на исполнение (доведение до сведения соответ
ствующих должностных лиц, включая кадровую службу пред
приятия).
8. Исполнение и контроль исполнения документа.
9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10. Помещение исполненного документа в дело, последующая
работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и спи
сание.
Исходящие документы — это документы, разработанные внут
ри организации и отправленные за его пределы для руководства
нижестоящим органам управления (подчиненным должностным
лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение пись
менных указаний (руководящих документов) высшей инстанции
(старших начальников).
Общая организация работы с исходящими документами орга
низации выглядит следующим образом:
1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его
уяснение (уточнение).
2. Разработка проекта документа.
3. Согласование содержания проекта документа с заинтересо
ванными должностными лицами.
4. Корректировка документа по результатам согласования и
его оформление.
5. Проверка правильности оформления документа, его подпи
сание (представление на подпись) и утверждение.
6. Тиражирование и регистрация документа.
7. Упаковка и отправка (рассылка) документа.
56
8. Помещение второго экземпляра документа в дело, последу
ющая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и
списание.
А теперь рассмотрим порядок работы с документами по этапам.
2.2. Работа с входящими документами
2.2.1. Получение
Получение секретарем входящих документов в почтовом от
делении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосред
ственно от посыльного и т. п. производится после тщательной
проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее
количества.
В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность
печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге
вьщачи, с вьщачей описи-реестра на все полученные документы.
Проверенная и документально оформленная почта уклады
вается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и плом
бируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как
правило, осуществляется на автотранспорте организации.
Доставленные до места назначения входящие документы про
ходят процедуру первичной обработки, включающую в себя рас
паковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по
техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, теле
факс, а также электронная почта) осуществляется секретарем не
посредственно в офисе.
На особо важные документы (сообщения), поступившие по
перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается под
тверждение. До получения подтверждения содержание этих доку
ментов руководителю не докладывается.
2.2.2. Регистрация
Информация обо всех полученных сообщениях и документах фик
сируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил
название первичного учета (регистрации) входящих документов.
57
Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов
входящих документов, соответствие их содержания сопроводи
тельным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в
регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.
Как показывает практика, в условиях функционирования совре
менной организации наилучшим образом зарекомендовала себя
централизованная система регистрации документов, в соответствии
с которой выполнение всех необходимых операций с документами
производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя
или в учетно-регистрационном отделе предприятия.
Такая система обеспечивает:
— единый порядок регистрации документов;
— оперативное ведение по документам информационно-по
исковой и архивно-справочной работы;
— эффективный контроль исполнения документов.
Все документы, зарегистрированные в организации, должны
иметь свой индивидуальный идентификационный номер, вклю
чающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и но
мер регистрационного журнала согласно утвержденной номенк
латуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядко
вый номер записи, 5 — номер журнала.
2.2.3. Порядок рассмотрения
Поступившие в адрес руководителя входящие документы дол
жны представляться ему для ознакомления, как правило, в день
поступления.
Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего доку
менты к руководителю, например кадровой службы, поступают
после их рассмотрения руководителем организации (с соответству
ющей резолюцией).
Секретарем производится подготовка полученной деловой
корреспонденции на доклад руководителю, включающая:
— разметку, то есть вьщеление заголовков и некоторых других
реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;
— укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по
рядке.
58
Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укла
дываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом по
вседневном количестве докладываемых документов помещаются
поверх всех остальных.
Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., док
ладываются руководителю в первую очередь.
Папки с подготовленной соответствующим образом входящей
корреспонденцией передаются руководителю для последующего
рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся посту
пившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им
не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.
Отдельные входящие документы могут быть оставлены руко
водителем предприятия у себя для принятия по ним решения пос
ле выяснения дополнительных сведений.
В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представ
ленных входящих документов продолжают находиться у руково
дителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например,
из числа документов, ранее поступивших в адрес организации)
для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и
когда их следует представить.
2.2.4. Вынесение резолюций
По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению
входящих документов руководителем делается соответствующее
письменное указание (резолюция), на основании которого начи
нается непосредственная работа по исполнению документа.
Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотрен
ных входящих документов пишутся на свободных от текста по
лях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать
поручения на тексте документа запрещается.
В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно
по своему содержанию, для его оформления используются специ
альные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должнос
ти лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").
Поручение по исполнению входящего документа дается, как
правило, только одному должностному лицу (например, началь
нику планового отдела, главному редактору и т. п.).
59
Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис
полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд
ке указывается, кто является ответственным за своевременное и
качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.
В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают
должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер
вым.
В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, вхо
дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после
его рассмотрения.
При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не
должны превышать двух дней.
Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя
зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и
доставку.
Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку
ментам при необходимости может регистрироваться секретарем
в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.
Должностные лица, которым поручено исполнение входяще
го документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро
ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче
нием) руководителя.
Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству
ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани
ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до
кумента.
Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо
жет поручаться и секретарю руководителя.
Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах испол
нения документов:
1. Обращение с документом осуществляется на основании до
пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен
ного начальника).
2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция
должностного лица должны находиться в полном соответствии
со сложностью задачи по подготовке документа.
60
3. Передача документа другим должностным лицам в процессе
работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда
документ не выносится указанными лицами в другое помещение).
4. Работа с документом осуществляется в строго отведенном
месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограни
ченном от доступа посторонних.
5. На протяжении всей работы с документом должностное
лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано
исключать доступ к исходному документу и производным мате
риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного"
ознакомления.
6. На протяжении всей работы с документом должностное
лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано
обеспечивать конфиденциальность содержания исходного доку
мента и производных материалов, не разглашая их посторонним.
7. Работа с документом должна быть выполнена таким обра
зом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представ
ление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и ут
верждение (подпись) его окончательного варианта.
8. Хранение документов должно осуществляться в помещени
ях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.
9. Контроль наличия документа в процессе работы осуществ
ляется должностным лицом, ответственным за его хранение, по
стоянно.
10. По окончании работы с документом последний подлежит
незамедлительной сдаче.
2.3. Работа с исходящими
и внутренними документами
2.3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации
Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен
тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже
нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе
исполнения документов.
61
Исполненные документы, в зависимости от места своего даль
нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо
дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.
Работа с внутренними документами осуществляется исключи
тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до
кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж
ностным лицам, в структурные подразделения и др.
Исходящий же документ после исполнения высылается для
последующей работы за пределы предприятия.
Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник
нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы
организации, то в этом случае (после соответствующего доофор
мления) последний также станет исходящим документом.
В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени
ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу
ществить контроль за выполнением) следующие операции:
1. Постановку задачи (адресование документа на исполнение).
2. Исполнение документа.
3. Тиражирование документа.
4. Регистрацию документа.
5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.
6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело,
последующую работу с ним.
7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосред
ственной работы над документом.
2.3.2. Сроки исполнения
Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо
ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от
особенностей содержания документов, а также их объема.
Для корректной постановки задачи на исполнение документа
для каждого этапа определяются:
— необходимое на подготовку документа время, включая ре
зерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходи
мого времени);
62
— меры организационно-технического, информационного и
иного обеспечения;
— должностное лицо, ответственное за исполнение документа;
— соисполнители документа (его отдельных частей, приложе
ний и т. п.);
— технические исполнители документа;
— должностное лицо, осуществляющее контроль за исполне
нием документа (как правило, секретарь руководителя).
Получение документов на исполнение
2.3.3. Передача секретарем документов на исполнение
В целях своевременного исполнения документов доведение их
до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя
предприятия, который:
— лично принимает от руководителя предприятия рассмот
ренные им документы;
— на основании имеющихся резолюций и справочных данных
о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы
для исполнения;
— связывается с указанными лицами по телефону или лично, из
вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;
— лично передает указанные документы ответственным испол
нителям;
— осуществляет контроль за ходом исполнения документов.
Если документ предназначен для исполнения несколькими
должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив
ности работы) может предварительно размножить его и передать
копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от
ветственный исполнитель).
Отметим, что размножение копий документов осуществляет
ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ
бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту
пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью
уничтожаются установленным порядком.
Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа
цию исполнения документа или связанного с ним поручения.
63
Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного
исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис
полнить) необходимые документы (в части, касающейся их рабо
ты) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах
полученных указаний.
В том случае, если ответственный исполнитель не имеет дос
таточных полномочий для своевременного и полного исполнения
документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в
компетенции которого находится решение вопроса.
При невозможности своевременно исполнить тот или иной
документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, ус
тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани
ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока за
вершения работы с документом.
Техническое исполнение документа включает:
— подготовку проекта документа (так называемого черновика);
— набор и распечатку текста проекта документа (основного
текста и текста приложений);
— корректировку содержания документа по результатам со
гласования;
— оформление окончательного варианта документа.
2.3.4. Разработка проекта документа
Разработка проекта (черновика) документа производится от
ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол
нителей. В последнем случае соисполнители передают результа
ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от
дельные листы с машинописными или рукописными записями)
ответственному исполнителю.
В общем случае содержание проекта документа должно давать
ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение
которого разрабатывается проект.
В необходимых случаях в дополнение к документу разрабаты
ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью,
могут включать в себя и необходимые графические материалы.
После проверки содержания проекта, его корректуры и доо
формления ответственный исполнитель передает исправленный
64
первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до
получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.
2.3.5. Порядок согласования
Проект документа в обязательном порядке должен согласо
вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с
уполномоченными представителями всех заинтересованных сто
рон.
Согласование производится в оговоренные сторонами сроки,
по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и
в какой последовательности должно быть согласовано) и занима
ет, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и
возврат документа.
При необходимости согласовать проект документа с несколь
кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща
ние с представителями заинтересованных сторон, провести видео
конференцию либо произвести согласование по техническим сред
ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).
При последовательном согласовании документ снабжается
листом согласования, в соответствующих графах которого пол
номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча
ния по содержанию проекта документа.
Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под
пись лица, производящего согласование.
При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру
ется соответствующим должностным лицом в пределах своих пол
номочий.
В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу
ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс
нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.
Свои замечания и предложения по проекту документа долж
ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за
писке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото
рые не были учтены в проекте документа.
Если документ не удается согласовать в установленные сроки,
ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно
65
проинформировать об этом заинтересованные стороны в письмен
ной форме и довести соответствующую информацию до должно
стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку
мента (до секретаря руководителя).
При этом, как правило, кратко указывается содержание основ
ных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также
мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе
ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о но
вых сроках согласования проекта документа.
Отказ от согласования не допускается. Полностью согласован
ный документ вместе с листом согласования передается на кор
ректировку.
2.3.6. Корректировка содержания по результатам
согласования
В процессе корректировки из содержания проекта (в полном
соответствии с результатами согласования) устраняются разно
чтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по резуль
татам согласования излишними, удаляются.
Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне
ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ
ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому
стилю изложения документов.
После этого отредактированное содержание проекта подвер
гается верификации (проверке на предмет выявления и устране
ния технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью
"очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным
исполнителем.
По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошиб
ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон
чательный вариант документа визируется ответственным испол
нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель
ного оформления.
2.3.7, Оформление документа
Для оформления документа техническому исполнителю (сек
ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный от66
ветственным исполнителем окончательный вариант документа
(компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или
рукопись).
К проектам служебных документов, представляемым на под
пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери
ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или
лист с резолюцией).
Текст окончательного варианта документа может содержать
оговоренные исправления, которые должны читаться однознач
но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае
мых в документе).
Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе
редается техническим исполнителем ответственному исполните
лю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на
предмет выявления ошибок (опечаток).
Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным
исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер
ки и представления на подпись (утверждение) руководителю пред
приятия.
2.3.8. Действия должностных лиц после получения
подписанного (утвержденного) документа
Документ, подписанный или утвержденный руководителем,
передается на тиражирование и регистрацию секретарю руково
дителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).
Если необходимо изготовить более одного экземпляра доку
мента, то ответственный исполнитель указывает нужное количе
ство цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа пер
вого экземпляра документа.
Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем
первый экземпляр и необходимое количество последующих экзем
пляров документа, за исключением последнего (контрольного,
помещаемого в дело):
— выдаются в работу (должностным лицам организации);
— высылаются за пределы организации установленным по
рядком;
67
— поступают на временное хранение в службу ДОУ организа
ции.
Принято считать документ исполненным, если изложенный в
нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.
На таком документе ответственным исполнителем указывает
ся, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата
исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.
После оформления на документе соответствующей записи от
ветственный исполнитель обязан передать его в место постоянно
го хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный
экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.
Документы, с течением времени утратившие практическое зна
чение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с
истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.
2.3.9. Подготовка исполненных документов к отправке
Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправ
ке в адрес другогопредприятия, в обязательном порядке прохо
дит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исхо
дящих документов и конвертования.
Под оформлением в данном случае понимается исполнение
сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что
исходящий документ принимается к отправке только при нали
чии как минимум двух экземпляров такового (последний остает
ся в деле вместе с контрольным экземпляром документа).
В процессе регистрации документу присваивается исходящий
номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале
учета исходящих документов.
Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводи
тельного письма документа, предназначенного к отправке. Ана
логичным образом учитываются все экземпляры документа.
До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секре
тарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество
экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а так
же адреса мест назначения.
На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше
пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет
68
рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.
Соответствующим образом оформленные и зарегистрирован
ные документы, а также сопроводительные письма к ним уклады
ваются в конверты.
На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами
оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки
правильности адресования конверты заклеиваются и опечатыва
ются печатью предприятия "для пакетов".
Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в
экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое от
деление или отправки получателю иным общепринятым способом).
Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, мо
гут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета,
выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию,
исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата,
второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный
отдел службы ДОУ отправителя).
В небольших организациях отправку (рассылку) документов
организует секретарь руководителя.
После отправки исходящих документов секретарем (ответ
ственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в
журналах учета осуществляется списание отправленных экземп
ляров в журнале учета исходящих документов путем проставле
ния отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.
2.4. Текущее хранение документов.
Списание и уничтожение документов
2.4.1. Организация текущего хранения
Документы организации по окончании работы с ними подле
жат текущему (оперативному, временному) хранению.
В зависимости от объемов переписки документы или их опре
деленная часть могут храниться непосредственно в офисе руково
дителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).
69
Перевод документов на режим хранения означает, что, с од
ной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с
резолюциями руководителя и требованиями руководящих доку
ментов. А с другой, что потребность организации в этих доку
ментах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах
они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или
повторного рассмотрения.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов яв
ляется следующий.
Документы размещаются в специально оборудованных поме
щениях, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест
хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.).
Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные
лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные
начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохран
ности документов (службы обеспечения информационной безо
пасности).
В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия
для работы персонала. Доступ к местам хранения документов не
должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п.
Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответ
ственном за хранение документов, а также замки и приспособле
ния для опечатывания.
Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица,
а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруд
нику охраны под роспись.
Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые опи
си хранящихся дел.
Правила оформления документов при помещении на текущее
хранение:
1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отра
ботанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько
экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.
2. В дело подшиваются только подлинники документов (для
исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные под70
писью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела докумен
ты, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело
помещается только заверенная копия документа).
3. Помещение документов в дела производится в строгом со
ответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. При
ложения к документам помещаются в дела вместе с самими доку
ментами.
4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистраци
онные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об ис
полнителях, их подписи.
5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, доку
менты, исполненные в течение одного и того же года (за исключе
нием переходящих дел, например, личных дел сотрудников орга
низации). Документы с различными сроками хранения целесооб
разно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).
6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом
хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую нуме
рацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папкифайлы), представляющие собой обложки из твердого материала
(с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Размеры одной стороны обложки должны на 0,3—0,5 см превы
шать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подши
тые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм).
В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более
250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.
Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки до
кументов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись
ведется в каждом томе каждого дела.
Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того,
как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой ну
мерацией тома его страницы.
Как правило, документы предприятия состоят на текущем хра
нении в течение двух лет.
По документам, для которых указанный срок истек, специаль
но уполномоченной экспертной комиссией организации прини71
мается решение о порядке их последующего хранения на период
до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем
хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтоже
ние (в соответствии с требованиями руководящих документов на
этот счет).
Предельный срок хранения документов — 75 лет.
Порядок уничтожения и списания документов,
снятых с текущего хранения
В большинстве случаев документы организации, состоящие на
хранении, подвергают проверке один раз в год — как правило, в
период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа до
кументов (что несложно установить при ознакомлении с учетны
ми данными документов).
С этой целью формируется комиссия в составе председателя и
двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составля
ется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобран
ные для уничтожения документы.
В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожа
ется не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в
акте об этом делается соответствующее примечание.
На основании письменного распоряжения руководителя орга
низации комиссия:
— осуществляет полистную проверку материалов, отобранных
для уничтожения;
— вносит учетные данные о материалах, признанных ненуж
ными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фак
тическое наименование документа, количество страниц, в том
числе для приложений к нему, гриф документа);
— сосредоточивает отобранные для уничтожения документы
в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или
отдельной его секции);
— по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и
после доклада руководителю кадровой службы передает докумен
ты на уничтожение (методом сжигания или промышленной пере
работки).
72
Члены комиссии присутствуют при уничтожении документов
(лично уничтожают их) и фиксируют уничтожение каждого из них.
Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сде
ланные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.
По окончании процедуры уничтожения акт подписывается
всеми членами комиссии, после чего председатель комиссии пред
ставляет акт на утверждение руководителю предприятия.
Перечисленные в акте сведения о документах (материалах), а
также отметка об их уничтожении заверяются подписями всех
членов комиссии.
После утверждения акта об уничтожении производится пол
номерное списание уничтоженных документов с журналов учета
с указанием номера и даты утверждения акта.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Оформление служебных документов
в соответствии с требованиями
ГОСТ Рб.30-2003
Правовые основы регламентации вопросов
оформления служебных документов.
Краткая характеристика ГОСТ Рб.30-2003
Документ состоит из отдельных информационных элементов,
которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида
документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, располо
женных в установленном порядке, составляет формуляр документа.
Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления слу
жебных документов. Особую актуальность данный вопрос обре
тает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г.
нового государственного стандарта — ГОСТ Рб.30-2003.
Помимо указанного стандарта, правовая регламентация воп
росов оформления служебных документов в настоящее время осу
ществляется на основе:
а) иных государственных стандартов;
б) отраслевых стандартов РФ;
в) международных стандартов, действие которых распростра
няется на территорию РФ в соответствии с заключенными между
народными соглашениями в области стандартизации (подробнее
см. далее).
Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформ
ления управленческих документов предприятия в свете требова
ний ГОСТ Рб.30-2003.
74
Начнем с краткой характеристики данного документа. Преж
де всего уточним, что указанный стандарт введен в действие вза
мен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унасле
довав от последнего не только структуру (за исключением разде
ла 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ
Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению
управленческих документов.
Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается из
мененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи,
что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не
29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-97). Один реквизит
(гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновре
менно в состав реквизитов добавлено два новых: основной госу
дарственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит
05) и идентификационный номер налогоплательщика/код поста
новки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).
Во-вторых, из содержания ГОСТ Р6.30-2003 устранены поло
жения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформ
ления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагива
ющие правовое регулирование подписания и датирования доку
ментов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата
документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.
В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное от
личие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5
"Требования к учету, использованию и хранению бланков с вос
произведением Государственного герба Российской Федерации
или гербов субъектов Российской Федерации".
Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения,
регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.
В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления
отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при
оформлении даты документа словесно-цифровым способом необ
ходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной
цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ
Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении
к распорядительному документу, последняя согласно обновлен75
ным требованиям может теперь центрироваться относительно
самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые дру
гие элементы реквизитов).
Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст
пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок
использования оттиска печати при заверении подлинности доку
ментов и соответствия копии документа его подлиннику.
В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТ
Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Тре
бования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не
означает, что теперь оформлять управленческие документы мож
но, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих
требований.
С другой стороны, требования нового ГОСТа распространя
ются не на все документы, а лишь на отнесенные к организацион
но-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД
(см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государ
ственных, так и негосударственных организаций (предприятий,
учреждений и пр.).
Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколь
ко иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и пра
вила оформления некоторых из них. В этой связи представляется
целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов
документа, а также требований к их оформлению.
Требования к реквизитам служебных документов
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав рекви
зитов (реквизит — от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходи
мое) документа входят следующие элементы.
Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи
вания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер пред
приятия;
76
06 — индивидуальный номер налогоплательщика/код причи
ны постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — сведения об адресате;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о постановке документа на контроль;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложений;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати организации;
26 — отметка о заверении копии документа;
27 — отметка об исполнителе документа;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в
дело;
29 — отметка о поступлении документа в организации;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Правила оформления реквизитов документов
1. Государственный герб Российской Федерации
В соответствии с Положением о Государственном гербе, ут
вержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 но
ября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на блан
ках:
— Президента Российской Федерации;
— палаты Федерального Собрания;
77
— Правительства Российской Федерации;
— Конституционного Суда Российской Федерации;
— Верховного Суда Российской Федерации;
— Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
— центральных органов федеральной исполнительной власти
(министерств, ведомств);
— федеральных судов;
— Прокуратуры Российской Федерации;
— Центрального банка Российской Федерации;
— Уполномоченного по правам человека;
— Счетной палаты;
— дипломатических представительств, консульских учрежде
ний и иных официальных представительств Российской Федера
ции за границей.
2. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с правовыми актами органов власти
субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта
Российской Федерации изображается на бланках представитель
ных и исполнительных органов власти и управления республик,
краев, областей, автономных образований и городов федераль
ного подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на блан
ках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и
изображения на бланках гербов муниципальных образований (го
родов, сельских поселений).
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслу:н€ивани
Эмблема предприятия — это символическое графическое изоб
ражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товар
ный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но
заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой
не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на
уровне названия организации или верхнем поле документа.
Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном по
рядке — не допускается изображать на бланке документа эмбле
мы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрирован
ные официально. Эмблема не воспроизводится также при изоб
ражении на бланке документа герба.
78
4. Код организации
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКНО) код имеют все зарегистрированные орга
низации. Он может быть проставлен на бланках документов при
их изготовлении и является своеобразным подтверждением пра
вомочности организации — автора документа.
5. Основной государственный регистрационный номер предпри
ятия (ОГРН) юридического лица
Представляется в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее
или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору пред
приятий и организаций.
6. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины по
становки на учет (ИНН/КПП)
Предоставляется в соответствии с документами, вьщаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке пра
вее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций.
7. Код формы документа
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется
в случае, если соответствующая разновидность документа вклю
чена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении
конкретного вида документа и включается в состав справочных
сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях
проставляется рядом с наименованием вида документа.
8. Наименование организации
Реквизит называет автора документа, которым может быть
организация, структурное подразделение, должностное или фи
зическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вы
шестоящей организации, если она имеется. В бланках структур
ных подразделений наименование подразделения указывают под
наименованием организации. Если организация имеет вышестоя
щую организацию, то ее наименование обозначается над наиме
нованием организации.
79
Все наименования даются в именительном падеже:
Министерство образования Российской Федерации
Государственный университет управления
Институт информационных систем управления
В бланках организаций двойного подчинения (федеральному
органу исполнительной власти и местному органу власти) указы
вается только наименование местного органа власти.
Наименование организации, указанное в бланке, должно точ
но соответствовать наименованию, закрепленному в учредитель
ных документах (уставе или положении об организации).
Если организация имеет официально закрепленное сокращен
ное наименование, оно приводится под полным наименованием в
скобках:
Всероссийский научно-исследовательский институт
сельскохозяйственного машиностроения
(ВНИИсельхозмаш)
9. Справочные данные об организации
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в
себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса,
номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе это
го реквизита могут указываться банковские реквизиты, государ
ственный регистрационный номер организации, номера лицензий
и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведе
ния.
10. Наименование вида документа
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку
позволяет судить о назначении документа, определяет состав рек
визитов и структуру текста. Наименование вида документа про
ставляется на всех документах, за исключением писем, и печата
ется прописными буквами под реквизитом "Наименование орга
низации": ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п. Указывается
в соответствии с Уставом (Положением) организации.
11. Дата документа
Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юри
дическую силу документа. Датой документа может быть дата его
подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в
80
документе. Если авторами документа являются несколько орга
низаций, то датой документа является дата проставления после
дней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следу
ющей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003.
Допускается оформление даты словесно-цифровым способом:
15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной пос
ледовательности: 2003.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные от
метки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении
документа и др.).
12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-циф
ровое обозначение, под которым документ введен в информаци
онно-поисковую систему. Для внутренних документов (например:
распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый
номер в пределах календарного года.
По усмотрению организации порядковый номер документа
может дополняться дополнительной информацией о корреспон
денте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.
На документах, составленных совместно несколькими органи
зациями, регистрационные номера авторов проставляют через
косую черту в порядке очередности авторов на документе.
Регистрационный номер документа проставляется на уровне
даты. Как правило, на бланках документов место для написания
даты и регистрационного номера обозначается следующим обра
зом:
№
.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах.
Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного
письма. Оформляется реквизит следующим способом:
На № 02-1 3/36 от 04.03.2003.
Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав рек
визитов бланка и размещается под датой и номером документа.
81
14. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках кон
кретных видов документа (кроме письма). При оформлении это
го реквизита учитывается административно-территориальное де
ление страны с использованием общепринятых сокращений. На
пример:
с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указы
ваться, если название территории входит в наименование органи
зации:
Воронежский государственный университет.
Сокращение "г." при названии города не ставится при обо
значении "Москва", а также при названиях городов, оканчиваю
щихся на "град" и "бург".
15. Сведения об адресате
Реквизит используется в письмах и внутренних документах,
предназначенных для рассмотрения руководством (заявления,
докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом докумен
та может быть организация, структурное подразделение, долж
ностное или физическое лицо. В состав реквизита "Адресат" мо
жет входить почтовый адрес.
Последовательность написания почтового адреса должна соот
ветствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:
— наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физи
ческих лиц);
— название улицы, номер дома, номер квартиры;
— название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
— название области, края, автономного округа (области), рес
публики;
— страна (для международных почтовых отправлений);
— почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется
в высшие органы государственной власти и управления, выше
стоящую организацию, подведомственные организации или по
стоянным корреспондентам.
Адресат проставляется на бланке документа справа.
82
При направлении документа в организацию или структурное
подразделение их наименования указывают в именительном па
деже, почтовый адрес отделяют от наименования организации
дополнительным межстрочным интервалом:
ЗАО "ЭКОНТ"
ул. Маросейка, 15, стр.2
Москва, 101000
Документ может быть адресован руководителю организации,
в этом случае указывают в дательном падеже название должнос
ти, включающее наименование организации и инициалы и фами
лию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ММПП "Салют"
Н. Т. Вершинину
Если документ направляется в несколько однородных орга
низаций, его адресуют обобщенно:
Генеральным директорам предприятий
нефтеперерабатывающего комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сна
чала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:
Ул. Российская, 8, кв. 22
пос. Белоозерский,
Воскресенский р-н.
Московская обл., 140250
И. И. Иванову
На документе может быть указано несколько адресатов, но не
более четырех. При направлении документа более чем в четыре
адреса составляется список рассылки, а на каждом документе про
ставляется только один адресат.
При оформлении реквизита "Адресат", а также реквизитов
"Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии
приложения" (в распорядительных документах), "Подпись" до
пускается центровать каждую строку реквизита по отношению к
самой длинной строке, например:
Председателю садового товарищества
"Малиники"
В. А. Бунееву
83
16. Гриф утвер:нсдения документа
Утверждение — способ удостоверения документа и придания
ему юридической силы.
Утверждаются, как правило, организационно-правовые доку
менты (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.),
плановые и отчетные документы, некоторые финансовые доку
менты (сметы), некоторые акты и др.
Документ может утверждаться:
— должностным лицом (руководителем), в компетенцию ко
торого входит принятие решения по вопросам, изложенным в ут
верждаемом документе;
— изданием соответствующего распорядительного документа;
— коллегиальным органом.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наимено
вания должности лица, утверждающего документ, личной подпи
си, ее расшифровки и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия подпись А.Б.Сидоров
12.07.2003
Если документ утверждается распорядительным документом
или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содер
жать наименование, номер и дату документа, в котором зафикси
ровано решение об утверждении.
17. Резолюция
В резолюции фиксируются указания руководителя по испол
нению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной
части документа на любом свободном от текста месте или оформ
ляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На
документе не должно быть больше четырех резолюций.
Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения,
подпись руководителя и дату вынесения резолюции, например:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.05.2003
подпись 22.05.2003
84
Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение
документа является лицо, указанное в резолюции первым.
18. Заголовок к тексту
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме
документов, составленных на бланке формата А5, и необходим
для регистрации и поиска документа. Заголовок должен макси
мально кратко и точно отражать содержание документа и грам
матически согласовываться с названием вида документа: приказ
(о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционе
ров.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева
без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ста
вится. В одной строке заголовка должно быть не более 28—30 зна
ков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печа
тают через один интервал.
19. Отметка о постановке документа на контроль
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых
контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле
проставляется в виде буквы "К" цветным (красным, синим, зеле
ным) карандашом или специальным штампом — "К" или "Конт
роль". Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле
документа.
20. Текст документа
Текст — основной реквизит документа, который должен со
держать достоверную и объективную информацию, изложенную
ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст
документа должен быть безупречным в юридическом отношении
и не допускать двоякого толкования.
Документы составляются на русском или национальном язы
ке в соответствии с законодательством Российской Федерации о
государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, ан
кеты, связного текста.
Тексты документов большого объема подразделяются на раз
делы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются араб
скими цифрами:
85
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт.
21. Отметка о наличии прило:нсений
Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и прило
жениях к распорядительным документам.
Если документ-приложение назван в тексте, отметка о нали
чии приложения оформляется обобщенно:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в
отметке о наличии приложений необходимо указать полное наи
менование документов, входящих в приложение:
Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на
40 л. в 1 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 2 л, в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложе
ние, то отметка о наличии приложений оформляется следующим
образом:
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 7 и приложение
к нему, всего на 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в от
метке о приложении не указывается. При направлении документа
в несколько адресов об этом делается отметка следующим обра
зом:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
На приложениях к распорядительным документам отметка о
приложении проставляется в правом верхнем углу приложения:
Приложение № 2
к приказу ректора университета
от 18.03.2003 №35
22. Подпись
Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удосто
верение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись
на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей
компетенцией.
86
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовлен
ный на бланке. В состав подписи входят: наименование должнос
ти лица, подписывающего документ, его личная подпись и рас
шифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:
Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в
должностях указываются ученая степень, звание. Например:
Зав. кафедрой истории
д.и.и., проф. подпись В.В.Иванов
На документе может быть более одной подписи, если за его
содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
которая соответствует занимаемым должностям. Если документ
подписывают равные по должностям лица, их подписи распола
гаются на одном уровне. Например:
Директор ЗАО "Росвест" Директор АО "Форум"
подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин
Несколько лиц подписывают документы коллегиальных ор
ганов и документы, составленные комиссией. В первом случае
документ подписывают председатель и секретарь. Документ, со
ставленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии.
При этом указываются не должности лиц, а распределение обя
занностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии
располагают в алфавитном порядке. Например:
Председатель А.В. Калинин
Члены Н.Ф. Васильев
Б.М. Горохов
О.С. Фролов
Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязан
ности руководителя, при этом не допускается ставить перед наи
менованием должности предлог "за" или косую черту.
23. Гриф согласования
Согласование — это предварительное рассмотрение, экспер
тиза проекта документа. Согласование может быть внешним и
внутренним.
87
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Существует два варианта оформления грифа согласования:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Госстандарта России
Подпись г.П. Воронин
21.01.2003
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 15.05.2003 № 08-256
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись"
или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на
месте проставления грифа согласования:
Лист согласования прилагается.
24. Визы согласования документа
Внутреннее согласование оформляется визой, которая состо
ит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифров
ки и даты:
Главный бухгалтер
подпись И.Д. Луконина
12.07.2003
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ,
имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об
этом делается отметка на проекте документа, а замечания излага
ются на отдельном листе и прилагаются к документу:
Замечания прилагаются.
Юрисконсульт подпись М.М. Зак
10.03.2003
На внутренних документах виза проставляется на обороте пос
леднего листа подлинника документа, на исходящих — на после
днем листе копии, остающейся в деле организации.
25, Оттиск печати организации
Печать ставится на наиболее важных документах, подтверж
дая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема
и не накладываться на наименование должности и личную под
пись. На унифицированных формах документов место для печати
может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".
Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся
печати организации и структурных подразделений — отдела кад
ров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, по88
рядок их применения и хранения установлены в Инструкции по
документационному обеспечению деятельности организации.
26. Отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания ей юри
дической силы. Копии документов заверяются руководителем орга
низации или уполномоченными им должностными лицами (замести
тели руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).
Отметка о заверении копии (или выписки из документа) со
стоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника,
заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты
заверения:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
01.06.2003
При пересылке копии документа в другие организации или
выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостове
ряться печатью.
27. Отметка об исполнителе
Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оператив
ной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточ
нения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполните
ле располагается на лицевой стороне первого листа документа
ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Указы
ваются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:
А.Р. Соколов
341 1256
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дел
Реквизит проставляется на исполненных документах, подле
жащих подшивке в дело для последующего хранения и использо
вания в справочных целях.
Отметка проставляется на первой странице документа на ниж
нем поле и включает в себя слова "В дело", номер дела по номен
клатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руково
дителя подразделения и дата исполнения. Отметка может допол
няться сведениями о характере исполнения документа.
В дело Хо 12-25 за 2003 г.
Подпись 24.05.2003
89
29. Отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа
документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для
этого используется специальный штамп с наименованием орга
низации. Например:
Канцелярия ГУУ 13.04.2003 №356
30, Идентификатор электронной копии документа
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой стра
ницы документа и содержащий наименование файла на машин
ном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые
данные.
При оформлении этого реквизита желательно указывать пол
ный путь к файлу, содержащему электронную копию документа.
Например:
С:\Приказы\Петров.
Отметим, что использование реквизитов для оформления уп
равленческих документов следует осуществлять избирательно,
исходя из целесообразности и с учетом вида служебного доку
мента.
Например, бланк письма, в зависимости от учредительных до
кументов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04—06,
08,09, а при необходимости — ограничительные отметки для верх
них границ зон расположения реквизитов 11—15 и 17—20.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) орга
низации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,10, 14, а при необхо
димости — и ограничительные отметки для верхних границ зон рас
положения реквизитов 11—13,18 и 19 (см. п. 4.7 ГОСТ Р6.30-2003).
Требования к бланкам служебных документов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на
которых, как правило, и оформляются управленческие докумен
ты предприятия. Как известно, для указанных целей применяют
ся бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.
В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается исполь
зование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).
90
к указанным бланкам, помимо размерных требований,
предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как
основы);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумаж
ную основу;
в) размещение полей и разметок.
Размерные характеристики
потребительских бумажных форматов (мм)
исо- •А
Обозначение
АО
А1
А2
A3
А4
А5
А6
А7
А8
А9
А10
ряд
Формат
841 Х1189
594 X 841
420 X 594
297 X 420
210x297
148x210
105x148
74x105
52 X 74
37x52
26x37
исо- - В р я д
Обозначение
ВО
В1
82
83
84
85
86
87
88
89
810
Формат
1000x1414
707x1000
500 X 707
353 X 500
250 X 353
176x250
125x176
88x125
62x88
44x62
31 х44
Для изготовления бланков следует применять плотную бума
гу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м^,
а белизна — не менее 90 %) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).
Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с повер
хностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверх
ности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нане
сении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или
принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.
С этой целью используются типографская краска черного (для
многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а так
же шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Раз
мер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содер
жания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
91
Документы, оформленные на бланках, в соответствии с тре
бованиями п. 4.1 ГОСТ Р6.30-2003 должны иметь поля — сво
бодное от текста пространство по краям листа размером не ме
нее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с пра
вого. Участки листа, предназначенные для размещения
переменной информации в титульной части бланка, могут отме
чаться специальными символами или особой разметкой. К при
меру, место для расположения на бланке основного текста мо
жет очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру ли
ста (рамкой).
Соответствующая разметка осуществляется либо центрован
ным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием
строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы раз
мещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Несмот
ря на то что из содержания ГОСТ Р6.30-2003 исключены требова
ния к изготовлению, учету, использованию и хранению в органи
зации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением
государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь
не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой
связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.
Изготовление, учет,хранение и использование бланков с изоб
ражением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмбле
мы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществ
ляться в строгом соответствии с их предназначением.
Изготовление указанных бланков следует производить толь
ко на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях,
имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а так
же сертификаты о наличии технических и технологических воз
можностей для изготовления указанного вида продукции с над
лежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуще
ствляется на основании заказа, оформленного в установленном
законодательством РФ порядке.
Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с
оборотной стороны типографским способом, нумератором или
при помощи средств оперативной полиграфии проставляют по92
рядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров.
Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков.
Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме
(карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:
1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата
поступления; номер сопроводительного документа; наименование
поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера
бланков;
2) при вьщаче бланков: наименование вида бланка; количество
экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурно
го подразделения организации, фамилия и инициалы должност
ного лица — получателя бланков; расписка в получении; приме
чание (отметка об уничтожении и т. д.).
Хранение бланков организации следует производить в приспо
собленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно
запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничто
жение бланков организации следует осуществлять по акту с от
меткой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководите
ля организации назначаются должностные лица, несущие персо
нальную ответственность за учет, хранение и использование по
назначению бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением
бланков организации, как правило, возлагают на соответствую
щее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия,
хранения и использования бланков организации следует прово
дить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом
руководителя организации. О произведенных проверках делают
ся соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах
(после последней записи).
В случае обнаружения нарушений установленного в органи
зации порядка и правил изготовления, учета, хранения и исполь
зования бланков комиссия обязана провести служебное расследо
вание, результаты которого оформляются актом. Акт представ
ляется на рассмотрение руководителя организации для принятия
решения.
93
3.2. Составление текстов
служебных документов
Язык и стиль служебных документов
Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе,
сочетании и организации языковых средств в связи с задачами
общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили,
выделяемые в соответствии с основными функциями языка, свя
занными с той или иной сферой деятельности человека, как пуб
лицистический, научный, художественно-литературный, разговор
но-обиходный, официально-деловой.
Официально-деловой стиль — это такая функциональная раз
новидность языка, которая обслуживает сферу официальных де
ловых отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по со
держанию, по объему и языковому выражению.
Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение
нужной формы для передачи содержания дает основание считать
документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг
присуща стилистическая строгость, объективность изложения.
В официально-деловом стиле не должно быть эмоционально
сти, субъективной оценочности и разговорности. Именно это при
ближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному
стилю, но обезличенность манеры изложения является характер
ным признаком языка документов.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность
в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписыва
ющим характером документа. Как правило, документы составля
ются для того, чтобы либо заключенная в них информация была
принята к сведению, либо соответствующее решение было обяза
тельно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда,
прокуратуры, милиции, администрации.
Такие документы опираются на научный анализ обществен
ных отношений, поэтому они должны быть точными и по воз
можности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью
соответствующих языковых средств.
94
Характерной особенностью официально-делового стиля явля
ется использование слов в их конкретном значении. Во избежа
ние ошибок в служебных документах не следует допускать совме
щения деловой информации с элементами публицистики (напри
мер, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов
и т. д.).
Особенности официально-делового стиля
Как целостная структура любой документ должен отвечать
определенным требованиям:
— краткость и компактность изложения официального мате
риала;
— точность и определенность формулировок, однозначность
и единообразие терминов;
— последовательность использования технических приемов
правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов
только в тех значениях, которые признаются нормой общелите
ратурного словоупотребления, а также в значениях, традицион
ных именно для деловых документов, которые не нарушают их
стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции
стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лек
сическому значению слов. Незнание лексического значения отдель
ных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоо
техническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (мож
но улучшить обслуживание скота, но не животноводства),
"удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продук
ты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестои
мость").
Не допускается использование неологизмов, даже образован
ных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "пе
реорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лекси
ке, например, "секретарша", "лаборантка".
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, раз
личающихся значением, можно исказить смысл.
95
Например, нередко путают слова "представить" и "предоста
вить".
Представить — 1) предъявить, сообщить ("представить спи
сок сотрудников", "представить доказательства"); 2) познакомить
с кем-либо — "представить коллективу нового работника";
3) ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к оче
редному званию", "представить к ордену); 4) составить, обнару
жить ("представить (собой) значительную ценность"); 5) мыслен
но вообразить ("представить (себе) картину боя"); 6) изобразить,
показать ("представить в смешном виде").
Предоставить — 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользо
вание ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные
средства"); 2) дать право, возможность сделать, осуществить чтолибо ("предоставить отпуск", "предоставить слово"); 3) разрешить
действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("пре
доставить самому себе", "предоставить дело случаю").
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к сле
дующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель — именно месяц, и
ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение
содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста по
вторы типа: "польза от использования", "следует учитывать сле
дующие факты", "данное явление полностью проявляется в усло
виях",..
Для текстов официальных документов не характерно исполь
зование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилис
тической окраской.
Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряэ1сепием
Правительства", "в порядке оказания материальной помощи",
''в связи с тялселым полоэ/сением, слоэ/сившимся... " — постоянно
воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчи
вый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.
В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчи
вые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения".
Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей упот
ребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. На
пример, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать
96
что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение",
"ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существи
тельными, характеризующими отрицательные явления, но не на
зывающими конкретного поступка: "допустить грубость, чван
ство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак,
поломки, хищения)", в которых существительные указывают на
результат ошибок, просчетов и т. д.
Употребление прописных и строчных букв
В названиях органов при Президенте Российской Федерации
с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные,
например. Федеральное агентство правительственной связи и ин
формации при Президенте Российской Федерации.
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:
Совет Министров — Правительство Российской Федерации;
Коллегия Совета Министров — Правительства Российской
Федерации;
Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.
В названиях министерств, государственных комитетов и дру
гих центральных органов государственного управления Россий
ской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пи
шется первое слово. Если в словосочетание входят имена собствен
ные или названия других учреждений, эти имена собственные и
названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.
Во множественном числе или не в качестве имени собственно
го названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "пра
вительство", "министерство", "республиканские министерства",
"государственный комитет", "государственные комитеты".
Названия органов судебной власти принято писать так:
Конституционный Суд Российской Федерации;
Верховый Суд Российской Федерации;
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации. Аналогич
ным образом пишутся названия соответствующих органов и дол
жностей в республиках в составе Российской Федерации:
Верховный Суд Республики Башкортостан;
Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.
97
Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государствен
ный арбитр" пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и
управления Российской Федерации прописные буквы употребля
ются следующим образом:
Конституция Российской Федерации;
Конституция (но; конституции республик);
Декларация прав и свобод человека и гражданина;
Федеративный договор;
Основы законодательства Российской Федерации;
Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской
Федерации" (но: законы);
Кодекс Российской Федерации об административных право
нарушениях;
Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента
Российской Федерации);
распоряжение Президента Российской Федерации; постановле
ние Совета Министров — Правительства Российской Федерации;
Распоряжение Совета Министров — Правительства Россий
ской Федерации.
Названия должностей в системе государственной власти и уп
равления Российской Федерации пишутся следующим образом:
Президент Российской Федерации;
Руководитель Администрации Президента Российской Феде
рации;
Советник Президента Российской Федерации;
Председатель Совета Министров — Правительсгва Россий
ской Федерации;
Первый заместитель Председателя Совета Министров — Пра
вительства Российской Федерации;
заместитель Председателя Совета Министров — Правитель
ства Российской Федерации;
председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
председатель Верховного Суда Российской Федерации;
председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Феде
рации;
98
министр финансов Российской Федерации;
председатель Государственного комитета Российской Федера
ции по вопросам архитектуры и строительства;
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся названия должностей в системе предста
вительной, исполнительной и судебной власти субъектов Россий
ской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
начальник Государственно-правового управления Президен
та Российской Федерации;
начальник Контрольного управления Администрации Прези
дента Российской Федерации;
генеральный директор Федерального агентства правитель
ственной связи и информации при Президенте Российской Феде
рации;
первый заместитель министра внутренних дел Российской
Федерации;
заместитель министра здравоохранения Российской Федера
ции;
заместитель председателя Государственного комитета Россий
ской Федерации по управлению государственным имуществом;
председатель Комитета Российской Федерации по геологии и
использованию недр;
генеральный директор Российского космического агентства;
глава администрации Красноярского края;
губернатор Сахалинской области;
мэр Санкт-Петербурга;
премьер правительства Москвы;
председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской
Федерации;
член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Названия должностей руководителей общественных органи
заций пишутся со строчной буквы:
председатель Федерации независимых профессиональных со
юзов России;
президент Союза арендаторов и предпринимателей России.
99
с прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой
Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации
пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях по
четные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, напри
мер "установить почетное звание "Народный артист Российской
Федерации", "присвоить почетное звание "Народный художник
Российской Федерации" (но: "наградить народного артиста Рос
сийской Федерации").
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строч
ной буквы:
маршал артиллерии (но: Главный маршал авиации);
генерал армии;
адмирал;
академик;
действительный член Российской академии наук;
доктор технических наук;
член-корреспондент Российской академии наук;
лауреат Государственной премии.
Существуют так называемые условные имена собственные.
В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пи
шутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих слово
сочетаниях:
государственная граница Российской Федерации;
государственная награда Российской Федерации.
Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в сле
дующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации;
Государственный гимн Российской Федерации;
Государственный флаг Российской Федерации;
Государственная программа...
С прописной пишется и слово "республиканский" в словосо
четании "Республиканский бюджет Российской Федерации".
Собственные имена
1. С прописной буквы пишутся имена, отчества, фамилии, про
звища, псевдонимы, например:
100
Всеволод Большое Гнездо, Петр Первый (Петр I), Демьян Бед
ный.
Сюда относятся имена и прозвища:
Александр Невский, Ярослав Мудрый, Юлиан Отступник.
2. Собственные имена, ставшие именами нарицательными,
пишутся со строчной буквы, например:
альфонс, донжуан.
Сохраняется написание с прописной буквы, если фамилия,
употребленная в нарицательном значении, не переходит в разряд
существительных нарицательных, например:
Мы... твердо были уверены, что имеем своих Байронов, Шекс
пиров, Вальтер Скотов (Белинский).
Но если индивидуальные названия людей употребляются в
презрительном смысле как родовые обозначения, то они пишутся
со строчной буквы, например, донкихот, донжуан:
3. Названия предметов, единиц физической величины, видов
растений и т. д., образованные от имен лиц, пишутся со строчной
буквы, например:
галифе, наган, максим (пулемет).
4. С прописной буквы пишутся индивидуальные названия, от
носящиеся к области мифологии и религии, например:
Зевс, Иисус Христос, Аллах.
Родовые названия мифологических существ пишутся со строч
ной буквы, например:
ведьма, сирена.
5. В сложных фамилиях, пишущихся через дефис, каждая часть
начинается с прописной буквы, например:
Салтыков-Щедрин.
6. Собственные имена лиц (и географические названия) пишут
ся с прописной буквы после начальных составных частей анти-,
квази-, пан-, псевдо- и др., например:
пан-Европа, ллсе-Вольтер ( но Лжедмитрий).
7. Двойные (тройные и т. д.) нерусские имена пишутся все с
прописной буквы, независимо от раздельного или дефисного их
написания, например:
Гай Юлий Цезарь; Жан-Жак Руссо.
101
8. Артикли, предлоги, частицы в западноевропейских собствен
ных именах лиц и в названиях (ав, вал, да, де ла, делла, делъ, дер, ди,
дос, ду, дю, ла, лас, ле, фон) пишутся со строчной буквы, например:
Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи.
Служебные слова пишутся с прописной буквы в следующих
случаях:
а) если они слились с фамилией или названием в одно слово
(пишутся слитно или через дефис), например:
Ван-Гог, Дюбуа;
б) если без них фамилия не употребляется, например:
Шарль де Костер;
в) если они пишутся с прописной буквы в языке-источнике,
например:
Ди Витторио.
9. С прописной буквы пишутся стоящие перед фамилией час
тицы О' (ирландская, присоединяется апострофом), Мак- (шот
ландская, присоединяется дефисом). Сан-, Сен-, Сент-, например:
ОТенри, Сен-Жюст.
10. В арабских, тюркских, персидских личных именах состав
ные части, обозначающие социальное положение, родственные
отношения и т. д., а также служебные слова (ага, ал, аль, ас, аш,
бей, бек, бен, заде, зуль, казы, оглы, оль, паша, улъ, хан, шах, эд, эль
и др.) пишутся со строчной буквы (как правило, присоединяются
к имени через дефис), например:
Сабах-ас-Салем, Турсун-заде, Ахмет ибн аль-Фарид.
Некоторые из названных частей, входящие в состав личных
имен, названий населенных пунктов и органов печати, пишутся с
прописной буквы, например:
Зульфикар Али Хан, " Аль-Ахбар".
Элемент хадлси (почетный титул мусульманина, совершивше
го паломничество в Мекку) в составе личных имен пишется с про
писной буквы, например:
Хаджи-Гирей.
11. В китайских личных именах, состоящих из двух частей, обе
части пишутся с прописной буквы, например:
Мао Цзэдун.
102
12. в корейских, вьетнамских, бирманских, индонезийских,
цейлонских, японских личных именах все части пишутся с про
писной буквы, например:
Хо Ши Мин, Курахара Карэхито.
Суффикс сан- (со значением господин, госпожа) в японских
собственных именах, выражающих уважение к лицу, пишется со
строчной буквы и присоединяется дефисом, например:
Судзуки-сан.
13. Имена действующих лиц в баснях, сказках, пьесах и неко
торых других произведениях художественной литературы пишутся
с прописной буквы, даже если в других текстах они имеют нари
цательное значение, например:
Серый Волк, Змей Горыныч, Кот, Щука.
Географические названия
1. С прописной буквы пишутся собственные географические
названия, например:
Арктика, Финляндия, Свислочь.
С прописной буквы пишутся также неофициальные названия
территорий, местностей, образованные:
а) с приставками за-, по-, под-, при- и конечным -ье, например:
Забайкалье, Приморье;
б) с конечным 'Ье (без приставки), например:
Оренбурэ1съе;
в) с суффиксом -щина, например:
Смоленщина.
2. В составных географических названиях с прописной буквы
пишутся все слова, кроме служебных и слов, обозначающих ро
довые понятия (море, остров, река и др.), например:
Северная Америка, остров Новая Земля, Москва-река.
3. Существительные в составных географических названиях
пишутся с прописной буквы, если они утратили свое лексическое
значение и называют объект условно, например:
бухта Золотой Рог.
4. Названия титулов, званий, должностей и т. д. в составных
географических наименованиях пишутся с прописной буквы, на
пример:
остров Земля Принца Карла, залив Святого Лаврентия.
103
5. Части сложных географических названий пишутся с пропис
ной буквы и соединяются дефисом, если образованы:
а) сочетанием двух существительных со значением частей
объекта или единого объекта, например:
Эльзас-Лотарингия;
б) сочетанием существительного с последующим прилагатель
ным, например:
Новгород-Северский;
в) сложным прилагательным, например:
Волго-Донской канал;
г) сочетанием иноязычных элементов, например:
Нью-Йорк.
6. С приписной буквы пишутся иноязычные родовые назва
ния, входящие в состав географических названий, но не употреб
ляемые в русском языке в качестве нарицательных существитель
ных, например:
Йошкар-Ола (ола — город). Однако иноязычные родовые наи
менования, входящие в русский язык в присущем им значении в
качестве нарицательных существительных, пишутся со строчной
буквы, например:
Уолл-стрит (стрит — улица).
Артикли, предлоги, частицы, находящиеся в начале иноязыч
ных географических названий, пишутся с прописной буквы и при
соединяются дефисом, например:
остров Де-Лонга.
7. Служебные слова, находящиеся в середине сложных геогра
фических названий (русских и иноязычных), пишутся со строч
ной буквы и соединяются двумя дефисами, например:
Франкфурт-на-Майне.
8. С прописной буквы пишутся названия стран света, когда
они входят в состав территориальных названий или употребля
ются вместо них, например:
народы Востока,
В прямом значении названия стран света пишутся со строч
ной буквы, например: восток.
104
Названия государств.
Административно-территориальные наименования
1. В официальных названиях государств все слова, как прави
ло, пишутся с прописной буквы, например:
Мексиканские Соединенные Штаты.
2. В названиях групп (объединений, союзов) государств с про
писной буквы пишутся все слова, кроме родовых наименований,
например:
Союз государств Центральной Африки.
3. Неофициальные названия государств обычно также пишут
ся с прописной буквы, например:
Советская Республика (в период гражданской войны).
4. В образных названиях государств с прописной буквы пи
шется первое слово или слово, подчеркивающее характерный при
знак называемого объекта, например:
остров Свободы (Куба), Страна утренней свеэ/сести (Корея).
5. В наименованиях административно-территориальных еди
ниц с прописной буквы пишутся только слова, обозначающие
индивидуальные названия, а слова, обозначающие родовое или
видовое понятие, пишутся со строчной буквы, например:
Томский район.
6. С прописной буквы пишутся официальные названия частей
государств, например:
Западная Белоруссия.
7. В названиях административно-территориальных единиц за
рубежных государств с прописной буквы пишутся все слова, кро
ме слов, обозначающих родовые понятия, например:
область Тоскана (Италия).
8. В названиях улиц, переулков, площадей и т. д. все слова,
кроме родовых обозначений, пишутся с прописной буквы, напри
мер:
Малый Афанасьевский переулок.
9. В названиях городских примечательностей все слова, кро
ме родовых обозначений, пишутся с прописной буквы, напри
мер:
Большой Кремлевский дворец.
105
10. в названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропор
тов все слова, кроме родовых обозначений, пишутся с прописной
буквы, например:
станция Ерофей Павлович.
11. Названия станций метро заключаются в кавычки, первое
слово пишется с прописной буквы, например:
станция " Тракторный завод ".
Названия праздников, народных движений,
знаменательных дат
1. С прописной буквы пишутся первое слово и собственные
имена в названиях праздников, народных движений, знаменатель
ных дат, например:
Первое мая (1 Мая), Лионское восстание (но: восстание силезских ткачей).
2. Слово день, указывающее на знаменательную дату, после
слов Всемирный, Meoicdyнародный пишется со строчной буквы,
например:
Международный день солидарности журналистов.
3. Слово день пишется со строчной буквы в сочетаниях, не
имеющих знаменательной даты, например:
день открытых дверей.
Названия документов, памятников старины,
произведений литературы
1. С прописной буквы пишутся первое слово и собственные
имена в составных названиях важнейших документов, государ
ственных законов, например:
Великая хартия вольностей.
2. Если названия документов, начинающихся со слов Договор,
Декларация, Основы, Полоэ1сение и др. приводятся в последующем
тексте в сокращенном виде (указываются только названные выше
слова), то эти слова сохраняют написание с прописной буквы,
например:
На III Всесоюзном съезде Советов была утверждена "Декла
рация прав трудящихся и эксплуатируемого народа ". В этой Дек
ларации...
106
3. с прописной буквы пишутся первое слово и собственные
имена в названиях памятников старины, предметов и произведе
ний архитектуры, например:
Исаакиевский собор (но: собор Парижской Богоматери),
Названия произведений литературы, искусства, органов
печати, информационных агентств
1. С прописной буквы пишутся первое слово и собственные
имена в выделяемых кавычками названиях произведений литера
туры и искусства и органов печати, например:
повесть "Степь", опера "Запорожец за Дунаем".
2. Если наименование произведения состоит из двух названий,
соединяемых союзом или, то с прописной буквы пишется также
первое слово второго названия, например:
"Безумный день, или Женитьба Фигаро".
3. В иноязычных названиях органов печати с прописной бук
вы по общему правилу пишутся первое слово (также и первое сло
во второго названия) и собственные имена, например:
"Юнайтед Стейтс ньюс Уорэд рипорт".
4. В иноязычных названиях информационных агентств все сло
ва, кроме родового, пишутся с прописной буквы, например:
агентство Юнион Франсэз д'Энформасьон.
5. В названиях изданий типа Собрание сочинений первое слово
пишется с прописной буквы, если указывается конкретное изда
ние, например:
академическое издание Полного собрания сочинений
А. С. Пушкина.
6. В названиях издательств с прописной буквы пишется пер
вое слово, например:
Издательство политической литературы.
Но если название носит условный характер и заключается в ка
вычки, то слов издательство пишется со строчной буквы, например:
издательство " Наука и техника ".
Употребление графических сокращений
Область применения общепринятых графических сокращений
слов — все виды изданий, кроме литературно-художественных.
107
Более распространены такие сокращения в технической литера
туре, менее употребительны — в научной.
Использование общепринятых сокращений. Прежде всего сле
дует помнить, что любые сокращения выглядят более естествен
но во вспомогательных материалах (приложениях, библиографи
ческих списках, сносках), чем в основном тексте. Если же сокра
щения желательны в основном потоке подаваемой информации,
то автору полезно знать, что в изданиях не справочных сокраще
ния типа и др., и пр., и т. п. не рекомендуется оставлять в середине
фразы, в этом случае сокращения необходимо развертывать в виде
полных слов. Например:
Рекомендуется
Н е рек о м е н д у е т с я
Н. И. Петров, В. Г.Николаев и другие Н. И. Петров, В. Г. Николаев и др.
ученые...
ученые...
Усечение конечной части слова. Оставшаяся после сокращения
часть слова должна:
а) позволять легко и безошибочно восстанавливать полное
слово, например: филос, филол. (поэтому сокращение не должно
быть в форме фил.)\
б) заканчиваться на согласный, не исключая однобуквенные
сокращения, например:
архит., а не архите.;
в) при стечении в конце двух одинаковых согласных заканчи
ваться на одном из них, например:
Ш7., а не илл.;
г) при стечении в конце нескольких разных согласных закан
чиваться на последнем из них, например:
геогр. (а нег^^г.).
Отсекаемые части прилагательных и причастий. В ГОСТе при
водится список таких отсекаемых частей. Вот их перечень:
— авскии
— адский
— ажны
— изский
— ийский
— альный
При пользовании данным перечнем необходимо руководство
ваться следующими правилами.
1. Если перед отсекаемой частью стоит буква й, требуется со
хранить следующую за ней согласную:
многослойный — многослойн.
2. Если перед отсекаемой частью слова стоит гласная буква, то
при сокращении следует сохранить следующую за ней согласную:
ученый — учен.
3. Если перед отсекаемой частью слова стоит мягкий знак, то
при сокращении он отсекается вместе с этой частью:
сельский — сел.
4. Если перед отсекаемой частью стоит удвоенная согласная,
то при сокращении одна из них отсекается:
металлический — метал.
5. При нескольких возможных вариантах отбрасывания час
тей предпочтение отдается тому, при котором отсекаемая часть
больше по числу букв, например:
Прилагательное
Однако если при этом будет трудно расшифровать сокращен
ное слово, то выбирают более полную форму сокращения.
6. В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, каж
дая составная часть сокращается так же, как отдельные прилага
тельные, например:
профессионально-технический — проф.-техн.
7. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокраща
ется только последняя часть слова:
лесохозяйственный — лесхоз.
109
8. Сокращение слова до одной начальной буквы не допускает
ся, кроме установленных списком особых случаев, а также обще
принятых сокращений.
Единообразие принципов и формы сокращения
1. Необходимо по всей рукописи от начала до конца выдержи
вать единый подход к сокращению одних и тех же слов, соблю
дать один принцип решения подобных вопросов применительно
к группе однотипных слов и словосочетаний, например: если со
кращаются слова год, годы до г, и гг., то аналогично следует по
ступать и в отношении слов век, века.
2. Форма сокращения слова или словосочетания должна быть
одинаковой на протяжении всего издания. Отклонения могут быть
только обоснованные. Так, если в тексте единицы времени попа
даются в виде ч, мин, то не будет нарушением принципа единооб
разия написания такой единицы времени полным словом, когда
оно отделено другим нейтральным словом, например:
Прошло 18 долгих часов, а не: Проьило 18 долгих ч,
3. Сокращения не должны своей формой напоминать некие не
благозвучные выражения, реально существующие понятия. Так, не
уместно сокращение термина аналоговое запоминающее устройство
до аббревиатуры АЗУ, воскрешающее в памяти мясное блюдо.
Точка как знак сокращения
Ставится точка как знак сокращения, когда слово с отсечен
ной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а
не сокращенной форме, например:
г. при чтении произносится год, а не гэ.
Не ставится точка:
1. В конце сокращения в том случае, если сокращенное слово
сочетание при чтении вслух произносится в сокращенной форме,
например:
КПД, а не к.п.д.
2. В конце сокращения, если выброшена средняя часть слова,
замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней
букве полного слова, например:
г-н, изд-во, ин-т, ин-тов.
110
3. При графическом обозначении сокращения косой чертой,
например:
п/п — по порядку.
4. В середине удвоенного однобуквенного графического сокра
щения, например:
вв., гг., пп.
5. В конце сокращений, образованных путем удаления глас
ных, например:
млн, млрд.
Не ставится точка и в косвенных падежах, например:
25 млн экз.
6. После сокращенных обозначений единиц физических вели
чин, поскольку такое написание установлено стандартом, напри
мер:
25 мм, 45 кг, 200 т.
Множественное число сокращений
Меняет форму во множественном числе:
1. Часть однобуквенных графических сокращений: они удваи
ваются, благодаря чему читатель не испытывает затруднений при
чтении, например:
в 1976—1980 гг. (сразу видно, что речь идет о множественном
числе).
2. Графическое сокращение с дефисом, заменяющим средин
ную часть слова, например:
з-д, з-ды; м-во, м-ва.
Не меняют форму во множественном числе:
1. Графическое сокращение слов: тома, листы, страницы, стол
бцы, статьи, например:
т. 1—10.
2. Все неоднобуквенные графические сокращения с точкой на
конце, например:
в табл. 10 и 11, ст. 87 и 91 УК.
Косвенные падежи имеют только графическое сокращение с
выброшенной частью слова, например:
изд-во, изд-вом; пром-сти, пром-стью.
111
Использование чисел
Цифровая форма чисел предпочтительна в большинстве слу
чаев, поскольку она лучше воспринимается, более заметна, легче
запоминается, чем буквенная.
Буквенная форма чисел рекомендуется при стечении двух чи
сел в цифровой форме, в случаях, когда предложение начинается
числом, а также в косвенных падежах.
Рекомендуется
Н е рек о м е н д у е т с я
...3200 двадцатитонных грузовиков
...3200 грузовиков грузоподъемностью
20 т.
... 3200 20-тонных грузовиков
...более целесообразно. Двадцать пять
станков размещают...
...более целесообразно. 25 станков размещают...
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется:
1. Для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов,
миллиардов) с сокращениями тыс., млн, млрд, например:
20 млрд 12 млн
Это правило в изданиях для специалистов распространяется и
на сочетания крупных круглых чисел с обозначением единиц фи
зических величин, денежных единиц и т. п., например:
20 млн км.
В изданиях для массового читателя рекомендуется в подобных
случаях отказываться не от буквенно-цифровой формы числитель
ных, а от сокращенных обозначений единиц величин — заменять
их полными наименованиями, например:
20 млн километров.
2. В устоявшихся названиях, чтобы не нарушать традицион
ное, привычное написание, например:
процесс 193-х.
Согласование существительных с дробными числами произ
водится в р о д и т е л ь н о м падеже единственного числа, напри
мер:
1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи; 105, 6 миллиона.
112
Диапазон значений обозначается путем использования мно
готочия, тире, знака -, а также введения предлогов от перед пер
вым числом VI до — перед вторым, например:
длиной 5... 10 м; длиной 5—10 м; длиной от 5 до 10 м, 3-4 раза.
При этом многоточие чаще всего используется в технической
и научной (в области естественных и точных наук), а тире и пред
логи в гуманитарной литературе, публицистических произведе
ниях.
Тире в качестве знака диапазона чисел рекомендуется ставить:
1. При буквенной форме чисел в литературе художественной и
близкой к ней, например:
...длиной пять — десять метров.
2. В тексте изданий общественно-политической, гуманитарной
и подобной литературы, например:
участвовало 30—35 юношей и девушек.
Не рекомендуется тире в качестве знака диапазона значений
величин:
а) когда тире может быть принято за знак минус, например:
Рекомендуется
х=5...10м
Н е рек о м е н д у е т с я
л: = 5—10 м
б) когда одно из чисел величина положительная, другое — от
рицательная или если оба — величины отрицательные, например:
Рекомендуется
-5... + 10 °С; -10... -15 °С
Н е рек о м е н д у е т с я
-5 — + Ю °С; -10 -15 °С
Когда два числа в буквенной форме означают не " от такогото числа", а "то ли то, то ли другое число ", в таких случаях меж
ду числительными ставится дефис, например:
У дома стояло пять-шестъ машин (т. е. не то пять, не то шесть).
Расположение чисел в диапазоне знаний принято обозначать
числами от меньшего к большему, от нижнего предела к верхне
му, например:
Это составляет 60—80% всей массы груза.
113
Наращивание падежного окончания в порядковых числитель
ных, обозначенных арабскими числами, по закрепившейся тра
диции, производится следующим образом:
а) к числительному добавляется одна буква, если последней
букве предшествует гласный звук, например:
Правильно
5-й (пятый, пятой); 5-я (пятая), 5-е
(пятое); 5-м (пятом, пятым).
Неправильно
5-ый, 5-ой, 5-ая, 5-ые, 5-ом, 6-ых.
б) К числительным может добавляться двухбуквенное нараще
ние, если последней букве числительного предшествует согласный,
например:
Правильно
5-го, 5-му, 30-ми.
Неправильно
5-ого, 5-ому, 30-ыми.
Падежные окончания при нескольких порядковых числитель
ных зависят от числа слов и формы разделения.
1. Если один за другим следуют два порядковых числитель
ных, разделенных запятой или соединительным союзом, то падеж
ное окончание наращивают у каждого из них, например:
1-й, 2-й ряды; 9-е и 10-е классы.
2. Если один за другим следуют более двух порядковых числи
тельных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединен
ных союзом, то падежное окончание наращивают только у после
днего числительного, например:
ученики 5, 7, 9-х классов; 40, 60, 70-е годы.
3. Если подряд идут два числительных через тире, то падежное
окончание наращивают:
а) только у второго, когда оно одинаковое у обоих числитель
ных, например:
50—60-е годы; 20—30-х гг.
б) у каждого числительного, когда падежные окончания у них
разные или когда предшествующие первому числительному сло
ва управляют только им и не связаны со вторым, например:
в 20-м — 30-х секторах; в начале 70-х — 80-е годы.
Без наращивания падежных окончаний приводятся порядко
вые числительные, если:
114
1. Номерам томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, при
ложений и т. п. предшествует родовое слово, например:
в томе 6 (шестом); на с. 85 (восемьдесят пятой); в прил. 5 (пятом).
Однако если родовое слово стоит после числительного, то не
обходимо действовать по общему правилу, например:
в 6-м томе; на 85-й странице.
2. Слово год или название месяца в дате следует за числом,
например:
В 1992 году; 5 мая 1984 года (ошибкой будет написание В 1992-м
году; 5-го мая 1984 года).
Однако если слово год или название месяца опущено, или по
ставлено перед числом, или отделено от числа другим словом,
падежное окончание рекомендуется наращивать, например:
в мае, числа 20-го; год 1993-й; Грянул 1917-й; Концерт пере
несли с 15 мая на 22-е; 20-го же апреля...
Написание нескольких существительных и прилагательных с
числительным в составе имеет свои особенности.
В художественной литературе применяется, как правило, бук
венная форма, например:
двадцатикилометровый поход.
В массовой нехудожественной литературе в таких случаях ре
комендуется буквенно-цифровая форма, например:
20-километровый переход.
Ошибкой считается наращение ко второй части слова оконча
ния числительного, например:
150-тилетие, 20-тикилометровый переход.
В изданиях научной и деловой литературы рекомендуется ис
пользовать буквенно-цифровую форму, даже когда числа малы,
например:
1-, 2-, 3-секционный шкаф.
В узкоспециальных изданиях для высоко подготовленного
читателя допустимо использование оборотов типа
5-км расстояние, 12-т нагрузка.
Сложное слово с числительным и прилагательным процент
ный подается с наращением одно- или двухбуквенного оконча
ния, например:
15%-й раствор, 20%-го раствора, 2%)-му раствору.
115
в узкоспециальных изданиях допустима форма без наращения
падежного окончания, например:
в 5% растворе.
Недопустимо использовать в тексте математический знак ми
нус перед отрицательными значениями величин. Знак минус сле
дует заменить словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера
и процента без цифр.
3.3. Язык и стиль деловой документации.
Типичные ошибки
Общая характеристика стиля официальной документации
Язык профессионального общения требует однозначности
толкования основных ключевых понятий, выраженных в терми
нах. Для документационного обеспечения управления это особен
но важно: язык делового общения тесно связан с лексикой зако
нодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное
употребление того или иного термина может иметь юридические
последствия.
Понятие — это представление об общем, наиболее существен
ном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия вы
ражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с пред
метом или явлением. Эта связь осуществляется через значение сло
ва. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное
понятие, какие представления связываем с ним.
Научные понятия обозначаются специальными словами —
терминами.
Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которо
му предписано определенное научное или специальное понятие.
Содержание понятия, обозначенного термином, может быть по
нято только через его дефиницию — краткое логическое опреде
ление, устанавливающее существенные отличительные признаки
предмета или значение понятия, т. е. его содержание и границы.
Термины конкретной области знания или деятельности состав
ляют ее терминологию.
116
На язык и стиль официальной документациираспространя
ются законы составления служебных текстовых документов в ас
пекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот
стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и
других стилей литературного языка (научного, публицистическо
го, художественного).
В официально-деловом стиле речи вьщеляются подстили: зако
нодательный, инструктивно-методический, организационно-распо
рядительный, статистический, технический, дипломатический и т. д.
Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению
специалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты все
гда вьщеляли язык служебных документов в особую разновидность
стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатиро
вали его автономность, однако фундаментальные исследования
этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.
При подготовке текста документа должны соблюдаться сле
дующие основные принципы: достоверность и объективность со
держания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие
рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения,
средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки
ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать фор
мально-логическим.
Язык служебных документов отличают следующие особенно
сти: нейтральность тона изложения, неличный характер изложе
ния, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и
стандартизация терминов, сужение диапазона используемых ре
чевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) от
дельных языковых форм на определенных участках текстов доку
ментов, своеобразная модальность.
Принято считать, что определяющим фактором при объясне
нии стилевых особенностей текста является статус авторства. Оче
видно, что технический составитель и автор официального пись
ма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный
стандарт требует указания на документе его исполнителя.
Большинство официальных документов визируется и подпи
сывается несколькими лицами. В целом, в официальной перепис117
ке выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллек
тивные. Автором официальных документов является, как извест
но, лицо не физическое, а юридическое, коллективное. Поэтому
личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте
документа, ослаблен, а тон, в общем, нейтрален.
Когда автором документа является лицо юридическое — орга
низация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, коопе
ратив, — то субъект действия отождествляется с собирательными
существительными: дирекция, администрация, руководство, об
щее собрание, коллегия, ученый совет, профком, комиссия, совет
трудового коллектива и т. д.
Итак, с социологической точки зрения автором служебного
документа является "коллективный субъект". Именно коллектив
ный статус авторства в официально-деловой письменной речи
обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уров
нях языка: синтаксиса, стиля, терминолексики, фразеологии, мор
фологии, словообразования.
Для содержания деловой документации характерна тенденция
к ограниченной аспектации. Рекомендуется составлять докумен
ты письма по одному вопросу (аспект), чтобы они не содержали
тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Композиция документа — это способ формализации состава
информации, содержащейся в нем. Композиция или структура
текста официального документа — это последовательность рас
положения его составных частей (аспектов).
Характерной особенностью синтаксиса официального доку
мента является логизированый строй предложения. Порядок слов
в предложении должен отражать логическую последовательность
элементов содержания и соответствовать традиционным для рус
ского языка нормам словорасположения.
Несмотря на то, что в русском языке относительно свободный
порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют
фиксированного места, как в некоторых других языках (напри
мер, в английском, где имеет место твердый порядок слов), суще
ствуют определенные правила расположения слов.
В устной речи наиболее значимое слово выделяется интона
ционно, а в русской письменной речи информационная роль сло118
ва или словосочетаний возрастает к концу предложения. Иными
словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирую
щей смысл интонации компенсируется наличием специфического
принципа "линейной" подачи информации.
Согласно этому принципу сначала в предложение вводится
вспомогательная информация, а затем — основная, причем основ
ная информация располагается после сказуемого, а вспомогатель
ная — в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст
трафарета не может начинаться с пробела. В зависимости от того,
где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл
предложения.
Продуманное расположение слов позволяет пишущему при
влечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важ
ные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затруд
няет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого
понимания. Например:
"Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в ра
боте по благоустройству парка", — данный порядок слов в пред
ложении затрудняет восприятие главной мысли.
Следует написать:
"Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в ра
боте по благоустройству парка".
В официально-деловой речи сложились правила расположе
ния определений. Так, согласованные определения ставятся пе
ред определяемым словом, а несогласованные — после него. На
пример: служебная командировка, основное внимание, вопрос
большого значения.
Распространенное определение ставится после слова, к кото
рому оно относится, и вьщеляется запятыми. На первом месте в
распространенном определении должно стоять прилагательное
или причастие, например:
"Документ, подготовленный группой специалистов...".
Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а до
полнения — после него, например: исключительно интересный,
достойный звания.
119
в обычном тексте существительное следует за числительным;
при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное сле
дует за существительным, например: десять дней, пять человек,
две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц — 15.
Дополнение ставится после сказуемого, например:
"Разослать проект '\ Если управляющее слово требует несколь
ких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение
(существительное в винительном падеже), например: "Разослать
проект завода металлоизделий".
При построении словосочетаний следует учитывать, что боль
шинство слов в письменной деловой речи употребляется только с
одним словом или с ограниченной группой слов. Например, при
каз — издается, контроль — возлагается на какое-либо лицо или
осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выго
вор — объявляется, порицание — выносится и т. д.
Выбор того или иного языкового оборота из числа возмож
ных определяется:
— практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью
его употребительности;
— правильностью его с грамматической точки зрения (с уче
том особенностей официально-делового стиля);
— степенью точности и лаконичности в описании управлен
ческой ситуации.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты
вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-дело
вой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпоч
тительней сложная форма: менее важный, более сложный.
При выражении превосходной степени наиболее употреби
тельна форма с приставкой "паи" (наибольший эффект, наимень
ший результат) или сочетание положительной степени с наречи
ем "наиболее" (наиболее важный).
Широко используются так называемые расщепленные сказуе
мые. Например:
"оказать помощь" вместо "помочь"; "провести проверку" вмес
то "проверить";
"произвести ремонт" вместо "отремонтировать" и т. д.
120
Слово в тексте документа употребляется только в одном из
значений, принятых в официально-деловой письменной речи.
Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается
вообще — и для языка служебной документации, и для официаль
ного письма, в частности.
Не следует использовать неологизмы, образуемые по тради
ционным моделям, если они не имеют терминологического смыс
ла и легко могут быть заменены формами общелитературного
употребления, например слова типа "неимение", "разбитие", не
являющиеся литературной нормой русского языка.
Недопустимо искажение термина или замена его синоними
ческими формами. Например, замена термина "акцепт" выраже
нием "встречное предложение". Употребляемые термины долж
ны допускать только одно толкование или только одно определе
ние. В том случае, когда термин может оказаться непонятным
адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном пись
ме, требуется дать его объяснение в тексте.
Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один
термин. И здесь очень важное значение имеет использование стан
дартизованной терминологии. Необходимость использовать толь
ко стандартизованную терминологию обусловлена также тем об
стоятельством, что в условиях АСУ многие письма могут обраба
тываться на ЭВМ. Во многих отраслях скомплектованы банки
стандартизованных терминов, которые и должны служить терми
нологическими источниками при составлении официальной кор
респонденции.
Из-за незнания элементарных правил составления деловых
документов работники аппарата управлении тратят на этот про
цесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в
затратах времени на создание документов.
Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколь
ко минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во вхо
дящей корреспонденции. Нередко для этого требуется буквально
пробиваться через словесный частокол, распутывать замыслова
тые фразы.
Можно ли упростить и ускорить работу с деловой корреспон
денцией? Несомненно. Прежде всего, необходимо знать, какие
121
требования предъявляются к документу. Самое общее требова
ние сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять
определенное решение.
Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точ
ной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних
деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.
К сожалению, составители деловой документации зачастую
допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на сле
дующие виды: структурные, синтаксические, морфологические,
лексические, стилистические, технические.
Поскольку в качестве основного инструмента информацион
ного обмена между организациями выступает переписка, предла
гаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов
на примерах деловых (служебных) писем.
Структурные ошибки
Большое количество документов составлено так, как будто их
составители никогда раньше не писали деловых писем, не составля
ли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это,
конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.
Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой,
уже стандартизованный.
Какая необходимость в составлении письма, удостоверяюще
го личность сотрудника в его служебной командировке, если су
ществует форма командировочного удостоверения? Нет никакой
нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограни
читься пропуском или паспортом, а необходимую информацию
изложить устно.
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в
случае отправки одного документа малого формата. В этом слу
чае можно прямо на отсьшаемом документе проставить адрес, дату
отправки и индекс.
Источником структурных ошибок является неверное построе
ние делового письма, несоразмерное расположение его частей.
Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное
122
место в логической структуре делового письма и не совпадал с
другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длин
ным введениям и сложным системам мотивировок.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное мес
то для указания связи между предыдущим и последующим пись
мом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже
отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необ
ходимости указывать наименование предприятия рядом с долж
ностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано
на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем
левом углу письма.
Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предло
жении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетель
ствующие о том, что их составители не знают правила порядка
слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его инфор
мационная роль возрастает к концу предложения. Рассмотрим три
примера:
"Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря". "К 20 декаб
ря завод "Прогресс" выполнил план". "К 20 декабря выполнил
план завод "Прогресс".
В первом предложении содержится указание, к какому сроку
завод выполнил план. Во втором предложении констатируется,
что завод план выполнил. В третьем предложении указывается,
какой завод (именно "Прогресс") выполнил план.
Так, например, из предложения "Для определения фонда оп
латы в конце года уточняются расценки за продукцию" непонят
но, "расценки уточняются в конце года" или "расценки уточня
ются для определения фонда оплаты в конце года".
По-видимому, это предложение должно быть составлено в сле
дующем виде: "Для определения фонда оплаты расценки за про
дукцию уточняются в конце года".
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.
Деепричастный оборот служит средством передачи действия,
происходящего одновременно или в связи с другим действием.
123
Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот мож
но передать различные этические моменты, такие как, например,
внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его
изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и
т. д. Например:
"Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает... "
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформули
ровать причины, послужившие основанием для принятия того
или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом
следует начинать, а не завершать фразу. Например: "Учитывая... '\
"Считая...'\ "Принимая во внимание...", "Руководствуясь..."
и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетруд
но исправить, заменяя предложения с деепричастными оборота
ми предложениями с обстоятельствами, выраженными сочета
ниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обсто
ятельственными придаточными частями, а также употребляя
глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном за
логе.
Неправильно:
"Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты".
Правильно:
"При изучении проблем городского транспорта ученые получили
интересные результаты ".
Или:
"Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили ин
тересные результаты ".
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры слож
ного предложения. Трудно представить деловую письменную речь
без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и при
чины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедитель
ную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные пред
ложения придают большую убедительность просьбе и смягчают
впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые
124
оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основ
ных положений и т. д.
Кроме того, использование союзов и союзных слов дает воз
можность точно определить те смысловые отношения, которые
наблюдаются между отдельными частями развернутого высказы
вания.
При построении сложных предложений следует учитывать,
что наиболее употребительны сложные предложения с союзами
"что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы;
где; как".
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют
текст. Появляются письма, насыш^енные сложноподчиненными
предложениями с однотипными придаточными частями, длинней
шими перечислениями, сложно построенными вставными конст
рукциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной
деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимич
ными причастными и деепричастными оборотами. Этим дости
гается сжатость и лаконизм текста. Например:
"Направляем Вам для сведения Основные положения Единой
государственной системы делопроизводства, одобренные Государ
ственным комитетом..." (вместо: "которые одобрены").
Неправильное использование предлогов. Наиболее частая
ошибка — неправильное использование предлогов. В деловой
письменной и устной речи получили большое распространение
словосочетания с предлогом "о" и с зависимыми существитель
ными в предложном падеже типа: "вопрос о доверии; решение о
кадрах; соглашение с..." и т. д. Однако наблюдаются случаи не
правильного использования предлога "о", что создает языковые
помехи. Например:
"Директор завода отметил о ваэн:ности поставленной пробле
мы ".
Правильно:
"Директор отметил ва:нсность поставленной проблемы''.
"Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недо
статкам ".
125
Правильно:
' Э т о показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам ".
"Цех нуэ/сдается в ремонте, о производстве которого мы настоятелыш требуем '\
Правильно:
"Цех нуждается в ремонте, производства которого мы насто
ятельно требуем ",
^'Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа боль
шая и валсная '\
Правильно:
"Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа боль
шая и валсная '\
Составители деловых писем нередко не различают случаев,
когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например:
"В наше предприятие распределены на работу молодые специа
листы" (правильно: "На наше предприятие").
Неправильное согласование в падеже. Составители деловых
писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наи
более частым является неверное употребление существительного
в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно:
"Согласно Вашей просьбы,..''
"Согласно приказа..."
"Согласно решения... '\
Правильно:
"Согласно Вашей просьбе..."
"Согласно приказу..."
"Согласнорешению...".
Слово "руководство" требует после себя не родительного, а
творительного падежа. Например, неправильно писать:
"Руководство производственной практики осуществляется ве
дущими специалистами предприятия ".
Правильно:
"Руководство производственной практикой осуществляется
ведущими специалистами предприятия ",
126
Рассмотрим следующий пример:
^'Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Моск
ве сотруднику Петрову Н.А.".
В этом случае следует употребить слово "сотрудник" в роди
тельном падеже или использовать выражение:
"Институт ходатайствует о предоставлении постоянной про
писки... сотруднику... '\
Морфологические ошибки
Согласование определений. Если определение относится к име
ни существительному, имеющему при себе приложение, оно со
гласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория,
универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких со
четаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и
приложения типа "директор завода т. Иванова", определение
обычно согласуется с ближайшим именем существительным: "наш
начальник цеха Петрова"; "старший инженер т. Яковлева"; "но
вый лаборант Серова".
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, ког
да определение выражается причастием:
"выступившая на собрании заместитель декана по научной
работе доцент Сидорова"...; "принимавшая участие в разработке
проекта старший научный сотрудник Алексеева"....
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен при
лагательных. Составителям деловых писем следует учитывать,
что краткие формы имен прилагательных более употребитель
ны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных
(в форме именительного падежа) в подобных текстах оказыва
ются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просто
речные.
Неправильно:
"Выводы комиссии обоснованные и справедливые''.
"Решение об увольнении т. Иванова незаконное '\
"Изменение графика отпусков работников отдела нелселательное
"Данноерешение обязательное для исполнения".
127
Правильно:
''Выводы комиссии обоснованны и справедливы ".
"Решение об увольнении т. Иванова незаконно".
"Изменение графика отпусков работников отдела неэ/селательно
"Данное решение обязателыю для исполнения ".
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на
"-ен" и "-енен" следует учитывать, что в официально-деловой речи
предпочтительно употребление форм на "-енен".
Правильно:
"Окончателыгый результат тос^/сдественен предварительным
расчетам ".
"Калсдый член бригады ответственен за качество продукции '\
Ошибки при употреблении
количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в деловых
письмах, а также в конкурентах письма — телефонном разговоре,
деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной об
становке следует помнить, что все количественные имена числи
тельные склоняются; при этом изменяются все части сложных и
составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семь
юдесятью семью рублями и т. д.
Не склонение или неполное склонение сложных и составных
числительных, распространенное в устной речи, является нару
шением норм официально-деловой письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числи
тельные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы
избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначен
ных для чтения или произнесения в официальной обстановке,
наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словес
ные варианты, разумеется, в соответствующих падежных фор
мах:
"На завод было доставлено до 777 т (семисот семидесяти семи
тонн) металлолома ".
"Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью)
рабочими завода '\
128
Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное ко
личество ошибок в деловых письмах относится к лексическим.
Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности
некоторых адресантов.
Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы:
"Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную убор
щицу ".
''Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с npucyjtcдением ей денеэ1С}юй премии 200 руб. ".
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое ре
шение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать
правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова
бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профес
сии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отрас
лях промышленности имеют различное значение, например: "ре
дуктор" в химической промышленности означает "приспособле
ние для снижения давления газа", а в машиностроении — "при
способление, снижающее скорость вращения валов".
Стремление придать словам большую значимость выливается
в "терминологическую игру", приводящую к разнообразным
ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике име
нуются расщеплением сказуемого: вместо "премировать" пишут
"производить премирование", вместо "монтировать" — "произ
водить монтаж", вместо "внедрить" — "осуществить внедрение".
В одном из документов находим:
"Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций од
ного или двух специалистов".
Зачем понадобилось отглагольное существительное "пригла
шение"?
В деловых письмах очень много отглагольных существитель
ных с окончанием на "-ание", "-ение", придающих речи ярко вы
раженный канцелярский характер.
129
Нередко также встречаются образованные по их образцу сло
ва с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие тек
ста, например, несогласование, некомандирование. А пробовал
ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов,
как "недополучение", "недовыполнение" или (что вообще труд
но вообразимо) "недоперевыполнение"?
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначаю
щие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент.
Например, пишут:
"срок выполнения может быть пролонгирован" вместо "про
длен"; "презентовать" вместо "представить".
При использовании иностранного слова необходимо точно
знать его смысл. Например, неверно предложение:
"Эффективность режима экономии во многом зависит от того,
насколько лимитируются финансовые расходы".
Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются
средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных
средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (кон
венция — условие, экстраординарный — особенный) часто затруд
няет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Неправильное употребление иноязычной лексики, как прави
ло, ведет к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возни
кают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует
учитывать следующие факторы; данное явление полностью про
является в условиях.... Тавтологические повторы делают фразу
неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, по
скольку привлекают к себе особое внимание.
В следующих примерах иностранные слова привносят неже
лательные ассоциации:
"Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев".
"Во время испытаний новое устройство сохраняло свой при
оритет".
130
Заимствование иностранных слов — закономерный путь обо
гащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иност
ранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное
понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обус
ловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой:
необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos — излишество)
называется частичное совпадение значения слов, образующих сло
восочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память),
передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совмест
ное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совме
стное решение проблем).
Часто встречаются выражения: промышленная индустрия
(в слове "индустрия" уже заключено понятие "промьпыленная"); фор
сировать строительство ускоренными темпами (форсировать —
и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное
фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше,
одной из причин плеоназма является неправильное употребление
иностранной лексики.
Тем не менее, можно указать не один случай, когда оценка
правильности (неправильности) словоупотребления требует осто
рожности. Например, неправильно:
"прейскурант цен" (прейскурант — перечень цен), однако до
пустимы выражения типа "прейскурант розничных цен", "прейс
курант местных цен", в рамках которых понятие цены конкрети
зируется и получает форму развернутого словосочетания. Непра
вильно: "своя автобиография" (автобиография — описание
собственной жизни).
Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи —
одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а не
редко и правовую ценность делового письма. Неправильно выб
ранное слово может исказить фразу или придать тексту нежела
тельный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием зна
чения слова, является не различение слов-паронимов.
Паронимами называются близкие по звучанию родственные сло
ва, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный;
131
поместить — разместить; проводить — производить; оплатить —
заплатить и т. д.
Часто составители деловых писем путают значение слов "ко
мандированный" и "командировочный". Слово "командирован
ный" образовано от глагола "командировать" и имеет значение
"лицо, посланное в командировку".
Например, "командированный специалист". Однако часто
вместо слова "командированный" употребляется слово "коман
дировочный". Слово "командировочный" образовано от имени
существительного "командировка" и обозначает предметы и об
стоятельства, связанные с этим понятием: "командировочное удо
стоверение", "получить командировочные". Слово "командиро
вочный" не может относится к человеку, это — ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные гла
голы "представить" и "предоставить". Глагол "представить" имеет
значения: предъявить, сообщить (представить список необходи
мого оборудования, представить документы); познакомить с кемлибо (представить коллективу нового сотрудника).
Глагол "предоставить" имеет значения: отдать в чье-либо рас
поряжение, пользование (предоставить транспортные средства);
дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предос
тавить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопро
са коллективу завода).
Например:
"Ваш институт должен представить список сотрудников, же
лающих принять участие в конференции".
4. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ
ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ,
ФИНАНСАМ, СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ
4.1. Документация по трудовым отношениям
4.1.1. Первичные документы трудоустройства
Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение пер
вичных документов трудоустройства целесообразно начать с за
явления соискателя о приеме на работу.
Такое заявление представляет собой краткую письменную
просьбу, содержащую:
а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и
инициалы руководителя предприятия);
б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места
жительства);
в) наименование вида документа (заявление);
г) текст документа (начинается со слов "Прошу принять на ра
боту...", с указанием наименования структурного подразделения
предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);
д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной
подписи и ее расшифровки).
К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся
резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его
в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного под
разделения предприятия (начальником цеха, отдела и т. п.), в ко
торое принимается на работу соискатель.
133
4.1.2. Резюме
В повседневной практике трудоустройства все большую роль
играет резюме — документ, постепенно вытесняющий на второй
план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выпол
няющий их функции, пусть и в несколько иной форме. Справед
ливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное
резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию,
и объемистую анкету.
Более того, такой документ не только несложно составить, но
и удобно изучать — что, согласитесь, имеет существенное значе
ние для сотрудника организации, уполномоченного документи
ровать прием на работу. Каковы же требования к подготовке "иде
ального" резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержат
ся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации
текстов управленческих документов.
В соответствии с рекомендациями, резюме — это документ,
содержащий краткие (основные) биографические данные о соис
кателе.
Структура резюме включает следующие элементы:
а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рож
дения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение,
почтовый адрес, телефон);
б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в
обратной хронологической последовательности, ученые степени
и звания с указанием даты их присвоения);
в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занима
емые должности, перечисленные в обратной хронологической
последовательности, краткое описание характера выполняемой
работы);
г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и на
правления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели
трудоустройства);
д) дополнительные сведения (знание иностранных языков,
иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессио
нальной деятельности, опыт сотрудничества с международными
и общественными организациями, наличие дипломов, свиде134
тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения
о рекомендациях и т. п.).
Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:
а) сведения об адресате (указываются в произвольной форме,
в зависимости от способа доставки резюме, например, "К сведе
нию руководства компании "Вега" при рассмотрении соискате
лей на вакансию "Менеджер по продажам", располагаются в ле
вом верхнем углу листа на один-два интервала ниже его края, наи
менование вакансии целесообразно выделить прописными
буквами или полужирным шрифтом);
б) наименование документа (слово "резюме", напечатанное
прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными
интервалами ниже реквизита "Сведения об адресате", с выравни
ванием по центру, без абзацного отступа);
в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, от
чество соискателя в родительном падеже, например Иванова Ива
на Ивановича, располагается на один межстрочный интервал ниже
наименования документа);
г) текст документа (излагается в вышеуказанной последова
тельности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой,
располагается на один-два межстрочных интервала ниже заголов
ка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчер
киванием. В целях экономии места допускается оформлять текст
без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом
шрифтом 10—12 кегля);
д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее
расшифровки, располагается на один интервал ниже).
При оформлении резюме целесообразно придерживаться об
щих требований, предъявляемых к оформлению деловых докумен
тов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным,
точным и по возможности кратким — такой документ проще и
быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о
соискателе дополнительную информацию или пригласить на со
беседование.
Добавим в заключение, что работа с резюме существенно уп
рощается для секретаря (иного сотрудника, уполномоченного
135
документировать прием на работу), если соискателю заранее со
общаются требования к оформлению этого документа. Вот поче
му образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под
руками (в бумажном или электронном виде).
4.1.3. Приказы по личному составу
Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предо
ставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к
нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Офор
мляют приказы по личному составу на общих бланках. В заго
ловке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу;
о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении
отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении администра
тивного взыскания. В приказах по личному составу констатиру
ющая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делит
ся на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаго
лом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕ
ДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ
и т. п.
Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и
отчество — строчными, затем указывают должность, структур
ное подразделение, содержание действия в отношении лица, о
котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назна
чении на должность указывают, на какую должность, с какой даты
и с каким окладом принимается сотрудник.
В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска,
количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окон
чания отпуска.
В приказе об освобождении от занимаемой должности указы
вают статью КЗоТ, на основании которой производится увольне
ние. После каждого пункта приказа по личному составу распо
лагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, пред
ставление, докладная записка, объяснительная записка, справка —
вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д.),
136
причем статья КЗоТ не входит в реквизит "Основание", а являет
ся частью формулировки текста самого.
4.1.4. Личная карточка формы Т-2
Личная карточка формы Т-2 является основным учетным до
кументом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоян
ных работников, временных, совместителей и т. п.).
Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет карто
теку личного состава предприятия. Данная форма заполняется
работниками кадровой службы на основании соответствующих
документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, доку
мента об образовании или квалификации, решений аттестацион
ной комиссии и т. п.) и хранится на предприятии.
Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечи
вающим работу по учету качественного и количественного соста
ва кадров, получение оперативной всесторонней информации о
работнике предприятия. Работа с данными документами требует
от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания из
менения сведений о работнике и внесения их в Т-2 (перевод на
другую должность, повышение квалификации, предоставление
различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные во
инского учета и т. д.)
4.1.5. Характеристика работника
Характеристика — это официальный документ, который вы
дает администрация предприятия своему сотруднику при реше
нии целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, ат
тестация на должность и т. п.).
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельнос
ти сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор
мата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа
(ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому вы
дается характеристика; наименование организации, выдающей
характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; под
писи; печать.
137
в тексте характеристики можно выделить логически связан
ные между собой составные части:
1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где
указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень
и звание (если они имеются), год рождения, национальность, об
разование.
2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продол
жительность работы на данном предприятии, сведения о продви
жении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).
3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и дело
вых качеств: отношение к работе, повышение профессионально
го уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указыва
ют наличие у сотрудника правительственных наград и других слу
жебных поощрений,
4. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указыва
ется назначение характеристики.
Текст характеристики излагается в форме третьего лица.
4.1.6. Автобиография работника
Автобиография — документ, который автор составляет само
стоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и со
ставляется произвольно. Однако отдельные составные части и
реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе бума
ги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на
работу, на учебу. Форма изложения — повествовательная (от пер
вого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с
таким расчетом, чтобы можно было составить представление о
жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятель
ности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
• название документа;
• имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию; вид трудовой
деятельности; последнее место работы и должность; награды и
138
поощрения; участие в общественной работе; семейное положение
и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
4.1.7. Анкета работника
Анкета заполняется работником собственноручно при офор
млении на предприятие. Данные вносятся на основании докумен
тов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью
и печатью.
4.1.8. Трудовой договор
Общие требования к содержанию трудового договора. Вступ
ление трудового договора в силу. Трудовыеотношения между со
трудником организации и его руководителем (работодателем)
регулируются на основании трудового договора. Такой договор
заключается, когда руководителем организации принято принци
пиальное решение о приеме данного соискателя на работу в каче
стве сотрудника. Что представляет собой этот документ?
Трудовой договор — это документированное соглашение меж
ду работодателем и работником, в соответствии с которым рабо
тодатель обязуется предоставить работнику работу по обуслов
ленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмот
ренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы
трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать
работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять оп
ределенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать
действующие в организации правила внутреннего трудового рас
порядка.
Общие требования к содержанию и оформлению трудового
договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Подго
товка трудового договора, как правило, поручается сотруднику
отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу
(нередко эти функции передаются секретарю руководителя ),
В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом
договоре указываются:
а) фамилия, имя, отчество работника;
б) фамилия, имя, отчество работодателя;
139
в) наименование должности работодателя и предприятия, от
лица которого он действует,
г) условия трудового договора, подразделяемые на существен
ные и пр. К существенным условиям трудового договора отно
сятся следующие:
а) место работы работника (с указанием наименования струк
турного подразделения организации);
б) дата начала работы, с которой работник приступает к ее
исполнению. Эту дату следует рассматривать в качестве конкрет
ного момента времени, начиная с которого работник приступает
к исполнению обозначенной в договоре трудовой функции. Дата
начала работы может наступить позже даты подписания трудо
вого договора или совпадать с нею. Для срочного договора здесь
же указывается продолжительность его действия — количество
лет или месяцев;
в) наименование должности, специальности, профессии с ука
занием квалификации (в соответствии со штатным расписанием
организации) либо конкретная трудовая функция работника —
если последняя не укладывается в рамки одной должности, про
фессии или специальности;
г) права и обязанности работника. Как правило, это те права
и обязанности, которые применительно к возлагаемой на работ
ника трудовой функции конкретизируют (дополняют, уточняют
и т. п.) права и обязанности, предусмотренные для данной кате
гории работников общими нормативно-правовыми актами;
д) права и обязанности работодателя — по отношению к ра
ботнику, с которым в данном случае заключается трудовой дого
вор. Помимо основных обязанностей (своевременная и полная
выплата работнику заработной платы, создание оптимальных
условий для его работы), здесь же отражаются и прочие обязан
ности работодателя, выполнение которых существенным образом
отражается на характере трудовых отношений сторон договора
(например, обязанности по созданию безопасных условий труда —
прим, авт.);
е) характеристики условий труда работника, а также компен
сации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых,
140
вредных или (и) опасных условиях — с указанием конкретных
показателей (параметров, характеризующих условия труда, раз
меров выплат и т. п.);
ж) режим труда и отдыха работника. С учетом примечания в
данном случае в содержании трудового договора должны найти
свое отражение такие условия, как неполный рабочий день или
неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или
дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гиб
ком графике работы) и т. п.;
з) условия оплаты труда работника, включая размер тариф
ной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки
и поощрительные выплаты (премии), даты их выплаты. При этом
размеры тарифной ставки (должностного оклада) указываются в
полном соответствии с соответствующими нормативно-правовы
ми актами.
Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий), ука
зываются основания и условия для их выплаты работнику;
и) виды и условия социального страхования, непосредственно
связанные с трудовой деятельностью работника — т. е. дополня
ющие обязательное социальное страхование на случай причине
ния вреда здоровью работника в связи с исполнением трудовой
функции, предусмотренной данным договором.
Кроме того, в трудовом договоре могут определяться условия:
— об испытаниях работника;
— о неразглашении работником охраняемой законом тайны.
Следует подчеркнуть, что данное условие может быть включено
только в трудовой договор, заключаемый с работником, которо
му сведения, составляющие охраняемую законом тайну, станут
известны в связи с исполнением возлагаемой на него по договору
трудовой функции. Кроме того, в этом случае в трудовом догово
ре или приложении к нему должно быть точно указано, какие
именно сведения, содержащие в себе охраняемую законом тайну,
доверяются работнику;
— об обязанности работника отработать на предприятии по
окончании обучения не менее установленного данным трудовым
договором срока.
141
Подчеркнем, что ни одно из условий трудового договора, под
писанного сторонами, не может быть изменено в пользу одной из
них, кроме как по отдельному письменному соглашению между
ними, составляющему неотъемлемую часть трудового договора.
Работодатель вправе отказать работнику в заключении тру
дового договора в случаях, прямо предусмотренных законодатель
ством РФ.
Как правило, речь идет о тех случаях, когда, помимо необхо
димых деловых и профессиональных качеств, работник должен
соответствовать и другим обязательным для приема на работу в
данную организацию (учреждение) требованиям. В ряде случае
заключению трудового договора предшествует медицинское ос
видетельствование работника, а также его испытание. Случаи
проведения этих мероприятий также определяются законодатель
ством РФ.
Целью медицинского освидетельствования является установ
ление соответствия состояния здоровья работника характеру
(сложности, напряженности и т. п.) предлагаемой ему работы.
Одновременно медицинское освидетельствование служит зада
чам охраны здоровья работника и прежде всего предупрежде
нию профессиональных заболеваний. Для проверки соответствия
работника поручаемой работе последний может быть на осно
вании соглашения сторон по договору подвергнут испытанию.
Условие об испытании во всех случаях указывается в трудовом
договоре.
Весьма важным является вопрос о том, когда именно трудо
вой договор вступает в законную силу. Время вступления трудо
вого договора в силу регламентируется ст. 61 Трудового кодекса
РФ. Согласно этой статье "трудовой договор вступает в силу со
дня его подписания сторонами, если иное не установлено феде
ральными законами.., либо со дня фактического допущения ра
ботника к работе с ведома или по поручению работодателя или
его представителя". Следовательно, работник обязан приступить
к исполнению обязанностей по трудовому договору со дня, опре
деленного последним.
142
Общие требования к оформлению трудового договора. Состав
документов, предъявляемых при заключении трудового договора.
Заключение трудового договора осуществляется по установлен
ной форме, которая предполагает:
а) письменное оформление трудового договора;
б) составление трудового договора в двух экземплярах;
в) подписание трудового договора обеими сторонами (сотруд
ником и работодателем). При заключении трудового договора в
соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ сотрудник предъяв
ляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу,
следующие документы:
а) паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
б) трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой
договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на
работу на условиях совместительства);
в) страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования;
г) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
д) документ об образовании, квалификации или наличии спе
циальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу,
требующую от сотрудника специальных знаний или специальной
подготовки).
На основании представленных документов в трудовой дого
вор вносятся необходимые сведения о сотруднике — персональ
ные данные, данные о его образовательной и профессиональной
[подготовке, о его квалификации и т. д. Окончательно подготов
ленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику
для ознакомления.
Если в процессе ознакомления с содержанием трудового догово
ра у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний,
то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в
двух экземплярах). После этого трудовой договор передается на под
пись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами
договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (эк
земпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).
143
4.1.9. Личное дело сотрудника организации
Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Орга
низация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное
пользование. Все чаще в качестве основного источника докумен
тированных сведений о персональных данных и профессиональ
ной деятельности сотрудника организации применяется личное
дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с уста
новленным порядком и правилами совокупность документов, со
держащих предусмотренные трудовым законодательством РФ
сведения о сотруднике организации (учреждения).
Требования к оформлению и ведению личных дел устанавли
ваются организационно-распорядительными (организационнометодическими) документами ведомственных (территориальных)
органов управления.
Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководя
щего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников орга
низации, а также материально ответственных лиц) группируются
документы, представленные при поступлении на работу и обра
зующиеся в период профессиональной деятельности указанных
лиц на данном предприятии, в том числе:
а) анкета (с последующими дополнениями);
б) автобиография;
в) копия документа об образовании;
г) трудовой договор (второй экз.);
д) договор о материальной ответственности (для материально
ответственных сотрудников);
е) выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на
другие должности;
ж) выписки из документов (копии документов) о награждении
или о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражаю
щие сведения о персональных данных и профессиональной дея
тельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на об
ложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудни
ка (в именительном падеже).
144
Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при
этом не подшиваются):
а) справки о состоянии здоровья сотрудника;
б) справки с места жительства;
в) заверенные фотографии сотрудника.
В личное дело также помещается (отдельно от документов) внут
ренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудни
ка в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).
Оформление и ведение личных дел государственных служащих
осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ
от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, заме
щающих государственные должности Российской Федерации в по
рядке назначения и государственные должности федеральной го
сударственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г.). Стать
ей 5 данного Указа, в частности, определен перечень документов,
приобщаемых к делу государственного служащего.
К таким документам отнесены:
а) заявление о согласии на замещение государственной долж
ности Российской Федерации или о поступлении на федеральную
государственную службу;
б) документы о прохождении конкурса на замещение вакант
ной государственной должности федеральной государственной
службы (если гражданин принят на государственную службу по
результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавли
валось;
в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего
прохождение военной или иной службы;
г) копии документов, подтверждающих профессиональное
образование, повышение квалификации, наличие ученой степени
или ученого звания, если таковые имеются;
д) копии решений о присвоении государственных наград, при
суждении почетных и специальных званий, государственных пре
мий, если таковые имеются;
е) медицинское заключение установленной формы;
ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении
на государственную должность Российской Федерации или по145
ступлении на федеральную государственную службу, по форме,
установленной Президентом Российской Федерации;
з) копии решений о назначении лица на государственную дол
жность Российской Федерации или государственную должность
федеральной государственной службы, об освобождении лица от
замещаемой должности, а также о переводе лица на другую долж
ность;
и) сведения о доходах лица, замещающего государственную
должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежа
щем ему на праве собственности;
к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связан
ных с замещением государственной должности Российской Феде
рации или государственной должности федеральной государствен
ной службы;
л) информация о начале проверки достоверности и полноты
сведений, представленных гражданином при назначении на госу
дарственную должность Российской Федерации или поступлении
на федеральную государственную службу, а также проверки све
дений о соблюдении лицом, замещающим государственную дол
жность Российской Федерации или государственную должность
федеральной государственной службы, установленных законода
тельством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему
под расписку;
м) первичные документы и справка подразделения федераль
ного государственного органа, организующего проверку, о резуль
татах проверки достоверности и полноты сведений, представлен
ных гражданином при назначении на государственную должность
Российской Федерации или поступлении на федеральную государ
ственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замеща
ющим государственную должность Российской Федерации или
государственную должность федеральной государственной служ
бы, установленных законодательством Российской Федерации
ограничений;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,
составляющим государственную или иную охраняемую законом
тайну, если исполнение обязанностей по государственной долж146
ности Российской Федерации или государственной должности
федеральной государственной службы связано с использованием
таких сведений;
о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, за
мещающего государственную должность Российской Федерации,
и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, обще
российским средствам массовой информации по их обращениям;
п) данные об ознакомлении лица, замещающего государствен
ную должность Российской Федерации или государственную дол
жность федеральной государственной службы, с документами его
личного дела;
р) аттестационный лист федерального государственного слу
жащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
с) копии решений о присвоении лицу квалификационного раз
ряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или
специального звания;
т) копии решений о поощрении федерального государствен
ного служащего, а также копии решений о наложении на него
дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
Требования к порядку оформления личного дела государствен
ного служащего установлены ст. 6 этого же Указа. Документы, при
общенные к личным делам лиц, замещающих государственные дол
жности Российской Федерации и государственные должности феде
ральной государственной службы, говорится в статье, "брошюруются,
страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись".
Оформление и последующее ведение личного дела осуществ
ляется сотрудником кадрового органа (специально уполномочен
ным сотрудником) организации в приспособленном для этих це
лей помещении на основании представленных документов (заве
ренных копий документов). Необходимые детали уточняются при
оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело
которого оформляется.
В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:
а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе
личных дел, к личным делам;
б) обеспечение сохранности личных дел;
147
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся
в личных делах;
г) предоставление сведений о доходах и имуществе, принадле
жащем сотрудникам организации на праве собственности, в по
рядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об
этом сотруднику);
д) ознакомление сотрудников с документами их личных дел не
реже одного раза в год, а также — по просьбе указанных лиц —
во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Несколько слов — об организации хранения личных дел со
трудников организации. Условия хранения должны обеспечивать
надежную сохранность личных дел и помещенных в них докумен
тов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии
с законодательством РФ персональные данные сотрудника орга
низации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.
С этой целью хранение личных дел сотрудников организации
организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или
ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособле
ния для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь толь
ко сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответ
ственный за работу с ними и его непосредственный начальник.
Выдача личных дел сотрудников организации во временное
пользование — для ознакомления с внесенными в них сведения
ми, для записи новых сведений и включения в личное дело новых
документов — может производиться с разрешения начальника
отдела кадров.
Подчеркнем, что личное дело может быть выдано только на
время, которое фактически необходимо для ознакомления с запи
сями личного дела и включения в него новых сведений (докумен
тов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами
должна производиться в специально отведенном для этих целей
помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться
пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотруд
ник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедить
ся в том, что все личные дела, выданные во временное пользова
ние, возвращены.
148
в организации хранятся только личные дела сотрудников, зак
лючивших с организацией трудовые договора, действие которых
не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может
быть переслано к новому месту работы по запросу соответствую
щей организации либо, по истечении срока хранения, уничтоже
но установленным порядком. До этого момента в соответствии
оно состоит на хранении.
При этом рекомендуется:
а) объединять индивидуальные личные дела уволенных сотруд
ников в одну обложку с таким расчетом, чтобы объем дела (тома)
не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуаль
ных дел по годам увольнения;
б) располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела
(тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы,
относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом
бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответ
ствующего уволенного сотрудника);
в) снабжать каждое дело (том) внутренней описью с перечисле
нием фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пре
делах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Что касается личных дел государственных служащих, то, в
соответствии со ст. 9 Указа Президента РФ от 1 июня 1998 г.
№ 640 "личные дела лиц, освобожденных от замещения государ
ственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой
службой соответствующего федерального государственного орга
на в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего
передаются в архив".
4.1.10. Порядок хранения документов в личном деле
сотрудника. Внесение записей в процессе ведения
личных дел. Порядок включения и изъятия документов
личного дела сотрудника
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нуме
рации. Сведения об этих документах, включая нумерацию стра
ниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отра
жаются во внутренней описи.
149
Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех
документов, которые в силу своей важности или иных обстоя
тельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона
лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карман
чиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внут
ренней описи на общих основаниях (в графе "Примечание" ука
зывается местонахождение документа).
Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ве
дения личного дела. Все записи, производимые в документах в
процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой
или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета,
разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние
заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью орга
низации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления за
писей в документах личного дела допускается использование фак
симиле (клише) установленных образцов.
Остановимся также на том, каким образом следует включать
новые документы в состав личного дела и изымать их. Докумен
ты, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в лич
ном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в
хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важ
ные, документы в необходимых случаях могут помещаться в на
чале личного дела, вне общего хронологического и тематическо
го порядка.
Изъятие отдельных документов из личного дела производит
ся с разрешения начальника кадрового органа (руководителя орга
низации) с оформлением соответствующей записи в графе "При
мечание" внутренней описи. При временном изъятии документа
на его место (между листами соседних документов) вкладывается
справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и роспи
сей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во вре
менное пользование (хранение).
4.1.11. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение
Трудовая книэюка — это основной документ, подтверждающий
трудовую деятельность.
150
Она служит для установления общего, непрерывного и специ
ального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их запол
нению придается особое значение.
Порядок заполнения этого документа регламентируется Пра
вилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления блан
ков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв.
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
"О трудовых книжках").
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государствен
ных и негосударственных предприятий, проработавших свыше
пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, на
домников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также
на нештатных работников при условии, если они подлежат госу
дарственному социальному страхованию.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
На лиц, работающих по совместительству в других предприяти
ях, трудовые книжки не заводятся.
Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъя
вить администрации трудовую книжку, оформленную в установ
ленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за вре
мя последней работы, должны быть заверены подписью руково
дителя предприятия или специально уполномоченного им лица и
печатью предприятия или его отдела кадров.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Трудовая книжка является документом, требующим точного
оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых кни
жек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов
граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государствен
ных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное
заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник от
дела кадров, а там, где такого отдела нет, — специальное лицо,
назначаемое приказом руководителя.
Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перь
евой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книж
ку не допускаются.
151
в трудовую книжку вносятся:
• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рожде
ния, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую по
стоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях: награждение орде
нами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за ус
пехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотрен
ные учредительными документами; другие поощрения, предус
мотренные действующим законодательством;
• сведения об открытиях, на которые вьщаны дипломы, об ис
пользованных изобретениях и рационализаторских предложени
ях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако уволь
нение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по
любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книж
ке с точным указанием причины увольнения.
Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоян
ную работу, о поощрениях и т. д. вносятся администрацией после
издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее
недельного срока со дня его издания, а при увольнении — в день
увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту
приказа (распоряжения).
Работнику должна быть предоставлена возможность контро
ля правильности ведения его трудовой книжки. При увольнении
рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и по
ощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в дан
ной организации, заверяются подписью руководителя организа
ции или специально уполномоченного им лица и печатью отдела
кадров.
Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или слу
жащему под расписку в день его увольнения. В остальных случа
ях, если возникает необходимость, администрация выдает работ
нику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из
трудовой книжки.
152
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то
администрация организации в этот же день направляет ему по
чтовое уведомление с указанием о необходимости получения тру
довой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указан
ному адресу допускается только с согласия служащего.
Администрация не имеет права задерживать вьщачу трудовых
книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудо
вых книжек не допускается.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки
его ближайшим родственникам под расписку или высылается по
почте по их требованию.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после уволь
нения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от
остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 50-летнее хране
ние в архив данной организации. По истечении указанного срока
они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудо
вые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт,
копии которых хранятся в отделе кадров.
4.2. Финансовая документация
4.2.1. Роль бухгалтерии в решении финансовых
стратегических задач предприятия (фирмы)
В условиях развития рыночных отношений и создания широ
кой сети негосударственных структур существенно меняется роль
такого традиционного для всех учреждений, организаций и пред
приятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо
простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важ
нейших подразделений, определяющих финансовую стратегию
фирмы и влияющая на развитие ее хозяйственной деятельности.
Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хо
зяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми служ
бами — это принципиальные, ключевые моменты в работе любо
го предприятия, обладающего полной самостоятельностью и вы
живающего в условиях острой конкурентной борьбы.
153
Значимость бухгалтерии как структурного подразделения тре
бует постоянного совершенствования организации и деятельнос
ти бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения про
грессивных информационных технологий, обработки экономичес
кой информации.
Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии
является совершенствование организации и внедрение делопро
изводства в этом подразделении.
Правильное составление и оформление этих документов в со
ответствии с действующими нормами — одна из обязанностей
работников бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения делопроизводства
бухгалтерии является систематизация и хранение всех образую
щихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для
анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для
предъявления этих документов при аудиторской проверке, а так
же для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомствен
ные и государственные архивы.
Руководители предприятий несут персональную ответствен
ность за документальный фонд предприятия.
Принципиально важным для решения вопросов взаимодей
ствия современных предприятий и организаций с архивными уч
реждениями являются "Основы законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи
вах", в которых законодательно выделяются государственная и
негосударственная части Архивного фонда РФ.
О взаимодействиях собственников документов негосудар
ственной части Архивного фонда с органами и учреждениями
Государственной архивной службы России более подробно го
ворится в "Положении об Архивном фонде Российской Федера
ции", утвержденном Указом Президента Российской Федерации
от 17 марта 1994 г. № 552.
В соответствии с действующим законодательством по архи
вному делу органы управления на местах принимают меры по
улучшению работы с документацией на предприятиях.
154
Основными нарушениями являются:
— утрата дел постоянного и долговременного хранения, ги
бель документов, незаконное их уничтожение, оставление архи
вов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликви
дации и реорганизации учреждений и предприятий);
— необоснованный отказ от передачи документов в государ
ственный архив в установленные нормативными актами сроки;
— несоблюдение сроков упорядочения документов постоян
ного и долговременного хранения, проведения экспертизы цен
ности документов, их научно-технической обработки, составле
ния описей дел;
— немотивированный отказ в допуске представителей к про
верке условий хранения архивных документов и состояния рабо
ты с ними и т. д.
Соблюдение требований нормативных документов помогут
бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с конт
ролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и ауди
торской службами.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской служ
бой любой организации, являются:
• формирование полной и достоверной информации о хозяй
ственных процессах и финансовых результатах деятельности орга
низации, необходимой для оперативного управления, а также для
ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и фи
нансовыми органами, банками и иными заинтересованными ли
цами;
• обеспечение контроля за наличием и движением имущества,
использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в
соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• своевременное предупреждение негативных явлений в финан
сово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внут
рихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую за
висит от полноты и своевременности отражения на счетах бух
галтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых
организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь
является следствием документального оформления совершенных
155
операций. От правильности его выполнения зависит достовер
ность учетной информации, представляемой бухгалтерией орга
низации ее пользователям.
Поэтому в организациях процессу документирования хозяй
ственных операций должно уделяться большое внимание со сто
роны не только работников бухгалтерских служб, но и работни
ков других структурных подразделений, поскольку эффективность
ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правиль
ной организации работы с документами, являющимися письмен
ными подтверждениями факта совершения хозяйственной опера
ции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения
первичного учета, то не будет и эффективно работать система уп
равления при принятии необходимых управленческих решений.
4.2.2. Общая характеристика документов
по финансово-расчетным операциям
Документирование хозяйственных операций осуществляется
на основе действующего законодательства. Согласно Федераль
ному закону Российской Федерации о "О бухгалтерском учете"
все хозяйственные операции должны отражаться в учете на осно
вании оправдательных документов.
При этом первичные учетные документы могут быть приняты
к учету только в случае, если они составлены по формам, содер
жащимся в альбомах унифицированных форм первичной доку
ментации. Таким образом, очевиден один из основных принци
пов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не
оформленная надлежащим образом как правовое экономическое
событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство,
что налоговые органы вправе привлекать к административной
ответственности должностных лиц организации, виновных в ве
дении бухгалтерского учета с нарушением установленного зако
ном порядка. В данном случае таким нарушением является невы
полнение требований, касающихся документального оформления
совершенных хозяйственных операций.
156
Документы по финансово-расчетным операциям составляют
в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Пра
вильно составленные документы по финансово-расчетным опера
циям способствуют рациональному использованию денежных
средств.
Документы по финансово-расчетным операциям являются
письменным доказательством действительного осуществления
финансово-расчетной операции или права на ее совершение.
Любая финансово-расчетная операция может осуществляться
только на основании документов и должна своевременно оформ
ляться соответствующими документами.
Документы по финансово-расчетным операциям служат также
для предварительного и последующего контроля за сохранностью
собственности, за соблюдением действующего законодательства и
целесообразностью производимых и произведенных операций.
Предварительный контроль осуществляется руководящими
работниками при подписании документов, на основании которых
совершаются определенные финансово-расчетные операции (при
ем и вьщача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.).
Последующий контроль производится главным образом в
форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех
поступающих документов.
Посредством документов проводится анализ финансово-хозяй
ственной деятельности.
Документы могут служить источником доказательства хище
ний собственности, злоупотреблений должностных лиц, наруше
ния финансово-расчетной дисциплины.
При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбит
раже документы используются в качестве основного источника
доказательства.
Таким образом, основанием для отражения информации о со
вершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерско
го учета являются первичные документы. Первичные документы
фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Основные требования, предъявляемые к первичной учетной
документации таковы:
157
1. к учету принимаются только те документы, которые состав
лены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной документации. В процессе осуществления финансовохозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяй
ственных операций организациям необходимо применять типо
вые межведомственные формы первичных документов, утвержда
емые Государственным комитетом Российской Федерации по
статистике в установленном порядке.
При необходимости организациям дано право самостоятель
но разрабатывать отдельные формы первичных документов и учет
ных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации и альбомах отраслевых специ
ализированных форм документов (например, торгово-закупочные
акты на приобретение материалов у физических лиц).
Кроме того, допускается внесение в действующие формы из
менений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняю
щих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизи
тов без изменений.
2. Первичные документы, о чем упоминалось ранее, для при
дания им юридической силы должны иметь следующие обязатель
ные реквизиты; наименование документа, дату составления доку
мента, наименование организации, от имени которой составлен
документ, содержание хозяйственной операции, измерители хо
зяйственной операции в натуральном и денежном выражении,
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо
зяйственной операции и правильность ее оформления, личные
подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной
учетной документации могут указываться и дополнительные рек
визиты, характер которых определяется содержанием той или
иной операции и назначение которых состоит в усилении конт
рольного, познавательного и оперативного значения документов.
3. Первичные учетные документы должны быть составлены в
момент совершения операции, в исключительных случаях — не
посредственно после ее окончания.
158
4. В первичных документах должны быть отражены все необ
ходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и
условия совершения операций, т. е. возникает необходимость за
полнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов.
5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, дол
жны быть подтверждены подписями лиц, подписавших докумен
ты, с указанием даты внесения исправлений.
6. Заполнение первичных документов должно обеспечивать
сохранность записей в течение времени, установленного для их
хранения в архиве.
За достоверность данных и качество составления документов
несут ответственность лица, подписывающие документы (дирек
тор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).
Документы должны составляться четко и ясно, без помарок.
Как в тексте документа, так и в цифровых данных, не разрешают
ся никакие подчистки, помарки и не оговоренные исправления.
Особо строгий порядок установлен для денежных документов-че
ков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных пору
чений и требований и других банковских документов. Составле
ние их должно осуществляться на основании специальных правил.
В кассовых и банковских документах исправление записей не
допускается вообще. Если при заполнении документов допуще
ны ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все
документы, приложенные к приходным и расходным кассовым
ордерам, а также банковские документы необходимо гасить со
ответствующими штампами.
Допущенные по различным причинам ошибки в документах
(за исключением вышеперечисленных) исправляются в установ
ленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркива
нием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы
можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым пишется
правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть
оговорено "Исправлено" и подтверждено росписью лиц, подпи
савших документ.
За выпиской некоторых документов устанавливается специаль
ный контроль. Например, при подготовке банковских чеков за159
полняется корешок чека. Многие документы, как правило, состав
ляются под копирку. Копии остаются для последующего контро
ля или справок.
Специальный порядок составления документов по финансоворасчетным операциям и специальный контроль за их составлени
ем предполагают не допустить совершения неправильных и неза
конных операций.
Документы, составленные с нарушением установленных пра
вил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основа
нием и доказательством совершения операции. Все документы по
финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке
должны подвергаться строгому контролю по форме и по суще
ству.
4.2.3. Классификация учетных документов
Вседокументы, применяемые в настоящее время в хозяйствен
ной деятельности, можно классифицировать по следующим ос
новным признакам.
По назначению:
• распорядительные — документы, содержащие разрешение на
совершение определенной хозяйственной операции (распоряже
ние руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
• оправдательные — документы, содержащие информацию об
исполнении распоряжения (авансовый отчет);
• бухгалтерского оформления — документы, которые служат
для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего ис
пользования в учетном процессе (расчет начислений с оплат тру
да);
• комбинированные — документы, сочетающие в себе призна
ки распорядительных, исполнительных и документов бухгал
терского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату
труда).
По содержанию хозяйственных операций:
• материальные — документы, служащие для оформления опе
раций по движению товарно-материальных ценностей (приход
ный ордер);
160
• денежные — документы, предназначенные для оформления
операций с наличными и безналичными денежными средствами
предприятия (платежное поручение);
• расчетные — используемые для оформления расчетных вза
имоотношений предприятия со своими контрагентами по возник
шим обязательствам (счет-фактура).
По объему отраженных операций:
• первичные — документы, содержащие информацию об од
ной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые
ордера);
• сводные — документы, предназначенные для обобщения ин
формации обо всей совокупности однотипных хозяйственных опе
раций за определенный промежуток времени (отчет кассира).
По способу использования:
• разовые — документы, используемые для оформления одно
кратной хозяйственной операции (накладная-требование на от
пуск (внутреннее перемещение) материалов);
• накопительные — используются для многократного совер
шения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная
карта).
По числу учитываемых позиций:
• однострочные — документы, содержащие одну учетную по
зицию;
• многострочные — документы, содержащие две и более учет
ные позиции (расчетно-платежная ведомость).
По месту составления:
• внутренние — документы, составленные в самой организа
ции для оформления внутренних хозяйственных операций (дове
ренность на получение товарно-материальных ценностей);
• внешние — документы, поступающие от сторонних органи
заций и отражающие взаимоотношения организации со своими
контрагентами (платежные требования-поручения).
По способу заполнения:
• заполняемые вручную;
• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
161
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации
можно условно сгруппировать по следующим признакам:
• организационно-распорядительные — документы, отража
ющие вопросы общего руководства организацией и ее производ
ственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы
составляются органами управления организации;
• финансово-расчетные — документы, способствующие раци
ональному использованию денежных средств и обобщающие ин
формацию о финансовом состоянии организации и расчетах с
другими участниками рыночных отношений. Данный вид доку
ментов составляется бухгалтерской службой организации;
• документы по снабжению и сбыту — материальные документы.
Учетные регистры — это разграфленные листы:
• бумаги, используемые для бухгалтерских записей.
Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:
• по внешнему виду;
• объему содержания;
• характеру записей.
По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие
группы:
• бухгалтерские книги;
• карточки;
• свободные листы (ведомости). Бухгалтерские книги — это
сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все
страницы книги нумеруются, указывается общее их количество,
что подтверждается подписью бухгалтера.
Карточки — отдельные листы бумаги в виде разграфленных
таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет
хранить их вместе в картотеке.
Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются
из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специ
альных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.
По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:
• синтетические;
• аналитические;
• комбинированные.
162
в синтетических учетных регистрах запись производится в
обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указани
ем даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в кото
рой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам,
ведущимся на предприятии, — журнал-ордер.)
В аналитических учетных регистрах записи делаются по от
дельным аналитическим счетам, детализирующим содержание
записи того или иного синтетического счета.
Комбинированные учетные регистры объединяют в себе син
тетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем
учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в ана
литическом разрезе и одновременно получать обобщенные пока
зания синтетического учета.
По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтер
ским счетам или только регистрируются в хронологическом по
рядке без группировки по счетам) различают:
• хронологические;
• систематические;
• комбинированные.
В хронологических учетных регистрах хозяйственные опера
ции отражаются по мере их совершения на основании первичных
документов в хронологическом порядке, в последовательности
поступления, без группировки и разноски по счетам.
Систематические учетные регистры предназначены для группи
ровки однородных операций и записи их по определенной системе
на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам).
Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хроно
логические и систематические учетные регистры. В этих регист
рах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты
труда по учетной регистрации, уменьшается возможность оши
бок, так как хронологические и систематические записи произво
дятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещен
ном регистре.
По форме графления регистры бывают:
• линейные — для учета расчетов с поставщиками, дебитора
ми и кредиторами (линейно-позиционные);
163
• шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись
одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается анали
тический и синтетический учет.
Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет
счета располагают по горизонтали, а кредит — в вертикальных
колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой
дебет одного и кредит другого счета.
Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывает
ся по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сум
ма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.
По этой форме строится журнал-ордер.
Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со
специальным графлением.
На каждый счет отводится для записей определенная страни
ца или несколько страниц, в зависимости от количества коррес
пондирующих счетов.
В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся
записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в це
лом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту сче
та и остаток.
При указании номера кредитуемого счета должен быть также
указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение
данная сумма.
Таким образом. Главная книга используется для обобщения
данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности про
изведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде
случаев — и аналитическим счетам), составления бухгалтером
отчетов.
4.2,4. Способы исправления ошибок
в финансово-расчетной документации
Различаются следующие способы исправления ошибок в учет
ных регистрах:
• корректурный;
• способ "красное сторно";
• дополнительных записей.
164
Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка
до подведения итогов за отчетный месяц,
Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, что
бы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правиль
ную запись.
Исправление оговаривается на свободном месте документа и
подтверждается подписью лица.
Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесе
ния итогов в Главную книгу — исправление делают на основании
бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные
данные.
Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную
книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справ
кой, на основании которой делают правильную запись отдельной
строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журналордер, в котором допущена ошибка.
Способом "красное сторно" исправляют ошибки, допущенные
в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления
отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонден
ция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась
либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность мето
да в том, что ошибочная запись сторнируется.
Исправление производится на основании бухгалтерской справки.
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в
организации является проверка поступивших первичных докумен
тов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления
конкретной хозяйственной операции был использован бланк со
ответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления оши
бок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если
ошибки допущены в документах, служащих для оформления кас
совых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и бан
ковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то дан
ные документы к учету приниматься не должны, а подлежат со
ставлению заново независимо от характера ошибки, поскольку
исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
165
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить
законность и целесообразность совершаемой хозяйственной опе
рации.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского уче
та, первичные документы по хозяйственным операциям, проти
воречащим законодательству и установленному порядку приема,
хранения и расходования денежных средств, товарно-материаль
ных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны.
В случае поступления в бухгалтерию таких первичных доку
ментов главный бухгалтер должен поставить в известность руко
водителя организации о незаконности конкретной хозяйственной
операции.
В случае разногласий между руководителем организации и
главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйствен
ных операций первичные учетные документы по ним могут быть
приняты к исполнению с письменного распоряжения руководите
ля организации, на которого в связи с этим возлагается вся пол
нота ответственности за последствия осуществления таких опе
раций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгал
терскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым
ордерам, а также документы, послужившие основанием для на
числения заработной платы, подлежат обязательному гашению
штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с
указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления
хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими
первичными документами.
Порядок их обработки и движения в организации с момента
их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на
основании утвержденного в организации документооборота. Пра
вила документооборота и технология обработки учетной инфор
мации утверждаются в составе принятой организацией учетной
политики.
Для рациональной организации документооборота в органи
зации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руко
водителя график документооборота.
166
Работники производственных подразделений и функциональ
ных служб организации заполняют и представляют документы,
относящиеся к сфере их деятельности, по графику документообо
рота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графи
ка. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к
сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в под
разделения организации.
Ответственность за соблюдение графика документооборота,
качественное заполнение документов, достоверность сведений,
содержащихся в них, и своевременную передачу документов для
отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписав
шие документ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен
тооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федераль
ному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском уче
те" требования главного бухгалтера по документальному оформ
лению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию
необходимых документов и сведений обязательны для всех работ
ников организации.
Первичные документы изымаются на основании мотивиро
ванного постановления должностного лица. Изъятие документов
в обязательном порядке производится в присутствии понятых и
оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под
расписку руководителю или главному бухгалтеру организации.
Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе
либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наимено
вания, количества изымаемых документов.
В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий
недостаточно выемки копий документов и у налоговых органов есть
достаточные основания полагать, что подлинники документов бу
дут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должност
ное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предус
мотренном ст. 9 Налогового кодекса Российской Федерации.
4.2.5. Оформление открытия счетов предприятий
Для хранения денежных средств и осуществления расчетов
банки открывают предприятиям (объединениям, организациям и
167
учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и ис
точников финансирования расчетные, текущие и другие счета.
Организация — владелец счета — имеет право самостоятель
но распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при
этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установлен
ные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о спи
сании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без
согласия организации производятся только бесспорные платежи:
взыскание просроченных платежей в Государственный бюджет,
судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряже
ния вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.
Руководители учреждений, получающие в свое распоряжение
средства из бюджета для использования по целевому назначению,
являются распорядителями кредитов. По широте предоставляе
мых им прав распорядители кредитов подразделяются на глав
ных и нижестоящих.
Основная масса платежей производится в порядке без налич
ных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного
счета плательщика на расчетный счет получателя.
Это дает возможность высвобождать из обращения значитель
ные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно
небольшим количеством их при значительных оборотах хозяй
ственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за
договорной и финансовой дисциплиной предприятий.
Для определенных видов платежей (выдача заработной платы,
выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк
вьщает наличные деньги, а платежи производит организация.
Операции по расчетному (текущему) счету производятся уч
реждениями банка по документам специальной утвержденной
формы, которые выписывают работники финансового отдела или
бухгалтерии организации.
Наиболее часто применяются следующие: платежное поруче
ние, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление
на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из рас
четных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на акк
редитив, на выдачу ссуды и др.).
168
Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджет
ных счетов организациям (учреждениям), а также правила совер
шения по ним операций определены соответствующими норма
тивными документами.
Для оформления открытия представляются следующие доку
менты:
• заявление об открытии счета;
• копия документа о создании организации;
• копия утвержденного устава (положения);
• карточка с образцами подписей и оттиском печати и др.
Заявление об открытии счета представляется по утвержденной
форме.
При открытии счетов учреждения банка осуществляют конт
роль за соблюдением действующего законодательства при созда
нии и реорганизации организаций.
Документом, подтверждающим законность создания или ре
организации организации является приказ (распоряжение, поста
новление, решение) органа, который принял об этом решение в
соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение бан
ка представляется копия указанного документа, заверенная орга
ном, его издавшим, либо в нотариальном порядке.
Карточка с образцами подписей и оттиском печати представ
ляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включа
ются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право
первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Кар
точка заверяется подписью руководителя (или его заместителем)
вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.
Все финансово-расчетные документы составляются за двумя
подписями (первой и второй). Право первой подписи принадле
жит руководителю организации, которому открывается счет.
Первую подпись могут ставить также и должностные лица,
уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие
полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех слу
чаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом
делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсут
ствие указанной оговорки означает право на передоверие.
169
право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру.
Он санкционирует законность производимых операций. При от
сутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи мо
жет быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному
лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и от
четности. В этом случае владелец счета за подписью руководите
ля делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в
штате отсутствует счетный работник.
Руководители производственных подразделений, входящих в
состав объединений, а также нехозрасчетных филиалов, мастер
ских подписывают денежно-расчетные документы единолично,
если в штате нет счетного или другого работника, на которого
можно возложить ведение бухгалтерского учета.
В централизованных бухгалтериях банковские документы
(чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые орде
ра и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по сро
кам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) под
писываются руководителем учреждения, при котором создана
централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.
Остальные документы, служащие основанием для вьщачи де
нег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кре
дитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых
централизованными бухгалтериями, подписываются соответству
ющими руководителями учреждений и главным бухгалтером цен
трализованной бухгалтерии.
В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по
счету представляется новая карточка с образцами подписей всех
лиц, имеющих право первой и второй подписи.
Свободные строки в месте, отведенном для образцов подпи
сей, должны быть прочеркнуты.
При временном предоставлении лицу права первой или вто
рой подписи, а также при временной замене одного из лиц, упол
номоченных руководителем или главным бухгалтером, новая кар
точка не составляется, а дополнительно представляется карточка
только с образцом подписи лица, временно исполняющего обя
занности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в
указанном порядке.
170
Для финансирования строящихся предприятий в учреждениях
банка могут открываться временные текущие счета на имя руко
водителя дирекции строящегося предприятия. Для открытия та
кого счета представляют ходатайство соответствующего мини
стерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии
счета с указанием срока его действия; приказ или распоряжение о
назначении представителя или директора строящегося предприя
тия; карточку с образцами подписей.
Срок действия счета не может превышать срока, предусмот
ренного по плану для пуска предприятия. Передоверие распоря
жения счетом не допускается.
42.6. Основные виды документов
по финансово-расчетным операциям
Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки
Денежный чек — распоряжение предприятия банку о выдаче с
его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указан
ных в чеке.
Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении
с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя.
Расчетные чеки используются только для безналичных платежей.
В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именны
ми, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприя
тиям и организациям, которые указаны в чеке.
Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрован
ных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка пред
приятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранят
ся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее
в банке чековую книжку, несет ответственность за использование
чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как
всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых
книжек составляется по соответствующей форме.
Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями,
производятся путем безналичного перечисления средств через
учреждения банка.
171
Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчет
ных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо пере
числением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчи
ков в банке.
Счет-фактура
Счет-фактура — это товарно-расчетный документ, который
выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.
Счета-фактуры используются для контроля за выполнением
договорных обязательств и являются основанием для выписки пла
тежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при
акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.
Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:
1. Наименование и адрес поставщика.
2. Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.
3. Наименование и адрес грузополучателя.
4. Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя.
5. Порядковый номер.
6. Дата.
7. Перечень отпускаемых товаров.
8. Количество товара.
9. Цена.
10. Сумма.
11. Способ отправления.
12. Номер квитанции (накладной).
13. Ссылка на договор или заказ, на основании которых про
изведена отгрузка.
Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению
изменять графы бланка в той его части, которая отведена для переч
ня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в од
ном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.
Обязательство кассира
Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выда
чи и хранения денег предусмотрены в соответствующих норма
тивных документах.
172
После издания приказа о назначении кассира на работу руко
водитель организации обязан ознакомить кассира с должностной
инструкцией и руководящими и нормативными документами.
Кассир выдает администрации предприятия, организации обя
зательство о материальной ответственности по соответствующей
форме — обязательство кассира. Это обязательство хранится в
личном деле кассира.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохран
ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причинен
ный предприятию (организации) как в результате умышленных
действий, так и в результате небрежного или недобросовестного
отношения к своим обязанностям.
Кассир не может передоверять выполнение порученной ему
работы другим лицам без письменного указания руководителя и
без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необ
ходимо временно заменить, то другой работник, временно заме
щающий кассира, также дает обязательство о материальной от
ветственности.
Положение о ведении кассовых операций предусматривает про
ведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом
всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя пред
приятия (организации) назначается комиссия из числа работни
ков предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.
Если в организации имеется несколько касс, ревизию их необ
ходимо проводить одновременно для предупреждения возможных
злоупотреблений с денежными средствами. В том случае, если одна
касса организации обслуживает несколько подразделений, то не
обходимо затребовать от бухгалтеров этих предприятий офици
альные справки об остатках денег на день инвентаризации для
сравнения с ними наличных в кассе.
При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем пол
ного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, кви
танций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лими
тированных чековых книжек и бланков строгой отчетности, а так
же ведение кассовой книги и порядок хранения денег.
173
Акт ревизии
Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фак
тические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетны
ми данными, после чего определяется недостача или излишек де
нежных средств.
Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан чле
нами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменHbDC объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.
Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:
1. Наименование документа.
2. Точное наименование ревизуемой организации.
3. Дата составления акта.
4. Фамилии, имена и отчества, а также должности членов ко
миссии.
5. Номер и дата приказа руководителя организации, на осно
вании которого назначены члены комиссии.
6. Фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в при
сутствии которых проводилась ревизия кассы.
7. Содержание акта ревизии с обязательным указанием остат
ка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных
комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата
ревизии (сумма излишков или недостачи).
8. Объяснение обстоятельств возникновения излишков или
недостачи (прилагается к акту).
9. Подписи лиц, участвовавших в составлении акта. Акт реви
зии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземпля
рах, причем один экземпляр следует дать материально-ответствен
ному лицу — кассиру. Затем акт представляется на утверждение
руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии
находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского уче
та: излишки приходуются, а недостача удерживается с материаль
но-ответственных лиц.
Платежное поручение
Платежное поручение — это распоряжение предприятия учреж
дению банка о списании с его расчетного счета определенной сум174
мы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обя
зательств. Оно составляется на стандартных бланках.
Если плательщик перечисляет средства одновременно несколь
ким получателям, то можно использовать сводное платежное по
ручение. В одно поручение могут включаться либо только мест
ные поручения, либо только иногородние.
Платежное поручение имеет следующие обязательные рекви
зиты:
1. Наименование и адрес плательщика.
2. Местонахождение и номера расчетных счетов получателя и
поставщика.
3. Сумма платежа, которую перечисляет плательщик.
4. Дата.
5. Основание.
6. Подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
7. Печать.
Платежными поручениями могут производиться:
• расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные
работы и оказанные услуги;
• расчеты по нетоварным операциям;
• целевые переводы министерств, ведомств и других органов
хозяйственного управления на погашение просроченной задол
женности подведомственных им организаций за товарно-матери
альные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по
ссудам банков. Банки устанавливают порядок вьщачи разреше
ний на целевые переводы, а также порядок исполнения этих пере
водов и т. д.
Лицевой счет, требования-поручения
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий пере
дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инстру
ментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или
лицу.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе
наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения
денег банк вьщает плательщику квитанцию, которая служит оп175
равдательным документом. Расчеты платежными требованиямипоручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сво
дятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписы
вает платежное требование на покупателя-плательщика, отсыла
ет ему или доставляет нарочным.
Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить
вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с
его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (ус
ловия договора) поставщиком выполнены. Организация-платель
щик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после спи
сания средств пересылает документы в банк поставщика для за
числения платежа.
4.3. Документы по снабжению и сбыту
в условиях развития рыночных отношений особенную роль
приобретает документация, отражающая коммерческую деятель
ность организаций, осуществляющих сотрудничество на договор
ной основе.
Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая
переписка, протоколы, акты служат основным доказательством
того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с парт
нерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Ос
новная схема сотрудничества организаций построена на взаимоот
ношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое
партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или
юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении
гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и
обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в дого
воре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами до
стигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.
Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регу
лируются в общем виде законодательными актами, а также ря
дом специальных нормативных актов.
176
Для унификации условий отдельных видов договоров имеют
ся типовые договоры, которые являются нормативными актами,
обязательными для сторон.
На практике применяются различные формы типовых дого
воров, которые в значительной степени облегчают процесс состав
ления конкретного договора и позволяют ориентироваться в слож
ных юридических отношениях.
Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а
договор — это индивидуальный акт и требует специальных зна
ний, существует базовая структура договора, содержащая следу
ющие основные положения:
1. Преамбула (или вводная часть):
• наименование договора;
• дата подписания договора;
• место подписания договора;
• полное фирменное наименование контрагентов (сторон);
• название сторон по договору (например: "подрядчик", "по
ставщик", "арендатор", "покупатель");
• подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество
лица, подписавшего договор, а также наименование документа,
удостоверяющего его полномочия на подписание документа.
2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:
• обязанности и права первой стороны по договору;
• обязанности и права второй стороны по договору;
• срок выполнения своих обязательств сторонами;
• место исполнения обязательств каждой из сторон;
• способ исполнения обязательств каждой из сторон.
3. Дополнительные условия договора:
• срок действия договора;
• ответственность сторон;
• способы обеспечения обязательств;
• основания досрочного расторжения договора в односторон
нем порядке действий сторон при одностороннем расторжении
договора;
• условия о конфиденциальности информации по договору;
• порядок разрешения споров между сторонами по договору.
177
4. Прочие условия договора:
• регулирование отношений сторон другими, кроме договора,
нормативными (законодательными) актами;
• условия о согласовании связи между сторонами;
• преддоговорная работа и ее результаты после подписания
договора;
• реквизиты сторон;
• количество экземпляров договора;
• порядок исправлений по тексту договора;
• подписи представителей сторон.
Договоры заключаются в письменной форме путем подписа
ния сторонами единого документа или посредством обмена пись
мами.
Договор бытового заказа
По договору бытового заказа предприятия бытового обслу
живания населения выполняют для заказчиков определенную
работу. Работа может выполняться из материала предприятия или
заказчика. Предприятие отвечает за сохранность вещей, качество
и своевременность выполнения работ.
Договор бытового заказа оформляется письменно.
Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наи
менование, адрес и телефон предприятия службы быта, наимено
вание и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фами
лия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказ
чика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы
полученного аванса), срок исполнения заказа.
Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет
оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне
квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи ин
дивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды
из материала заказчика подкладка, меховые детали (воротник,
манжеты) и другие отделочные материалы должны быть сданы
заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказ
чика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким
метром на столе.
178
Претензии на неудовлетворительное качество исполнения за
каза принимаются предприятиями службы быта в течение 10 дней
со дня получения заказа, а по скрытым порокам одежды — в тече
ние 6 месяцев, головных уборов — одного месяца.
Квитанция служит основанием для своевременного получения
заказа. При утере квитанции заказ вьщается по письменному за
явлению заказчика с предъявлением паспорта. Граждане, не име
ющие по действующим правилам паспорта, предъявляют доку
мент, заменяющий паспорт.
Договор о полной индивидуальной
материальной ответственности
С лицами, ответственными за хранение денежных средств и
товарно-материальных ценностей, заключается письменный до
говор о полной индивидуальной материальной ответственности,
В соответствии с существующим законодательством догово
ры о полной материальной ответственности могут быть заключе
ны предприятием (учреждением, организацией) с работниками
(достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или
выполняющими работы, непосредственно связанные с хранени
ем, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или примене
нием в процессе производства переданных им ценностей, если
должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими ра
боты предусмотрены в специальном перечне.
В перечне предусмотрены те работы, которые связаны с при
емом от населения предметов культурно-бытового назначения и
других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для вы
полнения иных операций, связанных с изготовлением, восстанов
лением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с
вьщачей напрокат населению предметов культурно-бытового на
значения.
Договор купли-продажи. Договор поставки
По договору купли-продаэюи продавец обязуется передать иму
щество в собственность (полное хозяйственное ведение, оператив
ное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять иму
щество и уплатить за него определенную денежную сумму.
179
Право собственности у покупателя возникает с момента пере
дачи вещи, если иное не установлено законодательством или до
говором.
Для приобретения товаров стороны вступают между собой в
отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком
предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора куп
ли-продажи и является самой распространенной коммерческой
операцией в свободном предпринимательстве.
По договору поставки поставщик обязуется в определенный
срок передать потребителю в собственность или в оперативное
управление определенную продукцию. Покупатель обязуется при
нять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость
этой продукции по установленным ценам.
Инициатива в заключении договора, как правило, принадле
жит поставщику, который после предварительных переговоров и
согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать
указанному в них потребителю подписанный проект договора в
двух экземплярах. К договору необходимо приложить специфи
кацию с указанием технической характеристики, развернутого
ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую
продукцию.
Поставщик и предприятие-потребитель при заключении до
говоров должны действовать в рамках существующего законода
тельства.
Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта дого
вора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщи
ку. Договор поставки считается заключенным с того момента,
когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным
пунктам, а также, когда неурегулированные сторонами условия
договора определены решением арбитражного суда по преддого
ворному спору.
Протоколы разногласий к договорам поставки
Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в
тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту до180
говора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан под
писать договор, а по спорным условиям составить протокол раз
ногласий.
Протокол разногласий к договорам составляется в трех экзем
плярах. Два экземпляра направляются поставщику одновремен
но с подписанным договором. Поставщик, получивший подпи
санный покупателем проект договора с протоколом разногласий,
обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все
принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы пере
дать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом
покупателю.
Если в течение указанного срока поставщик не передаст спор
ные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия до
говора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.
Официальная и личная доверенность. Накладная. Наряд
Доверенность—документ, который уполномочивает представ
лять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получив
шему, перед третьими лицами.
В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юри
дическим или физическим лицом), доверенности подразделяются
на официальные и личные.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подпи
сью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это
учредительными документами, с приложением печати организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на
государственной или муниципальной собственности, на получение
или вьщачу денег и других имущественных ценностей должна быть
подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.
Реквизиты официальной доверенности:
• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
• полное наименование предприятия, вьщавшего доверенность,
и его адрес;
• дата вьщачи доверенности;
• номер;
• срок действия доверенности;
181
• должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверя
ется получить ценности, денежные средства;
• серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенно
сти, наименование организации, в котором должны быть получе
ны ценности, и документ, являющийся основанием; перечень цен
ностей и их количество;
• образцы подписи получателя доверенности;
• подписи руководителя предприятия и главного (старшего)
бухгалтера, печать организации.
Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном
экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение
ценностей.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей—
это документ, который предприятия и организации вьщают дол
жностным лицам на получение от поставщиков товарно-матери
альных ценностей.
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под
расписку лицам, которым поручается получение материальных
ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководите
лем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреп
лена печатью.
Срок действиядоверенности на получение товарно-материаль
ных ценностей не может превышать 15 дней.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприя
тия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале "Учет выдан
ных доверенностей". До начала внесения записей в журнал необ
ходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать
сургучной печатью организации. На обороте последней страни
цы журнала делается надпись: "В настоящем журнале всего про
нумеровано... страниц". Надпись заверяется подписями руково
дителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, вьщачи и ре
гистрации доверенностей, а также за своевременным представле
нием соответствующих приходных документов в пределах срока
действия доверенности или возвратом доверенности, если она не
использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и
учреждения.
182
Реквизиты личной доверенности:
• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
• фамилия, имя и отчество лица, вьщавшего доверенность;
• фамилия, имя и отчество лица, которому вьщана доверен
ность;
• содержание доверенности;
• наименование организации, в котором должны быть произ
ведены операции по доверенности;
• подпись лица, выдавшего доверенность;
• дата выдачи доверенности;
• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись дове
рителя;
• дата удостоверения подписи;
• печать.
Срок действия личной доверенности не может превышать трех
лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в те
чение года со дня ее совершения.
Накладная — документ, которым оформляются прием и от
правка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении
работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о рас
чете причитающейся зарплаты.
Коммерческие акты
Коммерческие акты составляются при несоответствии между
наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в
натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и
повреждении груза; обнаружении груза без документов или доку
ментов без груза; возвращении железной дорогой похищенного
груза; непередаче железной дорогой на железнодорожный подъез
дной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной кон
торе (кассе) вьщачи груза по документам. В этом случае коммер
ческий акт составляется только по требованию грузополучателя.
Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда
она сама обнаружила перечисленные факты или когда на нали
чие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или
отправитель груза.
183
Реквизиты коммерческого акта:
1. Наименование документа (коммерческий акт).
2. Номер, дата и место составления.
3. Скорость перевозки грузов.
4. Номер и дата накладной.
5. Наименование пунктов отправления и назначения.
6. Наименование отправителя и получателя.
7. Сведения о средствах транспорта и соответствующие отмет
ки в накладной.
8. Результаты проверки груза.
9. Описание повреждений и состояния грузов с выделением
недостачи или излишков.
10. Заключение экспертизы.
11. Дополнительные сведения и отметки.
12. Подписи лиц, составивших коммерческий акт.
Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый
направляется в управление дороги, второй выдается под распис
ку грузополучателю, третий остается в делах станции.
Претензионные письма
Согласно действующему законодательству предприятия и
организации обязаны принять меры к непосредственному урегу
лированию разногласий путем предъявления претензий.
Претензия — это требование о добровольном устранении на
рушения законодательства. В целях урегулирования споров ви
новной стороне направляются претензионные письма. В претен
зионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть
указаны: требования, предъявляемые заявителем организации,
которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, ко
торые заявитель просит перечислить ему; основания требований
заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не уста
новлен специальным нормативным актом; при необходимости —
банковские реквизиты заявителя.
Руководители предприятий и организаций, получив претен
зионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии,
удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные
ответы при отклонении претензий.
184
При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оцен
ке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на пере
числение денежных средств с отметкой об исполнении (принятии
к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претен
зии заявителю должны быть возвращены подлинные документы,
которые были приложены к претензии, а также направлены доку
менты, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претен
зии.
Ответ на претензию отправляется заказным или ценным пись
мом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных
средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления отве
та на претензии, либо вручается под расписку.
В случае полного или частичного отказа в удовлетворении
претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель
в праве предъявить иск в Арбитражный суд.
Исковые заявления
Исковое заявление — это требование к компетентному органу
о защите нарушенного права организации, предприятия, учреж
дения.
Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной.
Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по
месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учрежде
ния, которое нарушило права или законные интересы истца).
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыс
кании с ответчиков в принудительном порядке претензионных
сумм.
Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отпра
вить ответчику копии исковых материалов и приложить к иско
вому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий иско
вых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие,
что истцом были приняты меры к урегулированию спора.
Ответчику могут не направляться лишь копии тех докумен
тов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые
должны иметься у ответчика.
185
Реквизиты искового заявления:
1. Наименование арбитража.
2. Наименование и адреса спорящих организаций.
3. Наименование министерств или ведомств, в систему кото
рых входят спорящие организации.
4. Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих ос
нованием для иска.
5. Ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверж
дающие изложение обстоятельств.
6. Требования истца.
7. Причины возражения другой стороны.
8. Сумма иска.
9. Дата подачи заявления и подпись руководителя.
В конце искового заявления указывается приложение: перечень
документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий
споров перечень документов, подлежащих представлению в ар
битраж, указывается в инструктивных письмах. Исковое заявле
ние направляется заказной корреспонденцией в адрес Арбитраж
ного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.
5. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
5.1. Краткая характеристика деловых писем
5.1.1. Назначение и классификация деловых писем
Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 стра
ниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тес
но взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный
для осуществления оперативного информационного обмена меж
ду предприятиями (организациями, учреждениями), их структур
ными подразделениями (должностными лицами).
Приступая к изучению особенностей подготовки деловых пи
сем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что
для классификации деловых писем существует немалое количество
оценочных критериев.
В частности, известно, что деловые письма отличаются друг
от друга:
а) по степени доступности содержащейся в них информации
(по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного
доступа (конфиденциальные);
б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сро
ки, а также оперативно и срочно;
в) по объему — короткие, средние и длинные;
г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и
комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами,
анкетами и графическими изображениями);
д) по стилю изложения — официальные и частные;
е) по комплектности — с приложениями и без приложений;
187
ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и
сложные (касающиеся двух и более вопросов);
з) по способу адресования — направляемые в один (целевого
назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
и) по информационному поводу для подготовки — инициа
тивные и ответные письма.
Однако главным классификационным критерием для деловых
писем по-прежнему остается их функциональное назначение.
Исходя из результатов анализа деловой переписки десятков
предприятий, организаций и учреждений, с точки зрения автора,
представляется вполне допустимым разделить все деловые пись
ма на три базовых классификационных категории:
а) официальные деловые письма;
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки
(переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).
В свою очередь классификация официальных и частных дело
вых писем с учетом особенностей их функционального назначе
ния может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует вьщелить:
1) письма-просьбы;
2) письма-сообщения;
3) письма-запросы;
4) письма-заявления;
5) письма-подтверждения;
6) письма-заказы;
7) письма-предложения (оферты);
8) письма-дополнения;
9) письма-рекламации (претензии);
10) информационные письма;
11) гарантийные письма;
12) презентационные письма;
13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
14) краткие письменные сообщения (уведомления, напомина
ния и т. п.);
15) сопроводительные письма.
188
Соответственно, в группе частных деловых писем следует вы
делить:
1) письма-поздравления;
2) письма-приглашения;
3) письма-извинения;
4) письма для выражения сожаления и соболезнования;
5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
6) письма по случаю отъезда;
7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений
(имиджевые письма);
8) благодарственные письма;
9) рекомендательные письма;
10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);
11) письма-открытки;
12) письма негативного содержания (письма-отказы, письмен
ные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении ва
кансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьихлибо действий и т. п.);
13) письма для выражения отказа от какого-либо предложе
ния;
14) письма для обращения в различные инстанции в частном
порядке;
15) письма-резюме.
Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов
деловых писем.
Письмо-просьба — пожалуй, самая распространенная форма
делового письма. Функциональное назначение — изложение ка
кой-либо просьбы, связанной с осуществлением предприятием
своей деятельности (созданием для этого соответствующих усло
вий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и кон
кретностью изложения (в противном случае существует опасность
того, что адресат не поймет, что именно от него требуется).
Письмо-сообщение — также весьма распространенная форма
официального делового послания. Основное предназначение пись
ма-сообщения — целенаправленная передача адресату какой-либо
конкретной информации, как правило предпринятая по инициа189
тиве автора (организации-отправителя). Таким образом, на прак
тике письма-сообщения чаще являются инициативными, хотя в
определенных случаях информация может сообщаться и в ответ
на поступивший в адрес организации письменный запрос.
Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для зап
рашивания соответствующей информации. Особенностью данно
го вида писем является то, что они практически всегда предпола
гают обязательную реакцию адресатов в виде письменного отве
та по существу и, как правило, в срок, установленный или
отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.
Письмо-заявление служит для официального (т. е. от имени
организации) предварительного информирования адресата о по
зиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое
отношение к его сути и порядку разрешения) — скажем, подтвер
дить свои намерения в отношении реализации ранее согласован
ных планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является однотемным.
Письмо-подтверлсдепие служит исключительно для подтвер
ждения какого-либо факта — допустим, получения организацией
письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине дан
ное письмо используется в деловой переписке исключительно в
качестве ответного.
Письмо-заказ также является ответным. Функциональное на
значение подобных писем —^документирование заказа. Отметим,
что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию!
сопроводительного письма — например, если к нему прилагается
ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, про
ект договора и т. п.), дополненное необходимой информацией.
Письмо-предлолсепие (оферта) — классический пример ком
мерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делово
го партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложе
ние относительно поставки (допоставки) той или иной продук
ции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства.
Первая отличается исключительной конкретностью и точнос
тью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки
(сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расче190
тов и т. п.). Вторая, скорее, свидетельствует о принципиальной
готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания (разви
тия) которого, однако, требуется предварительное согласие по
лучателя такого письма.
Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адре
сату какой-либо важной информации, которая ранее по какимлибо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Пись
мо-дополнение всегда является как бы продолжением предьщущего послания.
Письмо-рекламация — менее частое явление в современной де
ловой переписке. Основное назначение — выражение письменных
претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адреса
том взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высы
лается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о
недобросовестности получателя в отношении отправителя пись
ма (например, акта о некондиционности продукции).
Информационное письмо используется для развития деловых
отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отпра
вить в адрес после того, как на предьщущее послание получен от
вет, указывающий на принципиальную готовность к сотрудниче
ству. Основное функциональное назначение письма — информи
рование адресата с целью предоставления в его распоряжение
конкретной информации относительно перспектив сотрудниче
ства по возможно более широкому кругу направлений.
Гарантийное письмо предназначено для предоставления адре
сату письменных гарантий в отношении намерений или действий
отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы
адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма — под
тверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую
партию продукции и т. п. Обязательными для гарантийного пись
ма являются сведения об отправителе — юридический и факти
ческий адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие
в тексте слова "Гарантирую".
Презентационное письмо имеет целью презентовать (букваль
но — представить в выгодном свете) адресату какую-либо либо
продукцию, организацию (производителя или распространителя
191
продукции) или некое социально значимое событие — к примеру,
праздник организации. На практике презентационное письмо
чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должност
ному лицу), а к публике, широкой общественности и, помимо ин
формирования, призвано вызвать у адресата заинтересованность
и расположение по отношению к презентуемому объекту. Доба
вим, что презентационные письма никогда не рассылаются по
одному, поскольку призваны проинформировать возможно боль
шее количество людей.
Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл, DM) в отли
чие от презентационного письма имеет куда более конкретную и
прозаическую цель — побудить адресата к совершению покупки.
Особенностью письма является то, что, помимо описания пред
лагаемой продукции, оно содержит — в качестве приложения —
и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в
некоторых случаях — и образцы продукции для бесплатного
(пробного) употребления. Другой особенностью писем прямой
почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сот
ням, тысячам, а в отдельных случаях — и сотням тысяч потенци
альных покупателей.
Краткие письменные сообщения используются в целях немно
гословного срочного информирования адресата в связи с конк
ретным поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных
обращений различают уведомления, напоминания и предупреж
дения, направляемые в адрес, как правило, последовательно, с
определенным интервалом времени. Уточним, что предупрежде
ние используется только в том случае, если уведомление и напо
минание не достигли своей цели и адресат на них не отреагировал
должным образом.
Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для со
провождения прилагаемых к нему документов (материалов).
Включает в себя сообщение об отправке соответствующих доку
ментов (материалов), а также их перечень с указанием точных ха
рактеристик (названия, количества страниц и т. п.).
Письмо-поздравление — это, пожалуй, самый распространен
ный вид частных деловых писем.
192
в зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся
между отправителем и получателем, считается вполне уместным
направлять поздравления по следующим основным поводам:
а) день рождения адресата — должностного лица или дата ос
нования предприятия-получателя;
б) государственные, церковные и профессиональные праздники;
в) назначение адресата на более престижную должность;
г) награждение, присвоение почетного или специального зва
ния (в том числе организации-получателя);
д) вьщающиеся достижения получателя на профессиональном
поприще (превышение показателей экономического развития,
выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);
е) заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
ж) годовщина сотрудничества (как правило, первая или "круг
лая");
з) вьщающиеся события в личной жизни адресата (помолвка,
свадьба, рождение ребенка, промоция — окончание учебного заве
дения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы и т. п.).
Характерной особенностью письма-поздравления является его
благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие
в тексте слова "Поздравляю..." является обязательным.
Письмо-приглашение — очевидно, второй по распространен
ности вид частных деловых писем Функциональное назначение
письменного приглашения — во-первых, известить адресата о том
или ином торжественном или деловом мероприятии и, во-вторых,
пригласить его к участию в нем.
В связи с изложенным текст письма-приглашения может от
крываться либо с информации о мероприятии, либо со слова
"Приглашаем (приглашаю)...". Приглашение может оформляться
как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном
билете, прилагаемом к письму). Особенностью письменного при
глашения является персональный характер обращения к адресату.
Письмо-извинение все чаще применяется в повседневной дело
вой переписке. Функциональное назначение такого письма —
принести адресату формальные извинения. Особенностью данно193
го письма является подчеркнуто примирительный тон изложения,
который, впрочем, не должен восприниматься адресатом как тон
заискивающий.
Письма для выраэюения со:исаления, сочувствия и соболезновани
используются в повседневной деловой переписке в связи с не слиш
ком радостными событиями в жизни адресата. Функциональное
назначение такого письма — проявить к адресату внимание, вы
разить ему свою поддержку в непростую, подчас трагическую
минуту. Характерной особенностью — и одновременно едва ли
не важнейшим требованием к письму подобного характера — яв
ляется исключительная искренность и теплота его тона.
Письмо по случаю представления (представительское письмо)
незаменимо при заочном знакомстве с адресатом для установле
ния с ним личных взаимоотношений. Особенностью письма по
случаю представления является наличие у него в качестве прило
жения визитной карточки отправителя. Такое письмо служит для
выражения адресату (в краткой, дружелюбной форме) располо
жения и, как правило, содержит приглашение к неформальной
деловой встрече.
Письмо по случаю отъезда предназначено для выражения при
знательности со стороны уезжаюш[его по отношению к остающей
ся (принимающей) стороне. Кроме того, такое письмо может со
держать приглашение адресату к продолжению контактов (сотруд
ничества), в том числе и посредством ответного визита — при
условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон.
Письмо для поддерэ/сания контактов и взаимоотношений (имид
жевое письмо) служит для укрепления сложившихся деловых и
личных связей между участниками переписки. Основное функци
ональное назначение имиджевого письма — в отсутствие формаль
ного повода продемонстрировать адресату свое внимание и ува
жение. Кроме того, имиджевое письмо может выполнять и вспо
могательную информационную функцию.
Благодарственное письмо направляется адресату с целью вы
разить благодарность — за проявленное последним по отноше
нию к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравле194
ние) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на
обеспечение личного или делового благополучия отправителя
письма. Благодарственное письмо должно быть естественным по
тону — инЬши словами, степень выражения благодарности дол
жна быть адекватной поводу.
Рекомендательное письмо — особый вид частного делового
письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвую
щего в переписке. Функциональное назначение письма — отреко
мендовать должным образом то или иное лицо адресату.
Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой
или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в
письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая
форма применяется, если требуется отрекомендовать человека,
которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не зна
ком.
Мини-письма (малые эпистолярные формы) — письма-шабло
ны, письма-маятники и т. п. — активно используются в деловой
переписке прежде всего для экспресс-ответов. Особенностью миниписем является повторяемость (стандартность) значительной ча
сти их содержания — в основном благодаря использованию шаб
лонного текста — и присутствие в письме специального формуля
ра, облегчающего подготовку ответа для адресата. Другой
особенностью мини-писем является "телеграфный" стиль изложе
ния — впрочем, приемлемый в общении только с людьми, кото
рых связывают с отправителем тесные деловые или личные взаи
моотношения.
Письмо-открытка — специфическая малая эпистолярная фор
ма. Функциональное назначение писем-открыток — ведение част
ной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых вза
имоотношений ее участников. Обычно содержат краткие сообще
ния личного характера, обмен которыми осуществляется в
периоды, когда личные контакты между участниками деловой
переписки по каким-либо причинам затруднены. Особенностью
таких писем является их обязательное оформление на открытке
(почтовой карточке с видом).
195
Письмо негативного содерж:ания — собирательная группа пи
сем, включающая письма-отказы, письменные уведомления об
увольнении, отказе в предоставлении вакансии, отказе в предос
тавлении денежной субсидии (смягчении условий погашения за
долженности), письма с выражением неодобрения (порицания)
чьих-либо действий и т. п. Такие письма, как правило, являются
ответными (за исключением случаев выражения неодобрения или
порицания действий адресата).
Письмо для выраэюения согласия или отказа применяется для
извещения адресата о согласии (отказе) отправителя от какоголибо предложения. Направляется в ответ на поступившее ранее
от адресата письмо, содержащее какое-либо предложение — чаще
всего об участии в каком-либо мероприятии, проекте и т. п. Пись
мо в обязательном порядке должно содержать выражение благо
дарности за сделанное предложение.
Письмо для обращения в различные инстанции в частном по
рядке предназначено для письменного изложения конкретной
просьбы или требования отправителя. Как правило, такие пись
ма направляются в судебные органы, предприятия коммунально
го хозяйства, образовательные учреждения, транспортные орга
низации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Функциональ
ное назначение писем состоит, во-первых, в том, чтобы
проинформировать о чем-либо адресата и, во-вторых, побудить
его к определенным действиям.
Письмо-резюме — резюме отправителя, изложенное в форме
стандартного делового письма. Инициативное письмо, высылае
мое в адрес потенциального работодателя. Содержит наиболее
существенные данные о биографии, уровне образования и про
фессиональном опыте отправителя. В обязательном порядке со
держит указание о вакансии, на которую претендует отправитель,
и адресе (телефоне. E-mail и т. п.), по которым адресат может на
править ответ.
На этом характеристику наиболее распространенных видов
деловых писем можно считать законченной. Рассмотрим далее
требования к структуре, стилю изложения и оформлению дело
вых писем, а также к срокам их подготовки.
196
Общие требования к структуре, стилю изложения
и оформлению деловых писем.
Сроки подготовки и объем деловых писем
Рассмотрение требований к подготовке деловых писем пред
ставляется целесообразным начать с особенностей их структуры.
Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного тек
ста делового письма, который в свою очередь можно — довольно
условно — разделить на информационную и служебную части.
Информационная часть — это собственно текст делового пись
ма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представ
ляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть —
это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживаю
щие текст.
Безусловно, с информационной точки зрения служебная часть
делового письма представляется менее значительной, второсте
пенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключитель
но важных для понимания делового письма функций.
Уточним в этой связи, что служебная часть содержания дело
вого письма, как правило, включает:
а) приветствие;
б) обращение к адресату;
в) лид-абзац;
г) заключительную формулу вежливости;
д) подпись отправителя;
е) постскриптум (пост-постскриптум).
Первые три элемента предшествуют информационной части
(тексту) делового письма, последующие три — подытоживают ее.
Коротко охарактеризуем каждый из элементов.
Приветствие — это обязательный элемент частного делового
письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных
деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) фор
мулу вежливости, предназначенную прежде всего для сокращения
психологической дистанции между участниками деловой перепис
ки и в конечном счете для создания необходимых предпосылок к
конструктивному невербальному диалогу.
197
Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адре
сату (см. далее) и тесно взаимосвязано с ним.
Наиболее часто в качестве приветствия в деловых письмах
используются следующие стандартные формулировки:
1) Здравствуйте,... (далее указываются имя и отчество адресата);
2) Здравствуйте,... (далее следует безличное обращение к адре
сату, например "Господин Генеральный менеджер!");
3) Здравствуйте,... (далее следует безличное обращение к не
скольким адресатам, например, "Господа акционеры!").
Обращение к адресату—еще один обязательный элемент част
ного делового письма, который, как правило, присутствует и в
большинстве официальных деловых писем. Специфической осо
бенностью обращения является употребление в конце его пункту
ационного — восклицательного — знака, указывающего на осо
бое значение, придаваемое отправителем письма факту обраще
ния к адресату.
Функциональное значение обращения к адресату — создание
предпосылки для смыслового и стилистического перехода от ввод
ной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к
адресату используются либо имена собственные (фамилия, пол
ное имя или имя, отчество адресата), либо имена существитель
ные (наименование должности, титула, специального или почет
ного звания).
Лид-абзац — начальный абзац делового письма, состоящий,
как правило, всего из одного предложения. Функциональное на
значение лид-абзаца может быть различным.
В наиболее распространенных случаях лид-абзац предназна
чен для:
а) выражения адресату формальной благодарности (в частных
деловых письмах);
б) пояснения мотивов и темы делового письма;
в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тек
сту делового письма.
Подчеркнем, что формулировка лид-абзаца в значительной
мере предопределяется функциональным назначением делового
письма.
198
Приведем также несколько наиболее показательных примеров
лид-абзаца:
1) Обращаюсь к Вам в связи с... (далее следует коротко ука
зать причину письменного обращения);
2) Настоящим письмом сообщаем Вам о... (далее следует корот
ко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);
3) Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о... (далее следует
коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата).
Текст делового письма в общем случае состоит из предложе
ний, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст
делового письма включает вводную, основную и заключительную
части.
Вводная часть текста делового письма предназначена для кон
кретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового
письма, основная часть текста — для последовательного и под
робного описания различных аспектов вопроса, а заключитель
ная часть — для изложения выводов и просьб.
Заключительная формула вежливости — это обязательный эле
мент частного делового письма, который, как правило, отсутству
ет в официальных деловых письмах. Использование заключитель
ной формулы вежливости способствует приглушению официаль
ного тона в конце письма — впрочем, ровно настолько, насколько
это позволяют сделать взаимоотношения участников переписки.
В качестве заключительной формулы вежливости рекоменду
ется использовать следующие стандартные формулировки:
1) С уважением,...
2) С неизменным уважением,...
3) С глубоким уважением,...
Подпись отправителя является обязательным — и, как пра
вило, заключительным элементом структуры делового письма.
Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму
юридическую силу и, во-вторых, удостоверяет личность отпра
вителя.
Различают сокращенную, полную и развернутую форму под
писи. При сокращенной форме, используемой в деловых письмах
на бланке должностного лица организации, указываются собствен199
но подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия отправите
ля). Полная форма подписи, используемая в деловых письмах на
бланках для писем организации, включает наименование долж
ности, а также сигнатуры и ее расшифровки.
Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной
формы подписи сведениями об отправителе делового письма —
например, указанием на его наследственный или почетный титул,
звание либо на иные особые заслуги отправителя.
Постскриптум (пост-постскриптум) представляет собой крат
кую — не более 3-4 строк — приписку к тексту делового письма,
помещенную после подписи. Это — необязательный, но тем не
менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка — "P.S.",
"Postscriptum" или "Постскриптум", дополнения (приписки)
к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры от
правителя без указания его должности и расшифровки подписи).
Основное функциональное назначение постскриптума — опе
ративное сообщение адресату краткой информации, имеющей для
него особенно важное значение.
Обратимся теперь к рассмотрению особенностей стиля изло
жения делового письма — так называемая официально-делового
стиля, представляющего собой функциональную разновидность
русского языка и предназначенного для использования в процес
се управления организацией, в том числе и посредством деловой
переписки.
Специфическими чертами официально-делового стиля явля
ются следующие:
а) подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое
выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе
письменного) общения между должностными лицами — так на
зываемой служебной субординации — и соблюдении стандарт
ных правил оформления деловых писем;
б) адресность, подразумевающая наличие конкретных участ
ников управленческой деятельности, в данном случае — отправи
телей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
200
в) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании
с ограниченностью их использования в процессе подготовки де
ловых писем;
г) тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как
правило, не освещается более одного-двух вопросов одновременно;
д) лексическое и композиционное единообразие содержания
делового письма;
е) исключительно нейтральный тон изложения делового письма;
ж) точность и внятность изложения, исключающие разночте
ние или двоякое толкование содержания делового письма;
з) лаконичность изложения, предполагающая краткость и яс
ность используемых в деловом письме формулировок.
Исходя из специфики официально-делового стиля при подго
товке содержания делового письма целесообразно:
1. Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими
предложениями.
2. Применять устойчивые словосочетания и обороты письмен
ной речи.
3. Употреблять термины в их общепринятом, однообразном
для понимания толковании.
4. Отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложе
нии, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуе
мому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные
слова находятся в начале предложения.
5. Не применять устаревшие слова и выражения (так называе
мые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования
из местных диалектов.
6. Отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в
существо изложения.
7. Избегать неоправданного употребления иностранных слов.
8. Использовать сказуемые либо в повествовательном ("уста
навливается"), либо в повелительном ("согласовать") наклонении.
Подчеркнем, что свои особенности имеет стилистическое офор
мление вводной, основной и заключительной частей текста дело
вого письма.
201
Так, в зависимости от функционального назначения делового
письма в его начале предпочтительно использование следующих
стандартных формулировок:
1) Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за вни
мание, проявленное к нашему предложению относительно..;
2) Ваше письмо от... за №... нами получено и тщательно изуче
но..;
3) Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не
получен ответ на письмо от... за №..;
4) Просим считать данное письмо неотъемлемой частью со
глашения от... за №... о..;
5) Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше
письмо от... за №... в связи с ;
6) Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего
делового партнера г-на...
Для продолжения начального абзаца делового письма и обес
печения его логического продолжения рекомендуются следующие
стандартные формулировки:
1) Настоящим письмом мы подтверждаем решимость к про
должению взаимовыгодного сотрудничества с Вашей организа
цией в области..;
2) Ваше предьщущее послание создает хорошие предпосылки
для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в
вопросах..;
3) Тем не менее мы считает своим долгом вновь обратиться к
Вам с предложением о...
Общие рекомендации секретарю по стилистическому оформ
лению содержания делового письма:
1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне.
Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной
любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью,
не допускается.
2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений
по вносимым вами письменным обращениям словами "Срочно",
"Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Помни
те о том, что быстро — хорошо не бывает. Лучше укажите, когда
202
бы вы желали узнать о решении, например следующим образом:
"Прошу Вас ответить до такого-то числа" или "Убедительно про
шу Вас сразу же сообщить о своем решении".
3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдер
жанны в оценках событий, объективны при изложении фактов,
гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия,
щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расхо
довании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные
предложения, а в выводах — предельно конкретны.
4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навя
зывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопро
са, например так: "Прошу изучить и решить вопрос положитель
но" или "Прошу утвердить эту кандидатуру". Дайте адресату по
думать самому.
5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую не
внимательность, вводя в заключительный текст письма следую
щую формулировку: "Предлагаю внимательно изучить": добро
совестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком ум
ный начальник — впасть в ярость, воспринимая невольный намек
слишком уж буквально.
6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что вы
полнение его поручения или просьбы не представляется возмож
ным, не начинайте послание с констатации отказа — изложите
сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при оп
ределенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного воп
роса можно вернуться.
7. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда
вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что испол
нение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в про
тивном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми
обращениями по еще менее насущным проблемам.
8. Ссьшка (к месту) на конкретные требования руководящих
документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж.
Ссьшки на абстрактные указания "начальства", скорее, будут вос
приняты получателем письма как ваша попытка снять с себя от
ветственность за последствия принятия того или иного решения.
203
9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юриди
ческом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадро
вых документов), безупречным по содержанию и исполнению.
Словам в нем должно быть тесно, а мыслям — просторно.
10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых
писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж
решили написать, то делайте это доступным пониманию языком,
чему в немалой степени способствует и неукоснительное следова
ние официально-деловому стилю изложения.
Следующее предложение первого абзаца, как правило, фор
мулируется таким образом, чтобы вплотную подвести адресата к
ознакомлению с содержанием основной части текста делового
письма, например так:
1) В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руко
водству Вашей компании со следующим деловым предложением...
2) Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас
ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в про
екте соглашения о...
3) Суть нашего предложения заключается в следующем...
Для стилистического оформления основной части текста с уче
том функционального назначения делового письма рекомендуют
ся следующие стандартные формулировки:
1) Как известно уважаемому г-ну директору, планом генераль
ного развития компании на год предусмотрено выполнение...
2) Целью предполагаемого соглашения является совместное
осуществление...
3) Согласно плану поставок продукции на... квартал... года
наша организация обязалась...
4) Для организации рабочей встречи представителей наших
компаний предлагается следующий вариант ее проведения: дата
встречи —... место встречи —... основные вопросы повестки дня...
5) В настоящее время наша организация располагает возмож
ностью оказать свои деловым партнерам комплексные услуги по...
6) Во-первых, квалификация специалистов Вашего предприя
тия оценивается исключительно высоко. Во-вторых...
204
Содержание последующих предложений и абзацев должно
строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения скла
дывалось все более целостное понимание освещаемого в тексте
делового письма вопроса.
Для завершения основной части текста и обеспечения плавно
го логического и стилистического перехода к заключительной его
части рекомендуется использование следующих стандартных фор
мулировок:
1) Такова основная идея нашего делового предложения...
2) Выможете получить от нашего представителя всю интере
сующую Вас дополнительную и справочную информацию о...
3) Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем
письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес...
И, наконец, для стилистического оформления заключительной
части текста делового письма предлагаются следующие стандар
тные формулировки:
1) Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных
выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на по
лучение от Вас ответа по существу данного вопроса...
2) Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше
внимание на финансовый аспект высказанного предложения...
3) Руководство организации выражает свою готовность рас
смотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения...
Коротко остановимся на особенностях оформления деловых
писем. Отметим прежде всего, что для оформления деловых пи
сем используются или бланки организации установленного образ
ца, или листы писчей бумаги.
В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 для деловых писем приме
няются следующие виды бланков:
а) общий бланк организации;
б) угловой бланк письма организации;
в) продольный бланк письма организации;
г) продольный бланк должностного лица организации;
д) продольный бланк структурного подразделения организации.
Для оформления деловых писем, объем текста которых пре
вышает размеры бланка (листа) формата А4, могут применяться
205
листы для продолжения делового письма, содержащих, как пра
вило, в верхнем колонтитуле название организации и краткий
пояснительный текст, например:
"Лист для продолжения письма № ". При использовании
листов для продолжения содержание делового письма следует
располагать таким образом, чтобы на заключительный лист по
падало по меньшей мере 4 строки основного текста, а также сле
дующие за ней стандартные служебные части содержания (под
пись, отметка о примечании и т. п.).
Требования к писчей бумаге, используемой для подготовки
и оформления деловых писем, основываются на положениях
ОСТ 29.115-88, соответствующим образом адаптированных с уче
том специфики настоящего пособия. Кроме того, указанный до
кумент содержит конкретные указания по оформлению текста
делового письма на писчей бумаге.
Согласно этим требованиям текст делового письма печатает
ся черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета
формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не
менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строч
ными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с
правилами грамматики).
Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщен
ность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки
и иные неточности допускается исправлять рукописным способом,
но без повреждения листов, помарок и следов неполного удале
ния прежнего текста.
Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном вари
анте делового письма, допускается закрашивать с помощью
"штриха" с последующим написанием окончательного варианта
фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего
цвета.
При оформлении деловых писем, кроме того, допускается ис
пользование приемов компьютерной верстки, улучшающих вос
приятие содержания, в том числе:
а) выделение наиболее важных в смысловом отношении фраг
ментов текста подчеркиванием;
206
б) выделение наименований руководящих документов, упоми
наемых в тексте, полужирным шрифтом;
в) вьщеление вводных слов разделов текста, фамилий упоми
наемых по тексту лиц прописными буквами (иногда — в сочета
нии с разрядкой);
г) выделение ключевых слов, терминов, формулировок выво
дов и предложений курсивом.
Обязательными реквизитами делового письма являются:
1. Эмблема (логотип) организации.
2. Код по ОКПО.
3. ОГРН организации.
4. ИНН/КПП организации.
5. Наименование отправителя (организации и, в зависимости
от вида бланка, соответствующего структурного подразделения
или должностного лица организации).
6. Справочные данные об организации.
7. Дата.
8. Регистрационный номер.
9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего
документа.
10. Место составления.
П. Адресат (справочные данные о получателе).
12. Заголовок к тексту.
13. Текст.
14. Отметка о наличии приложения.
15. Подпись.
16. Гриф согласования.
17. Оттиск печати.
18. Отметка об исполнителе.
При подготовке деловых писем необходимо в должной мере
учитывать фактор времени.
В частности, для инициативного делового письма срок подго
товки обычно устанавливается на основании указания соответ
ствующего должностного лица.
Срок, отведенный для подготовки инициативного делового
письма, должен быть разумным и с этой целью учитывать время,
207
необходимое не только для разработки текста, но и для его офор
мления, согласования, корректировки, тиражирования, регистра
ции, конвертования, а также время доставки до адресата.
Кроме того, рекомендуется зарезервировать некоторую часть
времени, необходимого для подготовки инициативного делового
письма, на случай возникновения разного рода непредвиденных
обстоятельств.
В свою очередь сроком исполнения ответного делового пись
ма является:
а) для обычного письма — срок, не превышающий одного ме
сяца (30 суток в календарном исчислении) с момента регистрации
письма на предприятии;
б) для писем, в которых указан срок представления ответа, —
срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и дос
тавки ответа;
в) для писем, снабженных резолюцией должностного лица и
переданных на исполнение другому сотруднику, — срок, указан
ный в резолюции;
г) для срочных письменных обращений (телеграмм и пр.) —
2 суток с момента получения последних.
На сроки подготовки делового письма, безусловно, влияет
объем его текста. С одной стороны, этот показатель вроде бы ни
чем и никем не лимитируется. С другой стороны, уважаемым чи
тателям, видимо, хорошо знакомы такие понятия, как цейтнот
(нехватка времени) и бумажный вал. В этой связи рекомендуется
придерживаться следующего правила: текст (собственно содержа
ние) делового письма должен умещаться на одном листе формата
А4 и при этом содержать достаточное количество информации
по излагаемому вопросу.
Уместно напомнить в этой связи, что в соответствии с требо
ваниями ОСТ 29.115-88 водной полной строке текста должно быть
60 ± 4 знака (при этом каждый пробел между словами считается
за один знак), абзацный отступ должен быть равным 3—5 знакам
по всему тексту, а на одной странице формата А4 должно быть
29 ± 1 строк.
208
Следовательно, объем текста делового письма не должен пре
вышать 2 тыс. машинописных знаков. Для сравнения — это при
мерно 150—200 слов, объединенных в 20—25 предложений, сгруп
пированных в свою очередь в 3—8 абзацев. Такой объем, как сви
детельствует практика деловой переписки, вполне достаточен для
освещения в письме одного вопроса. Для ознакомления с пись
мом такого объема адресату — с учетом среднего темпа чтения —
потребуется не более 1—1,5 минут.
Требования к подготовке инициативных деловых писем
Прежде чем приступить к подготовке инициативного делово
го письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо
совершенно необходимо.
Такая необходимость может быть вызвана следующими об
стоятельствами:
1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в
деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе
личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в
связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) опре
деленную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь
возможность — при необходимости — сослаться на нее;
3) вы намерены соответствующим образом оформить свои
мысли для того, чтобы придать им более упорядоченный вид и,
таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убеди
тельными для адресата;
4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, пред
ставляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для
адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека,
от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем что
бы обеспечить его соответствующей информацией, вы и исполь
зуете деловое письмо;
5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.
Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае
является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реак
ция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответ209
ствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего
послания.
С этой целью:
а) запланируйте время, необходимое для продуктивной рабо
ты над деловым письмом;
б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой —
в офисе, дома или где-либо еще;
в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма —
бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дис
кету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того
чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, "штрих", конверт и марки к нему, визитную
карточку или иной материал, который вы намерены приложить к
посланию (приложения готовятся отдельно — прим, авт.),
г) подберите также весь необходимый вам для работы над тек
стом информационно-справочный материал: переписку по суще
ству поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служеб
ные записки, справки, сводки, акты, доклады, договора и т. п.;
д) на всякий случай запаситесь и литературой — в частности,
словарями (орфографическим, синонимов, иностранных слов и т. п.)
или энциклопедическим словарем, а также любой другой специа
лизированной литературой (в том числе и периодикой), напри
мер юридической.
Далее переходите к подготовке плана делового письма. Как
правило, эта процедура осуществляется в следующей последова
тельности:
а) уточняется цель (функциональное назначение) делового
письма (например, вы намерены запросить у делового партнера
определенную информацию, имеющую отношение к проекту до
говора о сотрудничестве);
б) определяется тип делового письма (в данном случае это —
письмо-запрос);
в) определяется общая структура делового письма (первый
абзац — обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, второй
абзац — изложить суть запроса, третий абзац — обосновать не
обходимость получения запрашиваемой информации, четвертый
210
абзац — поблагодарить за сотрудничество, а также попросить
ответить возможно скорее и т. п.);
г) определяются основные речевые средства для достижения
указанной цели (стандартные формулировки для образования
"каркаса" содержания, текстовые подводки для обеспечения свя
зи между абзацами);
д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку
на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве
обоснования мотивов своих действий);
е) определяются форма обращения, заключительная формула
вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подго
товке приложений к деловому письму.
После того как план делового письма составлен, его следует
тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной
версии плана можно приступать к подготовке черновика основ
ного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть де
лового письма (в виде отдельных предложений);
б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последо
вательно для всех абзацев);
в) формулирование текстовых связок между абзацами, а так
же, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой
подводки.
После того как черновик делового письма зафиксирован вами
на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополни
тельную структуризацию текста, а также его стилистическую об
работку;
б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и испра
вить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации и
т. п.;
в) переоформить черновик делового письма на новом носите
ле, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую
копию компьютерного файла.
211
Уточненный черновик:
а) перечитывается;
б) повторно редактируется и корректируется;
в) оформляется в исправленном варианте. С этой целью к тек
сту делового письма "подключаются" заранее продуманные:
— приветствие (иногда — в сочетании с обращением);
— заключительная формула вежливости;
— подпись.
Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий
вариант делового письма окончательно просматривается автором
(разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок
и неточностей.
Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом
предполагает:
а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
б) оформление делового письма на бланке или листе писчей
бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
в) оформление приложений (если таковые имеются);
г) подписание письма;
д) конвертование письма и его регистрацию (последнее не обя
зательно для частных деловых писем);
е) отправку по указанному на конверте адресу.
5.2. Международные письма
Стандарты международной организации стандартизации
(ИСО) по оформлению переписки
Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали
уже привычными, поэтому при приеме на работу многие россий
ские организации требуют от своих будущих сотрудников знания
двух или более иностранных языков.
Самым распространенным языком международного общения
является английский, и большинство людей в состоянии прочи
тать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубеж
ной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экс212
порту. Международным письмам придается важное значение, так
как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые
связи.
При подготовке международных служебных писем необходи
мо придерживаться единых правил оформления и обработки де
ловой документации. Эти правила выработаны национальными
службами стандартизации в рамках Международной организации
по стандартизации — ИСО (International Organization for
Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации пред
ставлены национальные органы 130 государств.
Терминологию в области документации на международном
уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и
информация" (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3:
1988 и др.).
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и
оформления документов, в том числе стандартами установлены:
1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:
1975);
2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания
бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:
1990).
Реквизиты международных писем:
1. Сведения об отправителе: наименование организации, по
чтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д.
2. Ссылка на индексы отправителя.
3. Дата.
4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя
письма и его почтовый адрес).
5. Указание на конкретное лицо "К сведению".
6. Вступительное обращение.
7. Заголовок.
8. Основной текст.
9. Заключительная формула вежливости.
10. Подпись.
11. Указание на приложение.
12. Указание на рассылку копий данного письма.
213
При построении бланков международных писем исходный
интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм,
исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали
текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на
колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исход
ных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на
восемь колонок по девять шагов.
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле све
дений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок
(reference field) и поле адреса (address field).
Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания од
ного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003)
предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.
В международных письмах адрес на бланке размещают в соот
ветствии с ИСО 11180: 1993.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода
документа, даты и др.
На поле сведений об отправителе документа указывается его
наименование, при необходимости — подразделение или лицо,
имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес,
номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя
поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в ниж
ней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим
ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней ча
сти бланка.
Реквизиты международного письма
Письма, используемые в практике общения зарубежных орга
низаций, могут включать следующие реквизиты:
1) сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование орга
низации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, фак
са, телефакса и т. д.;
2) ссьшки на индексы отправителя (Reference Line);
3) дату (date);
4) "внутренний адрес" (Inside Address), включающий наименова
ние получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
214
5) указание на конкретное лицо "К сведению" (Attention Line);
6) вступительное обращение (Salution);
7) заголовок к тексту (Subject Line);
8) основной текст письма (Body of the Letter);
9) заключительная формула вежливости (Complementary close);
10) подпись (Signature);
11) указание на приложение (Enclosure);
12) указание на рассылку копий данного документа
(CCNotation).
Сведения об отправителе. На бланке письма организации ука
зывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый
и телеграфный адрес. Под наименованием организации может
указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, зани
мающаяся совершенствованием работы с деловой документаци
ей, указывает на бланке: "Хранение и управление информацион
ными потоками".
Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в пись
ме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквен
ные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фир
мы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый
номер письма, а 12 — номер дела.
Ссылка может иметь такой вид:
• In your please refer to EL/I^/15621) (B Вашем ответе просим
ссылаться на EL/KД/15621);
• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть
Ex 16/1716 в Вашем ответе).
Дата письма проставляется обычно в верхней правой части
бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифро
вом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует циф
ровое оформление даты в следующей последовательности: год,
месяц, день. Например: 2000.04.01.
Из-за различия между английской и американской традиция
ми цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее
толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет воспри
ниматься как 6 июля 2000 г., а в США — как 7 июня 2000 г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-циф
ровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).
215
к традиционным британским способам относятся следующие
варианты оформления даты: 20 Feb. 2003; 20 February 2003. В аме
риканской традиции принята иная последовательность элементов
даты: February 20, 2003. Названия месяцев на английском языке
пишутся с заглавной буквы.
Адресат (^^внутренний адрес''). Почтовый адрес должен быть
написан компактно, без промежутков между буквами и без под
черкивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными
буквами название местности, учреждения, осуществляющего дос
тавку, и страну назначения.
Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.
Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно пре
вышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно
написать, используя меньший шаг письма.
Для написания полного почтового адреса частных лиц исполь
зуются следующие элементы:
1) наименование адресата (указание семейного положения или
титула лица). Например: мистер, мисс, миссис. Его Святейшество,
Его Превосходительство, Ее Величество;
2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:
• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией
для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);
• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для
обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);
• приставка к имени, например, старший, младший;
3) занятие, функция, по адресу (через):
• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);
• по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или
учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу
семьи Смит);
4) пункт доставки:
• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);
• название улицы (например. Станционная авеню; Станцион
ная улица. Станционная площадь, станция Виктория, станция
Лайм-стрит);
216
• идентификационный номер на улице; номер подъезда или
здания, этажа и квартиры (например, 211Ъ01, подъезд № 27, 4-й
этаж, квартира № 7);
• название дополнительного адресного компонента, относя
щегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;
• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл,
Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо);
• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
• общая доставка;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность,
наименование учреждения, осуществляющего доставку:
• почтовый код, который обычно используется для итоговой
сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим ко
дам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15;
ВН2 120);
• номер почтового маршрута, код, включающий несколько
цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты
к месту назначения (например, 67 — дорога Беллинзона Аироло;
К1А — отправка на сортировочный участок);
• название учреждения доставки, название учреждения, ответ
ственного за доставку почтового отправления адресату в место
назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));
6) название территории или провинции и/или название страны:
• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например,
Техас, Йоркшир, Уэльс);
• название страны назначения (например, Швейцария, Фран
ция, Великобритания, США).
Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:
Mr. Walter EGGERS
3040 Idaho Ave NW Apt#621
WASHINGTON D.C. 20016
USA
MR. Adam SIMPERINGHAM
37 Franklin Road
Frecmans Bay
AUCKLAND
NEWZEALSND
217
Для написания полного почтового адреса юридических лиц
используются следующие элементы:
1) название организации (например. Nestle Ltd; Kodak Ltd;
UNESCO);
2) указание на род деятельности или изделия (например, фир
ма по гражданскому строительству, общая трастовая компания,
продажа семян);
3) название отдела или подразделения организации (например,
отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);
4) пункт доставки;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, название ме
стности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6) название территории или провинции и/или название стра
ны. Последние три элемента при написании адреса юридического
лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее
название, затем почтовый адрес. Например:
Continental Supply Company
3 12 Sixth Avenue New
York,N.Y. 11011
USA
Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала ука
зывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фир
мы, затем — почтовый адрес. Например:
Мг. G.H.Black, Chairman,
A.Smith and Ch., Ltd.
London SWL 75 С
England
Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят со
кращенное слово Mr. — от Mister ("господин"). В Великобрита
нии вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq.
("эсквайр"), которое ставится после фамилии. Например:
E.F.Whitc, Esq.
Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Напри
мер:
Mr. Harold Brown Mr. A.White
218
Если адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокра
щенное слово Mrs. — от Mistress ("госпожа") или слово Miss, если
женщина не замужем. Например:
Mrs. RosaJfnda Jones Miss G.Black
Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать
так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если
имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно дол
жно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициа
лы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы.
В отличие от русского языка в английском инициалы лица никог
да не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.
Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заг
лавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо
организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:
E.F. Jons, DM (Doctor of Medicine—доктор медицинских наук)
А.В. Smith, М.Р. (Member of Parliament — член парламента)
G.H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order —
кавалер ордена Королевы Виктории).
Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, воз
можно лишь тогда, когда эта должность является единственной в
организации, указанной в адресате (Chairman — председатель,
President — президент, председатель, Managing Director — дирек
тор-распорядитель. Secretary — секретарь. Chief Accountant —
главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности
ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).
Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они
указываются следующим образом:
R.S. Jones, Р.С. Джонсу,
Chairman, А. Smith & Co., Ltd председателю компании
"А. Смит энд Ко. Лимитед"
Артикль перед названием должности в таких случаях не упот
ребляется.
При написании почтового адреса принята такая последова
тельность элементов: номер дома, название улицы, название го
рода и индекс, название страны. Например:
"Индастриал Хаус" 34—41
219
Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.
Если письмо направляется в США, то после названия города
дается название штата, часто сокращенное. При адресовании пи
сем в Великобританию может быть указано графство.
Указание на конкретное лицо *^К сведению". Альтернативой
включения имени и должности получателя в реквизит "адрес" яв
ляется внесение их в графу "К сведению". Если в адресе не указа
ны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе пись
ма, который не является обязательным, но присутствует в том слу
чае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило
конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо —
помещается отдельной строкой под адресом. Например:
Attention: Mr. P.Cooper
или
Attention of: P.Cooper
или
For the Attention of Mr. P.Cooper
Вместо фамилии лица может быть указана должность или на
звание отдела, в который направляется письмо. Например:
Attention of the Sales Manager
Attention — Sales Department
Вступительное обращение. В деловых письмах используются
следующие обращения:
±"Уважаемые господа" — к организации в целом:
Dear Sirs Gentlemen (в США)
• "Уважаемый господин" — к мужчине, если неизвестно его
имя:
Dear Sir
• "Уважаемая госпожа" — к женщине, если неизвестно ее имя:
Dear Madam
• "Уважаемый г-н Смит" — к мужчине:
Dear Mr. Smith
• "Уважаемая г-жа Смит" — к замужней женщине:
Dear Mrs. Smith
220
• "Уважаемая г-жа Смит" — к незамужней женщине:
Dear Miss Smith
• "Уважаемая г-жа Смит" — к женщине, если неизвестно ее
семейное положение:
Dear Ms. Smith
• "Дорогой Джон" — к человеку, которого вы хорошо знаете,
или другу:
Dear John
Менее официально выглядят обращения "Уважаемый
г-н Джон" (Dear Mr. John) или "Уважаемый г-н Джон Смит" (Dear
Mr.-John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно
опускаются.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии)
или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание.
Например: "О возобновлении поставок", "О заполнении дого
вора".
Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из
трех частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый
г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причи
нах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (под
робностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается
о планах на будущее и т. д.
В первой части могут использоваться следующие фразы:
...Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о... (... We are
writing to inquire about...);
Мы пишем в связи с... (We are writing in connection on with...);
Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать...
(We are interested in... and we would like to know...) и т. п.
Предложение, содержащее основное сообщение, может начи
наться такими словами:
Мы хотим сообщить... (We would advise...);
С удовольствием сообщаю, что... (It is my pleasure...);
Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...)
И Т . П.
221
Просьба сообщить необходимую информацию начинается сло
вами:
Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...);
Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);
Я был бы рад узнать... (I should be glad to know if...) и т. п.
Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:
Благодарю Вас за письмо от (дата).., (Thank you for your letter
of (date)...), Мы получили Ваше письмо (дата)... (We have received
your letter of (date)...) и т. п.
В деловой переписке используются следующие выражения бла
годарности и внимания:
Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you to...);
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за... (I am writing to thank you
very much indeed for...);
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить
Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...);
Благодарим за Ваш большой вклад в... (Thank you for
contributing so much to...);
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодар
ность за Вашу помощь... (Please, accept me sincere (deep) appreciation
for your help...) и т. п.
Извинения могут начинаться такими словами:
Мы должны извиниться за... (We must apologise for..;);
Мы извиняемся за... (We apologise for...);
Мы очень огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry
for...);
Хочу принести свои самые искренние извинения за... (I wish to
offer me sincere apologies for...) и т. п.
После изложения основной причины письма, деталей и под
робностей приводятся заключительные фразы:
Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon
reply...);
С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from
you...) ИТ. П.
В заключительной части может быть дана оценка приведен
ной в письме информации:
222
Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this
information will help you);
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нуж
на более подробная информация (Please, do not hesitate to contact
me if you need any further information) и т. п.
Заключительная формула веэ§€ливости. В качестве заключитель
ной фразы в письмах к организациям используются такие выра
жения:
Yours faithfully
Yours truly
Yours very truly.
Указанные фразы можно перевести как "С уважением", "Ис
крение Ваш", "Наилучшие пожелания".
В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступи
тельного обращения и заключительной формулы вежливости яв
ляются следующие:
Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely
Dear John Best wishes.
В данных формулах заключительная фраза соответствует на
чалу письма. Эти же формулы часто используются в письмах рос
сийских организаций.
Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись
размещается обычно под заключительной формулой вежливости.
Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной
подписью, а затем указывается должность. Например:
Yours sincerely Mr. S Basuki Manager
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник
фирмы по поручению руководства. Например:
For а. Smith and Co., Ltd
D.Whith
Export Department
Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от име
ни", или "Per pro" — "по доверенности" (от латинского выраже
ния "per procura"). Сотрудники организации используют эту от
метку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
223
Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных кор
респондентов отметка о наличии приложений располагается в
нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова
"Enclosure", если приложение одно, или "Enclosures", если их не
сколько. При этом обычно указывают их количество. Например:
2 Enclosures
Возможно сокращенное обозначение: End.. В отметке о при
ложений могут быть названы документы-приложения.
Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных кор
респондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Та
кая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает
сокращение "с.с." (от "карбоновые копии") и название фирмы,
которой выслана копия. Например:
с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает от
метку "без копий" ("without copies").
Постскриптум
За рубежом допускается внесение дополнительной информа
ции в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от не
обходимости составлять новое письмо и дает возможность опе
ративно сообщать о событиях, случившихся уже после подписа
ния письма. Приписка располагается в конце письма после
подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — "пос
ле написанного"). В конце приписки еще раз ставится подпись.
Оформление второго и последующих листов письма
В зарубежной корреспонденции для оформления второго и
последующих листов документа используется специальная бума
га с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу
(1 см от верхнего края) названием организации. В правом верх
нем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма Х9...".
Например:
Continuation Sheet No...
Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются
организация, которой оно адресуется, и дата. Например:
224
Mills and Green Continuation Sheet No
Messrs. A.Smith and Co., Ltd
12 May 2002
Многие британские фирмы пользуются дополнительными ли
стами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а
справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме после
дней, пишется: "Continued" — или сокращенное: Cont'd (Countd),
что значит "имеется продолжение".
6. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Технология учета и рассмотрения
поступивших конфиденциальных документов
6.1.1. Назначение и виды учета конфиденциальных
документов
Наиболее существенным отличием технологии обработки и хра
нения конфиденциальных документов от технологии обработки и
хранения документов открытых, которое составляет основу процес
са защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по
организационным и техническим каналам, мы считаем многоступен
чатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Учет (чаще используется термин "регистрация") открытых
документов в первую очередь преследует цель включения доку
мента в справочно-информационную систему для целей справоч
ной и поисковой работы по документам и контроля исполнения
поручений и заданий, содержащихся в документе.
Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует
цель сохранности документов и фиксирования их местонахожде
ния. В связи с этим к конфиденциальным документам скорее все
го применим более широкий термин "учет документов" (в дан
ном случае регистрацию мы рассматриваем лишь как запись ис
ходных сведений о документе).
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов —
обеспечение их физической сохранности, комплектности и цело
стности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реаль226
ного наличия документов и аналитическая работа по осведомлен
ности персонала о содержании документов.
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя
и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются
основными технологическими процессами. В отличие от откры
тых документов конфиденциальные документы (на любом носи
теле) учитываются сразу при поступлении или перед изготовле
нием первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распреде
ления или согласования, подписания.
При ведении учета конфиденциальных документов возможно
возникновение следующих опасных ситуаций:
— выпадение документа из учетной системы за счет ошибоч
ных или злоумышленных действий работника службы 1СД;
— отсутствие фиксируемого контроля за документом при пе
реходе его от одной технологической стадии движения и проце
дуры обработки к другой;
— включение конфиденциальных сведений из документов в
учетные формы;
— утечка информации по техническим каналам;
— использование работником службы КД традиционной или
автоматизированной технологии, не предназначенной для обра
ботки и хранения конфиденциальных документов, или самодель
ной, непрофессиональной технологии;
— нарушение порядка выполнения учетных операций и веде
ния справочно-информационного банка данных по документам.
Основной способ защиты информации при указанных угро
зах — строгая регламентация специализированных технологичес
ких процедур учета и контроль за соблюдением работниками служ
бы КД и персоналом утвержденных руководством организации
требований и правил.
Учет конфиденциальных документов предназначен для:
— фиксирования факта поступления пакета с документами,
отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или
документа, поступающего по электронной или факсимильной
почте (линиям связи);
227
— фиксирования факта регистрации исходных сведений о до
кументе и включения его в справочно-информационный банк дан
ных по документам;
— фиксирования факта переноса информации с бумажного
документа на машинный носитель, факта включения документа в
электронную базу данных и факта помещения бумажного доку
мента в соответствующее дело;
— фиксирования факта перемещения документа (всех обраще
ний персонала к документу) в процессе его рассмотрения, испол
нения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведе
ний);
— фиксирования местонахождения документа (у менеджера,
референта, в деле, файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т. д.)
в любой момент времени в период исполнения документа и при
его архивном хранении;
— фиксирования факта регистрации исходных сведений о под
готовленном документе;
— фиксирования факта начала и окончания составления, из
готовления и издания документа;
— фиксирования факта дальнейшей работы над изданным
документом или отправления его адресату (регистрация рабочих
сведений);
— фиксирования факта оформления специально подготовлен
ных носителей для составления конфиденциальных документов;
— фиксирования факта перевода документа с одного вида уче
та на другой и идентификации (соответствия) учетных номеров;
— обеспечения поисковой, справочной и контрольной рабо
ты по конфиденциальным документам;
— регулярного фиксирования комплектности документа при
выполнении каждой технологической процедуры с целью предуп
реждения утраты копий и экземпляров документа, черновиков,
редакций, приложений, отдельных листов и рабочих записей;
— фиксирования в машинном журнале всех действий, кото
рые выполняются с электронными документами в базе данных;
— фиксирования регулярных контрольных операций второго
работника службы КД по проверке правильности выполнения
228
работником службы всех технологических операций и проверке
наличия документов.
Учет конфиденциальных документов централизуется по кате
гориям документов на участках службы 1СД. Он всегда делится на
несколько видов, так называемых учетов, соответствующих ста
диям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций
по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны
фирмы между несколькими независимыми работниками этой
службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранно
стью документов на каждом участке.
В предпринимательских структурах целесообразно вести сле
дующие виды учета конфиденциальных документов и дел:
— учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные
документы, а также учет поступления незаконвертованных доку
ментов, документов, поступающих по телеграфной, электронной
почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (па
кетный учет);
— пакетный учет поступления документов, не имеющих гри
фа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограничен
ного доступа в перечне данной фирмы;
— учет входящих (поступивших, входных) документов (вхо
дящий учет);
— учет подготовленных исходящих и внутренних документов
(учет подготовленных документов или исходящий учет);
— инвентарный учет документов;
— номенклатурный учет дел.
Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет
конфиденциальных документов значительно отличается от реги
страции открытых документов и делится на ряд видов, что опре
деляется необходимостью защиты документов от тех угроз, кото
рые могут стать причиной несанкционированного доступа зло
умышленника к тайне фирмы.
Традиционный учет отличается надежностью и распространя
ется на документы, которые имеют любой вид носителя — бумаж
ный, технический, а также на электронные документы.
229
При любом виде учета конфиденциальных документов выпол
няются следующие процедуры: индексирование документов; пер
вичная регистрация (запись) исходных сведений о документе; пос
ледующая запись рабочих сведений о документе; формирование
справочно-информационного банка данных по документам; ве
дение (актуализация) справочно-информационного банка данных;
контроль процесса полноты и правильности регистрации доку
ментов, сохранности документов и учетных форм.
Основой индексирования (присвоения условного обозначения,
имени) конфиденциального документа является валовая нумера
ция всего потока документов в течение календарного года.
Подобная индексация гарантирует сохранность записи исход
ных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть и
ни одна карточка не может выпасть из систематизированного по
номерам массива. К номеру документа может добавляться смыс
ловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет хранить
ся документ.
Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации кон
фиденциальных документов,всегда разделяются на два блока:
а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о докумен
те (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое
содержание, количество листов, наличие и количество листов при
ложений и др.);
б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о
движении и местонахождении документа (резолюция руководи
теля, обозначение фамилии исполнителя, дата передачи докумен
та, роспись за документ, различные отметки и др.).
Форма учетной карточки конфиденциального документа от
личается от регистрационно-контрольной карточки открытого
документа не только большим количеством граф, но и их взаимо
связью в отражении пути движения документа.
Службы КД для регистрации исходных и рабочих сведений о
документе чаще всего применяют традиционную карточную фор
му учета документов. Один из ее серьезных недостатков — отсут
ствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в
картотеке и возможность их легкой подмены (например, при кра230
же документа или его фальсификации). В связи с этим возникает
необходимость учета карточек и ведения с этой целью специаль
ной учетной формы.
При карточной форме учета на каждый конфиденциальный
документ заполняются один-два экземпляра регистрационной
карточки.
При заполнении одного экземпляра карточки она учитывает
ся в контрольном (контрольно-учетном) журнале. Журнал пред
назначен для обеспечения последовательности присвоения доку
ментам учетных номеров, контроля за наличием документов и
карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахож
дении документа. В журнале напротив учетного номера докумен
та указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточ
ке за его получение.
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные
сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функ
цию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная)
учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов
и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется
в передаточном журнале.
В некрупных организациях, имеющих небольшой объем кон
фиденциальных документов, как правило, кратковременного пе
риода ограничения доступа, учет этих документов может осуще
ствляться в соответствии с правилами и в учетных формах откры
того делопроизводства.
Однако в этом случае конфиденциальные документы допол
нительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией
документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение
за их сохранностью, движением и наличием, а также своевремен
ным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хра
нятся эти документы отдельно от документов всего потока.
В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправ
ления с помощью корректирующей жидкости или подчистки брит
вой. Исправление аккуратно вписывается работником службы КД
рядом или выше ошибочной записи и заверяется его подписью;
ошибочная запись зачеркивается одной чертой.
231
Значительное место в обработке конфиденциальных докумен
тов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет.
На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные
документы:
— не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие под
шивке в дела, например сброшюрованные документы, докумен
ты большого формата, чертежно-графические, научно-техничес
кие документы, фотографии, рисунки, в том числе являющиеся
приложениями к основным документам или сопроводительным
письмам;
— изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на
вьщеленное хранение и образовавшие самостоятельное дело, пап
ку, альбом, например особо ценные документы, документы более
широкого доступа, чем другие документы дела, и др.;
— технические носители информации (чистые и с записанной
информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассе
ты с фотопленкой и др.;
— бумажные носители информации особо ценных докумен
тов для составления черновиков, оригиналов и подлинников до
кументов, например блокноты с отрывными листами, рабочие
тетради, отдельные листы бумаги и др.;
— при необходимости — журналы учета документов и учет
ные картотеки, картотеки учета вьщачи дел и документов, закон
ченные производством дела.
Картотека (журнал, опись) инвентарного учета конфиденци
альных документов ведется непрерывно. Номера каждого года
продолжают номера предьщущих лет. Инвентарный номер ука
зывается на документе в верхнем левом углу на первом и титуль
ном листах, например: "Инв. № _ , дата". Одновременно может
формироваться электронная инвентарная опись конфиденциаль
ных документов.
Автоматизированный учет конфиденциальных документов
предусматривает следующие процедуры:
— подготовка документов к вводу в ЭВМ;
— ввод исходных сведений о документах в автоматизирован
ный банк данных;
232
— ввод в рабочий автоматизированный банк данных элект
ронных документов, документов на магнитных носителях и пу
тем сканирования — бумажных документов;
— распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учет
ных сведений о документе, при необходимости распечатка на бу
мажном носителе копий электронных документов;
— ежедневная проверка правильности регистрами докумен
тов и их наличия;
— изготовление на учтенной дискете страховой копии доку
мента, поступившего по линии электронной почты;
— обозначение на бумажном документе или сопроводитель
ном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с
указанием его учетного (поискового) номера;
— подшивка бумажного документа и бумажной копии элект
ронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел
службы КД и помещение страховых дискет (в том числе копий
поступивших дискет) в ячейку места хранения.
На основе применяемых традиционных и электронных регис
трационных форм создается справочно-информационный банк
данных (учетный аппарат), который предназначен для контроля
за сохранностью документов, накопления и систематизации ис
ходных данных о документах, актуализации массивов информа
ции — внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе
исполнения или использования документов, обеспечения контро
ля за исполнением документов и проверки их наличия.
Банк данных по документам должен:
— содержать полные и достоверные данные о всех конфиден
циальных документах;
— иметь единообразную схему построения;
—иметь учетные формы, наименования граф в которых правиль
но сформулированы и однозначно понимаются сотрудниками;
— отличаться минимальной трудоемкостью при формирова
нии и ведении;
— обеспечивать сопоставление учетных номеров при перево
де документа с одного вида учета на другой;
— вестись по месту хранения документов.
233
Задачи справочно-информационного банка данных решают
ся с помощью двух обязательных технологических элементов:
а) формирование банка и б) ведение (актуализация) банка. Банк
может быть традиционным и автоматизированным.
Традиционный справочно-информационный банк данных по
конфиденциальным документам независимо от вида учета обыч
но включает в себя:
— журналы учета документов по видам учета или учетную ва
ловую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземп
ляров карточек) и исполненных (для первых отработанных экзем
пляров карточек) документов, в которой карточки в разделах рас
полагаются в последовательности учетных номеров документов;
— учетную картотеку на неисполненные документы, в кото
рой первые экземпляры карточек располагаются по исполните
лям (картотека "За исполнителями");
— справочную картотеку на исполненные документы, в кото
рой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагают
ся по корреспондентам или другому удобному для использова
ния признаку, например по рубрикам номенклатуры дел;
— кодификационную картотеку по распорядительным доку
ментам;
— контрольную картотеку, в которой дополнительные экзем
пляры карточек располагаются по срокам исполнения докумен
тов;
— передаточный журнал для фиксирования факта перемеще
ния документа и учетной карточки с одного участка службы КД
на другой, от одного работника этой службы другому.
В небольших фирмах три картотеки могут объединяться в одну,
использующую различные классификационные схемы.
Например, может формироваться учетно-справочная картоте
ка со следующими разделами:
а) "За исполнителями",
б) учетный валовой раздел для карточек на все конфиденци
альные документы,
в) справочный раздел на исполненные документы, в котором
карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел.
234
Первый и второй экземпляры карточки помещаются одновре
менно в первые два раздела. Второй раздел является описью кон
фиденциальных документов фирмы. После исполнения докумен
та карточка из первого раздела перемещается в третий раздел кар
тотеки. Может применяться схема систематизации карточек сразу
же в соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумера
ции документов отдельно по каждому делу).
Автоматизированный справочно-информационный банк данных
по конфиденциальным документам принципиально не отличается
от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и
документами и широко использующихся фирмами. Конфиденци
альные электронные документы и электронные аналоги бумаж
ных документов на любом носителе, в том числе поступившие по
защищенной линии электронной почты, подлежат строгому уче
ту, как и традиционные бумажные конфиденциальные докумен
ты и материалы.
В автоматизированных системах дополнительно должен быть
организован учет состава и динамики актуализации всех машин
ных массивов документов, всех типов магнитных носителей ин
формации и записанных на них документов. Любая операция с
электронным документом, выполняемая как в службе 1СД, так и
пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, ма
шинном журнале и подтверждается подписью одного или двух
сотрудников.
Автоматизированный справочно-информационный банк дан
ных должен иметь следующие основные электронные учетные
массивы:
— инвентарную валовую опись традиционных, электронных
и иных конфиденциальных документов фирмы с указанием их ме
стонахождения или валовые описи учетных карточек документов
по видам учета (контрольные журналы);
— массивы электронных учетных карточек документов по ви
дам учета;
— массив электронных карточек учета вьщачи документов по
видам учета (если такие карточки предусмотрены технологией);
235
— описи рабочего и архивного массивов электронных конфи
денциальных документов по каждому компьютеру;
— массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с
перечислением документов, записанных на каждом носителе;
— описи документов (на любых носителях), находящихся у ру
ководителей и исполнителей (по фамилиям).
Учетную и страховую функцию, а также функцию обеспече
ния персональной ответственности за сохранность документов и
конфиденциальность информации могут выполнять следующие
традиционные массивы, сформированные на основе бумажных
экземпляров (распечаток, машинограмм) электронных массивов:
— страховая учетная валовая картотека бумажных экземпля
ров электронных карточек документов;
— картотека "За исполнителями" для бумажных экземпляров
электронных карточек учета выдачи документов;
— картотека учетных карточек (описей) магнитных носителей
информации.
Кроме того, составляется комплект постоянно обновляемых и
достоверных дубликатов (страховых и резервных) всех магнит
ных носителей, на которых записаны сведения о конфиденциаль
ных документах или сами документы. Заполняется также машин
ный журнал (протокол) учета работы ЭВМ и выполняемых дей
ствий с документами.
Рабочие сведения вносят первоначально в электронные учет
ные формы и описи документов, а затем в службе КД допечатываются на принтере в бумажные экземпляры этих форм и описи до
кументов, находящихся у руководителей и исполнителей.
Следует иметь в виду, что при технологическом различии ав
томатизированных систем в электронных документах и учетных
формах пользователи могут ставить электронную подпись и ежед
невный код, а в бумажных экземплярах электронных документов
и учетных форм — указывать фамилию и ставить традиционную
подпись.
Совмещать где-либо эти два вида подписи не допускается. Ввод
в автоматизированный банк данных текста электронного конфи
денциального документа, документа с дискеты и текста бумажного
236
документа выполняется в тех автоматизированных системах, кото
рые имеют специальное сертифицированное программное обеспе
чение и защищены соответствующими аппаратными средствами.
Заключительная процедура любой технологической системы
учета конфиденциальных документов — контроль процесса реги
страции и сохранности документов и учетных форм на каждом
участке службы КД.
Цель процедуры — ежедневная проверка вторым работником
службы соответствия состава документов, подлежащих учету, со
ставу реально учтенных документов. Контроль распространяется
на все виды документов на любых носителях, в том числе посту
пивших по линии защищенной компьютерной связи в локальной
сети, электронной или факсимильной почте.
Контролируется наличие самих документов или правильность
внесения отметок в учетные формы о передаче документов на рас
смотрение, исполнение и выполнение других действий. Факт кон
троля подтверждается подписью второго работника службы КД
в учетных формах.
6.1.2. Учет, передача поступивших конфиденциальных
документов на рассмотрение и исполнение
В открытом делопроизводстве поступившие в организацию
пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ста
вятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с до
кументами или некомплектность документа в конверте обычно
не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит
дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими кон
фиденциальные документы.
Правильная организация работы с этими пакетами и предотв
ращение последующей реальной опасности утраты (утери, кра
жи, уничтожения, подмены) этих документов и несанкциониро
ванного ознакомления с ними становятся крайне актуальной за
дачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса
технологических процедур: прием пакетов, их учет, распределе
ние и вскрытие пакетов, вьщеление из общего документопотока
ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала уче
та пакетов.
237
в процессе выполнения указанного комплекса процедур осу
ществляются:
— контроль сохранности, целостности и комплектности доку
ментов, установление возможного факта несанкционированного
вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;
— документированное удостоверение факта получения паке
та с конфиденциальными документами от службы доставки с це
лью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;
— формирование исходной учетной базы для последующей ре
гистрации документов и фиксирования их местонахождения;
— учет документов, присланных во временное пользование
(для согласования, ознакомления и т. п.);
— исключение возможности ознакомления работников служ
бы КД с документами, составляющими особую ценность или име
ющими пометку "Лично";
— предотвращение утраты документов или их частей за счет
неполного изъятия их из пакетов;
— контроль соответствия количества поступивших докумен
тов количеству документов, переданных на регистрацию;
— установление связи исходящего номера поступившего до
кумента с его регистрационным входящим номером и номером в
передаточной учетной форме (журнале);
— обеспечение проверки наличия документов, зарегистриро
ванных в журнале (описи) учета пакетов.
Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традици
онном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись,
сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или
документа и является первоисточником, основанием для после
дующего контроля полноты состава зарегистрированных доку
ментов.
Графы журнала учета пакетов делятся на три части:
а) исходные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного документа — реестра, расписки и др.; количество паке
тов или незаконвертованных документов, их экземпляров; под
пись курьера, нарочного),
238
б) исходные сведения о документах (порядковый номер паке
та или незаконвертованного документа; номер документа, указан
ный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в
документе; входящий номер документа; подпись работника служ
бы 1СД, подтверждающего получение пакета или документа; дата),
в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрацион
ный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных
документов; отметка об отправлении или возврате документов).
Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные докумен
ты, поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые
от посетителей), должны приниматься только работником служ
бы КД, а в небольших фирмах — секретарем-референтом первого
руководителя.
Это связано прежде всего с трудностью вьщеления конфиден
циальных документов из общего потока корреспонденции — как
правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах от
правитель не ставит гриф конфиденциальности.
Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуаль
ным подходом отправителя к присвоению информации статуса
конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание по
сторонних лиц на гриф ограничения доступа.
Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель
ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспон
денции фирмы выполняется указанным работником, хорошо зна
ющим структуру фирмы, функции структурных подразделений и
сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрыва
ются все конверты (кроме имеющих пометку "Лично").
Поступившие электронные документы первоначально вводят
ся в предварительный массив компьютера этого работника с це
лью выполнения перечисленных процедур. Вводить электронные
документы, а также электронные аналоги бумажных документов
до регистрации сразу в рабочий массив компьютера не допуска
ется.
Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы ра
ботник делит на две группы: имеющие гриф (пометку) ограниче
ния доступа и не имеющие такого грифа (пометки). Документы
239
второй группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к
категории конфиденциальных.
При совпадении содержания или его элементов, темы посту
пившего документа с одной из позиций перечня сотрудник ставит
на документе гриф ограничения доступа необходимого уровня
конфиденциальности, указывает срок его действия и условия сня
тия, приведенные в перечне.
Внесенные сведения заверяются подписями работника служ
бы КД и руководителя этой службы. Документы, отнесенные к
категории конфиденциальных (в том числе электронные, факси
мильные и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов с целью
включения их в первичную систему обеспечения безопасности
информационных ресурсов фирмы.
Документы, не содержащие конфиденциальных сведений,
передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы откры
той документации. Если документ поступил с грифом ограничения
доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, если доку
мент не входит в число конфиденциальных для данной фирмы.
Гриф может быть изменен только с целью повышения уровня
конфиденциальности. Фирма обязана защищать не только свои
секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, уста
новивших с ней деловые контакты.
Следовательно, учет пакетов, конвертов и незаконвертованных документов — важный элемент обеспечения гарантирован
ной сохранности поступивших документов и начальный этап фор
мирования их учетной базы.
Учет пакетов и незаконвертованных документов в технологи
ческом аспекте тесно связан с учетом поступивших (входящих)
конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистри
рованные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные
документы независимо от предполагаемого периода их конфиден
циальности.
Карточка учета входящего документа состоит из следующих
частей:
а) исходные сведения о документе (входящий номер и гриф кон
фиденциальности; дата поступления; исходящий номер документа
240
и дата; количество листов основного документа и приложении;
откуда поступил; вид документа и его краткое содержание);
б) сведения о месте хранения документа (индекс дела; номера
листов дела; подписи, подтверждающие правильность отметок о
подшивке документа; отметки о проверках наличия документа);
в) сведения о местонахождении (движении) документа (кому
выдан; количество листов основного документа и приложений;
роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о
движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке зак
рытия всех позиций карточки);
г) сведения об отправке документа (куда направлен документ;
количество листов основного документа и приложений; наиме
нование и номер сопроводительного документа и его дата; под
писи лиц, подтверждающих проверку правильности отметок об
отправке; отметка о возврате).
Традиционный или автоматизированный учет поступивших
документов полностью соответствуют рассмотренному типово
му составу технологических процедур. Номер поступившего до
кумента проставляется не только во входящем штампе на первом
листе документа, но и на первом листе каждого приложения в
штампе "К вх. № " с указанием года регистрации.
Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется
количество листов основного документа и приложений с указа
нием грифа их конфиденциальности, найример: "Кол-во листов:
1 к + 5 нк". При наличии в полученном конверте нескольких до
кументов каждый из них в процессе учета получает отдельный
номер.
После завершения традиционного или автоматизированного
учета поступивших конфиденциальных документов они переда
ются для работы руководителям и сотрудникам организации.
Следует помнить, что при выходе документов за пределы службы
КД угроза потери конфиденциальности документов резко возра
стает за счет санкционированного включения в работу с ними зна
чительного числа сотрудников и соответствующего возрастания
количества источников, владеющих конфиденциальными сведе
ниями.
241
Передача документов предусматривает:
— распределение документов;
— рассмотрение документов руководителями;
— передачу документов исполнителям или на другие участки
службы КД.
Процедура распределения поступивших документов предназ
начена для определения рационального пути (маршрута) дальней
шего движения документа в соответствии с его функциональной
принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к
конфиденциальным документам.
Разрешительная (разграничительная) система доступа — это
совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых
первым руководителем или коллективным органом руководства
фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками
права использования для выполнения служебных обязанностей
специализированных помепдений и рабочих мест, определенного
состава конфиденциальных документов и сведений.
Система решает следующие задачи:
— ограничение и регламентация состава сотрудников, функ
циональные обязанности которых требуют знания тайны орга
низации и работы с конфиденциальными документами;
— строго избирательное и обоснованное распределение доку
ментов и информации между сотрудниками;
— обеспечение сотрудника всем необходимым для реализации
своих служебных функций (документами, делами, базами данных,
информацией, техническими средствами и т. д.);
— беспрепятственный проход сотрудника в здание организа
ции, в конкретное рабочее помещение, к вьщеленному ему офис
ному рабочему оборудованию и компьютеру;
— предотвращение возможности несанкционированного оз
накомления с конфиденциальной информацией посторонних лиц;
— рациональное размещение рабочих мест сотрудников, ис
ключающее бесконтрольное использование защищаемой инфор
мации.
Доступ к конфиденциальной информации представляет собой
практическую реализацию делегированного сотруднику руковод242
ством организации права работать с подобной информацией, т. е.
допуска сотрудника к тайне организации.
Доступ санкционируется полномочным должностным лицом
(первым руководителем, его заместителем, руководителем подраз
деления или направления деятельности) в отношении конкретной
информации и конкретного сотрудника. Такой доступ называет
ся санкционированным, разрешенным и законным.
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (доку
ментам, делам, базам данных и др.) всегда является строго персо
нифицированным (индивидуальным) и дается руководителем
только в письменном виде — в виде резолюций на документе, при
каза, утверждающего схему именного или должностного доступа
к конкретным группам информации, утвержденного руководите
лем списка-разрешения на обложке дела и т. п.
Работник службы 1СД может иметь утвержденный первым ру
ководителем именной перечень (схему), в соответствии с которым
конфиденциальные документы типового содержания передаются
непосредственно руководителям отдельных направлений работы
организации (главным специалистам, главным менеджерам) —
например, проекты контрактов, описания результатов испытания
и т. п.
Особенность информационного обслуживания потребителей
конфиденциальной информации состоит в том, что не потреби
тель определяет, какая информация ему нужна и какой информа
цией он может пользоваться, а полномочный руководитель.
Поэтому тайна организации должна быть разделена на не
сколько частей, известных разным сотрудникам и соответствую
щих функциональной структуре организации, причем ценность
информации снижается по мере доведения ее до отдельных испол
нителей низшего звена. В этом случае тайну организации в целом
может знать только крайне ограниченный круг должностных лиц,
и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного ущерба
делам организации.
Иерархическая последовательность доступа к информации
реализуется по принципу "чем выше ценность конфиденциальных
сведений, тем меньшее число сотрудников могут их знать". Суще243
ствует твердое правило: сотрудники организации, которым руко
водитель не адресует документ, не только не имеют права досту
па к нему, но и не должны знать о существовании такого доку
мента и исходных данных о нем.
Реализация системы доступа к традиционным и электронным
документам основывается на анализе их содержания, которое яв
ляется главным критерием однозначного определения, кто из ру
ководителей, кому из исполнителей (сотрудников), как, когда и с
какими категориями документов разрешит ознакомиться или ра
ботать.
Любое обращение к конфиденциальному документу, ознаком
ление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкциони
рованное) обязательно фиксируется в учетной карточке докумен
та и на самом документе в виде соответствующей отметки и под
писи лица, который обращался к документу. Этот факт
указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника
в тайне фирмы.
Организуя доступ сотрудников организации к конфиденциаль
ным массивам электронных документов, базам данных, необхо
димо помнить о его многоступенчатом характере; главными со
ставными частями доступа этого вида являются:
— доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей
станции;
— доступ к машинным носителям информации, хранящимся
вне ЭВМ;
— непосредственный доступ к базам данных и файлам.
Доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей
станции, которые используются для обработки конфиденциаль
ной информации, предусматривает:
— определение и регламентацию первым руководителем орга
низации состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в
помещение, в котором находятся соответствующая вычислитель
ная техника, средства связи;
— регламентацию первым руководителем временного режи
ма нахождения этих лиц в указанных помещениях, персональное
и временное протоколирование (фиксирование) руководителем
244
подразделения или направления деятельности организации нали
чия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (напри
мер, в вечерние часы, выходные дни и др.);
— организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее
время, определение правил вскрытия помещений и отключения
охранных технических средств информирования и сигнализирова
ния, определение правил постановки помещений на охрану, регла
ментация работы указанных технических средств в рабочее время;
— организацию контролируемого (в необходимых случаях
пропускного) режима входа в указанные помещения;
— организацию действий охраны и персонала в экстремальных
ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;
— организацию выноса из указанных помещений материаль
ных ценностей, машинных и бумажных носителей информации,
контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом лич
ных вещей.
Несмотря на то, что по окончании рабочего дня конфиденци
альные сведения должны быть перенесены на гибкие носители и
стерты с жесткого диска компьютера, помещения, в которых на
ходится вычислительная техника, подлежат охране. Объясняется
это тем, что, во-первых, в неохраняемый компьютер легко уста
новить одно из средств промышленного шпионажа и, во-вторых,
злоумышленник может с помощью специальных методов восста
новить стертую конфиденциальную информацию на жестком дис
ке (произвести "уборку мусора").
Доступ к машинным носителям конфиденциальной информа
ции, хранящимся вне ЭВМ, предполагает:
— организацию учета и вьщачи сотрудникам чистых машин
ных носителей информации;
— организацию ежедневной фиксируемой вьщачи сотрудни
кам и приема от сотрудников носителей с записанной информа
цией (основных и резервных);
— определение и регламентацию первым руководителем со
става сотрудников, 11меющих право оперировать конфиденциаль
ной информацией с помощью компьютеров, установленных на их
рабочих местах, и получать в службе 1СД учтенные машинные но
сители информации;
245
— организацию системы закрепления за сотрудниками машин
ных носителей информации и контроля за сохранностью и целос
тностью информации, учета динамики изменения состава запи
санной информации;
— организацию порядка уничтожения информации на носи
теле, порядка и условий физического уничтожения носителя;
— организацию хранения машинных носителей в службе КД в
рабочее и нерабочее время, регламентацию порядка эвакуации
носителей в экстремальных ситуациях;
— определение и регламентацию первым руководителем со
става сотрудников, не сдающих по объективным причинам тех
нические носители информации на хранение в службу КД в конце
рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компь
ютеров этих сотрудников.
Работа сотрудников службы КД и организации в целом с ма
шинными носителями информации вне ЭВМ должна быть орга
низована аналогично работе с бумажными конфиденциальными
документами.
Доступ к конфиденциальным базам данных и файлам — завер
шающий этап доступа сотрудника организации к компьютеру.
Если этот сотрудник — злоумышленник, то можно считать, что
самые серьезные рубежи защиты охраняемой электронной инфор
мации он успешно преодолел. В конечном счете, не "взламывая"
базу данных, он может просто унести компьютер или вынуть из
него и унести жесткий диск.
Обычно доступ к базам данных и файлам подразумевает:
— определение и регламентацию первым руководителем со
става сотрудников, допускаемых к работе с определенными база
ми данных и файлами, контроль системы доступа администрато
ром базы данных; присвоение имен базам данных и файлам, фик
сирование в машинной памяти имен пользователей и операторов,
имеющих право доступа к ним;
— учет состава базы данных и файлов, регулярная проверка
наличия, целостности и комплектности электронных документов;
— регистрацию (протоколирование) входа в базу данных или
файл, автоматическую регистрацию имени пользователя и време
ни работы, сохранение первоначальной информации;
246
— регистрацию (протоколирование) попытки несанкциониро
ванного входа в базу данных или файл, регистрацию ошибочных
действий пользователя, автоматическую передачу сигнала трево
ги охране и автоматическое отключение компьютера;
— установление и бессистемное по сроку изменение имен
пользователей, массивов и файлов (паролей, кодов, классифика
торов, ключевых слов и т. п.);
— отключение ЭВМ при нарушениях в системе регулирова
ния доступа или сбое системы защиты информации;
— механическое (ключом или иным приспособлением) блоки
рование отключенной, но загруженной ЭВМ при недолговремен
ных перерывах в работе пользователя.
Коды, пароли, ключевые слова, ключи, шифры, специальные
программные продукты, аппаратные средства и другие атрибуты
системы защиты информации в ЭВМ разрабатываются, меняют
ся специализированной организацией и доводятся до сведения
каждого пользователя работником этой организации или адми
нистратором базы данных. Применение пользователями собствен
ных кодов не допускается.
В соответствии с действующей системой доступа поступившие в
организацию традиционные и электронные документы делятся на:
— подлежащие рассмотрению первым руководителем;
— подлежащие рассмотрению заместителями первого руково
дителя (по фамилиям);
— передаваемые руководителям структурных подразделений
или направлений деятельности организации;
— передаваемые непосредственно исполнителям.
При рассмотрении документов руководителем в целях защи
ты информации должны быть решены следующие задачи:
— принятие правильного решения по составу исполнителей,
допускаемых к документу;
— исключение возможности ознакомления с документом по
сторонних лиц в процессе работы руководителей с документами;
— исключение возможности кражи или копирования докумен
тов посетителями, техническим и обслуживающим персоналом,
секретарем и другими лицами;
247
— исключение возможности утечки информации по техничес
ким каналам (визуальному, акустическому или другим, например
при безответственном обсуждении содержания конфиденциаль
ного документа по незащищенным линиям связи);
— фиксирование факта передачи документа руководителю и
возвращения документа от него;
— обеспечение физической сохранности всех частей докумен
та (приложений, листов и т. п.).
Передача документов руководителям осуществляется работ
ником службы КД под роспись в традиционном журнале учета
документов, передаваемых руководству, или бумажном экземп
ляре аналогичного электронного журнала (описи). Роспись за
документ может ставиться в учетной карточке документа. Пере
давать конфиденциальные документы руководителям через их
секретарей или без росписи в учетной форме не разрешается.
Традиционные и электронные конфиденциальные документы
перемещаются между руководителями или между руководителя
ми и исполнителями только через службу КД.
Документы, возвращенные руководителем с резолюцией, и
документы, прошедшие разметку в службе КД, передаются испол
нителям для ознакомления, использования в работе или исполне
ния (работы с ними). Документы могут также быть переданы по
передаточному журналу на другие участки службы КД — инвен
тарный, документов предварительного учета, архивный и др.
Работник службы КД, вьщавая документы сотрудникам орга
низации, обязан:
— не допустить вьщачу документа лицу, не имеющему права
доступа к нему;
— в присутствии сотрудника проверить физическую сохран
ность документа, наличие всех приложений, листов и других час
тей документа, зафиксировать факт передачи документа в учет
ной форме под роспись сотрудника;
— знакомить сотрудников только с той частью документа, ко
торая ему адресована, не разрешать сотрудникам при ознакомле
нии с документом делать выписки из текста на листочки, в запис
ные книжки и т. п.;
248
— предотвращать любую возможность ознакомления с доку
ментом постороннего лица;
— обеспечить учет документов, находящихся у сотрудников,
контроль сохранности этих документов в рабочее и нерабочее
время.
Документы выдаются исполнителям для работы под роспись
в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре элек
тронной учетной карточки. Электронные документы передаются
в копии в базу данных компьютера (рабочей станции) исполните
ля с предварительным внесением исполнителем в электронную
учетную карточку документа, находящуюся в компьютере служ
бы КД, своей электронной подписи.
Все полученные исполнителем конфиденциальные документы
(бумажные, на машинном носителе и электронные) в обязатель
ном порядке вносятся им в традиционную внутреннюю опись до
кументов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для
проверки наличия документов и записи отметок службы 1СД о
возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполни
теля, ее электронный контрольный аналог может включаться в
базу данных службы 1СД.
При возврате исполнителем документа в службу 1СД проверя
ются соответствие документа учетной форме и его комплектность,
т. е. сохранность и целостность всех частей документа, листов.
Количество листов обязательно просчитывается и вносится в
учетную форму при любой передаче документа с целью подтвер
ждения факта сохранности листов и полного их приема исполни
телем или работником службы КД. Кроме того, при просчитывании листов путем их перелистывания (перекладывания) выявля
ется возможная подмена листов или их порча (отрыв части листа,
изменение формата листа и т. п.).
Работник службы КД, принявший возвращенный документ,
проставляет роспись в учетной карточке документа и внутренней
описи-документов, находящихся у исполнителя, и одновременно
делает отметку о новом местонахождении документа в конт
рольном журнале (или электронной описи учетных карточек).
249
Следовательно, технологический процесс учета конфиденци
альных документов включает в себя ряд процедур, обязательных
для любого вида учета и любого типа технологических систем
обработки и хранения этих документов.
В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи по
ступивших документов исполнителям и возврате документов вы
полняется комплекс технологических и ограничительных опера
ций, позволяющих обеспечить физическую сохранность докумен
та и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку
информации, содержащейся в документе.
6.2. Исполнение и обработка подготовленных
конфиденциальных документов
6.2.1. Составление, изготовление и издание
конфиденциального документа
Под исполнением конфиденциального документа понимается
процесс документирования управленческих решений и действий,
результатов выполнения руководителями и сотрудниками орга
низации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а
также реализации функций, закрепленных за ними в должност
ных инструкциях.
Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:
— получение руководителем, сотрудником (исполнителем)
поступившего документа;
— письменное или устное указание вышестоящего руководи
теля;
— устный запрос на информацию или принятие решения от
других организаций, учреждений и отдельных лиц;
— задания и поручения, включенные в рабочие планы, графи
ки работы, должностные инструкции и другие организационные
и плановые документы;
— полезная информация, полученная из реферативных и ин
формационных сборников, рекламных изданий.
250
в отличие от исполнения процесс использования документа
предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов,
выполнение управленческих действий и решений.
Для использования в работе обычно поступают законодатель
ные акты, организационно-правовые, нормативные, распоряди
тельные, справочно-информационные документы, разнообразные
рекламные издания и научно-техническая информация.
Процесс ознакомления с конфиденциальным документом —
это информирование сотрудника организации или иного заинте
ресованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией
полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о
принятом этим руководителем решении или решении другой орга
низационной структуры.
В ходе исполнения конфиденциальных документов могут воз
никнуть следующие основные угрозы:
— утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет
ее документирования на случайном носителе, не входящем в сфе
ру контроля службы КД;
— подготовка к изданию документа, не обоснованного дело
вой необходимостью или не разрешенного для издания, т. е. до
кументирования определенной информации;
— включение в документ избыточных конфиденциальных све
дений, что равносильно разглашению тайны фирмы;
— случайное или умышленное занижение грифа конфиденци
альности сведений, включенных вдокумент;
— изготовление документа в условиях, которые не гарантиру
ют сохранность носителя, конфиденциальность информации;
— утеря оригинала, черновика, варианта или редакции доку
мента, его части, приложения к документу, умолчание этого фак
та и попытка подмены утраченных материалов;
— сообщение содержания проекта конфиденциального или
открытого документа постороннему лицу, несанкционированное
копирование документа или его части (в том числе на неучтенной
дискете);
— утечка информации по техническим каналам;
251
— ошибочные действия работника службы КД, особенно в
части нарушения разрешительной системы доступа к документам.
Важно, что в отличие от исполнения открытых документов
исполнение конфиденциальных документов представляет собой
стадию, насыщенную различными технологическими этапами и
процедурами, основными из которых являются:
— установление уровня грифа конфиденциальности сведений,
подлежащих включению в будущий документ;
— оформление и учет носителя для документирования вьщеленного комплекса конфиденциальной информации;
— составление и изготовление конфиденциального докумен
та; издание конфиденциального документа.
Указанные этапы характеризуются не только регламентиро
ванной технологией, но и жесткими правилами работы исполни
телей с конфиденциальной информацией.
Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится кон
фиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо
носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при
возникновении необходимости ее документирования.
В связи с этим система защиты конфиденциальной информа
ции должна начинать функционировать не после издания (подпи
сания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т. е. до
создания будущего документа.
Прежде чем создать документ, следует установить, является
ли данная информация конфиденциальной и какой уровень гри
фа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае поло
жительного ответа.
Своевременное установление грифа конфиденциальности све
дений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и
основной элемент защиты документированной информации, по
зволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тай
ны организации.
Основу присвоения документу грифа конфиденциальности
должны составлять: перечень конфиденциальных сведений орга
низации, требования партнеров, а также перечень конфиденци
альных документов организации.
252
Система грифования (маркирования) документов не гаранти
рует сохранность информации, однако, позволяет четко органи
зовать работу с документами, в частности сформировать систему
доступа к документам персонала.
Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к
традиционному, машиночитаемому или электронному докумен
ту, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку,
помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о
конфиденциальности содержащихся в документе сведений и про
ставляемый на самом документе и (или) сопроводительном пись
ме к нему.
Информация и документы, отнесенные к коммерческой (пред
принимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа огра
ничения доступа, соответствующих различным степеням конфи
денциальности информации:
первый, массовый уровень — грифы "Конфиденциально",
"Конфиденциальная информация". Не следует ставить гриф "Ком
мерческая тайна", так как грифом обозначается не вид тайны, а
характер ограничения доступа к документу;
второй уровень (достаточно редкий) — грифы "Строго кон
фиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Кон
фиденциально. Особый контроль".
Они присваиваются документу лично первым руководителем
фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хране
ние документов с графом второго уровня также организуется пер
вым руководителем с возможным привлечением руководителя
службы КД.
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служеб
ной тайне, ставится гриф "Для служебного пользования".
Написание грифа ограничения доступа, указываемого на до
кументе, не сокращается. Под обозначением грифа указываются
номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные усло
вия его снятия.
Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на пер
вом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома)
в правом верхнем углу. На электронных документах и докумен253
Tax, записанных на любых машинных носителях, гриф обознача
ется на всех листах.
Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничи
тельные пометы: "Лично", "Только в руки", "Только адресату",
"Лично в руки" и др. При регистрации конфиденциального доку
мента к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа
конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.
Документы и информация, конфиденциальные в целом, в сво
ей массе (например, документация службы персонала, службы
безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне,
и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объе
ме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.
На ценных, но не конфиденциальных документах может про
ставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая
особое внимание к сохранности таких документов: "Собственная
информация фирмы", "Информация особого внимания", "Копии
не снимать", "Хранить в сейфе" и др. Могут использоваться до
полнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденци
альных документов и дел для их быстрого визуального вьщеления и контроля использования в процессе работы персонала.
Гриф конфиденциальности присваивается документу:
— исполнителем при подготовке к составлению проекта доку
мента; руководителем структурного подразделения (направления
деятельности) или руководителем организации при согласовании
или подписании документа;
— работником службы КД при первичной обработке посту
пающих документов, если конфиденциальный для организации
документ не имеет грифа ограничения доступа.
Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа
производится при изменении степени конфиденциальности и цен
ности содержащихся в нем сведений.
Другой принципиально важный вопрос, решаемый руковод
ством организации, службой КД и исполнителями до начала со
ставления текста документа, — определение необходимости пред
варительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных
тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана,
254
фотопленки, магнитных носителей и т. п.), на котором будут фор
мироваться черновик и беловик документа.
Назначение такой регистрации — обеспечение безопасности
информации, контроль за ней не только в подлиннике документа,
но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях доку
мента, отдельных записях и подготовительных материалах.
Основными задачами учета носителей конфиденциальной ин
формации (или, как часто их называют в научной литературе,
документов предварительного учета) являются:
— закрепление факта присвоения носителю (например, обыч
ным листам бумаги, дискете и др.) категории конфиденциальнос
ти, ограниченного доступа;
— присвоение носителю учетного номера и включение его в
справочно-информационный банк для обеспечения контроля за
использованием и проверки наличия;
— документирование фактов перемещения носителя между
сотрудниками организации, закрепление персональной ответ
ственности за его сохранность;
— контроль работы исполнителя над документом и своевре
менного уничтожения носителя или его частей, потерявших прак
тическое значение.
Все типы носителей конфиденциальной документированной
информации должны быть учтены до начала составления проек
тов черновика, вариантов и беловика будущего документа.
При этом соблюдаются следующие условия защиты информа
ции:
— формирование основы для последующей персональной от
ветственности сотрудника за сохранность носителя, повышенно
го внимания к нему;
— предупреждение возможности нецелевого использования
носителя или его неправильного хранения;
— формирование грифа конфиденциальности будущего доку
мента;
предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъя
тия из него или включения в него отдельных частей (листов, кус
ков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются
255
технические характеристики носителя (количество листов, длина
ленты, наличие склеек и др.);
— предупреждение технической возможности тайной разбор
ки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содер
жащих технические носители информации;
— включение носителя в сферу регулярного контроля сохран
ности и местонахождения.
В службах 1СД коммерческих фирм бумажные носители тек
стовой и технической информации ставятся на инвентарный (пе
речневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен
только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концен
трируется вся действительно ценная информация. На уровне испол
нителей документирование элементов конфиденциальной информа
ции ведется на носителях, не учитываемых предварительно.
Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уров
нях управления подлежат магнитные носители информации, для
которых любые угрозы представляют значительно большую опас
ность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз
возможно только на основе сложных аналитических наблюдений.
Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентар
ного номера, даты регистрации, наименования структурного под
разделения и фамилии исполнителя.
Надписи делаются механическим путем, стойким красителем,
которым одновременно окрашиваются винты и другие детали,
скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сиг
нализирования об их несанкционированном вскрытии.
Этап оформления и учета носителей конфиденциальной ин
формации, вьщачи их исполнителям и приема от исполнителей
выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизи
рованном режимах и включает в себя следующие процедуры:
— первичное оформление носителя, в процессе которого вы
полняются специализированные операции, позволяющие в даль
нейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех
его элементов;
— традиционный или автоматизированный учет носителя, при
котором документируется факт его включения в категорию носи256
телеи ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного
номера;
— окончательное оформление носителя, в процессе которого
учетные данные переносятся на носитель и его составные части
для их идентификации;
— выдача учтенного, укомплектованного носителя информа
ции исполнителю, закрепление за исполнителем персональной
ответственности за сохранность носителя, его целостность и це
левое использование;
— выдача исполнителю при необходимости дополнительных
учтенных листов, форм и бланков;
— прием от исполнителя носителя информации, в процессе
которого проверяются комплектность носителя, наличие оправ
дательных отметок за отсутствующие элементы и документиро
вание факта передачи носителя в службу КД;
— ежедневная проверка правильности учета носителей и их
наличия.
При работе с исполнителями работник службы КД педантич
но решает следующие задачи защиты информации:
— предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с
составлением конкретного документа или исключенному из со
става лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому до
кументу);
— выявление факта утраты носителя или его частей, органи
зация поиска носителя и проведения служебного расследования;
— предотвращение нарушения принципа персональной ответ
ственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем инфор
мации;
— обнаружение факта подмены носителя другим, фальсифи
кации части носителя;
— обнаружение фактов случайной или умышленной порчи
носителя (изменения формата, нумерации листов, вырывания ли
стов, их загрязнения, склеивания и т. п.);
— предотвращение несанкционированной и не оправданной
деловой необходимостью передачи носителя между руководите
лями и исполнителями;
257
— предотвращение несанкционированного ознакомления по
сторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на
носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от испол
нителя.
Следовательно, до начала составления черновика конфиден
циального документа должен быть выполнен ряд принципиаль
но важных технологических этапов обеспечения сохранности тай
ны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к мини
муму риск утраты ценной информации, документирование
которой пока только предполагается.
Этап составления текста конфиденциального документа ме
тодически мало отличается от аналогичной творческой, формаль
но-логической и технической работы, проводимой при формиро
вании содержания открытого документа.
Однако исполнитель должен помнить, что конфиденциальная
информация документируется только при наличии серьезных
объективных потребностей, а не субъективного желания сотруд
ника фирмы.
Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учи
тывать, что процесс ее документирования предполагает распрос
транение информации во времени и пространстве, которое объек
тивно увеличивает число опасных источников и каналов ее утра
ты. Уязвимость информации резко возрастает.
Передача конфиденциальной информации по заранее установ
ленной нормами права или договорами деловой необходимости
партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и фи
зическим лицам допускается только по их письменному запросу с
указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.
Информация всегда передается в письменном виде за подпи
сью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка
обращения с отправляемыми конфиденциальными документами.
Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разре
шается.
Составление текстов особо ценных конфиденциальных доку
ментов обычно относится к компетенции руководства фирмы.
Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным
255
функциональным вопросам составляются децентрализованно ру
ководителями структурных подразделений (направлений деятель
ности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполните
лями (опытными менеджерами, экспертами).
При документировании конфиденциальной информации сле
дует учитывать, что:
— объем включаемых в документ конфиденциальных сведений
должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;
— документ всегда должен касаться только одного вопроса
(темы) — это важно не столько для быстрого доведения докумен
та до исполнителя, сколько для обеспечения четкого функциони
рования системы доступа персонала к конфиденциальной инфор
мации, необходимой только данному сотруднику, и предотвра
щения несанкционированного ознакомления сотрудников
организации и иных лиц с излишней информацией;
— необходимо заблаговременно предусмотреть, что сводные
плановые, организационные, распорядительные (особенно при
казы по основной деятельности), отчетные и другие подобные
документы, составляемые в виде сложных многоадресных схем
текстовой части заданий и исполнителей, в полном объеме не дол
жны рассылаться по подразделениям и исполнителям; такие до
кументы доводятся до исполнителей избирательно, в виде состав
ленных в рамках этих документов функциональных персонифи
цированных приложений-заданий или отдельных документов;
документы, сохраняющие исторически сложившуюся сложную,
многостраничную традиционную форму текста, являются серьез
ным каналом утраты ценной информации;
— информация, относящаяся к тайне организации, должна
быть максимальным образом локализована в конкретной части
документа, его разделе, приложении, отдельной дискете, элект
ронном массиве с усложненной системой доступа (например, боль
шой по объему не конфиденциальный документ может иметь раз
дел, вьщеленный в отдельную часть и содержащий комплекс ин
формации ограниченного доступа);
— включаемые в документ конфиденциальные фотоиллюст
рации, графики, схемы и т. п. наклеиваются на учтенные листы,
259
их количество оговаривается в сопроводительном письме или спе
циальной записи;
— не допускается снимать копии и делать выписки из ранее
изданных конфиденциальных документов без разрешения соот
ветствующего должностного лица или организации-автора;
— конфиденциальные показатели (формулы, выводы, резуль
таты наблюдений, опытов, описания технологических процессов
и т. п.) должны фиксироваться в документе только один раз, при
необходимости повторного их описания делается ссылка на до
кумент, в котором они были ранее отражены;
— в неконфиденциальных документах не допускаются намеки
на наличие конфиденциальных сведений или их описание в про
извольной форме;
— сопоставление плановых и отчетных показателей деятель
ности фирмы, результаты перспективных маркетинговых иссле
дований, аналитические выводы по производству и продаже про
дукции, параметры новой технологии, характеристики ноу-хау и
т. п. допускается документировать и хранить только на уровне
первого руководителя организации в документах, делах, базах
данных с грифом "Строго конфиденциально";
— не допускается включение в неконфиденциальные докумен
ты сведений, составляющих интеллектуальную собственность или
коммерческую тайну других фирм или лиц (даже при отсутствии
соответствующего пункта в договоре о сотрудничестве);
— для обеспечения высокого уровня конфиденциальности до
кументов, пересылаемых обычной почтой, передаваемых по неза
щищенным каналам связи и хранящимся в компьютерах, целесо
образно решить вопрос о шифровании информации.
Рассматривая технологию подготовки к документированию и
документирования конфиденциальной информации, мы ранее
отметили две специфические особенности (два дополнительных
этапа), необходимые для обеспечения заблаговременного сохра
нения втайне содержания создаваемого документа: присвоение
будущему документу определенного уровня грифа конфиденци
альности и предварительный учет носителя, на котором этот до
кумент будет составляться.
260
третья специфическая особенность состоит в том, что ни один
проект конфиденциального документа не может быть изготовлен
на основе черновика и обрести статус правомерно документиро
ванной информации без санкции (письменного разрешения) пол
номочного должностного лица организации.
Эта особенность обусловлена необходимостью документиро
вания такого правового события, как зарождение персональной
ответственности данного должностного лица за издание конкрет
ного документа, т. е. распространение конфиденциальных сведе
ний и соответствующее увеличение состава источников, владею
щих данной информацией. Исполнитель документа таким правом
обладать не может в силу того, что он лишь потребитель, а не
собственник или владелец информации.
Четвертая (и, пожалуй, наиболее существенная) особенность
документирования конфиденциальной информации, касающаяся
уже непосредственно технологических процедур изготовления са
мого документа, — централизованный учет черновика и проекта
будущего документа (присвоение им единого учетного номера).
Одновременно на еще не изготовленный документ в службе
КД заполняется комплект учетных карточек. Учетный номер чер
новика документа будет сопровождать проект документа, а затем
и сам документ в течение его последующего "жизненного цикла".
Обязательно учитываются проекты подготовленных конфи
денциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов
и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учет
ный номер.
Приложения к подготовленным конфиденциальным докумен
там являются самостоятельными документами и имеют свои учет
ные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер
неконфиденциального документа, если приложение не содержит
защищаемых сведений.
В случае когда исполнитель имеет разрешение на самостоя
тельное изготовление конфиденциальных документов, перед вы
полнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД
для учета. После регистрации черновик возвращается исполните
лю под роспись в учетной карточке подготовленного документа.
261
в учетной карточке подготовленного документа отражается
последовательно ход работы над проектом документа в процессе
его изготовления, издания, последующего исполнения или отправ
ки, хранения или уничтожения.
Карточка содержит следующие части:
а) исходные сведения о документе (учетный номер и гриф кон
фиденциальности; дата печатания; вид и краткое содержание;
подразделение и фамилия исполнителя; номер носителя, с кото
рого печатался проект документа и др.);
б) рабочие сведения о документе (росписи за уничтожение чер
новика и дата; дата вьщачи; количество листов, экземпляров; кому
вьщан и др.);
в) отметки об отправлении и возврате документа;
г) отметки о передаче документа на другие участки службы
КД или движении документа;
д) отметки о подшивке документа в дело или взятии его на
инвентарный учет;
е) отметки об уничтожении документа.
Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек
подготовленных документов, который имеет следующие графы:
учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника
участка подготовленных документов за получение карточки до
кумента и дата; примечание.
Следовательно, подготовленный черновик и проект будущего
документа постоянно находятся под контролем службы КД не
зависимо от места и способа их изготовления. Этим в опреде
ленной мере обеспечивается сохранность информации, которую
руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе
носителя.
Цель этапа изготовления конфиденциального документа — пе
репечатывание черновика документа и создание оформленного в
соответствии с государственным стандартом оригинала (белови
ка) проекта документа, предназначенного по окончании этапа
издания стать подлинником документа.
В процессе изготовления конфиденциального документа дол
жны быть решены следующие задачи защиты информации:
262
— предотвращение несанкционированного изготовления кон
фиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже
при наличии объективных предпосылок для такого действия, ссыл
ки на последующее получение разрешения на издание не должны
иметь силы;
— обеспечение контроля за сохранностью носителей, на кото
рых последовательно изготовляется черновик, проект документа
и его варианты, контроля за сохранностью и порядком уничто
жения испорченных носителей за счет установления информаци
онной связи различных форм учета, например, учета носителя,
учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентар
ного учета и др.;
— обеспечение тайны информации за счет изготовления доку
мента в специально оборудованном помещении, оснащенном ком
плексом средств технической защиты информации и исключаю
щем нахождение в нем посторонних лиц;
— обеспечение оперативных и результативных проверок на
личия, комплектности и подлинности документов за счет нанесе
ния на проект документа учетных и защитных отметок.
Этап изготовления конфиденциальных документов предусмат
ривает следующие технологические процедуры:
— прием работником службы КД черновика документа от ис
полнителя;
— традиционный или автоматизированный учет черновика и
проекта подготовленного документа;
— печатание и вьщача черновика и проекта документа испол
нителю;
— перепечатывание отдельных листов и документа в целом;
— снятие копий с документа, производство выписки и изго
товление дополнительных экземпляров документа;
— ежедневная проверка наличия у работника службы 1СД чер
новиков и проектов документов, находящихся на этапе изготов
ления.
Ценные текстовые и табличные конфиденциальные докумен
ты с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются цен
трализованно в помещении службы КД с использованием пишу
щих машин или персональных ЭВМ.
263
Основная масса проектов типовых по содержанию конфиден
циальных документов может с разрешения первого руководителя
фирмы изготавливаться децентрализованно самими исполнителя
ми и руководителями непосредственно на рабочих местах.
6.2.2. Порядок работы исполнителей
с конфиденциальными документами и материалами
Конфиденциальный документ находится в относительной бе
зопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. При выхо
де документа за пределы рабочего помещения службы его уязви
мость резко возрастает за счет санкционированного ознакомле
ния с ним определенного числа сотрудников организации.
Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и
предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руково
дители подразделений (направлений деятельности) организации.
Сотрудники организации, в том числе руководители любого
уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны:
— знакомиться только с теми конфиденциальными докумен
тами, к которым они получили письменное разрешение на доступ
в силу должностных обязанностей;
— немедленно предъявлять работнику службы КД все числя
щиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях,
электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их
наличия и комплектности;
— вести совместно с работником службы учет находящихся у
них конфиденциальных документов;
— ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие
документов и сдавать их на хранение в службу КД;
— немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в
службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении
лишних или неучтенных документов, отдельных листов;
— сдавать по описи работнику службы 1СД все числящиеся за
ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в ко
мандировку.
Работа с конфиденциальными документами разрешается со
трудникам организации на рабочих местах, но только при нали264
чип условий, исключающих возможность утраты документа или
хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники
организации работают с конфиденциальными традиционными и
электронными документами, делами и базами данных в специачьно предназначенном для этого помещении службы КД.
Для работы с конфиденциальными документами, сотрудник
должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сей
фом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса
конфиденциальных документов внутри здания организации, но
мерной личной металлической печатью. Рабочее место исполни
теля следует разместить таким образом, чтобы исключить возмож
ность обозрения находящихся на столе документов лицами, не
имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть
виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и
от входной двери.
На рабочем столе всегда должен находиться только тот кон
фиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в дан
ный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть
заперты в сейфе.
Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные до
кументы, дела, дискеты в ящиках рабочего стола, неприспособ
ленных шкафах. Дела, закрепленные за конкретным исполните
лем, могут иметь индивидуальные цветовые отличия, позволяю
щие выявлять факты несанкционированного обращения к этим
делам другого сотрудника.
Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не
следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по органи
зации работы с конфиденциальными документами и контроля за
их исполнением. Очередность исполнения и другие технологичес
кие элементы организуются раскладкой документов по рабочим
папкам: "Ознакомление", "Согласование", "Срочно", "Задания
на такое-то число" и т. п. Папки должны иметь описи находящих
ся в них документов.
Всем сотрудникам организации, работающим с конфиденци
альными документами, делами, информацией, запрещается:
265
— использовать конфиденциальные сведения в публикациях,
открытых документам, докладах и интервью, рекламных матери
алах, выставочных проспектах и любых других информационных
сообщениях массового распространения;
— сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или
родственникам) устно или письменно конфиденциальную инфор
мацию, несанкционированно передавать документы, даже если это
связано со служебной деятельностью;
— вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведе
ния, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных по
мещениях, в присутствии посторонних лиц;
— обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего
пользования (в том числе в любых видах транспорта);
— знакомиться с документами, делами и базами данных дру
гих сотрудников, работать с их компьютерами без письменного
разрешения первого руководителя;
— переписывать сведения из документов в личные дневники,
карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., пере
носить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;
— вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными
фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магни
тофонами, плеерами, переговорными устройствами, технически
ми носителями информации (дискетами и др.), радиотелефонами,
копировальными аппаратами;
— выносить из здания фирмы любые документы без письмен
ного разрешения первого руководителя;
— оставлять документы на рабочем столе или работающий
компьютер при любом по длительности выходе из помещения;
— хранить конфиденциальные документы вместе с открыты
ми документами и материалами, формировать в одном деле или
машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;
— разглашать сведения о характере автоматизированной об
работки конфиденциальной информации и о личных идентифи
цирующих кодах и паролях;
— разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника
документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а
266
также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы
и персонала.
По окончании рабочего дня исполнители обязаны перенести
всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие
носители информации, стереть информацию с жестких дисков,
проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бу
мажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплект
ности и сдать в службу КД. Оставлять конфиденциальные доку
менты на рабочем месте не разрешается. Не допускается также
хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциаль
ных документов.
Любое санкционированное или несанкционированное обра
щение к электронной конфиденциальной информации должно
регистрироваться (протоколироваться). Применение персоналом
собственных защитных мер при работе с компьютером не допус
кается. Работникам службы 1СД рекомендуется регулярно прове
рять программное обеспечение компьютеров, на которых обра
батывается конфиденциальная информация.
Цель проверки — обнаружение неутвержденных или необыч
ных программ. Резервные и страховые копии всех документов
фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны хранить
ся в службе 1СД. Актуализация копий осуществляется по мере не
обходимости работником службы КД с письменной санкции ру
ководителя подразделения (направления деятельности) организа
ции и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и
факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.
В службу КД сдается, как правило, каждый конфиденциаль
ный документ в отдельности. При наличии у сотрудника несколь
ких документов, дел, дискет, различных материалов, необходи
мых ему для ежедневной длительной работы, их аккуратно (в пап
ках) укладывают вместе с описью в кейс, который запирается,
опечатывается личной печатью сотрудника и сдается в службу КД.
Рациональная организация работы с конфиденциальными све
дениями, соблюдение сотрудниками организации установленных
правил обращения с конфиденциальными документами, делами
и базами данных, к которым они допущены, сами по себе в значи267
тельной степени защищают тайну организации от посягательств
злоумышленника.
Некоторое представление о важности эффективного построе
ния системы защиты документированной информации в процессе
работы с ней персонала дает следующий перечень того, что хочет
получить злоумышленник:
— подлинник или официальную копию конфиденциального
документа (бумажного или электронного);
— несанкционированно сделанную копию этого документа
(рукописную или изготовленную с помощью технических средств —
копировального аппарата, фото- или видеотехники, компьютера
и др.);
— письменное или устное изложение за пределами организа
ции содержания документа, ознакомление с которым осуществ
лялось санкционирование или тайно;
— устное изложение (чтение текста) документа по телефону,
переговорному устройству, средствам радиосвязи и др.;
— аналог документа, переданного по факсимильной связи или
электронной почте;
— кассету с речевой или визуальной записью текста докумен
та, хода его обсуждения, выполненную с помощью технических
средств разведки (радиозакладок, встроенных микрофонов и ви
деокамер, миниатюрных диктофонов, микрофотоаппаратов, фо
тографирования с большого расстояния и т. п.).
Работникам службы КД следует учитывать, что работающий
в организации злоумышленник или сотрудник, связанный со зло
умышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют,
как правило, не те документы, с которыми они работают, а доку
менты и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую
ценность для злоумышленника представляют работники службы
КД или референты руководителей как лица, наиболее осведом
ленные о тайне организации.
6.2.3. Стадия обработки изданных документов
Обработка изданных конфиденциальных документов осуществ
ляется централизованно службой КД в традиционном или автома268
тизированном режиме и предназначена для выполнения техноло
гических этапов, процедур и операций по отправке документов
адресатам или использованию внутренних документов в целях уп
равления организацией и обеспечения ее основной деятельности.
Как уже отмечалось, подготовленный конфиденциальный до
кумент получает учетный номер на этапе изготовления проекта
документа с черновика. После завершения этапа издания испол
нитель отчитывается (если он не сделал этого раньше) за израсхо
дованные носители и передает в службу 1СД в соответствии с внут
ренней описью документов, находящихся у него, подлинник и все
экземпляры подписанного документа, черновики, варианты до
кумента, испорченные листы, дискеты и бланки, чистые учтенные
носители, инициативный документ, послуживший основанием для
издания нового документа (с отметкой об исполнении), и другие
материалы, возникшие при создании документа. Черновики, ва
рианты и рабочие материалы (в том числе на дискетах) уничто
жаются в присутствии исполнителя.
В службу КД для уничтожения сдаются неподписанные или
неутвержденные проекты подготовленных документов со всеми
материалами. Исполнителям запрещается самостоятельно унич
тожать какие-либо конфиденциальные материалы и черновики
документов.
Неправильно оформленный или некомплектный документ воз
вращается исполнителю. Не принимается также документ, если ис
полнитель не смог отчитаться о местонахождении черновика, вари
антов и других материалов. Об отказе в приеме документа инфор
мируется первый руководитель организации для принятия решения.
Стадию обработки изданных документов можно разделить на
две части:
а) передача в службу КД и обработка документов, предназна
ченных для отправки;
б) передача в эту службу и обработка внутренних документов.
Первая часть предусматривает следующие процедуры:
— получение документа от исполнителя;
— получение документа с другого участка службы КД (инвен
тарного, архивного и др.);
269
— подготовка документа к отправлению;
— отправление пакетов (конвертов).
В процессе обработки отправляемых конфиденциальных до
кументов решаются следующие задачи защиты информации и ее
носителя:
— исключение возможного тайного вскрытия конверта и не
санкционированного ознакомления с документом при его пере
сылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;
— ограничение возможности утери, кражи или подмены кон
верта с конфиденциальным документом;
— подтверждение факта отправки документа и правильности
оформления этого факта в учетных формах;
— исключение ошибочной отправки документа, конверта дру
гому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адре
сатов.
Разрешением на отправку конфиденциального документа яв
ляется подписанное первым руководителем организации сопро
водительное письмо к документу или разрешительная запись, сде
ланная лично руководителем в учетной форме, если документ от
правляется без сопроводительного письма.
Отправка конфиденциальных документов осуществляется цен
трализованно службой КД организации, а в небольших фирмах —
секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям
запрещается лично отправлять конфиденциальные документы.
При подготовке документа к отправлению на лицевой сторо
не конверта обозначаются гриф конфиденциальности и другие
необходимые адресные реквизиты, номера вложенных докумен
тов. На оборотной стороне в местах склеивания клапанов кон
верта ставятся печати организации. Конверты с конфиденциаль
ными документами должны передаваться адресатам курьерами
под роспись за получение конверта в разносной книге, реестре или
расписке.
При отправлении конфиденциальных документов заказными
и ценными почтовыми отправлениями используется двойное па
кетирование документов (вкладывание конверта в конверт). Гриф
конфиденциальности и иные отметки ставятся на внутреннем кон270
верте, который опечатывается и при необходимости прошивает
ся. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми
правилами.
Конверты (пакеты), предназначенные для отправления конфи
денциальных документов, должны быть светонепроницаемыми.
Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапа
нов конвертов, исключающую возможность "отпаривания" мест
склейки. Тексты отправляемых писем, телеграмм, телексов, фак
сов целесообразно шифровать. Факт отправления конфиденци
альных документов подтверждается почтовыми реестрами.
Вторая часть стадии обработки изданных документов предус
матривает следующие процедуры:
— передача документа соответствующему руководителю или
исполнителю;
— исполнение и возвращение документа от исполнителя; пе
редача документа на другие участки службы КД.
6.2.4. Проверка наличия документов, дел
и носителей информации
Цель проверки наличия документов, дел и носителей конфи
денциальной информации — установление их реального соответ
ствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и ком
плектности материалов, а также своевременное выявление фак
тов утраты конфиденциальных материалов и определение
правильности выполнения процедур и операций по их учету, хра
нению и использованию.
Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотруд
никами фирмы требований по работе с конфиденциальными ма
териалами, обеспечение их физической сохранности и, в конеч
ном счете, — информационную безопасность организации.
Проверка всегда ведется от учетных данных к документам,
экземплярам документа и составным частям каждого документа
или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы
снятия с документов грифа конфиденциальности.
Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть
регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).
271
Регламентированные, обязательные проверки наличия доку
ментов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежек
вартально и по окончании календарного года. Они охватывают
весь массив конфиденциальных материалов организации.
Нерегламентированные проверки осуществляются при смене
руководителей подразделений или направлений деятельности
организации, увольнении сотрудников, после завершения экстре
мальной ситуации, выявления факта возможной утраты инфор
мации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничи
вается конкретной частью конфиденциальных материалов.
Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым
работником) наличия конфиденциальных документов проводят
ся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, рабо
тающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и
годовые проверки наличия проводит специально назначаемая
комиссия; по результатам этих проверок составляется акт.
Любой вид проверки может быть закончен лишь после выяв
ления фактического наличия всех документов, числящихся по учет
ным формам. Для проверки привлекаются только основные учет
ные формы — журналы регистрации и учетные карточки. Другие
учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета
разрешений и вьщачи материалов и т. д.) носят вспомогательный
информационный и оправдательный характер.
Впроцессе проведения квартальной проверки наличия конфи
денциальных материалов контролируется сохранность традици
онных и электронных документов, находящихся на исполнении у
сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно
проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с
конфиденциальными материалами, их хранения, правильности
ведения внутренней описи документов, находящихся у исполни
теля, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех матери
алов в службу КД. Проверка ведется в обязательном присутствии
самого сотрудника.
В процессе проведения годовой проверки наличия конфиден
циальных материалов контролируется сохранность всех традици
онных и электронных документов, находящихся как на исполне272
НИИ, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от време
ни их поступления, получения или издания. Дела проверяются
полистно.
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носите
ля информации у сотрудника, которому они были вьщаны, счита
ется утратой этих материалов. В подобном случае комиссия со
ставляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руко
водителю организации для принятия решения. Акт составляется
также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотруд
ника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохра
ненной копии электронного документа.
Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения
и использования изданных конфиденциальных документов более
сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс
обработки открытых документов, и требует четкого выполнения
рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последо
вательности, что дает возможность защитить ценную информа
цию и ее носители от возможных потенциальных и реальных уг
роз. Этой же цели служат регулярные проверки наличия докумен
тов, дел и носителей информации.
6.3. Формирование и хранение дел,
уничтожение документов, дел
и носителей информации
6.3.1. Особенности составления и ведения номенклатуры дел
Систематизация конфиденциальных документов в дела и ве
дение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые
предъявляются к аналогичной работе с документами открытого
доступа.
Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур
и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными
документами (конфиденциальных дел), являются не только эффек
тивное использование этих документов в управленческой и про273
изводственной деятельности организации, но и обеспечение со
хранности документов, дел, массивов информации и их носите
лей, а также других конфиденциальных материалов в процессе
хранения и использования.
В период текущего (оперативного) архивного хранения цен
ные и конфиденциальные материалы организации подвергаются
таким же угрозам, как и во время их рассмотрения, исполнения,
обработки и движения. Организации это часто не учитывают, ис
полненные конфиденциальные документы выпадают из-под кон
троля службы КД или референта, что создает благоприятные воз
можности для злоумышленника несанкционированно ознако
миться с этими документами или выполнить с ними иные
противоправные действия.
Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел
предназначена для:
—учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обес
печения проверки наличия документов и дел;
— закрепления схемы разрешительной системы доступа руко
водителей и сотрудников организации к делам;
— учета дел архивного фонда;
— учета движения, использования и уничтожения архивных
документов, дел и других конфиденциальных материалов до пе
редачи в ведомственный архив или архив организации.
Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополни
тельные графы, предназначенные для практической реализации
указанных задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии со
трудников, которым предоставлено право пользоваться делом,
отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об
уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводи
тельного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).
Комплекты документов на магнитных носителя (дискетах и
др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных доку
ментов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел
на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполни
телями делает номенклатуру правовой основой для разрешения
исполнителям работать с конкретными делами.
274
в номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и до
кументы, которые имеют инвентарную форму учета, например
техническая и технологическая документация, печатные издания,
аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного
хранения и др.
Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы
состав, содержание и уровень конфиденциальности документов
каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех
сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним ра
ботать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие
приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под
одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и некон
фиденциальное (открытое) дело.
Конфиденциальные документы комплектуются в дела с уче
том того, что сведения, составляющие предпринимательскую тай
ну, не должны попадать в государственный архив до истечения
срока их конфиденциальности.
После снятия грифа конфиденциальности документ передает
ся в службу открытого делопроизводства и помещается в анало
гичное по заголовку дело открытого доступа временного, длитель
ного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии
грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью
руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.
В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности
рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, опи
си, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них,
которые могут быть удалены из банка защищаемых документов.
В этом случае конфиденциальные дела включают в себя толь
ко те документы, которые в данный момент должны иметь огра
ничения по доступу к ним персонала. В результате защита доку
ментов, дел и носителей информации становится более эффектив
ной. Не следует отождествлять два разных понятия: срок хранения
дела и период конфиденциальности документов, включаемых в
дело, — хотя конфиденциальные документы характеризуются и
тем и другим понятием. Период конфиденциальности может быть
длиннее или короче срока хранения дела.
275
Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как са
мостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре
дел организации, должна иметь гриф ограничения доступа, со
ответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней
дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфи
денциальный документ по картотеке подготовленных документов.
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при
работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в ка
честве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел,
которая состоит из следующих операций:
— проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
— годовая проверка наличия дел и документов;
— заполнение итоговой записи о категориях и количестве за
веденных дел;
— проверка полного соответствия электронного и бумажного
экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии
номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника уча
стка службы КД;
— включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело
номенклатур;
— переработка электронного экземпляра номенклатуры дел
для использования в будущем календарном году;
— распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения
годовой проверки наличия дел и документов номенклатура зак
рывается и подшивается вдело, содержащее номенклатуры за про
шлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию
архивных дел соответствующего года.
Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел,
особенно при значительном количестве дел долговременного пе
риода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму
учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело
(том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) элект
ронную инвентарную учетную опись законченных производством
дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вно
сятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.
276
6.3.2. Формирование и оформление дел, подготовка дел
к передаче в архив
Дела с конфиденциальными документами всегда формируются
централизованно в службе 1СД. Формирование и хранение таких
дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.
В процессе формирования и хранения конфиденциальные дела
и документы могут подвергаться следующим угрозам:
— получение сотрудником, работающим с делом, большего
объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за
счет неправильного формулирования заголовков дел в номенкла
туре или ошибочного распределения, систематизации документов
по делам);
— утеря работником службы КД контроля использования дел
сотрудниками организации (за счет плохо организованного ежед
невного учета вьщачи и возвращения дел);
— утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем доку
мента, частей документа, подмена документов, отдельных листов;
— ошибочная вьщача дела сотруднику, не имеющему права
доступа к данному делу;
— умышленное или случайное несанкционированное уничто
жение дел и документов;
— гибель дел и документов в результате экстремальной ситуа
ции;
— доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных
действий персонала или невыполнения персоналом порядка обес
печения сохранности дел (например, невыполнение требования
инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремаль
ной ситуации).
При формировании конфиденциальных документов в дела
должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа со
трудников к делам, документам и электронным сведениям, обес
печиваться информационная взаимосвязь местонахождения доку
мента в деле с его предьщущими учетными формами и номерами,
строго выполняться инструктивные требования, решающие зада
чу сохранности дел и документов.
277
Конфиденциальные неподшитые исполненные и неисполнен
ные документы должны храниться у работника службы КД в пап
ках, на которых указывается их целевое назначение: фамилии со
трудников организации, которым направляются документы, или
наименование предстоящих действий, процедур и операций (под
шивка в дело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь
опись находящихся в ней документов, которая регулярно обнов
ляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах
и сейфах не допускается.
Особенностями процедуры оформления дела при его заведе
нии являются:
— оформление обложки дела с указанием грифа конфиденци
альности дела;
— оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на
внутренней стороне обложки дела);
— оформление карточки учета разрешений и вьщачи дела (по
мещается в конверт на внутренней стороне обложки);
— подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней опи
си документов;
— внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается
в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обяза
тельна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы,
выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и со
держит следующие графы: учетный номер документа, гриф кон
фиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, крат
кое содержание, номера листов дела, соответствующих располо
жению документа в деле.
Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет
самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются со
хранность документов и их комплектность.
Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся
в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется
аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладывают
ся список исполнителей, допущенных к носителю, карточка раз
решений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной
описи документов, записанных на носителе.
278
Особенностями процедуры оформления дела при его форми
ровании являются:
— проставление в каждом документе под грифом ограниче
ния доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты
рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата
ранее отсутствовали);
— внесение данных о подшиваемых документах во внутрен
нюю опись дела;
— нумерация листов документа в деле;
— при необходимости — внесение изменений в реквизиты об
ложки дела;
— подшивка документа в дело (прошнуровывание докумен
тов), проверка правильности нумерации листов;
— внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
— проверка правильности подшивки документа;
— возврат учетной карточки документа в соответствующую
картотеку.
В дело включаются только конфиденциальные документы.
Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в
дело.
Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его
закрытии являются:
— подшивка и оформление заверительного листа —^листа-за
верителя (только для дел, содержащих документы долговремен
ного периода конфиденциальности);
— оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
— опечатывание концов шнурка на заверительном листе (толь
ко для дел, содержащих документы долговременного периода
конфиденциальности);
— внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
— проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенкла
туре дел;
— при необходимости — внесение дела в инвентарную опись
законченных производством дел, картотек и журналов;
— по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех кар
тотек на исполненные документы и контрольных журналов учета
карточек;
279
— внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
— при необходимости — внесение закрытых картотек и жур
налов в инвентарную опись законченных производством дел, кар
тотек и журналов.
Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и
подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и
году.
Законченные производством (закрытые) конфиденциальные
дела в течение определенного и иногда достаточно длительного
времени активно используются в текущей работе сотрудников
организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.
Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам орга
низации и приема их от сотрудников являются:
— проверка работником службы КД полномочий исполните
ля наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и
вьщачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к
делу (папке, альбому, дискете);
— вьщача дела сотруднику под роспись в карточке учета раз
решений и вьщачи;
— помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в кар
тотеку "За исполнителями";
— при возврате дела сотрудником — проверка соответствия
документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней опи
си, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех
их элементов;
— роспись работника службы КД за возврат дела в карточке
учета разрешений и вьщачи, а также внутренней описи докумен
тов, находящихся у исполнителя;
— помещение дела и карточки в места хранения. Вьщанные
исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в
службу КД в тот же день.
Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизи
рованном режиме, который сопровождает специфический набор
операций.
Выдача и возврат исполнителями архивных электронных ком
плексов документов имеют более сложную технологию, что свя280
зано с необходимостью выполнения ряда дополнительных опера
ций по проставлению электронной подписи в учетных формах.
Как мы видим, приведенная технологическая схема формиро
вания и оформления конфиденциальных дел с достаточной степе
нью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как тради
ционных дел и документов, так и архивных электронных масси
вов конфиденциальных документов.
При снятии в установленном порядке с документа грифа кон
фиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела
сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутрен
ней описи дела с указанием причины изъятия документа и его но
вого местонахождения.
Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму
документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных кон
фиденциальных документов за соответствующий год и не подле
жит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогич
ным образом осуществляется процесс изъятия электронного до
кумента из архивного массива компьютера службы КД или с
дискеты.
После изъятия из дела последнего документа, с которого снят
гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитно
го носителя вместе с внутренней описью продолжает храниться в
службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и
затем уничтожается.
Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соот
ветствующего года и (или) инвентарную опись законченных про
изводством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).
Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих
местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня
запрещается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хра
нятся централизованно в службе КД в условиях, исключающих
их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ по
сторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа
не разрешается.
Дела в службе КД хранятся в сейфах, металлических шкафах,
которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне
281
дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел
или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей
расположения дел на каждой из полок и последовательности эва
куации дел при экстремальных ситуациях.
Дела, как правило, располагаются в последовательности но
меров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по
тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в
вертикальном положении.
Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомствен
ный архив (архив фирмы) технологически не отличается от ана
логичной работы с делами открытого доступа.
Технологический процесс уничтожения конфиденциальных
документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые осо
бенности.
При их уничтожении должна быть исключена возможность
ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми конфиденци
альными материалами, поскольку при уничтожении безопасность
подобных материалов подвергается следующим угрозам:
— подмена документов, предназначенных для уничтожения,
или изъятие из документов и дел отдельных частей (листов, фото
графий, образцов печатей, росписей и т. п.);
— ошибочное или умышленное вьщеление для уничтожения
или фиктивное "уничтожение'' ценных документов и дел;
— неполное уничтожение документов, дел и носителей, позво
ляющее восстановить их текст;
— утрата (утеря, кража) документов и дел, вьщеленных для
уничтожения.
Указанные угрозы могут стать контролируемыми при соблю
дении следующих условий уничтожения документов, дел и носи
телей информации:
— коллегиальность принятия решения об уничтожении доку
ментов, дел и самого процесса уничтожения;
— документирование (актирование) подготовки к уничтоже
нию и уничтожения документов и дел;
— внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учет
ные формы только после фактического уничтожения документов
и дел.
282
Уничтожение конфиденциальных документов и дел письмен
но согласовывается с руководителями подразделений или направ
лений деятельности, санкционируется экспертной комиссией орга
низации и производится с оформлением и без оформления акта.
Технологическая схема уничтожения конфиденциальных до
кументов и носителей информации включает в себя следующие
процедуры:
— подготовка документов, дел и носителей информации к
уничтожению;
— оформление акта на уничтожение;
— уничтожение документов по акту;
— уничтожение документов и носителей информации без со
ставления акта.
По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением
акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-,
аудиодокументов, проекты технических документов, черновики
и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета
конфиденциальных документов и другие подобные материалы.
Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает
первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением
акта) любые электронные документы, описи и учетные формы,
находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера,
так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.
Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и
технические носители, черновики и проекты документов, внутрен
ние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие ма
териалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных
документов.
7. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Оформление дел
длительных сроков хранения
Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку
менты постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения
подлежат в соответствии с требованием Государственной архив
ной службы обязательному дополнительному оформлению и опи
санию в унифицированных учетных архивных формах.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения^
не содержащие сведений конфиденциального характера, могут офор
мляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они
могут храниться в папках с любым типом и материалом крепле
ния, в них может не проводиться пересистематизация документов
внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи
не составлять.
Дела постоянного или долговременного хранения, конфиден
циальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть
полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.
Основные задачи, которые ставятся при этом:
— максимальное обеспечение прочности и гибкости перепле
та, позволяющего при необходимости скопировать документы, не
вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов
из подшитого дела на время, например для реставрации, а может
быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане
сения повреждений другим листам дела;
— обеспечение учета количества листов в каждом деле и воз
можности проверки полноты дела после ка:кдого обращения к нему;
284
— создание справочного аппарата к документам, включенным
в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при
этом документам минимального ущерба при перелистывании.
В соответствии с этими требованиями документы постоянно
го хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре проко
ла в твердую, установленную государственным стандартом облож
ку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается
применение переплетных работ.
Особо ценные документы во избежание их физической порчи
целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя кла
панами или в специальных картонных футлярах.
Поскольку на хранение документы передаются на тех носите
лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного
формата (A3, А4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнит
ных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упа
ковки.
Однако большинство документов, имеющих постоянный или
длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных
форматов. При обработке документов постоянного и длительно
го хранения все металлические скрепления во избежание появле
ния ржавчины обязательно удаляются.
Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостовере
ния и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для под
шивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в
заранее вшитые в дело чистые конверты.
В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист
формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед соб
ственно документами—листы внутренней описи документов дела,
если она для данного дела необходима.
Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки
дел не раскрывают конкретное содержание документов (напри
мер: "Приказы по основной деятельности..."), а также для специ
фичной документации — личные, судебные и следственные дела,
дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых зва
ний и т. д.
285
в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас
положения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листов внутренней описи и заверительнои записи, нумеруются в
развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в пра
вом верхнем углу черным карандашом.
Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные доку
менты, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на
оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо накле
енными документами (вырезками, билетами, фотографиями и дру
гими включениями) нумеруется как один лист.
При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется
конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в кон
верт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации.
Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и
не включаются в общее количество листов в деле, а указываются
через плюс.
Заверительная запись составляется на любую единицу архивно
го хранения. В книгах, журналах их заверение может быть офор
млено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на
чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже под
шит лист с заверительнои записью, то его верхнюю часть прикле
ивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять
заверительную запись на обороте документов и на самой облож
ке. При хранении документов без подшивки лист с заверительнои
записью вкладывается в упаковку.
В заверительнои записи должны отмечаться следующие осо
бенности нумерации дела:
— литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
— номера листов с наклеенными документами; номера листов
с конвертами и вложений в них;
— номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов
и т. д. в том случае, если это исключения из общего состава доку
ментов дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (по
вреждения, замена подлинных документов копиями, включение
новых документов) отражаются в заверительнои записи со ссыл
кой на соответствующий акт вьщачи подлинника.
286
в заверительной записи отдельной строкой вносятся все пос
ледующие проверки наличия и состояния дела, которые прово
дятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использо
вания. При полном переформировании дела оно перенумеруется.
При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стирают
ся, а заверительная запись пересоставляется.
Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых
номерах документов в данном описываемом деле, их делопроиз
водственных индексах, датах создания, заголовках и номерах ли
стов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каж
дый документ.
К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется
итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен
тов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже
переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной состави
телем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне ли
цевой обложки дела.
При внесении изменений в состав дела (изъятие документов,
копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отра
жаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой
на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут
ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставле
нием итоговой записи.
На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со
ответствии с государственным стандартом должно быть указано:
— наименование организации и ее подчиненность на период
создания документов, включенных в дело;
—наименование структурного подразделения или направления
деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел;
— делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
— номер дела по годовому разделу описи дел;
— заголовок дела;
— дата или крайние даты первого и последнего по датам до
кументов дела;
— количество листов в деле;
— срок хранения дела или запись "Хранить постоянно";
287
— архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утвер
ждения описей — чернилами.
При сдаче в перспективе документов на хранение в государ
ственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено
место для наименования государственного архива, его кодов и
организации фондообразователя.
7.2. Состав учетных документов архива
На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, карто
теки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному соста
ву постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошед
шие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформ
ленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются
также на дела, состоящие из характерных для данной организации
документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий со
бой систематизированный перечень заголовков дел и предназна
ченный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их
систематизации и учета. Одновременно опись является основным
учетным документом и основным видом научно-справочного ап
парата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятель
ной законченной нумерацией.
Описи дел составляются по строго установленной Государ
ственной архивной службой форме. Технология составления и
оформления описей аналогична технологии составления номенк
латуры дел, поскольку составление описи является следующим
технологическим этапом систематизации дел.
Описи дел должны быть составлены в течение года после за
вершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государ
ственной архивной службы предусматривается, что организации
составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за
ряд лет — по готовым разделам. Состав индексов описей дел и
номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись,
определяется самой организацией.
288
Состав учетных документов установлен Основными правила
ми работы ведомственных архивов, обязателен для организаций,
являющихся источниками комплектования Государственной ар
хивной службы, и включает в себя кроме вышеназванных завери
телей и описей:
— книгу учета поступления и выбытия документов для учета
каждого факта поступления и выбытия;
— лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
— топографические указатели для определения адресов хра
нения конкретных дел;
— формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения),
хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой Рос
сийской Федерации;
— формы актов, в которых фиксируются любые изменения в
составе хранимых документов и итоги периодических проверок
наличия и состояния;
— дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчетности, другие материалы.
7.3. Оборудование архивохранилищ
Дела долговременного и постоянного сроков хранения долж
ны быть сохранены до завершения установленного срока и вьщеления их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хране
ние или до ликвидации организации. В течение всего установлен
ного срока хранения организации должны обеспечивать не только
учет документов, но и их физическую сохранность и использова
ние. Это предъявляет определенные требования к оборудованию
архивохранилищ.
Документы архива разделяются на документы общего и обо
собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Про
думанное размещение документов позволяет рационально исполь
зовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить
оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива
при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
289
Размещение архивных документов в организациях предусмат
ривает создание преимущественно лучших условий для докумен
тов постоянного хранения, удобства оперативного использова
ния всех документов. Документы общего делопроизводства, кон
фиденциальные, по личному составу и технические хранятся
обособленно, по возможности в разных хранилищах.
При определении помещений, необходимых для размещения
дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном
архиве более целесообразно размещение дел не по структурным
подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел,
а по срокам их вьщеления к уничтожению.
Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел
составляются топографические указатели, а все помещения, стел
лажи в них номеруются слева направо от входа. Полки также ну
меруются в соответствии с установкой дел, т. е. постеллажно сверху
вниз.
Документы доллсны храниться в помещениях, отделенных от
рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены: окна
первого этажа архивохранилища — открывающимися изнутри
решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть
дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых сол
нечных лучей окна защищают специальным остеклением, крас
кой, плотными шторами.
Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов
оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне
хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обя
зательной принадлежностью архивохранилища являются много
вариантные средства пожаротушения (в том числе песок и бре
зент).
Архивы оборудуются стационарными или передвижными стел
лажами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между
стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов —
до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен — 45 см, от пола
до нижней полки — 20 см, а в цокольных и полуподвальных эта
жах еще больше. Расстояние между полками по высоте — 35—40 см.
290
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей,
планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или
вертикальным подвесным хранением.
Основные разрушители документов в архивохранилищах —
плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитаю
щих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздуш
ным путем и в запьшенных помещениях легко могут заразить до
кументы.
Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влаж
ных документах или в хранилищах с повышенной влажностью
воздуха при температуре 25—27 °С, в загроможденных углах и
непроветриваемых шкафах.
Поэтому в архивохранилищах должен соблюдаться оптималь
ный температурно-влаэ^сностныйреэ/сим. В России он установлен
максимально в 18—20 °С, с относительной влаэгсностью воздуха
50—55%. Пленочные носители требуют еще более жестких усло
вий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются при
борами для измерения температуры и влажности в разных углах
архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является быто
вой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется
по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур
сухого и влажного термометров.
Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные убор
ки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются
в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовлен
ные из безвредных для документов материалов. К коробкам при
клеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с
указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и край
них номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты
использования документов выбирается способ хранения — вер
тикальный или горизонтальный.
Не реже одного раза в 10 лет (для дел постоянного хранения —
один раз в 5лет, для конфиденциальных документов — ежегодно)
следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие про291
верки проводят также при смене заведующих архивами, массовой
порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архиво
хранилище.
Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руко
водителем организации. При проверке контролируются не толь
ко практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных
документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяют
ся полистно. По результатам проверок, утвержденным руковод
ством организации, в учетные документы вносятся (при необхо
димости) изменения и уточнения, соответствующие реальному
объему и состоянию дел, указываются номер и дата акта, в кото
ром зафиксированы итоги проверки.
7.4. Использование документов архива
Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из
основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение
средств в его организацию.
В зависимости от целей использования (политические, уп
равленческие, научные, культурно-просветительские, учебные,
экономические, юридические и т. д.), состава документов архива,
его технической оснащенности выбирается и форма использова
ния документов.
В государственных архивах формы использования докумен
тов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но мно
гие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архи
вы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны вы
давать гражданам и организациям архивные справки, архивные
копии документов и выписки из них социально-правового харак
тера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов
граждан (к законным интересам граждан относятся сведения о
стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на
выборные должности, членстве в общественных организациях,
трудовых правах и др.).
Архивные справки выдаются организациям на основании зап
росов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам
292
на основе их личных заявлений выдаются архивные справки о них
самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а
также об умерших близких родственниках.
Допускаются по письменному заявлению изъятие из дел и пе
редача владельцу его личных документов (трудовые, наградные
книжки, дипломы и т. д.), за исключением паспорта, военного,
профсоюзного билетов и других аналогичных документов.
Архивные справки и подлинные документы выдаются заяви
телям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении
паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Доверенные лица при получении подлинного личного документа
должны предъявить специально заверенную доверенность.
Получатель архивной справки или подлинного личного доку
мента должен расписаться на копии справки или на обороте ко
пии личного документа, остающейся в архиве, указывая в распис
ке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию,
его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или
послужного списка получатель расписывается на обороте заявле
ния, подававшегося в архив.
Если заявитель не может явиться лично для получения доку
ментов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается
отправление архивных справок на адрес заявителя простым пись
мом, а подлинных документов — ценным.
Архивные справки о привлечении к уголовной ответственнос
ти, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них,
нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности,
как правило, на руки гражданам не вьщаются, а высылаются при
необходимости заинтересованным учреждениям.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за ко
торых справку нельзя вьщать на руки, то она высылается в адрес
заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда
направлена справка. Держатели архивов не в праве отказать в
вьщаче архивных справок социально-правового характера. Эта
работа выполняется всеми архивами безвозмездно.
Архивная справка — это официально заверенный документ,
имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или под293
тверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обя
зательным указанием поисковых данных документов: номера опи
си или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле.
Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется.
Архивная справка составляется на бланке организации, регист
рируется, подписывается, в том числе руководством организации,
и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в
соответствии с действующим законодательством ответственность
за предоставляемую информацию. При составлении справки на
нескольких листах заверяется каждый лист.
Архивные справки составляются на основании подлинных (или
заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относя
щихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий
должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анке
ты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи
справки. При отсутствии документов архивная справка может
бытьвьщана на основе имеющихся в организации служебных пе
чатных материалов.
В справке приводятся названия документов, их даты и излага
ются сведения из этих документов в хронологической последова
тельности событий, а не документов, в которых они освещаются.
Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия орга
низаций, подразделений при первом упоминании приводятся пол
ностью. К справке могут прилагаться копии документов и выпис
ки из них, подтверждающие изложенные сведения.
Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, дан
ных включаются в архивную справку так, как они значатся в до
кументах архива и оговариваются в справке ("так в тексте").
В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а
также при отсутствии в архиве документов, необходимых для под
тверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное
письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомен
даций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии доку
ментов вследствие их гибели или утраты также заверяются печа
тью организации.
294
Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборот
ной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а за
веренная печатью подпись руководителя организации может про
ставляться только на последнем листе копии (выписки). Размно
жение копий и выписок, справок и других документов,
подготовленных архивом, запрещается без разрешения держате
лей подлинников документов.
Копирование архивных документов может проводиться по
разрешению архива, объем, сроки и виды копирования должны
быть согласованы с его руководством, а по научно-технической
документации — с разработчиками. При фотокопировании нега
тивы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть
получено разрешение держателей документов.
Изготовление копий документа является платной услугой ар
хива, так же как:
— исполнение запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера;
— тематическое выявление документов;
— расшифровка трудно читаемых текстов, перевод текстов
документов с языка оригинала;
— составление комментариев к документам, атрибутирование
фотографий (уточнение изображений);
— проведение выставок, бесед, лекций по тематике хранимых
документов и др.
В связи со знаменательными событиями, юбилейными дата
ми, презентациями, участием в выставках государственные, ведом
ственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят
самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересован
ными подразделениями и организациями культурно-просветитель
скую работу.
По материалам архивных документов готовятся печатные до^
кументы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и дру
гих материалов должны содержать поисковые сведения исполь
зованных документов, а авторы передач несут ответственность за
интерпретацию архивных документов.
295
в архиве могут готовиться тематические подборки копий до
кументов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и
т. д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мульти
медийных презентационных продуктов, фирменных страниц в
информационных сетях.
Государственные архивы, крупные ведомственные архивы,
отраслевые центры и архивы общественных организаций издают
тематические книжные, аудио-, видеосборники документов само
стоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе
и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммер
ческой основе.
Довольно распространенной формой использования докумен
тов в архивах любого вида является непосредственное предостав
ление документов для их изучения. В зависимости от вида архива
и его технической оснащенности документы вьщаются для рабо
ты в оборудованный при архиве читальный зал или во временное
пользование.
Допуск для работы в читальный зал дает руководитель орга
низации (госархива) на ocuoBSinmi личного заявления читателя или
письменного ходатайства направивших его организаций, действи
тельного по установленным правилам в течение года. Вопрос о
допуске сотрудников к работе с документами архива своего уч
реждения решается руководством. Выписки и копии, сделанные
посетителями читального зала, могут быть проверены работни
ками архива на предмет их соответствия теме исследования и ори
гиналам.
При отсутствии читального зала документы в составе дел (еди
ниц хранения) в случае производственной необходимости могут
быть вьщаны во временное пользование.
Правилами установлены следующие типовые сроки нахожде
ния дел во временном пользовании:
— 10 дней для работников организации, в состав которой вхо
дит архив;
— 3 месяца для работников других организаций.
При продлении срока должно быть проведено соответствую
щее его переоформление.
296
Выдача дел во временное пользование в сторонние организа
ции оформляется Актом о вьщаче дел во временное пользование,
составленным по специальной унифицированной форме, скреп
ляемым подписями руководителей и печатями двух организаций —
передающей и получающей дела.
Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или
журнале и оформляется распиской получателя. На место выдан
ного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель
с указанием, какое дело, когда и до какого срока вьщано.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования,
должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих доку
менты, так как пользователи несут ответственность за сохранность
и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в
соответствии с действующим законодательством.
Результаты проверки фиксируются в заверительной записи
единицы хранения и в документах, оформлявших вьщачу дел. При
обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них
должен быть оформлен акт установленной формы и на его осно
вании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственно
сти.
Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов,
дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользо
вателям, в том числе публикуют, различные справочники, путе
водители, указатели, обзоры, картотеки. Состав научно-справоч
ного аппарата конкретного архива определяется видом архива,
составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами
носителей информации, характером и задачами поиска и интен
сивностью использования документов.
Создание тайных архивов в соответствии с законодательством
об архивном деле в Российской Федерации запрещено.
8. ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР
В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
8.1. Компьютерные технологии подготовки
документов
8.1.1^ Подготовка текстовых документов
Этапы подготовки текстовых документов
Подготовка текстов с использованием компьютерной систе
мы подготовки текстовых докуменитов (СПТД) заключается в
последовательном выполнении ряда этапов.
С некоторой долей условности можно выделить:
— набор текста;
— редактирование введенной информации;
— форматирование (оформление) отдельных структурных эле
ментов будущего документа;
— печать документа;
— сохранение текста документа и ведение архива текстов.
Каждый этап состоит из множества операций. Набор опера
ций определяется конкретной программой, выбранной для под
готовки документа. При работе с текстом обычно происходит
многократное чередование операций различных этапов, поэтому
отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу
подготовки документа.
Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибе
гают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при
вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста.
298
Операции оформления возможны как при этапах набора и редак
тирования, так и при собственно форматировании.
Набор текста
При современном уровне развития компьютерных информа
ционных технологий клавиатура ПК остается основным инстру
ментом ввода текста будущих документов. Набор текста на кла
виатуре может производиться с любой скоростью, потерь инфор
мации при этом не происходит, возможно лишь некоторое
отставание обработки символов системой подготовки текстов от
момента непосредственного вода.
Вводимый текст располагается в специально отведенной об
ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области.
Остальная часть экрана отводится под служебную область. Раз
меры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от
конкретной программы подготовки текста.
Обычно в служебной области присутствует строка статуса,
которая содержит полезную для пользователя информацию о ре
жиме работы программы подготовки текста и используется для
краткой подсказки о действии программы при выборе того или
иного пункта меню.
Место экрана, на котором появляется следующий вводимый
символ, т. е. позиция ввода, отмечается специальным знаком —
курсором.
в служебной области всегда помещена информация о текущем
положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспе
чивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник
или знак подчеркивания. Любая система подготовки текстов под
держивает два режима ввода — вставки или замены. Переключе
ние между режимами осуществляется клавишными командами
программы, либо командой меню.
Возможность легко исправить ошибку набора снижает вни
мание пользователя и стимулирует высокую скорость набора тек
ста, а следовательно увеличивает вероятность набора ошибочных
символов. Клавиша удаляет ошибочный символ слева
от курсора, клавиша удаляет из текста символ, находя299
щиися в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево
в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает
строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ
в режиме замены.
Если используется текстовый процессор, то существенным яв
ляется понятие "мягкого" и "жесткого" разделителя. При нажа
тии на клавишу клавиатуры ПК в текст вносится сим
вол "жестокого" пробела. Кроме этого символа в тексте могут
существовать так называемые "мягкие" пробелы, вносимые в текст
программой текстового процессора для выравнивания длины
строк.
Термин "мягкий" указывает на то, что при необходимости тек
стовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнитель
ные "мягкие" пробелы, в отличие от "жестких", которые автома
тически в текст не включаются и не изымаются из него. Анало
гично можно трактовать понятие "мягкий" и "жесткий" конец
строки.
"Жесткий" признак конца строки создается при нажатии
пользователем клавиши для указания конца вводимого
абзаца текста, он не может удаляться программой текстового про
цессора или автоматически менять свое расположение. Признак
конца строки не всегда индицируется на экране монитора, но тем
не менее всегда существует в тексте.
Перевод курсора на новую строку программой текстового
процессора осуществляется автоматически по достижении конца
текущей строки, т. е. ввод текста происходит под контролем фун
кции автоматического форматирования.
Когда вое отведенные для текста строки экрана дисплея будут
заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает
текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения
пользователя а внизу появляется пустая строка для дальнейшего
ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скрол
лингом строк.
При наборе текста на компьютере часто имеют место наруше
ния правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и
ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.
300
к часто нарушаемым правилам компьютерного набора мож
но отнести следующие:
— знаки препинания отбиваются (типографский термин) от
предшествующего текста; допускается отбивать пробелом толь
ко вопросительный знак (?);
— не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, се
кунда т. е. 45%, 20^;
— одним пробелом цифры отбиваются от № и §; однако при
вводе нужно использовать "неразрывный" пробел, который не бу
дет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;
— дефис пробелами не отбивается; в компьютерном наборе
часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что
знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;
— тире, наоборот, отбивается пробелом; тире не отбивают
пробелом в сочетаниях, имеющих смысл "от" и "до", например
2001—2003 гг.
Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть боль
ше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. По
этому здесь необходим только "неразрывный" пробел. По этой
же причине следует взять за правило ставить именно "неразрыв
ный" пробел после предлога, которым начинается предложение.
В результате редакторской правки он может оказаться в конце
строки, а правила запрещают заканчивать строку предлогом или
союзом, с которого начинается новое предложение.
Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при
использовании сокращений:
— в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точ
ка не ставится;
— сокращения типа "т. д." и "с. г." записываются с пробелом;
— сокращения "и др.", "и т. д.", "и т. п." могут быть примене
ны только в конце предложения, в середине предложения их нуж
но записывать полностью.
Для выполнения перечисленных правил рекомендуется следу
ющая культура набора текста:
— там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следую
щую строку, ставить символ "неразрывного" пробела;
301
— там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую
строку, ставить символ "неразрывного" дефиса;
— не отбивать пробелами знаки препинания;
— для набора "правильных" типографских символов можно
воспользоваться механизмом макропоследовательностей системы
подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной ком
бинацией символ, которого нет на клавиатуре.
Вторая группа ошибок набора связана с неправильной расста
новкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют
четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической
верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и вык
лючка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравни
вается по правой границе за счет расстановки переносов с после
дующим равномерным расширением пробелов между словами.
Последний способ наиболее распространен, так как более все
го соответствует удобству чтения и восприятия текста.
Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютер
ной системы подготовки текста, не преследуются специальные
цели, например, зафиксировать с помощью рваной правой гра
ницы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать вык
лючкой.
Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой гра
нице, возникает брак, называемый жидкой строкой или зияющи
ми пробелами. Выключка придает тексту более оформленный вид
и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как
правило, содержит больше символов в каждой строке, что умень
шает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль
оформления текста использует колонки с выровненным по краям
текстом.
В текст документа программа текстового процессора при вык
лючке добавляет так называемые "мягкие" пробелы, осуществля
ется разгонка строк. Термин "мягкие" в данном случае подчерки
вает возможность изменения положения пробела самой програм
мой подготовки текста.
Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, про
граммой текстового процессора не могут быть изменены, поэто302
му они называются "жесткими" пробелами. "Мягкие" пробелы
могут сильно увеличить междусловное расстояние и привести к
уже упомянутым "жидким" строкам, "дырявости" набора.
Проблема появления "мягких" пробелов и увеличения междусловного промежутка решается расстановкой переносов.
Перенос слов является важной функцией текстового процес
сора. Целесообразно выполнять перенос слов на завершающей
стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по сло
гам, и в них вставляются скрытые символы "мягкого" переноса
(так называемые необязательные дефисы).
При необходимости переноса один из символов "мягкого"
переноса разбивает слово на части с учетом максимально возмож
ного заполнения текущей строки. Таким образом, использование
переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице.
Существует две возможности переноса:
— автоматический перенос без контроля разработчика доку
мента;
— принудительный перенос с контролем выполнения перено
са пользователем.
При подготовке важных документов рекомендуется использо
вать принудительный перенос. Программа текстового процессо
ра в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбие
ния слова, окончательное решение о месте переноса принимает
пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает разра
ботчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом
слове.
Напомним, что в местах нежелательных переносов слов в сло
восочетаниях типа "рис. 10", ''Windows 2000" употребляется не
обычный пробел, а символ "неразрывного" пробела.
Общая рекомендация заключается в использовании "мягкого"
переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент,
когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый спе
циальный символ "мягкого" переноса превратится в реальный
правильный знак переноса.
При возникновении конфликта между вашим "мягким" пере
носом и неправильным, который автоматически предлагает тек303
стовый процессор, необходимо провести исправление переноса
вручную.
Современные правила орфографии разрешают нарушение пра
вил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет тех
нической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры
работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключе
ния для них неприменимы.
Базовые функции редактирования текста
Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем мо
жет подвергаться изменениям. При традиционной технологии из
готовления документов с помощью обычной пишущей машинки
даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной
печати если не всего, то значительной части текста документа.
Новая информационная технология использования систем
подготовки текстовых документов отделила этап печати докумен
та от его набора и редактирования. Пользователь имеет возмож
ность многократной "шлифовки" текста материала до достиже
ния необходимого уровня качества изложения, не прибегая к пе
чати документа.
Это сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на
подготовку документации. Кроме того, передача текстовых ма
териалов может быть осуществлена не в виде "твердой" (печат
ной) копии, а в так называемом "электронном" виде.
К основным операциям редактирования принято относить
следующие:
— добавление;
— удаление;
— перемещение;
— копирование фрагмента текста.
К числу операций редактирования можно также отнести опе
рацию поиска и контекстной замены.
Под фрагментом понимается область текста, указанная (вы
деленная, маркированная) пользователем. Минимальный размер
фрагмента — один символ, максимальный — весь текст докумен
та. Выделение текста является одним из основополагающих
принципов работы системы подготовки текстов.
304
Основная концепция большинства систем этого назначения —
"выдели и обработай". Различают строчные, прямоугольные вы
деленные фрагменты либо цепочки символов. В последнем слу
чае границами выделения служат первый и последний символ в
цепочке.
Выделение фрагмента документа может производиться с по
мощью мыши или клавиатуры.
Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается либо
цветом, либо негативным изображением. Снять маркировку с
фрагмента можно специальной командой системы подготовки
текстов.
Размеры редактируемого текстового документа обычно пре
вышают размер области экрана дисплея для ввода, предоставляе
мой системой подготовки текста.
Для того чтобы пользователь мог работать с нужным ему фраг
ментом, система подготовки текста обеспечивает возможность
перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в
дальнейшем будет произведена любая операция с текстом.
Обычно для этой цели используются клавиши управления кур
сором клавиатуры либо их комбинации с управляющими клави
шами. При наличии графического интерфейса перемещение по
тексту осуществляется с помощью специальных графических ком
понентов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.
Для добавления одного или нескольких символов система под
готовки текстов должна находиться в режиме вставки, а тексто
вый курсор — в том месте документа, где производится дополни
тельный набор текста. Индикация режима замены или вставки
производится в статусной строке служебной области окна про
граммы редактирования.
При наборе очередного добавляемого символа часть строки
справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а
введенный символ появляется в позиции курсора. Если включен
режим замены, то вновь набираемые символы замещают присут
ствующие в тексте редактируемого документа символы.
Для удаления одного или нескольких символов используется
клавиши или . При нажатии клавиши
305
удаляется символ в позиции курсора, правая часть стро
ки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.
При нажатии клавиши удаляется символ в пози
ции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются
влево. Эта клавиша используется, в основном, для удаления од
ного или нескольких только что набранных символов. Техноло
гия удаления больших фрагментов текста предполагает предва
рительное выделение фрагмента для редактирования. Как прави
ло, в текстовом окне может быть выделен только один фрагмент.
Удаление может быть произведено в двух вариантах:
— выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся
текст смыкается;
— вьщеленный фрагмент удаляется в специальный буфер вре
менного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в дру
гое место редактируемого документа либо использован в текстах
других документов (если система подготовки текстов поддержи
вает многооконный режим для одновременной работы с несколь
кими документами).
Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса
работы или до помещения в него новой порции информации.
Для копирования информации используется технология, во
многом похожая на предыдущую:
— предварительно копируемый текст должен быть вьщелен, а
затем специальной командой "Копировать" системы подготовки
текстов помещен во временный буфер хранения. При этом в бу
фер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагает
ся в тексте документа;
—текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;
— копия фрагмента извлекается из буфера и располагается,
начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от
курсора текст сдвигается вправо.
Для перемещения фрагмента текста с использованием времен
ного буфера хранения технологические операции следующие:
— вьщеление нужного фрагмента;
— удаление в буфер временного хранения;
— перемещение курсора в нужное место документа;
— вставка содержимого буфера в документ.
306
проблема использования содержимого временного буфера
хранения решается в настоящее время не только за счет возмож
ности многократного использования, но и за счет предоставле
ния возможности хранения нескольких фрагментов текста одно
временно.
Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000
позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и
использовать их для редактирования выборочно или всех сразу.
Существующие на сегодняшний день графические оболочки
(например, Windows) поддерживают технику drag-and-drop рабо
ты манипулятора "мышь" в среде системы подготовки текста. Эта
техника предполагает, что для операций перемещения и копиро
вания временный буфер не задействуется.
Однако в этом случае копирование или перемещение фрагмен
та возможно только один раз, тогда как временный буфер хране
ния предлагает использовать помещенную в него информацию
столько раз, сколько это необходимо пользователю.
Операция поиска в среде программы обработки текста может
выполняться в нескольких вариантах. Это может быть поиск по
образцу, например, для последующей замены найденного слово
сочетания на другое.
Действия пользователя системы подготовки текстового доку
мента сводятся к следующей цепочке операций:
— задается некоторый образец (символ, слово или цепочка
символов);
— указывается направление поиска (вперед от текущей пози
ции курсора либо назад);
— система подготовки текстов начинает поиск заданного фраг
мента, при обнаружении последнего просмотр приостанавлива
ется, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и
пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.
Другой вариант поиска предполагает, что текст предваритель
но размечается специальными служебными метками (закладками
или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет
перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени.
307
Команда замены производит замещение одного заданного кон
текста на другой. Замена может производиться в рамках выделен
ного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения
пользователем каждого варианта замещения.
Основные методы оформления (форматирования)
текстовых докуметов
Современные средства подготовки текстовых документов ис
пользуют два типа оформления структурных элементов текста. Это
непосредственное оформление, когда форматирование применя
ется к предварительно выделенному фрагменту через команды
меню и оформление с помощью стиля.
Рассмотрим подробнее процесс непосредственного формати
рования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового
процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по
умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а
также их конкретные величины определяются программой тек
стового процессора.
Например, текстовый процессор Word для Windows предлага
ет следующие параметры оформления документа:
— символы — нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;
— абзацы — без отступов, выровнены влево, через один ин
тервал;
— величина табуляции — через 0,5 дюйма (или 1,27 см);
— размер печатной страницы документа — формат А4 (210 мм
на 297 мм);
— границы текста на печатной странице — левое и правое
3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.
Таким образом, каждый документ создается по некоторому
подобию или по шаблону уже существующего документа.
Различают три типа форматирования прозаических докумен
тов:
— символьное (или шрифтовое) оформление;
— форматирование абзаца документа;
— оформление (верстка) страниц (или разделов) документа.
308
Оформление символов текста
Минимальная единица информации, которой оперирует сис
тема подготовки текста, — символ. К символам применимы все
операции по редактированию и оформлению текста документа.
Системы подготовки текстовых документов используют следую
щие основные понятия, связанные с наборами символов.
Шрифт — комплект литер с буквами того или иного алфави
та и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.
Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графические
особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка
(шрифт прямого и курсивного начертания), шириной очка (шрифт
нормального, узкого и широкого начертания), его насыщеннос
тью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).
Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много об
щего.
Печатники под шрифтом понимают совокупность трех харак
теристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, по
лужирный и полужирный курсив).
Гарнитуры можно подразделить на четыре большие категории.
1. Serif (Сериф — шрифт с засечками). Наиболее популярны
гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго гори
зонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой
линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основ
ного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит
вдоль линии засечек.
2. Sans serif (Сане сериф — шрифт без засечек). Рубленые шриф
ты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым
шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой катего
рии Helvetica.
3. Script (Скрипт — имитация рукописного текста).
Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт —
единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается бук
вами рг./?/ = 0,352 мм.
Кроме пункта используется питч (pitch) — количество симво
лов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм.
309
Обозначается буквой p. Интервал — величина, равная 12 pt. Раз
мер шрифта на принтере в пунктах определяет расстояние от вер
хнего края самого высокого символа до нижнего края самого низ
кого.
Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так
как некоторые буквы выступают над строкой (например, "б"), а
некоторые имеют нижний выступ (например, "у", "ф")- Кегль
включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые зап
лечики — свободные пространства над и под очком, образующие
межстрочные промежутки.
При выборе шрифта для матричных принтеров иногда зада
ется количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character
per inch, cpi).
Все используемые шрифты могут быть разбиты на две катего
рии: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace)^ у
которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорцио
нальные (proportionally spaced), у которых ширина символа опре
деляется особенностью его изображения (например, буква "ш"
шире, чем "а").
Операционная система Windows, например, использует моно
ширинный шрифт Courier, шрифт Times New Roman — пропорци
ональный шрифт.
При выборе шрифта для печати документа основным крите
рием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не дол
жен отвлекать внимание читателя от содержания документа.
Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей
различных составных частей документа (рубрик). Для основного
текста рекомендуется использовать шрифт с засечками.
Прямое назначение засечек — повысить читабельность текста.
Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание
читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный крите
рий неразборчивость, а то, насколько он контрастирует с основ
ным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый
шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows
может служить А rial, аналог шрифта Helvetica.
310
Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию стра
ницы документа:
— не используйте на одной странице много видов гарнитур.
Максимально рекомендуется три типа гарнитуры;
— все страницы документа набирайте выбранным набором
гарнитур;
— придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и иллюс
траций на странице;
— не стремитесь максимально заполнить все пространство
страницы текстом.
При работе на ПЭВМ приходится иметь дело с вьщачей сим
волов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим,
говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять, о чем имен
но идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шриф
ты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть
разделены на две большие категории: матричные (или растровые)
и векторные (контурные).
Еще недавно категория матричных шрифтов являлась един
ственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой
bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким
шрифтом хранятся "точечные" изображения каждого символа
внутри сетки точек фиксированного размера.
Чем выше разрешающая способность устройства, тем больше
размер матрицы, а стало быть и качество прорисовки контуров
символов. Каждый символ растрового шрифта прорисовывается
вручную и его форму можно подобрать так, чтобы он выглядел
наилучшим образом на конкретном дисплее или при определен
ном разрешении. Однако разрешение обычного монитора намно
го хуже, чем разрешение самого "слабого" принтера.
По этой причине нельзя добиться полного соответствия изоб
ражения на бумаге и на принтере. К недостаткам растровых шриф
тов можно отнести существенное ухудшение качества изображе
ния при изменении размера шрифта, его масштабировании. Кон
туры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так
называемый "лестничный" эффект.
311
Принцип соответствия изображения WYSIWYG поддержива
ет большинство современных систем подготовки текстовой ин
формации, поэтому возникает необходимость использования иной
технологии создания шрифтов, свободной от указанных недостат
ков.
Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке
контура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты
называются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При
создании шрифта используют, как правило, символы большого
размера, это позволяет прорисовать мельчайшие детали. Масш
табируемые шрифты обладают рядом значительных преимуществ
по сравнению с растровыми.
Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают значитель
но большее разнообразие размеров. Аналогичный комплект мат
ричных шрифтов занимал бы значительное дисковое пространство.
Масштабируемые шрифты могут использоваться как для вы
вода текста на экран, так и на принтер. Программа, выводящая
изображение символа на принтер, может полностью использовать
максимальное разрешение, обеспечив наивысшее качество печати.
Масштабируемые шрифты позволяют добиться наибольшего
удовлетворения принципа WYSIWYG. Алгоритмы, управляющие
выводом изображения, используют один источник данных — опи
сание шрифта для печати символов на экране и на принтере.
Способ описания масштабируемых шрифтов является стандарт
ным и может использоваться на любых дисплеях и принтерах. Это
значительно сокращает расходы времени на создание шрифтов.
Первым опытом стандартной технологии масштабируемых шриф
тов стала технология PostScript фирмы Adobe. В начале 1980-х гг.
бьш разработан язык программирования PostScript, с помощью
которого можно описывать текст и графику.
Сегодня существует множество PostScript — совместимых
принтеров, которые на аппаратном уровне поддерживают этот
формат. Шрифты PostScript наиболее популярны у крупных зна
токов НИС. Шрифты TrueType (один из переводов "верная пе
чать") создавались как альтернатива PostScript.
312
Разработаны фирмой Apple и впервые применены в компью
терах Macintosh как часть операционной оболочки System 7.0. Для
TrueType не существует никакого предварительно сформирован
ного и хранимого растра. Каждый раз растр рассчитывается для
конкретной позиции, при этом рассчитывается пропорциональ
ное расстояние между символами.
Вычисленные значения координат точек литер накладывают
ся на экранный растр и сводятся к сетке растра. Применение тех
нологии TrueType имеет очень важное преимущество — эти шриф
ты всегда присутствуют у любого пользователя, установившего
Windows, поскольку в Windows имеется встроенная поддержка та
ких шрифтов.
Шрифты могут воспроизводиться системой Windows на любом
принтере, поддерживающем графическую печать и загрузку шриф
тов.
Технология TrueType имеет еще одно важное свойство, называ
емое встраиванием шрифта. Это позволяет пользователям обмени
ваться документами, текст которых набран шрифтами нужных гар
нитур, не нарушая авторские права разработчика шрифта. Нуж
ный шрифт встраивается в документ в закодированной форме.
Кодирование не ухудшает качества документа и в то же время
предохраняет от попыток извлечения шрифтов из документа и
бесплатного использования.
Существует три уровня применения возможности встраивания
шрифтов TrueType:
1. На первом уровне разработчик может запретить встраива
ние данного шрифта в документ. Получатели документов, выпол
ненных с помощью шрифтов такого типа, должны позаботиться
об их приобретении либо произвести замену в тексте документа
каким-нибудь доступным шрифтом.
2. На втором уровне поставщики шрифтов могут ограничить
возможность включения шрифтов только чтением, документы мо
гут быть просмотрены и напечатаны, но не могут быть изменены.
3. Третьим и наиболее удобным для использования уровнем
встраивания шрифтов является встраивание с возможностью чте
ния и записи.
313
Технология оформления фрагментов текста позволяет разработ
чику документа производить форматирование двумя способами:
— либо после набора текста;
— либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса
набора.
При первом варианте требуется:
— указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут
установлены новые параметры оформления;
— провести установку значений атрибутов оформления через
команду меню системы подготовки текстов.
Второй вариант предполагает следующую последовательность
операций по форматированию:
— производить набор текста до тех пор, пока не потребуется
специальное оформление следующего вводимого фрагмента;
— установить новые параметры оформления с помощью на
бора средств, предоставляемых программой подготовки текста;
— продолжить набор текста.
Установленный формат символов будет применяться ко всем
вводимым символам, для абзаца текста будут применены установ
ленные атрибуты абзацного оформления; завершив набор, отклю
чить установленное специальное форматирование.
Количество параметров оформления символов отличается в
разных программах текстовых процессоров.
Стандартными параметрами символьного оформления явля
ются:
— тип (гарнитура) шрифта;
— кегль (высота) символов шрифта;
— начертание литер (полужирный, курсив, полужирный кур
сив, обычный);
— подчеркивание;
— цвет символов;
— расположение символов относительно опорной линии стро
ки (верхний и нижний индекс).
Представители более мощных программ в классе подготовки
текстовых документов обеспечивают возможность вьщеления цве
том, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может
314
быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки
для пар символов.
Под кернингом понимается настройка интервала между опре
деленными парами символов при больших кеглях шрифта, когда
имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет осо
бенностей написания символа.
Разрядка — операция увеличения межбуквенного пространства
для улучшения вида строки текста и выравнивания правых гра
ниц строк.
Оформление абзацев документа
Внешний вид документа в большой степени зависит не только
от форматирования символов текста, но и от оформления абза
цев текста. Абзац является одним из основных структурных эле
ментов прозаического документа.
Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клави
ши на клавиатуре при наборе текста. При этом курсор
ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию
левого отступа следующего абзаца.
Позиция отступа зависит от параметров настройки конкрет
ной системы текстовой обработки. Набор параметров абзацного
форматирования, аналогично набору атрибутов символьного
форматирования, зависит от конкретной СПТД, в среде которой
изготавливается текстовый документ.
К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:
— выравнивания границ строк;
— отступов для строк;
— межстрочных интервалов;
— обрамления и цвета фона текста;
— расположения текста абзаца на смежных страницах доку
мента.
Под выравниванием понимается способ расположения текста
абзаца между заданными левой и правой границами текста. Спо
соб выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочи
таемость текста.
315
Напомним, что системы подготовки текстовых документов
используют четыре способа выравнивания текста абзаца при ав
томатической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по
центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме конце
вой, выравнивается по правой границе за счет расстановки пере
носов с последующим равномерным расширением пробелов меж
ду словами.
Выключка придает тексту более формальный вид и имеет еще
одно важное преимущество: выровненный текст, как правило,
содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает об
щее количество строк.
Именно поэтому газетный стиль оформления текста исполь
зует колонки с выровненным по краям текстом. Проблема появ
ления "мягких" пробелов и увеличения межсловного промежутка
решается расстановкой переносов.
Следует различать абзацы с отступом от левых и правых по
лей страниц. Поля определяют общую ширину области основно
го текста — другими словами, полем называется расстояние меж
ду текстом и краем страницы.
Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отсту
пы абзаца позволяют отделить текст одного абзаца от другого
или вьщелить отдельные абзацы в тексте документа. Выделяют
отступ первой строки абзаца — для абзацев с ^^красной" строкой
или с '^выступом", отступ для последующих строк абзаца слева и
справа.
Абзац с "выступом" — это абзац, в котором отступ образует
ся для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматирования
используется обычно для создания маркированных или нумеро
ванных списков. Ряд текстовых процессоров, например
WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдель
ной строки текста абзаца.
Межстрочный интервал, илиинтерлиньяж, — это расстояние
между строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет
легко читать более длинные строки, т. е. позволяет использовать
шрифт меньшего кегля. Величина межстрочного интервала зада
ется либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
316
Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сто
рон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста.
Технологическая последовательность операций форматирова
ния абзацев аналогична описанной выше технологии формати
рования символов текста, т. е. существует два способа примене
ния параметров абзацного оформления:
— установка атрибутов форматирования до набора текста;
— предварительное маркирование абзаца или группы абзацев
и установка нужных параметров форматирования для них.
Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех
современных текстовых процессорах, предназначенных для под
готовки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается
специальный инструмент для форматирования фрагментов раз
рабатываемого документа.
Стиль — описание оформления текста, которое именуется и
запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Стиль
состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования.
Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форма
тирования описывает оформление, которое использует текстовый
процессор при применении данного стиля к фрагменту текста.
Главное преимущество стилей перед "непосредственным" фор
матированием заключается в том, что вы можете изменять стан
дартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также
создавать свои собственные стили. Еще одно преимущество сти
лей — особенно в офисной среде — заключается в том, что ис
пользуется стандартное оформление документов на основе ранее
созданных стилей.
После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа
абзаца, вам достаточно применить новый стиль и абзац будет
автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами
стиля.
При каждом изменении атрибутов форматирования, связан
ных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут
автоматически переформатированы. Стилю можно назначить
клавиатурную комбинацию и вызывать ею оформление соответ
ствующим стилем.
317
Верстка страниц многостраничного документа
Если система подготовки текста используется для создания и
оформления многостраничного документа, то в тексте могут по
явиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, зак
ладки, перекрестные ссылки.
TLojx закладкой (bookmark) или jw^wicc^fi понимается определен
ное место в тексте документа, которому пользователь присваива
ет илш.
В дальнейшем закладка в многостраничном документе может
использоваться для:
— быстрого перехода к месту документа, обозначенному зак
ладкой;
— создания перекрестных ссылок в документе.
Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к
основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные при
мечания оформляют сносками, В состав подстрочного примеча
ния входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и
текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основ
ном тексте у того места, к которому относится примечание, и в на
чале самого примечания. Рекомендуется в текстовом материале
использовать знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом —
в виде букв или знаков.
Перекрестная ссылка — это текст, предлагающий читателю
документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку,
содержащемуся в тексте. Например:
"Вернитесь к разделу '*Базовые функции редактирования тек
ста'*
(страница # # # / ' .
В случае изменения названия раздела или расположения его
на другой странице в результате коррекции документа подобный
текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы
подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать про
цесс изменения за счет организации перекрестных ссылок на эле
менты текста, отмеченные специальным образом как закладки,
заголовки, сноски, рисунки или формулы.
318
Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для
группы страниц текст (графическое изображение), расположен
ный вне основного текста документа на полях печатной страни
цы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно
расположен над текстом документа, и нижний (Footer), распола
гаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц вхо
дят в колонтитул. Их называют колонцифрами.
Стандартными параметрами оформления страниц документа
являются:
— поля страниц;
— размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;
— расположение колонтитулов;
— количество колонок текста (газетный стиль).
Печать документа
Печать документа, как правило, является одной из основных
целей создания документа. Технологии процесса печати непрерыв
но совершенствуются, что позволяет получать "твердую" копию
разрабатываемого документа, максимально приближенную к
изображению документа любого типа сложности в окне редак
тирования.
Различают подготовку текста документа к печати и собствен
но печать текста. Спектр возможностей программ класса СПТД
для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ
их задания определяются конкретной системой подготовки тек
стов.
К основным операциям можно отнести процесс разбиения до
кумента на страницы, нумерацию страниц, оформление колонти
тулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея
в специальном режиме.
Последняя операция позволяет пользователю проверить, как
будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распе
чатки. Процедура разбиения на страницы выполняется програм
мами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста,
но иногда — по специальной команде системы.
319
Аналогично существованию "жестких" и " мягких" раздели
телей строк и слов существуют "жесткие" и "мягкие" разделители
страниц. Установка "мягких" разделителей страниц производит
ся программой СПТД, причем положение разделителей может
изменяться при дальнейшем редактировании или форматирова
нии текста.
Положение маркера "мягкого" разделителя страниц зависит
от параметров оформления фрагментов текста на странице и ат
рибутов форматирования страницы — установленных величин
полей, формата листа бумаги для печати.
Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки
текстов позволяют произвести разбиение на страницы по прави
лам полиграфии. Например, не допускаются так называемые "ви
сячие" строки — одиночные строки абзаца вверху или внизу стра
ницы, может автоматически отслеживаться расположение двух
соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две стро
ки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим
абзацем текста) и т. п.
"Жесткие" разделители страниц устанавливаются пользовате
лем при необходимости начать новую страницу документа, на
пример, перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение маркера
"жесткого" разделителя страниц полностью во власти разработ
чика документа и не может быть изменено программой системы
подготовки текстов.
Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо
по команде пользователя. Номер страницы обычно располагает
ся в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Не
которые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст
документа не с первой страницы.
Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем но
сителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять проце
дуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, под
ключенном к другому компьютеру.
Собственно печать является заключительной операцией эта
па печати документа и в значительной степени зависит от типа и
возможностей печатающего устройства, а также сервисных воз320
можностей операционной системы по обслуживанию процесса
печати.
Иногда требуется установка режимов печати принтера на его
панели управления, конкретные возможности работы печатающе
го устройства подробно описываются в инструкции по его эксп
луатации.
Универсальные системы текстовой обработки допускают раз
личные вариации печати текста документа, например, печать не
скольких копий, печать в обратном порядке, печать только неко
торых данных на готовых бланках будущего документа, печать
вьщеленного фрагмента текста или указанного диапазона стра
ниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.
Компьютерные технологии подготовки
табличных документов
Информационная поддержка управленческой деятельности
включает в себя технологии подготовки и обработки различных
видов документов, в которых значительное место занимает ин
формация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, плано
во-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таб
лиц, бланков ведомостей, форм, списков.
Перечисленные формы представления управленческой инфор
мации обобщенно будем называть табличными документами,
имеющими как самостоятельное значение, так и являющимися
составными частями других документов.
Создание и обработка табличных документов — это та область
информационной поддержки управленческой деятельности, в ко
торой прежде всего началось использование тех или иных средств
вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная
и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).
При этом первоначально реализовывались две технологии:
— данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка
производится с помощью электронного калькулятора;
— данные размещаются в памяти вычислительного средства,
а для их обработки создается и используется соответствующая
программа.
321
Первый вариант рассчитан на рядового пользователя, нагля
ден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно
и довольно трудоемки.
Второй вариант отличается более высокой скоростью выпол
нения расчетов, но может быть использован лишь квалифициро
ванным программистом, а не обычным пользователем, что при
водит к достаточно высокому уровню затрат.
С появлением персональных компьютеров, не требующих от
пользователей профессиональной подготовки в области вычис
лительной техники и программирования, были созданы приклад
ные программные средства формирования и обработки таблич
ных документов (табличные процессоры ) , которые объединили
преимущества обоих вариантов технологии и благодаря своей
простоте и универсальности получили широкое распространение.
Подготовка табличных документов базируется на двух основ
ных категориях:
— форма представления данных на экране монитора в виде
таблицы практически неограниченного размера (собственно элек
тронная таблица как объект обработки);
— программа (или пакет программ) для обработки таких дан
ных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
Диапазон применения современных табличных процессоров
невероятно широк — от операций над числами в столбцах и стро
ках до построения на основе табличных данных диаграмм, вы
полнения сложного финансово-экономического анализа, автома
тизирования различных сфер бухгалтерской и экономической де
ятельности.
История табличных процессоров насчитывает уже около 20 лет.
Современные программы по всем характеристикам сильно отли
чаются от своих предшественников. Рассмотрим основные этапы
развития табличных процессоров.
Самую первую программу работы с электронными таблица
ми разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc
(Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple IL
Затем идея разработки табличных процессоров была подхвачена
рядом фирм, и в течение нескольких лет появился целый спектр
322
программ данного класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates
выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой по
пулярностью, — SuperCalc (Super Calculator),
В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу
данного класса Multiplan — прототип табличных процессоров
нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована
как легко переносимая прикладная программа, которая должна
была работать на Apple II, IBM PC и к других вычислительных
системах. Имея больше возможностей, Multiplan превосходила
системы данного класса по уровню сервиса.
Сегодня наибольшее распространение получило именно семей
ство SuperCalc, и был разработан ряд русифицированных адапти
рованных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.
Значительно способствовала развитию программ для работы
с электронными таблицами разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой
Lotrn Development, Этот табличный процессор работал на IBM PC
примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч
Капор с целью увеличения эффективности полностью использо
вал специальные технические возможности компьютера IBM PC
и операционной системы MS-DOS,
В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представ
лена система Excel на персональном компьютере Macintosh, раз
работанная фирмой Microsoft, Позднее эта программа появилась
в версии, предназначенной для использования на персональных
компьютерах типа IBM PC,
Почти одновременно с разработкой этой системы разрабаты
валась первая версия операционной оболочки Windows, к основе
построения которой был использован принцип GUI {Graphical User
Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он
также нашел отражение и в программе калькуляции электронных
таблиц f'xce/2.1.
Следующая версия Excel 3.0 характеризовалась рядом улуч
шений — например, инструментальное (пиктографическое) меню
под строкой меню директив и существенно переработанные гра
фические функции.
323
Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для
Windows 3.1, которая позволила значительно упростить и унифи
цировать обслуживание. Появились также версии для Macintosh
и OS/2, а затем следующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, еще
более улучшенная.
Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной
обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой
Borland. Особенность данной системы — более широкие возмож
ности для проведения технических расчетов.
В настоящий момент фирма Borland продала права на дальней
шую разработку этого программного продукта фирме Corel Co.,
поэтому его более поздние версии известны под названием Corel
Quattro.
Табличный процессор — обязательная составляющая любого
интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что
возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она
обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем,
включающих системы обработки электронных таблиц, могут
быть:
Corel Office Professional фирмы Corel;
Word Perfect Suite 7.0 for Windows фирмы Corel;
Works for Windows фирмы Microsoft;
MS Office 4.21 for M^ С фирмы Microsoft;
Office Professional for Windows фирмы Microsoft,
SmarfSuife 96for Win 95 фирмы Lotus.
С появлением операционной системы Windows 95 были разра
ботаны версии самых популярных табличных процессоров, ори
ентированных на работу в этой среде:
ЕхсеП. О фирмы Microsoft,
Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation',
Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.
Безусловным лидером (по объему продаж, а следовательно, по
популярности у пользователей) среди программ этого класса яв
ляется система Excel.
324
8.1.2. Основные требования к оформлению
табличных документов
Понятие и структура таблицы
Существует несколько определений понятия "таблица":
таблица — это организованный в вертикальные колонки (гра
фы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой
материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент ко
торой — составная часть и столбца, и графы;
таблица (от иопъск./аЬНса, от лат. tabula — доска, таблица) —
1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном
порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в
виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные за
головки и отделенных друг от друга линейками.
На пересечении столбца и строки устанавливается графичес
кая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в
строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что по
зволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и
существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таб
лицу данных.
Организация материала в таблицу не имеет смысла если:
1) включаемые в таблицу данные не носят справочного харак
тера, образуют лишь одну строку, из которой используется дале
ко не вся информация;
2) целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради
нескольких числовых данных сложную по структуре заголовоч
ную часть, занимающую много места и требующую значитель
ных усилий при ее восприятии;
3) целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграм
мой с целью наглядной демонстрации характера протекания про
цесса, выявления структуры и соотношения ее частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлеэ^сащее — это наименование того явления или объекта,
которые рассмотрены в таблице.
Сказуемое — это совокупность характеристик объектов, от
носящихся к подлежащему.
325
Порядок разработки таблицы
Чтобы построить таблицу, необходимо:
1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в
таблице, — показатели ее подлежащего;
2) сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить
данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежа
щего;
3) определить место показателей подлежащего и сказуемого.
Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать
в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и
вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей
подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в го
ловке;
4) построить в соответствии с намеченным планом размеще
ния показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и за
полнить его данными. Построение макета в основном способству
ет получению общего вида и структуры головки и боковика таб
лицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк,
предварительному выбору стилевого оформления таблицы;
5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заго
ловком.
Основные требования к форме и построению таблиц
При построении таблицы необходимо выполнять условия ло
гичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает:
— расположение логического сказуемого таблицы в прографке
(не в головке или боковике);
— правильную, логическую соподчиненность элементов таб
лицы:
— данных графы — ее заголовку, данных строки — показате
лю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки —
объединяющему их заголовку верхнего яруса;
— логичность деления в подчиненных рубриках.
Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением сле
дующих требований:
326
1) расположение сопоставляемых числовых данных по верти
кали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запя
той (точке).
Подобное расположение может быть затруднено в случаях:
когда при одном-двух показателях сказуемого очень много пока
зателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемо
го, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется,
не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолже
ние под начальной частью и повторив в боковике продолжения
таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять
числа и по вертикали, и по горизонтали;
2) расположение рядом сопоставляемых граф и строк;
3) системное расположение граф и строк (по ниспадающей зна
чимости; от общих показателей к частным или более конкретным;
по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования
простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку
в государственном или ином документе; по нарастающему или
ниспадающему признаку и т. д.);
4) расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме
нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем
уровне) — подлежащего ;
5) равномерное расположение нескольких групп показателей
подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);
6) преимущественное использование продольных таблиц.
Получающиеся поперечными таблицы можно сделать про
дольными:
— перевернуть таблщу — превратить боковик в головку, го
ловку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки;
— перенести из головки и боковика в прографку одну из не
скольких групп показателей подлежащего;
— вывести часть необязательного материала из таблицы в
текст или в примечание под таблицей;
— разделить таблицу по вертикали на две части и поместить
продолжение с повторным боковиком;
— комбинировать указанные приемы;
327
7) минимально возможное число ярусов в головке и максималь
ный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:
— избегать деления головки на ярусы, если можно объединить
заголовки двух ярусов в один;
— объединять данные двух ярусов, применяя написание через
дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок,
используя перекомпоновку граф;
— образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него
общие для всех или некоторых заголовков граф слова;
— устранять необязательные заголовки типа "Страны" над
названиями стран, "Год" над обозначениями годов;
— переносить в примечания под таблицей или в тематический
заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые
пояснительные и уточняющие слова;
— заменять заголовки граф и строк распространенными бук
венными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в те
матическом заголовке;
8) максимальный лаконизм данных прографки, для чего реко
мендуется :
— выносить все общие для каждого элемента графы слова или
числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки
слова или числа — в тематический заголовок;
— ограничиваться в абсолютных количественных данных про
графки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, округляя
числа или переводя единицы величин в более крупные с помощью
приставок;
— объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или
слова в графах и строках;
— заменять слова условными математическими обозначения
ми: < (не более), > (не менее), > (более), < (менее) и т. п.;
9) размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго
ловке или в прр1мечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюде
нием следующих условий:
1) построение таблицы из показателей подлежащего, как пра
вило, с однородными характеристиками. При разнородных харак328
теристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать кото
рых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таб
лицы или объединив графы, заполнение которых числами чере
дуется так, чтобы по условным обозначениям можно было опре
делить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится
каждое число;
2) включение в графы таблицы только обязательных тек
стов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в от
дельных графах приводит к большим пустотам в таблице, из
бежать которых можно, переводя этот текст в заголовки враз
рез прографки или выведя этот текст или большую часть его
из таблицы;
3) включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях,
когда без них восприятие таблицы невозможно или когда пло
щадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой тек
стом в других ячейках таблицы.
При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пусто
тами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в
таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящи
ми под ними) или переместив иллюстрации из боковика в голов
ку, можно без ущерба сэкономить место;
4) использование для одной-двух из нескольких групп подле
жащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк
прографке, места вразрез прографки;
5) размещение показателей подлежащего большого объема
(многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боко
вике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного
меньше показателей подлежащего;
6) объединение соседних однотипных таблиц;
7) удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в
строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок
или в примечание к таблице;
8) построение таблицы таким образом, чтобы (если это не про
тиворечит задаче таблицы и технически осуществимо) в бокови
ке оказалось меньшее число строк.
329
Оформление нумерационного заголовка таблицы
Назначение нумерационного заголовка — упростить ссылку в
тексте на таблицу, связь текста с таблицей.
Допустимы следующие варианты оформления нумерационно
го заголовка:
1) над тематическим заголовком с выравниванием вправо в
виде слова Таблица с последующим номером;
2) перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с пос
ледующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы
следует тематический заголовок, причем вся конструкция гори
зонтально центрируется;
3) перед тематическим заголовком в виде номера с последующей
точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический за
головок, причем вся конструкция горизонтально центрируется;
4) над продолжением таблицы в виде слов Продолжение табл.
с последующим номером и выравниванием вправо;
5) над окончанием таблицы в виде слов Окончание табл. с пос
ледующим номером и выравниванием вправо;
6) нумерационный заголовок не используется, если таблица в
документе единственная;
7) стиль оформления нумерационного заголовка для всех таб
лиц в рамках одного документа должен быть единым.
Оформление тематического заголовка таблицы
Назначение тематического заголовка—дать возможность вос
принять материал таблицы без обращения к тексту документа.
При его оформлении следует учитывать то, что тематический
заголовок:
— необязателен в таблице, материал которой нужно исполь
зовать только по ходу чтения документа;
— не ставится над продолжением и окончанием таблицы;
— горизонтально центрируется.
Оформление граф в головке (шапке) таблицы
При оформлении граф в головке таблицы учитывается следу
ющее:
330
1) заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и
над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволя
ет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике;
2) если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то
они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обо
значений) и располагаются в следующем порядке:
— словесное обозначение данных графы;
— буквенное обозначение данных графы;
— обозначение единицы измерения;
— указание на ограничение (от, до, не более, не менее).
Например: Температура /, °С, не менее;
3) заголовок графы, как правило, формулируется в именитель
ном падеже единственном числе; во множественном числе —^толь
ко в случаях, когда некоторые показатели графы стоят во множе
ственном числе или когда заголовок графы — существительное,
которое в данном значении в единственном числе не употребля
ется, или когда в графе дается количественная характеристика
группы объектов;
4) заголовок графы пишется без сокращений, за исключением
общепринятых или принятых в тексте данного документа;
5) заголовок графы может включать в себя обозначения еди
ниц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначе
ния в виде специальных символов (градусы Цельсия — °С, про
центы — %, доллары США — $ и т. п.);
6) заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем
ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки
грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верх
него яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яру
са заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы;
7) если строки таблицы выходят за границы страницы, то в
каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка);
8) таблицы с большим количеством граф допускается делить
на части и помещать одну часть под другой на одной странице;
9) нумерация или литерация граф применяется только в слу
чае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при ис
пользовании данных таблицы при решении практических задач.
331
Оформление этих элементов таблицы должно производиться
с учетом того, что:
— нумерация или литерация граф не используется в продол
жениях таблиц вместо заголовков граф;
— в статистических таблицах принято графы боковика (если
их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а ос
тальные графы — арабскими цифрами;
10) графа "Номер по порядку" оформляется с учетом следую
щих требований:
— данная графа обязательна только при необходимости ссы
лок в тексте документа на строки таблицы;
— графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик
разных ступеней в боковике;
— заголовок графы оформляется в виде: Nsnn.;
— допускается вместо указанной графы проставлять соответ
ствующий номер с последующей точкой непосредственно перед
наименованием показателя в боковике;
И) представление единиц измерения должно удовлетворять
следующим требованиям:
— включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не
допускается;
— если все данные таблицы выражены в одной и той же еди
нице измерения, то она указывается после тематического заголовка
таблицы (отделена от него запятой);
— если данные в таблице выражены преимущественно в од
ной единице измерения, но есть графы с данными, представлен
ными в других единицах измерения, то преобладающая единица
указывается после тематического заголовка, а остальные — пос
ле заголовков соответствующих граф;
— если данные в таблице выражены в различных единицах
измерения, то они указываются после заголовков соответствую
щих граф;
— единицу измерения, общую для всех данных строки, указы
вают после заголовка строки в боковике таблицы;
12) заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих
требований:
332
— как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится
к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего — к сумми
рующим частные итоги;
— в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать
по левому краю.
Оформление заголовков боковика таблицы
Заголовки боковика оформляются с учетом следующих тре
бований:
1) заголовки боковика располагаются:
при одной ступени:
— от края боковика, если большинство умещается в одну строку;
— с абзацного отступа, если они занимают две-три строки;
при нескольких ступенях:
— заголовки 1-й ступени — от края боковика, если большин
ство умещается в одну строку;
— заголовки последующих ступеней — с отступом от начала
заголовков предшествующей ступени или при вьщелении заголов
ков шрифтом, номерами, литерами без отступов;
— заголовок, в том числе рекомендуется размещать так же,
как заголовки, к которым он относится;
2) заголовки 1-й ступени пишутся с прописной буквы, так же
как и заголовки последующих ступеней, если они грамматически
не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы
пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками стар
шей ступени;
3) заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек
числом не менее трех), если до строки прографки в боковике оста
ется место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю стро
ку прографки); отточие не является обязательным; при его отсут
ствии никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или
ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки ниж
ней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки вырав
нивается по верхней строке заголовка боковика;
4) если в боковике подряд расположены одинаковые заголов
ки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово
333
(при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То
Dice (при заголовках, занимающих две строки и более), а затем уже
кавычки.
Оформление прографки таблицы
Оформление значений данных в прографке таблицы должно
осуществляться в соответствии со следующими требованиями:
1) указание на отсутствие сведений или явления в прографке
оформляется следующим образом:
— при отсутствии сведений в соответствующей ячейке простав
ляется либо многоточие, либо слова Нет соед,;
— при отсутствии явления в соответствующей ячейке простав
ляется тире;
— обозначение ничтожно малых чисел оформляется следую
щим образом:
— если число значительно меньше одной десятой, то простав
ляется 0,0;
— если число значительно меньше одной сотой, то проставля
ется 0,00 и т. д..;
3) при представлении многоразрядных чисел рекомендуется
разделять числа пробелами (запятыми в англоязычных докумен
тах) на группы по три цифры справа налево для целой части и
слева направо — для дробной части;
4) числовые значения в ячейках должны быть представлены в
соответствии со следующими требованиями:
— числовые значения, относящиеся к одному и тому же пока
зателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точ
ке в англоязычных документах);
— числовые значения, относящиеся к различным показателям
в одной графе, центрируются;
— числовые значения, определяющие пределы, записываются
через многоточие или тире и выравниваются по разделителю;
— при указании в таблицах последовательных интервалов це
лых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут
от.,, до... включ\
— в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между чис
лами необходимо ставить тире;
334
— округление числовых значений до первого, второго, тре
тьего и т. д. десятичного знака для одного типа данных должно
быть одинаковым;
5) расположение строк прографки по отношению к заголовку
боковика определяется следующим образом:
— если строки прографки состоят из одного ряда числовых
значений, то они выравниваются по нижней строке соответству
ющего заголовка боковика;
— если среди строк прографки есть элементы в две строки и
более, то все строки прографки выравниваются по верхней стро
ке соответствующего заголовка боковика;
— если боковик начинается с графы Номер по порядку, то ре
комендуется выравнивать строки прографки по верхней строке
соответствующего заголовка боковика;
— текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать
по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
6) текст в ячейках таблицы должен быть оформлен следующим
образом:
— текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной
буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);
— точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;
— при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки
он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголов
ки боковика;
7) линейки в прографке предназначены для разделения граф.
Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на
пробелы.
В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть
обычно отделяется от другой двойными линейками.
Оформление примечаний к таблице
Примечания к таблице оформляются следующим образом:
— если примечания необходимы к подавляющей части строк
таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдель
ной графы;
335
— если примечания относятся только к части строк или они
велики по объему, то они размещаются под таблицей;
— примечания связываются с соответствующими местами таблищ>1 ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов);
— если примечания относятся к таблице в целом или к ее час
тям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.
8.2. Компьютер и здоровье
Компьютер и жизнь
Сегодня компьютеры используются в самых различных обла
стях деятельности человека. Во многих профессиях (и с каждым
годом перечень таких профессий увеличивается) они являются
либо объектом труда, либо основным орудием труда, рабочим
инструментом.
К сожалению, многочисленные пользователи персональных
компьютеров часто забывают, а порой и просто не знают о том,
что компьютеры вместе с пользой и удовольствием несут в себе и
ряд факторов, отрицательно сказывающихся на здоровье.
На заре всеобщей компьютеризации ПК воспринимался про
сто как более удобный и совершенный, по сравнению с большими
вычислительными машинами, инструмент для решения задач про
граммирования, управления большими базами данных, как необ
ходимое звено в издательских системах, а также чрезвычайно удоб
ная электрическая пишущая машинка (именно эту функцию ком
пьютер выполняет в большинстве современных офисов) или
увлекательная игрушка для досуга.
Но, начиная с 1990 г., стали появляться публикации о том, что
интенсивная и продолжительная работа с компьютером является
причиной возникновения ряда болезней. Более того, многие уче
ные считают, что не исключена возможность долговременных
последствий из-за воздействия излучения дисплея.
Факторы воздействия компьютера на человека
Проблема влияния компьютера на здоровье человека разра
батывается в двух альтернативных направлениях. Наиболее мно336
гочисленными и, скорее всего, наиболее близкими к истине, явля
ются сторонники утверждения, что компьютерная болезнь суще
ствует. Их аргументы весомы.
Отрицательное воздействие компьютера на человека является
комплексным.
Во-первых, как показали результаты многочисленных научных
работ с использованием новейшей измерительной техники зару
бежного и отечественного производства, монитор ПК является
источником:
— электростатического поля;
—слабых электромагнитных излучений в низкочастотном, сверх
низкочастотном и высокочастотном диапазонах (2 Гц — 400 кГц);
— рентгеновского излучения;
— ультрафиолетового излучения;
— инфракрасного излучения;
— излучения видимого диапазона.
Влияние их на организм человека изучено недостаточно, од
нако ясно, что оно не обходится без последствий (многочислен
ные разрозненные эксперименты на подопытных животных под
тверждают возможность воздействия слабых электромагнитных
полей сверхнизких и низких частот на биологические объекты,
особенно на мозг).
Во-вторых, неподвижная напряженная поза оператора, в те
чение длительного времени прикованного к экрану дисплея, при
водит к усталости и возникновению болей в позвоночнике, шее,
плечевых суставах.
В-третьих, интенсивная работа с клавиатурой вызывает боле
вые ощущения в локтевых суставах, предплечьях, запястьях, в ки
стях и пальцах рук.
В-четвертых, деятельность оператора предполагает прежде
всего визуальное восприятие отображенной на экране монитора
информации, поэтому значительной нагрузке подвергается зри
тельный аппарат работающих с ПК.
Факторами, наиболее СРШЬНО ВЛИЯЮЩИМИ на зрение, являются:
1. Несовершенство способов создания изображения на экране
монитора. Эта группа факторов включает в себя:
337
— неоптимальные параметры схем развертки ЭЛТ;
— несовместимость параметров монитора и графического
адаптера;
— недостаточно высокое разрешение монитора, расфокусиров
ка, несведение лучей и низкий уровень других его технических
характеристик;
— избыточная или недостаточная яркость изображения.
2. Непродуманная организация рабочего места, которая явля
ется причиной:
— наличия бликов на лицевой панели экрана;
— отсутствия необходимого уровня освещенности рабочих
мест;
— несоблюдения расстояния от глаз оператора до экрана.
В-пятых, работа компьютера сопровождается акустическими
шумами, включая ультразвук.
Возможное ухудшение самочувствия операторов ПК является
объектом исследовательских программ Национальной Академии
наук. Национального института охраны труда и профилактики
профзаболеваний США, научно-медицинских учреждений Шве
ции, Франции, ФРГ, Австрии, Японии и, что является отрадным
фактом, России.
Специалисты различных направлений и специализаций после
тщательных исследований пришли к выводу, что причиной от
клонений здоровья пользователей являются не столько сами ком
пьютеры, сколько недостаточно строгое соблюдение принципов
эргономики.
В работе, связанной с компьютерами, нет ничего, что делало
бы неизбежными боль, физический дискомфорт, нарушение зре
ния или функций опорно-двигательного аппарата. Человек дол
жен оставаться здоровым и энергичным даже после длительной
работы за компьютером. Сегодня это возможно!
Однако многие операторские рабочие места из-за недостаточ
ности имеющейся информации как у руководителей учреждений,
так и у самих пользователей, продолжают сохранять прежний вид,
что способствует появлению жалоб операторов.
338
Так, многие люди, постоянно работающие с компьютером,
отмечают, что часто через короткое время после начала работы
появляются головная боль, болезненные ощущения в области
мышц лица и шеи, ноющие боли в позвоночнике, резь в глазах,
слезоточивость, нарушение четкого видения, боли при движении
рук. Степень болезненности ощущений пропорциональна време
ни работы за ПК.
Из-за длительного сидения в неподвижной позе у некоторых
операторов ПК развивается мышечная слабость, происходит из
менение формы позвоночника (синдром длительной статической
нагрузки — СДСП), что в самых крайних случаях может привес
ти к нетрудоспособности. Подобные заболевания являются спут
никами любой "сидячей" работы.
У работающих с отображенной на экране монитора информа
цией по 7 и более часов в день вероятность возникновения асте
нопии (слабость зрения) и воспаления глаз значительно выше, чем
у людей, работа которых не связана с компьютером.
Кроме того, выявлено, что среди профессиональных операто
ров отмечается повышенная частота заболеваний глаукомой и
катарактой. По данным Всемирной организации здравоохране
ния (ВОЗ) такие операторы вынуждены каждые 6—9 месяцев ме
нять очки в сторону их усиления.
Из-занесоблюдения норм и правил работы с компьютером
женщинами-операторами в период беременности в значительной
степени повышается риск выкидыша.
Постоянные пользователи ПК чаще и в большей степени под
вергаются психологическим стрессам, функциональным наруше
ниям центральной нервной системы, болезням сердечно-сосудис
той системы и верхних дыхательных путей. Низкочастотные элек
тромагнитные поля при взаимодействии с другими
отрицательными факторами могут инициировать раковые забо
левания и лейкемию. Пыль, притягиваемая электростатическим
полем монитора, как и любая пьшь, иногда становится причиной
дерматитов лица, обострения астматических симптомов, раздра
жения слизистых оболочек.
339
Хотя картина воздействия компьютеров на организм челове
ка, описанная выше, выглядит довольно мрачной, нужно помнить,
что подобные последствия возможны лишь в случае абсолютного
игнорирования проблемы. Каждый пользователь должен знать
опасность "в лицо", чтобы иметь возможность ее избежать.
Синдром компьютерного стресса
Медицинские круги обеспокоены тем, что среди пользовате
лей ПК выявлен новый тип заболевания — синдром компьютер
ного стресса оператора дисплея (СКС), который сопровождается
головной болью, воспалением глаз, аллергией, раздражительнос
тью, вялостью и депрессией.
Симптомы заболевания разнообразны и многочисленны.
В нашем обзоре они сгруппированы по принципу воздействия на
ту или иную часть организма.
Как правило, наличие единственного симптома маловероят
но, поскольку все функциональные органы человека взаимосвя
заны.
1. Физические недомогания: сонливость, утомляемость, непро
ходящая усталость (даже после отдыха); головные боли после ра
боты; головные боли в области глаз (глазные боли); головные боли
в области надбровий и лба; головные боли в затылочной, боко
вых и теменной частях головы; боли в нижней части спины, в об
ласти бедер, в ногах; чувство покалывания, онемения, боли в ру
ках, запястьях и кистях; напряженность мышц верхней части ту
ловища (шея, спина, плечи, руки).
2. Заболевания глаз: быстрая утомляемость, чувство острой
боли, жжение, зуд, слезливость; частое моргание, ощущение натертости.
3. Нарушения визуального восприятия: неясность зрения на
дальнем расстоянии сразу после работы за компьютером ("пеле
на перед глазами"); неясность зрения на близком расстоянии (изоб
ражение на экране плохо фокусируется зрительной системой); не
ясность зрения усиливается в течение дня; возникновение двой
ного зрения (изображение на экране двоится); очки становятся
"слабыми" (необходимость смены очков); головные боли; медлен
ная рефокусировка; косоглазие.
340
4. Ухудшение сосредоточенности и работоспособности (очень
часто оказывается следствием визуальных нарушений): сосредо
точенность достигается с трудом (невозможно сохранить внима
тельность в течение длительного времени); раздражительность во
время и после работы; потеря рабочей точки на экране, пропуски
строк, слов, ввод повторных строк; ошибки при заполнении ко
лонок ("непопадание"), переставление слов или цифр местами.
Причинами разнообразных симптомов СКС, по мнению ме
диков, являются пять основных факторов:
— неправильная работа глаз и неверное положение тела;
— ношение несоответствующих очков или контактных линз;
— неправильная организация рабочего места;
— суммирование физических, умственных и визуальных нагру
зок;
— низкий уровень визуальной подготовленности для работы
с компьютером.
Существует небезосновательное мнение, что путем исключе
ния отрицательных факторов воздействия можно снизить веро
ятность возникновения СКС до минимума.
Требования к рабочим помещениям, оборудованным ПК
Как правило, оператор ПК не имеет возможности выбирать
помещение или делать кардинальные перестановки оборудования
для обеспечения наиболее оптимальных условий работы. Поэто
му рекомендации данной главы следует рассматривать как исход
ный материал или руководство к действию для организаторов
работ с использованием ПК. Они также могут быть использова
ны операторами, не желающими мириться с неудовлетворитель
ными условиями работы и заинтересованными в усовершенство
вании своих рабочих мест.
Все приведенные требования включены в нормативный до
кумент Госкомсанэпидемнадзора "Гигиенические требования
к видеодисплейным терминалам и ПЭВМ и организация рабо
ты. Санитарные правила и нормы", вступивший в силу в январе
1997 г.
341
Площадь и объем рабочих помещений
Помещение, где находятся компьютеры, должно быть доста
точно просторным и хорошо проветриваемым. Минимальная пло
щадь на один компьютер — 6 м^, минимальный объем — 20 м^
Освещение
Работа с ПК зачастую происходит в помещениях с искусст
венным освещением, которое должно обеспечивать правильную
работу глаз и приближать к оптимальным условиям зрительное
восприятие, какое бывает при естественном солнечном освеще
нии.
Человек, имеет как центральное (колбочковое), так и перифе
рийное (палочковое) зрение. Первое — для восприятия цветов и
объектов малых размеров, второе — для восприятия окружающе
го фона и крупных объектов. Центральное зрение требует боль
ших яркостей, а палочковое действует в сумерках или полумраке.
Учитывая, что при работе с дисплеями задействовано именно цен
тральное зрение, становится понятной необходимость достаточ
ного освещения помещения, где находится компьютер.
Самые общие правила организации освещения заключаются в
следующем:
1. Следует избегать большого контраста между яркостью эк
рана и окружающего пространства. Оптимальным считается их
выравнивание.
2. Запрещается работа с компьютером в темном или полутем
ном помещении.
Освещение в помещениях с ПК должно быть смешанным: ес
тественным — за счет солнечного света — и искусственным.
Хорошо, если окна, обеспечивающие естественное освещение,
имеют северную ориентацию. Если нет, необходимо принять меры,
благодаря которым интенсивный солнечный свет из южных или
западных окон не мешал бы работе. Так например, оконные про
емы можно оборудовать жалюзи, занавесями, внешними козырь
ками.
В качестве источников общего искусственного освещения луч
ше всего использовать осветительные приборы, которые создают
342
равномерную освещенность путем рассеянного или отраженного
светораспределения (свет от ламп падает непосредственно на по
толок) и исключают блики на экране монитора и клавиатуре.
В соответствии с санитарными нормами, это должны быть пре
имущественно люминесцентные лампы типа ЛБ с рассеивателями или экранирующими решетками.
Пульсации света люминесцентных ламп действуют раздража
юще на зрение и нервную систему операторов, поэтому для умень
шения коэффициента пульсации используйте лампы, укомлектованные высокочастотными пускорегулирующими аппаратами.
Следует отметить, что существуют специальные люминесцентные
лампы, например, фирмы "VitaLight R", которые излучают свет
различного "качества", имитируя таким образом полный спектр
естественного солнечного света. Эти лампы меньше раздражают,
чем любые другие лампы искусственного освещения.
Источники света необходимо равномерно распределять по
комнате, компонуя в сплошные или прерывистые линии. Линии
должны располагаться сбоку от рабочих мест параллельно линии
зрения пользователя — при рядном размещении компьютеров;
локализование над рабочим столом — при размещении рабочих
мест по периметру помещения. Грамотная организация освеще
ния способна повысить производительность труда при зритель
ной работе средней трудности — на 5—6%, при очень трудной —
на 15%.
Если деятельность пользователя является комбинированной,
т. е. предполагает работу как с компьютером, так и с документа
ми, на рабочие места необходимо устанавливать источники мест
ного освещения — настольные лампы с регулируемым наклоном
плафона и регулируемой яркостью. В этом случае надо следить,
чтобы свет от лампы не действовал раздражающе и не создавал
бликов на экране.
Размещение рабочих мест
Рабочее место с ПК должно располагаться по отношению к
оконным проемам таким образом, чтобы естественный свет па
дал сбоку, предпочтительнее слева.
343
Компьютер должен быть установлен так, чтобы подняв глаза
от экрана, можно было увидеть самый удаленный предмет в ком
нате. Удачным является расположение рабочего места, когда лицо
оператора обращено к входному проему. Возможность перевести
взгляд на дальнее расстояние — один из самых эффективных спо
собов разгрузки зрительной системы во время работы с компью
тером.
Следует избегать расположения рабочего места в углах ком
наты или лицом к стене (расстояние от компьютера до стены дол
жно быть не менее 1 м), экраном к окну, а также лицом к окну —
свет из окна является нежелательной нагрузкой на глаза.
Если компьютер все же размещен в углу комнаты, или поме
щение имеет весьма ограниченное пространство, американские
специалисты рекомендуют установить на столе большое зеркало.
С его помощью легко увидеть самые дальние предметы комнаты,
расположенные за спиной оператора.
При наличии нескольких компьютеров в одной комнате рас
стояние между экраном одного монитора и задней стенкой друго
го должно быть не менее 2 м. Расстояние между боковыми стенка
ми двух соседних мониторов должно быть не меньше 1,2 м. Не
допускается расположение мониторов экранами навстречу друг
другу, т. е. пользователь не должен иметь визуального контакта с
экранами других дисплеев.
Санитарные нормы также предписывают: рабочие места при
выполнении творческой работы, требующей высокой концентра
ции внимания или значительного умственного напряжения, изо
лировать друг от друга перегородками высотой 1,5—2 м.
Если размещение рабочего места не обеспечивает устранения
бликов на экране монитора, следует выполнить следующие дей
ствия:
— изменить наклон экрана, повернуть его таким образом, что
бы он был перпендикулярен свету, излучаемому люминесцентны
ми лампами;
— если возможно, то передвинуть предметы в комнате, кото
рые отражаются на экране;
— зашторить окна;
344
— выключить лампы освещения или попробовать опустить их
ниже (если есть такая возможность).
ЭРГОНОМИКА РАБОЧЕГО МЕСТА
Идеальное рабочее место
Идеальное рабочее место — это рабочее место, которое отве
чает определенным эргономическим и техническим требованиям,
обеспечивает максимальную комфортность условий работы за
компьютером, способствует сохранению работоспособности и
хорошего самочувствия в течение дня.
Специалисты в области эргономики считают, что для боль
шинства людей комфортабельным рабочим местом является та
кое, которое можно приспособить не менее чем для двух позиций,
при этом положение кресла, дисплея, клавиатуры, манипулятора
"мышь" и т. д., а также их качество, должны каждый раз соответ
ствовать выполняемой работе.
Идеальное рабочее место оператора ПК должно удовлетво
рять ряду требований:
Требование 1. Оптимальное расстояние от глаз оператора до
экрана монитора и оптимальный наклон линии взора.
Требование 2. Достаточная освещенность рабочих документов
и отсутствие бликов на поверхности экрана.
Требование 3. Правильные поза сидения и угол наклона туло
вища.
Требование 4. Правильное положение рук на клавиатуре.
Требование 5. Возможность переводить взгляд на дальний пред
мет.
Требование 6. Регулярное дыхание.
Для идеального рабочего места необходимы:
1. Монитор, по своим визуальным и эмиссионным характери
стикам удовлетворяющий международным требованиям, с регу
лируемой яркостью и контрастностью экрана и со специальной
подставкой — для установки экрана монитора под нужным уг
лом наклона.
2. Защитный фильтр — для мониторов без маркировки Low
radiation.
345
3. Регулируемый стол для компьютера, позволяющий изменять
высоту положения клавиатуры.
4. Регулируемое кресло.
5. Подставка для ног — если конструкция стола и кресла не
позволяет регулировать их по высоте.
5. Достаточно длинный кабель для клавиатуры, чтобы разме
стить ее в удобном положении.
6. Оригиналодержатель для рабочих материалов.
Монитор
К выбору монитора нужно подходить очень серьезно, потому
что он является основным звеном безопасности в вашей настоль
ной вычислительной системе. Если низкая производительность
процессора, замедляя работу, вызывает у пользователя всего лишь
чувство раздражения, то плохой монитор может стать вполне ре
альной угрозой вашему здоровью.
В то же время монитор высокого качества благодаря хорошим
техническим показателям и низкому уровню электромагнитных
излучений повышает продуктивность работы, предотвращает зри
тельное утомление, усталость и головные боли.
В первую очередь при выборе монитора нужно четко уяснить
себе, какие задачи вы собираетесь с помощью него решать.
Все мониторы по функциональному назначению и размерам
можно поделить на три категории:
1. Применяемые в быту, в домашних и малых офисах недоро
гие и компактные 14- и 15-дюймовые (размер экрана ЭЛТ по диа
гонали) мониторы. 15-дюймовые мониторы являются сейчас по
результатам продаж самыми популярными в США. В России доля
их продаж постепенно увеличивается.
2. Применяемые в сфере бизнеса, в том числе для интенсивной
работы с текстом, 17-дюймовые мониторы. Дополнительные
2 дюйма диагонали по сравнению с 15 дюймами обычно дают уве
личение видимой площади экрана на 28%. Это позволяет одно
временно разместить на экране больше окон, пиктограмм и тек
ста. Предполагается, что в нынешнем году объем их продаж пре
высит объем продаж 14-дюймовых мониторов.
346
3. Мониторы высшего класса для профессиональной графи
ческой работы с диагональю 19 дюймов и выше. Они позволяют
одновременно отобразить разворот двух страниц формата А4
почти в натуральную величину, а также все палитры и инстру
ментальные панели, обычно включаемые в издательские, 3D- и
видеоприложения. Одним из самых больших мониторов является
модель MegaCalibrator компании Вагсо с диагональю 29 дюймов.
Этот дисплей, по мнению изготовителей, пригодится, в основном,
создателям спецэффектов для кино, хотя его можно увидеть и в
составе некоторых графических станций сверхвысокого класса.
На какие же характеристики монитора следует обратить вни
мание?
1. Размер видимой части экрана (viewing area, viewable size).
Технологические особенности изготовления ЭЛТ приводят к тому,
что по краю экрана всегда существует некоторая "мертвая" зона,
не покрытая люминофором, которая не участвует в создании изоб
ражения. Поэтому размеры реально используемой области отобра
жения обычно бывают несколько меньше размера диагонали,
объявленного в классе монитора (14,15,17 дюймов и т. д.): так, для
15-дюймового монитора размер изображения по диагонали состав
ляет в среднем 13,8 дюйма, для 17-дюймового —15,6—16,2 дюйма,
для 20-дюймового — 18,7 дюйма.
2. Разрешение (resolution). Разрешающая способность мони
тора определяется числом элементов изображения, которые он
способен воспроизводить по горизонтали и вертикали.
Для 15-дюймовых мониторов вполне приемлемо разрешение
800 X 600, более высокая разрешающая способность нецелесооб
разна, так как шрифты и пиктограммы будут выглядеть слишком
мелкими.
Для 17-дюймовых мониторов оптимальным является разреше
ние 1024x768.
Большие мониторы должны обеспечивать разрешение 1280 х 1024
и выше. Максимальное значение 1600 х 1200.
3. Частота смены кадров (Refresh Rates, Scan Frequency
Vertical), частота кадров, частота кадровой развертки, частота
регенерации изображения — число кадров изображения, выводи347
мых на экран ЭЛТ за 1 секунду. Чем выше частота кадров, тем
стабильнее изображение на экране и меньше утомление глаз. Если
монитор работает с низкой частотой регенерации (ниже 70 Гц),
то становится заметным мерцание экрана.
Это в лучшем случае вызывает неудобство, а в худшем — при
водит к головным болям и переутомлению зрения. VESA (Video
Electronics Standards Association — Ассоциация стандартов видео
электроники) рекомендует устанавливать частоту регенерации
75 Гц и выше; в ближайшем будущем это значение, возможно,
будет увеличено до 85 Гц.
Таким образом, если вы хотите, чтобы монитор не утомлял
ваших глаз, он должен обеспечивать частоту регенерации не ме
нее 75 Гц при оптимальном для каждого класса разрешении.
Следует учитывать, что в некоторых моделях мониторов час
тота смены кадров может уменьшаться при попытках установить
режим более высокого разрешения. Поэтому некоторые изгото
вители приводят данные по частоте кадров для "рекомендуемого
разрешения" и для "максимального разрешения".
С частотой кадровой развертки связана частота строчной, или
горизонтальной, развертки (Scan Frequency Horizontal) и верхняя
граница полосы пропускания видеотракта (Bandwidth).
Для удовлетворения эргономических требований верхняя гра
ница диапазона частот строчной развертки должна быть не мень
ше: 60—64 кГц — для 15-дюймового монитора; 80—86 кГц — для
17-дюймового монитора.
4. Мультичастотность (Multifrequency, Multiscan, Multisync,
Autoscan). Первые мониторы имели единственную комбинацию
частот горизонтальной и вертикальной развертки (последняя —
не более 60 Гц). Появление новых графических приложений по
требовало увеличения частоты кадровой развертки, а также обес
печения более высокого разрешения.
Для работы как с новыми, так и со старыми пакетами про
грамм потребовались мониторы, способные поддерживать не
сколько фиксированных частот развертки. В современных мони
торах частота горизонтальной и вертикальной разверток может
348
быть выбрана любой из диапазона частот, указанного в паспорте
монитора, что предоставляет возможность применения широко
го спектра программных продуктов.
5. Тип развертки. Существует прогрессивная (Noninterlaced)
развертка, когда все строки кадра выводятся за один период кад
ровой развертки, и чересстрочная (Interlaced) — когда за один
период выводятся только четные строки, а за другой — нечетные.
Прогрессивная является более предпочтительной, так как обеспе
чивает стабильное изображение.
Нужно обратить внимание на тот факт, что некоторые моде
ли мониторов обеспечивают прогрессивную развертку для низ
ких разрешений, а при высоких — переходят на чересстрочную,
что существенно ухудшает стабильность и качество изображения.
6. Тип трубки. Существуют трубки с теневой маской, с апертурной решеткой и с щелевой маской. Трубки с апертурной ре
шеткой дают более яркое, четкое, насыщенное и однородное по
цветопередаче изображение (и имеют более высокую цену) по срав
нению с трубками на основе теневых масок. Щелевая маска зани
мает промежуточное положение и, следовательно, обеспечивает
средние значения параметров.
Современные трубки различаются также типом кривизны по
верхности экрана.
Существуют два основных типа:
1. Сферический экран. Он находит применение в ЭЛТ с теневой
или щелевой маской. Поверхность экрана в этом случае представ
ляет собой сегмент, вырезанный из сферы. В старых моделях
14-дюймовых мониторов радиус кривизны составлял примерно
0,5 м (рис. 20, а). Экраны современных ЭЛТ имеют меньшую кри
визну (для 15-дюймовых мониторов радиус кривизны равен пример
но 1 м). Они называются плоскими квадратными или плоскими пря
моугольными (FST — Flat Square Tube), так как по сравнению с
предшественниками выглядят идеально плоскими, имеют меньшие
искривления изображения и улучшенные антибликовые свойства.
2. Цилиндрический экран. Применяется в трубках с апертур
ной решеткой (типа Trinitron фирмы Sony и DiamondTron фирмы
349
Mitsubishi). Поверхность экрана представляет собой по форме сег
мент, вырезанный из вертикального цилиндра (рис. 20, в). Радиус
кривизны примерно равен радиусу кривизны трубок FST. Такие
ЭЛТ обеспечивают еще лучшие характеристики.
Какой тип трубки использовать — дело вкуса. Trinitron и
DiamondTron относятся к устройствам более высокого класса, они
могут оказаться предпочтительнее для тонкой работы, например
для редактирования изображений или для настольных издатель
ских систем. Некоторые пользователи считают недостатком этих
трубок наличие горизонтальных демпфирующих нитей, исполь
зующихся для скрепления проволочек, из которых состоит апертурная решетка. Эти нити дают на экране тонкие тени, слегка за
метные при работе.
6. Шаг теневой маски (dot pitch, в различных компьютерных
изданиях он именуется также "зерно", "шаг между точками лю
минофора", "шаг точек", "шаг триад", "размер точки") или апертурной решетки (aperture grill — AG — pitch, stripe pitch) — это
расстояние между двумя соседними точками люминофора одного
цвета. Чем меньше шаг точек, тем резче изображение.
Наилучшие трубки с теневой маской имеют шаг 0,25 мм, хотя
для стандартной работы достаточно 0,28 мм.
В трубках с апертурной решеткой этот шаг определяется обыч
но как шаг между полосками люминофора. Его значения также
лежат в диапазоне от 0,25 до 0,28 мм.
7. Экранное покрытие (Face Treatment). Для повышения каче
ства изображения, для уменьшения бликов, а также предотвра
щения накапливания статического заряда на поверхности экрана
монитора на переднее стекло ЭЛТ наносятся специальные покры
тия:
AR (anti-reflection) — антиотражающее;
AG (anti-glare) — антибликовое, антиореольное;
AS (anti-static) — антистатическое, а также комбинированные:
ARAG (антиотражающее, антибликовое),
ARAS (антиотражающее, антистатическое),
AGRAS (антибликовое, антиотражающее, антистатическое).
350
Покрытия несколько снижают яркость и контрастность изоб
ражения и влияют на цветопередачу, но обеспечивают удобство ра
боты благодаря отсутствию бликов и пыли на поверхности экрана.
8. Динамическая фокусировка (Dynamic Focus, Double Focus,
Dynamic Astigmatism Control), двойная фокусировка. Сфокусиро
ванный электронный луч на выходе из отклоняющей системы
имеет круглое сечение, но вследствие того, что во все зоны экра
на, кроме центра, он попадает под некоторым углом, отличным
от 90°, пятно, образуемое им на поверхности экрана, приобретает
форму эллипса. Это явление называется астигматизмом.
Следствием его является ухудшение четкости изображения по
краям экрана. Система динамической фокусировки позволяет из
менять фокусное расстояние электронной линзы в зависимости от
направления луча. В результате пучок на выходе отклоняющей
системы имеет эллиптическое сечение, а на экране получается круг
лое пятно.
Динамическая фокусировка применяется, в основном, в мони
торах с диагональю 17 дюймов и выше, так как на них эффект
астигматизма выражен сильнее.
9. Настройка экрана. Хороший монитор бывает, как правило,
оснащен интуитивно понятным экранным меню, позволяющим
изменять и корректировать ряд атрибутов изображения :
— яркость (Brightness);
— контрастность (Contrast);
— размеры (НА^ size);
— расположение (H/V Position) по вертикали и горизонтали;
— наклон (Parallelogram);
—искажения подушкообразные (Pincashion) и бочкообразные,
при которых прямые линии на экране кажутся изогнутыми;
— искажения трапецеидальные (Trapezoid), при которых изоб
ражение имеет форму трапеции, а горизонтальные и вертикаль
ные линии не являются строго перпендикулярными;
— согласование цветов;
— цветовую температуру (Color Temperature), определяющую,
насколько теплыми или холодными выглядят цвета на экране;
— баланс белого;
351
— фокусировку лучей в различных частях экрана. Некоторые
модели индицируют в экранном меню частоту кадровой и строч
ной развертки.
10. Совместимость с технологией Plug-and-Play (подключай и
работай). Для обеспечения совместимости монитор должен соот
ветствовать стандартам спецификаций Display Data Channel
(DDCl и DDC2B), которые осуществляют двустороннюю связь
между монитором и DDC-совместимым графическим адаптером.
(К слову сказать, чтобы монитор работал в желаемом режиме,
графический адаптер обязательно должен поддерживать соответ
ствующее разрешение и частоту кадровой развертки.)
DDC позволяет монитору и графической плате определять
допустимые для них значения разрешения и частоты регенерации
и затем производить оптимальную самонастройку. Если монитор
или видеокарта не поддерживают эту спецификацию, то при выбраннбм разрешении монитор не сможет работать с оптимальной
частотой смены кадров, хотя в паспортных данных она и записа
на (будет работать, например, с частотой 60 Гц вместо 85 Гц).
В этом случае в составе программного обеспечения необходимы
драйверы, устанавливающие связь между этими устройствами.
Появились мониторы с интерфейсом USB (универсальная пос
ледовательная шина), который позволит подсоединять множество
разнообразных периферийных устройств (включая клавиатуру и
мышь) непосредственно к монитору, что удобнее, чем подключать
и отключать устройства на задней стороне процессорного блока.
Замечание, В перечне нет описания цветовых характеристик
монитора, к которым, в первую очередь, относятся точность цве
топередачи и возможность калибрации (регулировки) цвета. Но
эти параметры — тема для отдельной книги. Как правило, мони
торы с безупречной цветопередачей стоят дорого. Их редко при
обретают для домашнего и офисного использования. В основном,
они находят применение в издательских и графических системах
высокого уровня.
При покупке монитора:
— постарайтесь поработать с ним некоторое время, например,
в редакторе Word, при оптимальном разрешении, чтобы убедить
ся, что эта работа не утомляет глаз;
352
— введите достаточный уровень яркости и с маленького рас
стояния посмотрите, видны ли на экране мерцания и пульсации.
Чем меньше они будут заметны, тем меньше вы будете уставать
при работе;
— проверьте фокусировку монитора. Это удобно делать, заг
рузив Windows. Четкость изображения и наличие или отсутствие
цветных ореолов вокруг объектов на периферийных участках эк
рана вы сможете определить по многочисленным "иконкам"
Windows;
— оцените визуально насыщенность цвета, а также равномер
ность яркости и цвета по всей площади экрана. Наличие явно
выраженных более светлых или более темных пятен или измене
ния цвета от одной области к другой свидетельствует о низких
показателях равномерности;
— наличие антибликового покрытия проверьте визуально,
рассматривая отражение от внешнего источника света при вык
люченном мониторе и сравнивая его с отражением от обычного
стекла. Чтобы убедиться в наличии антистатического покрытия,
проведите внешней стороной кисти руки по поверхности экрана
при работающем мониторе. Если услышите потрескивание или
почувствуете, что шевелятся волоски на руке, покрытия нет;
— проверьте по паспорту или по соответствующему значку на
шильдике (табличка с перечнем заводских параметров) соответ
ствие эмиссионных характеристик монитора стандартам MPRII
или ТСО 92, 95 (излучение электромагнитных полей);
— обратите внимание на гарантии и программы технического
сопровождения, предусматриваемые изготовителем для своей про
дукции. Ищите монитор с трехлетней гарантией на компоненты,
сборку и ЭЛТ;
— мониторы одной модели характеризуются значительным
расхождением характеристик между отдельными экземплярами,
поэтому не стесняйтесь попросить продавцов распаковать два или
три идентичных монитора и подключить их к ПК с одинаковыми
графическими адаптерами. Выберите тот, который Вам больше
понравится.
353
при установке монитора учтите его глубину. Располагайте его
таким образом, чтобы вьщерживалось рекомендуемое расстояние
от поверхности экрана до глаз оператора (примерно 70—80 см —
расстояние вытянутой руки). Для больших мониторов это рассто
яние нужно увеличить. Кроме того, местоположение и ориента
ция монитора относительно источников света должно обеспечи
вать наименьшее количество бликов.
Рабочий стол и кресло
Конструкция и размеры стола и кресла должны способство
вать тому, чтобы оператор занимал оптимальную позу, при кото
рой выдержишься определенные угловые соотношения между
"шарнирными" частями тела. Правильная поза (следовательно, и
правильное функционирование вашего организма) поможет со
хранению здоровья и воспрепятствует возникновению симптомов
СКС (синдрома компьютерного стресса), а также СПН (синдро
ма постоянных нагрузок).
Правильная поза при работе с компьютером:
1. Глаза от экрана на расстоянии вытянутой руки — 60—70 см
(не ближе 50 см!).
2. Уровень глаз на 15—20 см выше центра экрана.
3. Вертикально прямой позвоночник. Голову при этом тоже
держите прямо, не вьщвигая ее вперед, не опуская вниз и не на
клоняя в стороны, чтобы глаза находились на одном уровне. Не
сутультесь. Живот должен быть плоским и твердым, не расслаб
ленным. Старайтесь удерживать центр тяжести тела как можно
ближе к центру стула. Вертикально прямая позиция позволяет
дышать полной грудью, свободно и регулярно, без дополнитель
ного давления на легкие, грудину или диафрагму.
Правильная поза обеспечит максимальный приток кислорода
ко всем частям тела. Наиболее часто встречаемым типом непра
вильного сидения является сутулость и изгибание нижней части
спины на зад (в поясничном отделе), вместо того, чтобы, наобо
рот, прогнуть ее немного вперед.
4. Задняя поверхность бедер соприкасается с сиденьем.
5. Уровень колен на (или ниже) уровня бедер. Благодаря это
му вы избежите напряженности мышц ног.
354
6. Обе ступни на полу, не перекрещиваясь. Постановка ступ
ней на полу обеспечивает хорошую релаксацию и отсутствие на
пряженности мышц и разбалансировки тела, их не перекрещен
ное положение — лучшую циркуляцию крови. Если ноги не дос
тают до пола, то поставьте опору для ног.
7. Плечи опущены и расслаблены — благодаря этому руки так
же будут расслабляться.
8. Уровень запястий на (или ниже) уровня локтей. Уровень
пальцев на (или ниже) уровня запястий, так как пальцы обладают
наибольшей свободой передвижения, когда они находятся на уров
не или же чуть ниже уровня запястий.
9. Изгибание кистей вверх при работе на клавиатуре повлечет
за собой сжимание мышц запястий и предплечий и предопреде
лит физический стресс и напряженность мышц. Это также может
привести к запястному синдрому, как результату давления на глав
ный нерв запястья, и вызвать боли и онемение пальцев.
Руки могут отдыхать на столе, но убедитесь при этом, что спина
не изгибается.
10. Когда возникает необходимость наклоняться, делайте это
движение от талии, не сутулясь и не горбясь, так как наклоны от
середины спины затрудняют поступление кислорода в голову и
вызывают дополнительную нагрузку на нижнюю часть спины и
шею. Это приводит к физическому и умственному утомлению.
Правильные наклоны не мешают свободному циркулированию
крови в организме и укрепляют мышцы спины.
Основными причинами СПИ являются: неправильное положе
ние и неверное соотношение между уровнями рук, запястий и лок
тей. Вот почему так важно иметь возможность регулировки высо
ты и угла установки клавиатуры, высоты стула и спинки стула.
Требования к столу:
1. Если существует возможность регулировать высоту рабо
чей поверхности стола, ее необходимо устанавливать в зависимо
сти от роста пользователя в пределах 68—80 см.
2. Высота нерегулируемого стола должна составлять пример
но 72,5 , ширина и глубина — не меньше 80 см.
3. Пространство для ног должно иметь:
— высоту не менее 60 см;
355
— ширину не менее 50 см;
— глубину на уровне колен не менее 45 см;
— глубину на уровне вытянутых ног не менее 65 см.
4. В конструкции стола необходимо предусмотреть наличие
вьщвижных горизонтальных панелей для клавиатуры и манипу
лятора "мышь" на уровне 5—10 см ниже поверхности стола, что
бы обеспечить оптимальное угловое соотношение в локтевых и
кистевых суставах.
5. Если в процессе работы пользователю приходится иметь дело
с большим количеством литературы и документов, на поверхнос
ти стола должно быть свободное пространство для их размеще
ния. Принтер, сканер, ксерокс требуют дополнительной площа
ди. Поэтому не следует ограничивать размеры рабочей поверх
ности стола минимальными.
На современном российском рынке офисной мебели представ
лено множество моделей рабочих компьютерных столов. Они раз
личаются между собой конструкцией, размерами, качеством, ма
териалом, цветом, наличием профилей, проложенных под столеш
ницей и вдоль ножек, для размещения многочисленных кабелей и
проводов — неотъемлемых атрибутов любого офиса. Главным
критерием выбора должно быть удобство работы. Проследите,
чтобы размеры стола соответствовали вашему росту и чтобы сидя
за столом вы имели возможность сохранять наименее утомитель
ную для организма позу.
Требования к креслу
Лучшим сиденьем будет удобное для вас кресло, позволяющее
занять вертикально прямую позицию, предотвращающее суту
лость, обеспечивающее опору для ягодиц, бедер и нижней части
спины и равномерное распределение силы тяжести всех частей тела
на опорные поверхности (что позволит избежать вам статическо
го напряжения больших мышечных групп). Сиденье стула долж
но быть короче бедра, чтобы край стула не давил на артерии под
коленями.
Кресло должно учитывать динамичность позы сидения, т. е.
обеспечивать легкость перемещения конечностей, логические дви356
жения верхней части тела оператора. Форма спинки кресла долж
на повторять форму спины сидящего.
Установлено кресло должно быть на такой высоте, чтобы опе
ратор не чувствовал давления на копчик (если кресло расположе
но слишком низко) или на бедра (если кресло расположено слиш
ком высоко). Как правило, высота от сиденья до пола должна рав
няться расстоянию от бедра до пола.
Специалисты по эргономике ранее считали, что угол между
бедрами и позвоночником должен составлять 90°, но недавно про
веденные исследования показали, что большинство людей пред
почитают сидеть немного откинувшись. Кроме того, конструк
ция рабочего кресла должна быть такова, чтобы у вас не было
возможности скользить тазом по сиденью вперед (что ведет к су
тулости) и опускать (прогибать) среднюю часть спины по спинке
кресла.
Нужно учитывать, что низкая и очень свободная спинка со
здает дополнительную опору только для поясничного отдела по
звоночного столба. Остальные мышечные группы при такой спин
ке находятся в постоянном напряжении, это приводит к быстрой
утомляемости, способствует развитию профессиональных искрив
лений позвоночника.
Чтобы удовлетворить всем требованиям эргономики, кресло
должно иметь:
1. Ширину и глубину поверхности сидения — не менее 40 см.
2. Поверхность сидения с закругленным передним краем (ра
диус изгиба — 2—5 см).
3. Высоту опорной поверхности спинки — около 30 см; шири
ну спинки — не менее 38 см.
4. Форму спинки, соответствующую естественному прогибу
позвоночника и нижней части спины.
5. Регулировки
— высоты сиденья в пределах 45—55 см;
— угла наклона сиденья вперед — до 15°, назад — до 5°;
— угла наклона спинки в вертикальной плоскости до 30° впе
ред и назад;
357
— расстояния спинки от переднего края (глубины сиденья) в
пределах 26—40 см. Эта регулировка позволяет учитывать длину
бедра различных пользователей, а соответственно — и распреде
ление нагрузки на основные опорные поверхности.
6. Пневматическую амортизацию сиденья.
7. Обивку из мягкого, упругого, нескользящего, не электризу
ющегося материала.
Фирмы, специализирующиеся в производстве мебели, разра
ботали прекрасные эргономические модели рабочих кресел. Ли
дером в этой области является германская фирма Dauphin, пред
лагающая более 50 моделей удобных для работы кресел. Это се
рии Gamma, Delta, CongressLine, ControlLme, SyncroLine,
BasicLine. Серии SyncroLine и BasicLine разработаны совместно с
немецкими специалистами по производственной медицине.
В них дополнительно к обязательным регулировкам установ
лена система, осуществляющая противодавление спинки стула на
спину оператора, усилие этого противодавления подбирается ин
дивидуально, а также система, благодаря которой сиденье и спин
ка синхронно повторяют движение сидящего, сохраняя при этом
необходимое угловое соотношение.
Если вы не можете приобрести новый стул, подумайте о кли
нообразной подушке. Она поможет избежать негативных послед
ствий сидячего положения, поскольку при таком положении центр
тяжести вашего тела смещается вперед и, следовательно, умень
шается давление на нижнюю часть спины.
Подставка для ног
Если рабочее место оператора устроено таким образом, что
нет возможности регулировать высоту стола и кресла, необходи
мо иметь подставку для ног.
Ее размеры:
— ширина не менее 30 см;
— глубина не менее 40 см;
— регулировка по высоте в пределах 15 см;
— регулировка по углу наклона опорной поверхности до 20"^.
Подставка должна иметь рифленую поверхность и бортик по
переднему краю высотой 1 см.
358
Оригиналодержатель
Если при работе часто приходится смотреть на документы,
необходимо установить подставку с оригиналом документа вер
тикально в одной плоскости с экраном и на одной с ним высоте.
Работа глаз из стороны в сторону предпочтительнее, чем сверху
вниз от экрана к горизонтальной копии, а затем вновь к экрану, и
так до бесконечности. Если по ходу работы надо чаще смотреть
на оригинал, чем на экран, то необходимо повернуть кресло или
экран таким образом, чтобы прямо перед оператором распола
гался оригинал, а не экран компьютера.
Расположение материала следует периодически менять, раз
мещая его то слева, то справа от экрана. Движение вперед-назад,
слева-направо от экрана к копиям снижают опасность возникно
вения визуального стресса и совершенствуют визуальные харак
теристики глаз.
Как усовершенствовать рабочее место
Хорошо, если у оператора ПК есть возможность организовать
свое рабочее место так, чтобы по своим параметрам оно прибли
жалось к идеальному. Но чаще всего сотрудник начинает работу
в офисе или компьютерном зале, когда уже все было установлено
до него.
Если рабочее место не отвечает необходимым требованиям,
его можно сделать значительно комфортабельнее при помощи
доступных и довольно простых изменений.
Прежде всего проанализируйте ситуацию и подумайте, какие
компоненты можно приспособить к себе. Сами вы не должны за
ставлять себя приспосабливаться к рабочему месту. Постарайтесь
почувствовать собственную ответственность за состояние рабо
чего места, это позволит вам более эффективно и качественно ре
шить поставленную задачу, что, в свою очередь, отзовется поло
жительно на работоспособности и самочувствии.
Например, если вы не располагаете наклонно-шарнирной под
ставкой для монитора (что в нынешнее время встречается доволь
но редко, но все же!), то для установки экрана под нужным углом
можно подложить под переднюю часть монитора книгу. Книгу
359
под монитором имеет смысл использовать и в том случае, когда
монитор находится слишком низко относительно уровня глаз.
Если же вы сидите на нерегулируемом стуле, а вам нужно несколь
ко приподняться, положите на сиденье подушку.
Не имея возможности усовершенствовать свое рабочее место,
сконцентрируйте внимание на том, как правильно использовать
тело и глаза при напряженной работе за компьютером.
Общие рекомендации при работе с компьютерами
На предыдущих страницах были описаны мероприятия по со
хранению здоровья, выполнение которых часто не зависит от опе
ратора в силу различных объективных обстоятельств. В этой и
последующих главах приведены практические рекомендации, ком
плексы упражнений и различные меры, благодаря которым чело
век, работающий за компьютером может сам, собственными уси
лиями, нейтрализовать отрицательное воздействие компьютера
на организм, помочь зрению, мышечной и опорно-двигательной
системе справиться со значительными статическими нагрузками.
Принципы правильной работы за компьютером.
Принцип 1. Правильная рабочая поза.
На протяжении всего времени работы необходимо следить,
чтобы ваше тело занимало оптимальную эргономическую позу.
Не сутультесь.
Не прогибайте позвоночник в нижней его части назад.
Не сидите, положив ногу на ногу.
Не скрещивайте ступни.
Старайтесь сохранять прямые углы в локтевых, тазобедрен
ных, коленных, голеностопных суставах.
Найдите такое положение головы, при котором шея устает
меньше всего. Отрегулируйте в соответствии с ним высоту стола,
кресла, угол наклона и высоту подставки монитора.
Если в течение рабочего дня приходится неоднократно под
ниматься с кресла и вновь садиться, при подъеме старайтесь дер
жать голову и торс прямо; садясь, опускайте тело легко и мягко,
голова должна быть направлена вперед и вверх, шея расслаблена,
позвоночник вытянут, не "плюхайтесь" со всего маха на кресло —
этим каждый раз наносится удар по позвонкам.
360
Принцип 2. Правильное дыхание и релаксация.
Регулярное глубокое дыхание и релаксация (расслабление)
позволяют сохранять умственную активность, хорошее самочув
ствие и ясность мышления при работе на компьютере на одном
уровне в течение длительного промежутка времени.
Неглубокое, нерегулярное дыхание, его задержка, сбои часто
ты и ритма наблюдаются в критических ситуациях, при концент
рации усилий, при плохом настроении, а также являются призна
ком напряженной умственной деятельности. Но нужно помнить,
что подобные изменения в дыхании ухудшают эффективность
работы мозга, ведут к напряженности и усталости и наносят вред
всему организму.
Дышите регулярно и свободно.
Научитесь расслабляться.
Когда вы сидите, внимательно следите за тем, чтобы тело ос
тавалось врасслабленном состоянии, особенно в области лба (бро
ви), шеи, спины и нижней челюсти.
Сохраняйте расслабленными плечи и руки.
Если вы почувствуете напряженность в какой-либо части тела
во время работы, воспользуйтесь простым и доступным приемом
расслабления: сделайте глубокий вдох ; напрягите эту часть тела
(так сильно, как можете), после чего задержите дыхание на 3-5 с.
На выдохе расслабьтесь. Повторите, если необходимо.
Принцип 3. Правильная организация работы зрительного ап
парата.
Для того чтобы глаза не утомлялись и зрение сохраняло свою
ясность при работе за компьютером, выполняйте следующие ре
комендации.
1. Моргайте каждые 3—5 с. Моргание — это естественный спо
соб увлажнения и очищения поверхности глаз. Благодаря морга
нию ваши глаза защищены от неприятных ощущений и сохраня
ют ясность зрения. Моргание служит также расслаблению лице
вых и лобных мышц без сдвигания бровей, что могло бы лишь
усиливать общую мышечную напряженность. Однако многие
люди не имеют привычки регулярно моргать. Даже, наоборот, в
момент интенсивной мыслительной работы они еще шире раскры361
вают глаза и почти перестают моргать. Уменьшение частоты мор
гания ведет к покраснению глаз, к зуду и чувству жжения, особен
но быстро это ощущают люди, которые носят контактные линзы.
Как правильно моргать:
— следите, чтобы при моргании двигались только веки — ни
в коем случае лоб, лицо или щеки;
— моргайте без усилий, соприкосновения верхних и нижних
век должны быть мягкими;
— сохраняйте брови в расслабленном состоянии.
2. Старайтесь при работе видеть не только экран.
Ваше зрение должно быть "открытым". Это означает, что даже
когда вы не отрываясь смотрите на экран, вы должны видеть ок
ружающее пространство — стол, стены, проходящих мимо людей
и т. д. Использование периферийного зрения значительно снижа
ет риск возникновения визуального стресса, физической и умствен
ной усталости. Периферийное зрение можно развить путем иден
тификации различных предметов с правой и левой стороны при
взгляде, направленном строго вперед.
Полная визуальная ориентация будет обеспечивать визуаль
ную, физическую и умственную релаксацию, а также способство
вать сохранению хорошего зрения.
3. Чаще смотрите вдаль. Продолжительное фиксирование глаза
на экране дисплея неизбежно приводит к утомлению, нагрузкам
и, как следствие, глазным заболеваниям. Отсутствие кратких пе
риодов отдыха для глаз является основной причиной возникнове
ния близорукости среди пользователей компьютеров. Не дожидай
тесь возникновения болей в глазах или пелены перед глазами, луч
ше приобретите привычку давать глазам небольшие передышки.
Короткий взгляд вдаль каждые 2—3 минуты не занимает "ре
ального" времени, но помогает расслабить глазные мышцы, пре
пятствует накоплению стресса и усталости, способствует сохра
нению способности к длительной зрительной концентрации, а
также точности и эффективности зрения. Сколь бы простой не
казалась вам эта процедура, она надежно обезопасит вас от дис
комфортных зрительных ощущений и принесет больше пользы,
чем 5-минутные перерывы для отдыха через каждый час работы.
362
Итак, правильное моргание, расширение поля зрения и соблю
дение коротких периодов отдыха для глаз помогает сохранить
зрение и повысить эффективность операторской работы.
Принцип 4. Соблюдение режима работы.
По возможности придерживайтесь режима работы, который
установлен санитарными нормами, кратковременные, но регуляр
ные перерывы позволят минимизировать отрицательное воздей
ствие компьютера и в течение рабочего дня восстанавливать ра
ботоспособность.
Принцип 5. Выполнение оздоровительно-профилактических
комплексов упражнений.
Выполнение операторами ПК комплексов оздоровительных и
профилактических упражнений, как выяснили в процессе иссле
довательских работ специалисты Всероссийского НИИ физкуль
туры, уменьшает зрительное утомление, усталость пальцев рук,
утомление всего организма, способствует улучшению функцио
нирования зрительной, сердечно-сосудистой и центральной нер
вной систем.
Рекомендации операторам:
— не работайте на клавиатуре непрерывно более 30 минут;
— меняйте характер своей работы в течение дня;
— используйте любую возможность, чтобы периодически под
ниматься с места и разминаться;
— устраивайте разминку перед продолжительной работой;
— если стынут руки, надевайте легкие перчатки без пальцев;
— при первых признаках недомогания немедленно обращай
тесь к врачу.
ЛИТЕРАТУРА
А. Нормативные акты
г о с т 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Ти
пы, размер, технические требования [Текст]. Введ. 1972-03-01. —
М., 1984.
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения [Текст]. Введ. 1983-07-01. — М., 1987.
ГОСТ 6. 10. 4-84. УСД. Придание юридической силы доку
ментам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной техники. Основные положения
[Текст]. Введ. 1984-06-01.— М., 1985.
ГОСТ 6. 10. 5-87. Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца [Текст]. Введ.
1987-02-01. —М., 1987.
ГОСТ 6. 10. 5-87. УСД. Требования к построению формуляраобразца [Текст]. Введ. 1987-02-01. — М., 1987.
ГОСТ Р 6. 30-97. Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации. Тре
бования к оформлению документов [Текст]. Введ. 1997-02-01. —
М., 1997.
ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Терми
ны и определения [Текст]. Введ. 1998-09-01. — М., 1998.
ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения [Текст]. Введ. 1998-05-01. — М., 1999.
364
г о с т Р 6. 30-97. Требования к оформлению документов.
Государственный стандарт РФ. УСД. УСОРД [Текст]. Введ.
1997-04-01. —М., 2000.
ГОСТ Р6. 30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. [Текст].
Введ. 2003-01-01. — М., 2003.
Государственная система документационного обеспечения
управления: Основные положения: Общие требования к докумен
там и службам документационного обеспечения [Текст]. — М.,
1991.
ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ [Текст]. — М.,
1998.
Единая государственная система делопроизводства: Основные
положения [Текст]. — М., 1975.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы
по документационному обеспечению управления [Текст]. — М.,
1995.
РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения до
кументов на машинных носителях [Текст]. — М., 1985.
РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и при
менению ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы до
кументам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной техники. Основные положения
[Текст]. —М., 1987.
Тарифно-квалификационный справочник [Текст]. — М., 2000.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и
ведомствах Российской Федерации [Текст]. — М., 1994.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга
низаций, предприятий, с указанием сроков хранения [Текст]. —
М., 1989.
365
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга
низаций, предприятий с указанием сроков хранения [Текст]. — М.,
2000.
Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств,
предприятий и организаций [Текст]. — М., 1992.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов управле
ния [Текст]. — М., 1993.
Б. Литература
Аверьянова, Л. В. Деловой английский: учеб. пособие [Текст] /
Л. В. Аверьянова. — М., 1999.
Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство
[Текст] / А. И. Алексенцев. — М., 2001.
Андреева, Б. И. Делопроизводство [Текст] / Б. И. Андреева. —
М., 1995.
Андреева, В. И., Кузнецова Т. В., Серова Г. А. Делопроизвод
ство в бухгалтерии: учеб. пособие [Текст] / В. И. Андреева,
Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова. — М., 1996.
Андреева, В. И. Работа с документами в делопроизводстве
[Текст]: учеб. пособие / В. И. Андреева. — М., 1997.
Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]:
практ. пособие с образцами документов / В. И. Андреева. — М.,
1997.
Андреева, В. И. Делопроизводство. Практическое пособие
[Текст] / В. И. Андреева. — М., 2000.
Архипов, В. А., Марков И. П., Сокова А. Н. Организационнораспорядительная документация [Текст] / В. А. Архипов,
И. П. Марков, А. Н. Сокова. — М., 1981.
Балабайченко, Е. Е., Троценка Г. Г. Компьютер для бухгалте
ра [Текст] / Е. Е. Балабайченко, Г. Г. Троценка. — М., 1999.
366
Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в воп
росах и ответах [Текст]: учеб. пособие для студентов экономичес
ких вузов и колледжей / М. И. Басаков. — Ростов н / Д: Феникс,
2001.
Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обес
печение управления): учеб. пособие для студентов учреждений
среднего профессионального образования [Текст]. — М., 2002.
Басаков, М. И. Как правильно подготовить и оформить дело
вое письмо [Текст]: учебно-практическое пособие / М. И. Баса
ков. — М., 2002.
Батуев, А. Л. Сборник учебно-методических материалов по
дисциплине "Делопроизводство" [Текст] / А. Л. Батуев. — М., 1999.
Белов, А. Н., Белов В. Н. Корреспонденция и делопроизвод
ство [Текст]: учеб. пособие / А. Н. Белов, В. Н. Белов. — М., 1988.
Бондарева, Т. Н. Секретарское дело [Текст]: практ. пособие /
Т. Н. Бондарева. — М., 1989.
Веселов, П. В. Аксиомы делового письма [Текст] / П. В. Веселов. —М., 1993.
Вигера, А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. Секретарское
дело [Текст] / А. М. Вигера, О. П. Дорофеева, Е. К. Губская. —
Ростов н/Д, 2001.
Гавриленко, С. Д. Документирование в организации: В помощь
секретарю-референту [Текст] / С. Д. Гавриленко. — Минск, 2002.
Гавриш, В. В. Практическое пособие по защите коммерческой
тайны [Текст] / В. В. Гавриш. — Симферополь, 1994.
Глушков, Е. М. Основы безбумажной информатики [Текст] /
Е. М. Глушкбв. — М., 1983.
Гуменюк, В. Е., Коломийцева Г. В. Общероссийские класси
фикаторы, используемые в статистике [Текст] / В. Е. Гуменюк,
Г. В. Коломийцева. — М., 1999.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст]: учебник для вузов / под
ред. Т. В. Кузнецовой. — М., 2002.
367
Делопроизводство в образовательном учреждении: Справоч
ное издание [Текст]. — М., 2001.
Делопроизводство [Текст]. — М., 2000.
Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных до
кументов [Текст] / Ю. М. Демин. — СПб., 2003.
Демин, Ю. М. Деловая переписка [Текст] / Ю. М . Демин. —
М., 2003.
Демин, Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник
[Текст] / Ю. М. Демин. — М., 2003.
Делопроизводство: учеб. пособие [Текст]. — Ростов н/Д, 2001.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и тех
нология работы [Текст]. — М., 2003.
Добсон, Э. Как писать деловые письма [Текст] / Э. Добсон. —
Челябинск, 1997.
Документационное обеспечение кадровой деятельности
организаций и предприятий. Порядок оформления документов по
личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалте
рий. Методические рекомендации [Текст]. — М., 1993.
Документы и делопроизводство [Текст]. — М., 1991.
Долинская, В. М., Скрыпкин А. П. Документационное обес
печение деятельности организации: учеб. пособие [Текст] /
В. М. Долинская, А. П. Скрыпкин. —Азов, 1998.
Калинина, Д. Е. Сборник трудовых договоров [Текст] /
Д. Е. Калинина. — М., 2003.
Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство [Текст] /
М. В. Кирсанова. — Новосибирск, 2000.
Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства
[Текст] / М. В. Кирсанова. — М., 1998.
Кокорев, В. И. Основы стандартизации в информационных
системах [Текст] / В. И. Кокорев. — М., 1988.
Колтунова, М. В. Деловое письмо: Что нужно знать состави
телю [Текст] / М. В. Колтунова. — М., 1999.
368
Коммерческая тайна предприятия [Текст]. — М., 1993.
Коммерческий договор: от заключения до исполнения [Текст] /
Сост. Л. П. Дашков, А. В. Брызгалин. — Ростов н/Д-М., 1998.
Кондратьева, С. И., Маслова Е. Л. Деловая переписка [Текст] /
С. И. Кондратьева, Е. Л. Маслова. — М., 2001.
Краткий справочник по оформлению актов федеральных ор
ганов государственной власти [Текст]. — М., 1997.
Круглянская, Л. Я. Настольная книга секретаря: Справочник
[Текст] / Л. Я. Круглянская. — СПб., 2003.
Кудрявцев, В. А. и др. Организация работы с документами:
учеб. пособие [Текст] / В. А. Кудрявцев и др. — М., 1999.
Кудряев, В. А., Корнеев И. К., Г. Н. Ксандопуло. Организа
ция работы с документами: учебник [Текст] / В. А. Кудряев,
И. К Корнеев, Г. Н. Ксандопуло. — М., 1998.
Кузнецов, С. Л. Компьютеризация делопроизводства [Текст] /
С. Л. Кузнецов. — М., 1997.
Кузнецова, Т. В., Лосев В. И. Управленческая документация
[Текст] / Т. В. Кузнецова, В. И. Лосев. — М., 1983.
Кузнецова, А. Н., Вагенгейм Р. Н. Машинопись [Текст] /
А. Н. Кузнецова, Р. Н. Вагенгейм. — М., 1986.
Кузнецова, А. Н. Вагенгейм Р. Н. Обучение секретарскому делу:
практич. пособие [Текст] / А. Н. Кузнецова, Р. Н. Вагенгейм. — М.,
1989.
Кузнецова, Т. В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроиз
водство и техническая документация [Текст] / Т. В. Кузнецова,
Е. А. Степанов, Н. Г. Филиппов. — М., 1990.
Кузнецова, Т. В., Лихачев М. Г., Райхцаум А. Л., Соколов А. В.
Документы и делопроизводство [Текст]: справ, пособие /
Т. В. Кузнецова, М. Г. Лихачев, А. Л. Райхцаум, А. В. Соколов. —
М., 1991.
Кузнецова, Т. В., Мосянина О. В., Овчинникова Н. В. Орга
низация и документирование работы с предложениями, заявлениями
369
и жалобами граждан [Текст]: учеб.-метод, пособие / Т. В. Кузне
цова, О. В. Мосянина, Н. В. Овчинникова. — М., 1992.
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обес
печение управления) [Текст] / Т. В. Кузнецова. — М., 2000.
Кузнецова, Т. В. Секретарское дело [Текст] / Т. В. Кузнецова. —
М., 2000.
Мандрица, В. М., Семенов М. В. Делопроизводство. Докумен
тирование управленческой деятельности [Текст] / В. М. Мандри
ца, М. В. Семенов. — Ростов н/Д, 2001.
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р6. 30-97.
УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов
[Текст]. —М., 1998.
Мингалев, В. С , Ларин М. В. Специальные системы
документирования [Текст] / В. С. Мингалев, М. В. Ларин. — М.,
1989.
Мошаров, В. Н. Ваши документы [Текст] / В. Н. Мошаров. —
Ростов н / Д , 1997.
Организация и современные методы защиты информации
[Текст] / под общ. ред. С. И. Диева, А. Г. Шаваева. — М., 1998.
Организация работы с документами [Текст] : учебник. — М.,
2001.
Основные правила работы ведомственных архивов [Текст]. —
М., 1988.
Павлюк, Л. В., Киселева Т. И., Воронина М. Ф., Воробьев Н. И.
Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам ра
боты на компьютере [Текст] / Л. В. Павлюк, Т. И. Киселева,
М. Ф. Воронина, Н. И. Воробьев. — СПб., 2003.
Паневчик, В. В. Деловое письмо: Практическое пособие [Текст] /
В. В. Паневчик. — Минск, 2001.
Печникова, Т. В., Печникова А. В. Практика работы с
документами [Текст]: учеб. пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печ
никова. — М., 1999.
Пиляева, В. В. Образцы договоров и структурные слова для
их составления [Текст] / В. В. Пиляева. — М., 2002.
370
Подготовка и оформление документов для органов власти
Российской Федерации: Справочник руководителя, референта,
секретаря [Текст] / Сост. Д. Ю. Бирюков. — М., 2000.
Проблемы документационного обеспечения управления
[Текст]: сб. ст. — М., 1981.
Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управление
[Текст]: учеб. пособие / А. В. Пшенко. — М., 2002.
Рахманин, Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование
служебных документов [Текст] / Л. В. Рахманин. — М., 1988.
Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления
[Текст] / М. Ю. Рогожин. — М., 2001.
Рогожин, М. Ю. Документы делового общения [Текст] /
М. Ю. Рогожин. — М., 2002.
Рогожин, М. Ю. Организация кадровой работы предприятия
[Текст] / М. Ю. Рогожин. — М., 2003.
Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление доку
ментов [Текст] / М. Ю. Рогожин. — М., 2003.
Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка до
кументов [Текст]: практ. пособие / М. Ю. Рогожин. — М., 2004.
Румынина, Л. А. Делопроизводство [Текст]: учебник /
Л. А. Румынина. — М., 2000.
Сборник договоров [Текст]. — М., 2002.
Сборник материалов по вопросам организационно-кадровой
работы и делопроизводства [Текст]. — Ростов н/Д, 2001.
Секретарь учреждения [Текст] / под ред. Л. Н. Качалиной. —
М., 1983.
Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство: практичес
кое пособие по документационному обеспечению деятельности
предприятия [Текст] / М. В. Стенюков. — М., 1995.
Стенюков М. В., Кузнецова О. А. Составление документов на
компьютере [Текст] / М. В. Стенюков, О. А. Кузнецова. — М., 1996.
Стенюков, М. В., Пустозерова В. М. Делопроизводство в уп
равлении персоналом [Текст] / М. В. Стенюков, М. В. Пустозеро
ва.—М., 2001.
371
Стенюков, М. В. Справочник секретаря [Текст] / М. В. Стенюков. — М., 2002.
Степанов, Е. А., Корнеев И. К. Информационная безопасность
и защита информации [Текст] / Е. А. Степанов, И. К. Корнеев. —
М.,2001.
Унификация текстов управленческих документов [Текст]:
метод, рекомендации. — М., 1998.
Управленческие документы постоянного срока хранения, об
разующиеся в деятельности негосударственных коммерческих
организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производ
ственных кооперативов) [Текст]: справочное пособие. — М., 1996.
Фельзер, А. Б., Миссерман М. А. Делопроизводство [Текст]:
справочное пособие / А. Б. Фельзер, М. А. Миссерман. — Киев,
1987.
Харрисон, Дж. Организация работы секретаря учреждения
[Текст]: сокр. пер. с англ. / Дж. Харрисон — М., 1985.
Чуковенков, А. Ю., Янкова В, Ф. Оформление документов
[Текст] / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янкова. — М., 1999.
Шевцов, А. Д. Азбука офиса [Текст] / А. Д. Шевцов. — Минск,
2001.
Шейнов, В. П. Секретарь: Секреты профессии [Текст] /
В. П. Шейнов. — М., 2002.
Энциклопедия офиса. Практическое руководство для секрета
ря [Текст] / сост. И. В. Самыкина. — М., 1995.
СЛОВАРЬ
ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
Автобиография — документ, в котором автор приводит сведе
ния о себе самом и своих родственниках.
Автор документа — физическое или юридическое лицо, создав
шее документ.
Адресант — отправитель.
Адресат — получатель.
Аккредитив — документ, содержащий распоряжение одного
кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной
в нем суммы.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и под
тверждающий установленные факты или события.
Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заклю
чить договор на условиях, указанных в предложении.
Анкета — документ, представляющий собой трафаретный
текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для
ответов (или ответы) на них.
Аннотация — краткое изложение первоисточника.
АРМ — автоматизированное рабочее место.
Архив — организация или ее структурное подразделение, осу
ществляющие прием и хранение архивных документов с целью
использования.
Архивная выписка — копия части текста архивного докумен
та, оформленная в установленном порядке.
Архивная коллекция — совокупность документов, образовав
шихся в деятельности различных фондообразователей и объеди
ненных по одному или нескольким признакам.
373
Архивная копия — официальный документ архива, воспроиз
водящий текст или изображение архивного документа, с указани
ем его поисковых данных.
Архивная опись — архивный справочник, содержащий систе
матизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их со
держания.
Архивная справка — официальный документ, имеющий юри
дическую силу и содержащий архивную информацию о предмете
запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая орга
низацию хранения и использования архивных документов.
Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежа
щий сохранению в силу его значимости для общества и равно
имеющий ценность для собственника.
Архивный каталог—архивный справочник, в котором инфор
мация об архивных документах расположена в соответствии с
выбранной схемой классификации.
Архивный справочник — справочник, предназначенный для
поиска информации об архивных фондах и/или архивных доку
ментах.
Архивный фонд личного происхождения — архивный фонд,
состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и
деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность доку
ментов, имеющих историческое, научное, социальное, экономи
ческое, политическое или культурное значение, отражающих ма
териальную и духовную жизнь народов страны и являющихся
неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации.
Архивный фонд — совокупность архивных документов, исто
рически и/или логически связанных между собой.
Архивохранилище — специально оборудованное помещение
для хранения архивных документов.
Аспект — точка зрения, с которой производится поиск доку
мента или извлечение из него необходимых сведений.
374
Аудиовизуальный документ—документ, содержащий изобра
зительную и звуковую информацию.
Беловой документ — рукописный или машинописный доку
мент, текст которого переписан с чернового документа или напи
сан без помарок и исправлений.
Бланк — чистый лист с частично напечатанным текстом (рек
визитами адресанта), логотипом и пробелами для текста.
Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих
автора официального письменного документа.
Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), распо
ложенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).
Ведомственное хранение архивных документов — хранение
архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое
государственными и муниципальными организациями в течение
периода, установленного нормативными документами.
Вид письменного документа — принадлежность письменного
документа к системе документации по признакам содержания и
целевого назначения.
Видеограмма документа — изображение документа на экране
электронно-лучевой трубки.
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления долж
ностного лица с документом.
Виза официального документа — реквизит документа, выра
жающий согласие или несогласие должностного лица с содержа
нием документа.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие фор
му и размер документа, носитель информации, способ записи, эле
менты оформления.
Внутренний адрес письма — наименование и адрес организа
ции или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ — официальный документ, не выходя
щий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись документов дела — учетный документ, со
держащий перечень документов дела с указанием порядковых
номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров лис
тов.
375
Входящий документ; поступивший документ — документ, по
ступивший в учреждение.
Выборочный прием документов на постоянное хранение — при
ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи
заций или всех ценных документов ряда организаций из числа
однородных.
Вьщеление документов к уничтожению — выявление в процес
се экспертизы научной и практической ценности документов с
истекшими сроками хранения, утративших практическое, науч
ное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Выписка из документа — копия части текстового документа.
Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой гаран
тийное обязательство.
ГОСТ Р — государственный общероссийский (ранее — обще
союзный) стандарт.
Государственная часть Архивного фонда Российской Федера
ции — архивные фонды и архивные документы, являющиеся го
сударственной или муниципальной собственностью.
Государственное хранение архивных документов — постоян
ное хранение архивных документов, осуществляемое архивами,
рукописными отделами библиотек и музеев.
График — текстовой документ, отражающий, как правило,
план работы с точными показателями норм и времени выполне
ния.
Графический документ — изобразительный документ, в кото
ром изображение объекта получено посредством линий, штрихов,
светотени.
Гриф — пометка, указывающая на особый характер или осо
бый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно",
"срочно", "не подлежит оглашению", "лично").
Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официаль
ного документа, свидетельствующий об особом характере инфор
мации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования — реквизит официального документа, вы
ражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося
автором документа, с его содержанием.
376
Гриф утверждения — реквизит официального документа, при
дающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата — важнейший реквизит документа. Само наличие этого
реквизита указывает на официальный статус документа. Дата
приводится при ссылках на документ.
Дата официального документа — реквизит официального до
кумента, содержащий указанное на документе время его создания
и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опуб
ликования.
Дежурный лист — талон для регистрации деловой корреспон
денции.
Дело — совокупность документов или документ, относящиеся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в от
дельную обложку.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, переда
чи информации на расстояние между двумя корреспондентами,
которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления,
ДОУ) — отрасль деятельности, обеспечивающая документиро
вание и организацию работы с официальными документами.
Депозитарное хранение документов — хранение в архиве, му
зее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Россий
ской Федерации на условиях, определяемых договором между соб
ственником документов и соответствующим архивом, музеем,
библиотекой, с сохранением за собственником права собственно
сти на архивные документы.
Депонирование документов — установленный порядок их хра
нения в справочно-информационном фонде.
Директивный документ — документ, содержащий обязатель
ные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность — документ, дающий полномочия его предъяви
телю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или не
скольких сторон.
Договорное письмо — один из видов сопроводительного пись
ма, указывающего на факт отправки договора.
377
Докладная записка — документ, адресованный руководству,
в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложе
ниями составителя.
Документ (документированная информация) — зафиксирован
ная на материальном носителе информация с реквизитами, позво
ляющими ее идентифицировать.
Документ временного хранения — документ с установленным
сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтоже
нию.
Документ личного происхождения — документ, созданный ли
цом вне сферы его служебной деятельности или выполнения об
щественных обязанностей.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с
использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной маши
ной.
Документ постоянного хранения — документ, которому в со
ответствии с нормативными документами и иными правовыми
актами установлено бессрочное хранение.
Документальный фонд — совокупность документов, образую
щихся в деятельности юридического или физического лица.
Документирование — запись информации на различных носи
телях по установленным правилам.
Документооборот — движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправления.
Доступ к архивным документам — предусмотренные норма
тивными документами условия использования архивных докумен
тов.
Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.
ДСП — документы служебного пользования.
Дублетный документ — один из экземпляров копии доку
мента.
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника до
кумента, имеющий юридическую силу.
ЕГСД — Единая государственная система делопроизводства.
378
Единица учета архивных документов — единица измерения
количества документов в архиве.
Единица хранения архивных документов — учетная и класси
фикационная единица, представляющая собой физически обособ
ленный документ или совокупность документов, имеющая само
стоятельное значение.
Заверенная копия документа — копия документа, на которой
в соответствии с установленным порядком проставляют необхо
димые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и
содержании документов в деле.
Заголовок официального документа — реквизит документа,
кратко излагающий его содержание.
Заголовок письма — указание на содержание письма, выража
ется сочетанием в предложном падеже с предлогом "о".
Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояс
нение содержания какого-либо документа, факта, события, напри
мер: служебная, памятная, докладная, объяснительная.
Запретная дата документа — дата, означающая, что докумен
ты, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической
ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.
Запрос — коммерческий документ, представляющий собой
обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную
информацию о товаре (услугах) или направить предложение на
поставку товара.
Заявление — документ, содержащий просьбу или предложе
ние лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например,
3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т. д.).
Зона унифицированной формы документа — часть площади
унифицированной формы документа установленного размера,
предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Извещение — документ, информирующий о предстоящем ме
роприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий
принять в нем участие.
Изобразительный документ — документ, содержащий инфор
мацию, выраженную посредством изображения какого-либо
объекта.
379
Иконографический документ — документ, содержащий пре
имущественно изображение произведения искусства, специальной
или художественной фотографии.
Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень имущества
учреждения, предприятия, организации или лица с указанием вы
явленного количества, состояния предметов, их стоимости.
Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в
процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индекс дела; номер дела — цифровое и/или буквенно-цифро
вое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наноси
мое на его обложку.
Индексация — проставление индекса.
Индексы — условные обозначения, присваиваемые докумен
там в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индивидуальный срок исполнения документа — срок испол
нения документа, установленный организационно-распорядитель
ным документом организации или резолюцией.
Инициативные письма — письма, требующие ответа.
Инициативный документ — документ, послуживший началом
рассмотрения определенного вопроса.
Инструкция — правовой акт, устанавливающий правила, ре
гулирующие организационные и специальные стороны деятель
ности предприятий, их подразделений и отдельных должностных
лиц.
Использование архивных документов — применение инфор
мации архивных документов в культурных, научных, политичес
ких, экономических целях и для обеспечения законных прав и ин
тересов граждан.
Историческая справка к архивному фонду — документ, содер
жащий сведения по истории фондообразователя и архивного фон
да, краткую характеристику состава и содержания его докумен
тов и научно-справочного аппарата.
Источник комплектования — юридическое или физическое
лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хране
ние в архив.
Исходящий документ—документ, отправленный из учреждения.
380
Исходящий документ; отправляемый документ — официаль
ный документ, отправляемый из учреждения.
Карточка (архивного) фонда — учетный документ, содержа
щий название, сведения о количестве, составе документов архив
ного фонда и месте его хранения, предназначенный для центра
лизованного государственного учета архивных документов Ар
хивного фонда Российской Федерации.
Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный до
кумент, созданный кинематографическим способом.
Классификационный индекс — условное обозначение (цифро
вое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным
делением схемы классификации и проставляемое на карточках
систематического и других каталогов. Может проставляться и на
документах, и на делах.
Классификация документов — деление документов на классы
по наиболее общим признакам сходства и различия.
Ключевая фраза — стандартное выражение, включающее ре
чевое действие и представляющее собой важнейший информаци
онный сегмент текста.
Ключевые слова — стандартные, клишированные фразы, фор
мулирующие содержание документа.
Коммерческое письмо — название делового документа, при
нятого в коммерческой практике и подготавливающего или офор
мляющего сделку.
Комплектование архива — систематическое пополнение архи
ва документами в соответствии с его профилем и действующим
законодательством.
Консервация документа — предохранение документа от раз
рушающего действия внешней среды.
Контракт — договор об установлении, изменении или прекра
щении правовых отношений.
Контроль исполнения документов — совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации
документов, включающий резолюцию и тему письма.
381
Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника,
соответствующим образом заверенная.
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки
или часть их, не имеющий юридической силы.
Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым
ведется переписка.
Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой раз
решен расход на определенную потребность.
Лимит — документ, определяющий предельный размер ассиг
нований денежных средств, отпуска материалов из государствен
ных фондов.
Лист (архивного) фонда — учетный документ, содержащий
название, номер архивного фонда, его категорию, указание места
хранения и сведения о количестве, хронологических границах,
составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в
их динамике.
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражает передачу
какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструмен
тов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или
лицу.
Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо
лице (о его биографии, образовании, трудовой или обществен
ной деятельности).
Маркировка — индексация технических документов или то
варов.
Машинописный документ — письменный документ, при созда
нии которого знаки письма наносят техническими средствами.
Машиночитаемый текст — документ, использование которо
го требует применения специально предназначенных технических
средств.
Межархивный справочник — архивный справочник, содержа
щий сведения о документах нескольких архивов.
Наименование документа — обозначение вида письменного
документа.
382
Накладная — документ, которым оформляются прием и от
правка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении
работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о рас
чете причитающейся им зарплаты.
Наряд-наказ — плановое задание руководителя учреждения
подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху
о выполнении определенной работы.
Научно-информационная деятельность архива — создание ар
хивных справочников, организация использования и публикация
архивных документов.
Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
рации — архивные фонды и архивные документы, являющиеся
собственностью негосударственных юридических лиц, собствен
ностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда
Российской Федерации на основании соглашения (договора) с
собственником после экспертизы их ценности.
Номенклатура — перечень наименований.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наиме
нований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.
Номер входящего письма — регистрационный номер докумен
та, проставляемый адресатом.
Номер исходящего письма — регистрационный номер доку
мента, проставляемый отправителем.
Нормативные документы — документы, в которых устанавли
ваются какие-либо правила, нормы.
Нормативы—документы, содержащие показатели затрат вре
мени материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продук
ции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).
Нормы — документ, содержащий сведения об установленных
величинах чего-либо (н. выработки, н. вьщачи чего-либо).
Носитель документированной информации — материальный
объект, используемый для закрепления и хранения на нем рече
вой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде.
383
Обеспечение сохранности документов — обеспечение физикохимической сохранности документов и их учет.
Обеспечение физико-химической сохранности документов —
разработка, создание и практическое применение научно-техни
ческих средств и методов хранения, реставрации, консервации,
биохимической защиты и воспроизведения документов.
Обзор архивных документов — архивный справочник, вклю
чающий систематизированные сведения о составе, содержании и
поисковых данных отдельных комплексов архивных документов,
дополненные в необходимых случаях их источниковедческим ана
лизом.
Объединенный архивный фонд — архивный фонд, сформиро
ванный из документов двух или более фондообразователей, име
ющих между собой исторически обусловленные связи.
Объем документооборота — количество документов, поступив
ших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содер
жание отдельных положений основного документа (плана, отче
та, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее ка
кое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышесто
ящему должностному лицу.
Ограничительный срок секретного хранения архивных доку
ментов — срок засекречивания сведений, установленный законо
дательными актами, в течение которого запрещается свободный
доступ к документам государственной части Архивного фонда
Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.
ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой
документации.
Опись — юридически оформленный перечень документов.
Организационно-распорядительный документ — вид письмен
ного документа, в котором фиксируют решение административ
ных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ор
ганов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подраз
делений и должностных лиц.
384
Организационные документы — документы, определяющие
статус (организационно-правовую форму) предприятия и поря
док его работы.
Организация работы с документами — организация докумен
тооборота, хранения и использования документов в текущей дея
тельности учреждения.
Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр доку
мента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материа
лом для копирования.
Особые отметки — отметки о степени секретности и срочнос
ти исполнения документов.
Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа,
оставшаяся у отправителя.
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и про
ведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, команди
ровок и других мероприятий, представляемый вышестоящему уч
реждению как должностному лицу.
Оферта — см. Предлолсение,
Официальный документ: документ, созданный юридическим
или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в уста
новленном порядке.
Оформление дела — комплекс работ по описанию дела по об
ложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответ
ствии с установленными правилами.
Оформление документа — проставление необходимых рекви
зитов, установленных правилами документирования.
Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть
реквизита документа, вносимая в бланк документа при его запол
нении.
Перечень документов со сроками хранения — систематизиро
ванный список видов и категорий документов, содержащий нор
мативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ — текстовой документ, информация
которого зафиксирована любым типом письма.
385
Письмо — обобщенное наименование различных по содержа
нию документов, служащих средством общения между учрежде
ниями, частными лицами.
Письмо информационное — письмо, своевременно информи
рующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свер
шившемся факте или о планируемом мероприятии.
Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщает
ся или утверждается.
Письмо-напоминание — письмо, в котором вторично содер
жится информация о каком-либо факте. Такое письмо по лако
низму приближается к телеграмме.
Письмо-подтверждение —письмо, подтверждающее факт от
правки документов, участия в каком-либо мероприятии и т. п.
Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретно
му лицу или нескольким лицам и служат основанием для их учас
тия в планируемом мероприятии.
Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполне
нии какого-либо действия, принятии какого-либо решения, полу
чении документации или материальных ценностей.
Повестка — официальное сообщение частному лицу с предло
жением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего пред
ставителя.
Подлинник (официального) документа — первый или единич
ный экземпляр официального документа.
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, време
ни и месте создания которого, содержащиеся в самом документе
или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения.
Подпись на документе — подпись должностного лица или ав
тора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая
копию документа.
Подпись — реквизит документа, представляющий собой соб
ственноручную роспись полномочного должностного лица.
Поисковые данные документа — сведения о месте хранения
документа, включающие архивный шифр и ссьшку на номера ли
ста (страницы) документа.
386
Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные
правила организации и деятельности государственных органов,
структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений,
организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих
определенную отрасль государственного управления.
Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть
реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наноси
мая при его изготовлении.
Постоянное хранение документов — бессрочное хранение до
кументов в архивном учреждении, государственном музее, биб
лиотеке.
Правила документирования — требования и нормы, устанав
ливающие порядок документирования.
Предложение — письменное заявление от имени предприятия,
адресованное другому предприятию, о готовности заключить с
ним договор на определенных условиях.
Предметный каталог — каталог документов, содержащих све
дения о предметах (фактах, событиях, географических наимено
ваниях) и лицах, которые упоминаются в документах.
Предметный указатель — указатель основных предметных (те
матических) обозначений, расположенных в алфавитном поряд
ке.
Представление — документ, содержащий предложение о на
значении, перемещении или поощрении личного состава, а также
рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопро
сам деятельности учреждения.
Презентация — 1) представление, предъявление переводного
векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное
представление чего-либо нового с целью ознакомления или рек
ламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).
Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции, то
варов и т. д. с указанием цен и расценок.
Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной сто
роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и
разного вида обязательств.
387
Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в слу
чае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного
рода обязательств.
Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем орга
на государственного управления (его структурного подразделе
ния), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения
основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
В отдельных случаях может касаться широкого круга организа
ций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) доку
мент, вьщаваемый органами государственного и ведомственного
арбитража на обязательное исполнение его решения.
Проверка наличия (состояния) дел — установление соответ
ствия реального количества единиц хранения записям в учетных
документах архива, а также выявление дел и документов, требую
щих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфек
ции.
Программа — документ, излагающий основные направления
работы учреждения или предприятия на определенный период
времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления
крупных работ, испытаний.
Проект документа — предварительный вариант документа,
предназначенный для рассмотрения.
Протокол — документ, содержащий последовательную запись
хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Профиль архива — установленный для архива состав докумен
тов, подлежащих хранению.
Публикация архивных документов — подготовка документов
к изданию в соответствии с установленными правилами.
Путеводитель по (архивным) фондам архива — архивный спра
вочник, содержащий в систематизированном порядке характери
стики или краткие сведения об архивных фондах и предназначен
ный для ознакомления с его составом и содержанием.
Расписание — объявление о времени, месте и последователь
ности совершения чего-либо.
388
Расписка — документ, подтверждающий получение какихлибо денежных или материальных ценностей.
Распорядительные документы — документы, в которых фикси
руется решение административных и организационных вопросов.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руко
водителем, главным образом коллегиального органа государ
ственного управления, в целях разрешения оперативных вопро
сов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается
узкого круга должностных лиц и граждан.
Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для
регистрации документов в делопроизводстве.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер
документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, при
сваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа — порядковый номер, при
сваиваемый входящему или исходящему документу при его реги
страции, являющийся частью делопроизводственного индекса или
заменяющий его.
Регистрационный штамп — штамп, содержащий название уч
реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела,
в которое будет помещен документ.
Регистрация документов — запись в учетных формах (журна
лах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставле
ние на документе делопроизводственного индекса и даты регист
рации.
Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгал
терском учете и делопроизводстве (р. описей).
Режим хранения архивных документов — совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, со
здаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности
документов, и контроль за их выполнением.
Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, кон
ференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на
документе, сделанной должностным лицом и содержащей приня
тое им решение.
389
Резолюция на документе — письменное указание руководите
ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизит документа — обязательный элемент оформления
официального документа.
Реквизит переменный — реквизит документа, наносимый при
составлении документа.
Реквизит постоянный — реквизит документа, наносимый при
изготовлении унифицированной формы документа или бланка
(трафарета) документа.
Реквизиты — обязательные элементы служебного документа.
Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недо
стачи, дефектов в полученной продукции или выполненной ра
боте.
Реставрация архивного документа — восстановление первона
чальных или близких к первоначальным свойств и внешних при
знаков архивного документа, подвергшегося повреждению или
разрушению.
Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным
органом или руководящей инстанцией государственного органа;
2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по ре
зультатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3)
резолюция собрания, совещания.
Рукописный документ — письменный документ, при создании
которого знаки письма наносят от руки.
Свободное предложение — предложение без обязательств. Если
заказчик примет условия такого предложения, сделка считается
заключенной.
Сдаточная опись (разг,) — опись документальных материалов,
составленная учреждением при передаче дел в архив.
Сертификат — письменное свидетельство; документ, удосто
веряющий какой-либо факт (сертификат качества).
Система документации — совокупность документов, взаимо
связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе
ры деятельности, единых требований к их оформлению.
Система документирования — принятый в учреждении поря
док создания, оформления и исполнения документов.
390
Система научно-справочного аппарата к документам архива —
комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомати
зированных информационно-поисковых систем о составе и содер
жании документов, создаваемых на единых научно-методических
основах для поиска архивных документов и архивной информа
ции в целях их эффективного использования.
Служебная записка — записка о выполнении какой-либо рабо
ты, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Служебное поле унифицированной формы документа — зона
унифицированной формы документа, предназначенная для зак
репления ее в технических средствах хранения документов, а так
же нанесения специальных изображений.
Служебный документ — официальный документ, используе
мый в текущей деятельности организации.
Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт
отправки приложенных к письму документов и других матери
альных ценностей.
Состав удостоверения — подпись и печать.
Спецификация — документ, содержащий подробную опись
отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т. п.
Список — перечисление лиц или предметов в определенном
порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Список (архивных) фондов — учетный документ, содержащий
перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и
поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоен
ных им номеров.
Справка — 1) документ, содержащий описание и подтвержде
ние тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждаю
щий факты биографического или служебного характера.
Справочно-информационный фонд — совокупность система
тизированных произведений печати и неопубликованной научной
и технической документации, использующихся в целях отрасле
вого информационного обслуживания.
Срок исполнения документа—срок, установленный нормативно-правовьп^ актом, организационно-распорядительным докумен
том или резолюцией.
391
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавлива
ющий требования к группам однородной продукции и в необхо
димых случаях требования к конкретной продукции, правила,
обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а
также требований к иным объектам стандартизации, устанавли
ваемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, приме
няемых в организационном и экономическом управлении, прово
дится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
Стандартизация — процесс установления и применения пра
вил с целью упорядочения деятельности в данной области.
Старение (архивного) документа — изменение первоначальных
физико-химических свойств документа под воздействием внешних
и внутренних факторов.
Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других
выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиаль
ных органов, осуществленная методом стенографии.
Страховая копия (архивного документа) — копия особо цен
ного или уникального архивного документа, изготовленная в це
лях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты
или повреждения оригинала.
Страховой фонд документов — совокупность страховых копий
особо ценных и уникальных документов.
Счет — документ, в котором указана причитающаяся за чтолибо денежная сумма.
Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в
определенном порядке (например, табель отчетности).
Табель унифицированных форм документов — перечень раз
решенных к применению унифицированных форм документов.
Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые
сведения, размещенные по графам.
Табуляграмма — таблица, составленная табулятором на ос
нове тематического восприятия данных с перфокарт, перфолент
и т. д.
Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получе
нии чего-либо (информации, материальных ценностей, докумен
тов).
392
Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для
одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в
течение которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все
лексические единицы информационно-поискового языка (дескрип
торы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и клю
чевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы—краткое изложение текста документа или выступления.
Текст официального документа — информация, зафиксирован
ная любым типом письма или любой системой звукозаписи, зак
лючающая в себе всю или основную часть речевой информации
документа.
Текстовой документ—документ, содержащий речевую инфор
мацию, зафиксированную любым типом письма или любой сис
темой звукозаписи.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержа
нию документов, переданных по телеграфу.
Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).
Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишу
щей машинки.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содер
жанию документов, вьщеляемых в связи с особым способом пере
дачи текста — по телефону.
Техническая документация — обобщающее название докумен
тов, отражающих результат проектирования, конструирования,
инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий
и сооружений, а также изготовлению изделий промыпшенного
производства.
Технологическая документация — обобщающее название до
кументов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для
описания и оформления технологических процессов.
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения доку
мента, установленный нормативно-правовым актом.
Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наибо
лее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые
по образцам.
393
Типовые документы (тексты-аналоги) — 1) документы, отра
жающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым
образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, опре
деляющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура)
или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами
для составления учреждениями одноименных документов с уче
том специфики их деятельности.
Трафаретизация — способ унификации текстов документов,
состоящий в разделении содержащейся в них информации на по
стоянную (трафаретную) и закладываемую заранее, и переменную
(индивидуальную для каждого отдельного документа.
Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпе
чатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его
конкретное содержание.
Трудовая книжка — документ, подтверждающий трудовую
деятельность.
Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государ
ственного управления преимущественно по вопросам информа
ционно-методического характера, а также по вопросам, связан
ным с организацией исполнения приказов, инструкций и других
актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) до
кумент, содержащий требования и необходимые разъяснения по
отдельным вопросам проектирования и строительства.
Указатель — систематизированное перечисление наименова
ний, имен, предметов со справочными данными о них.
Указатель (архивный) — архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень наименований предметов или
объектов, о которых содержатся сведения в архивных докумен
тах, с указанием их поисковых данных.
Унификация — установление максимально единообразного
набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на
бумаге.
Унифицированная система документации (УСД) — система
документации, созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для управления в опре
деленной сфере деятельности.
394
Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в дан
ной сфере деятельности задачами и расположенных в определен
ном порядке на носителе информации.
Учет архивных документов — установление количества и со
става архивных документов в единицах учета и фиксация принад
лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и
общему их количеству в учетных документах.
Учетные документы архива — комплекс документов установ
ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество,
состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для переда
чи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.
Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами
точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия
документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяю
щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на
деловом документе.
Физическое лицо—гражданин, являющийся участником граж
данских правоотношений (носителем гражданских прав и обязан
ностей).
Фонд пользования — совокупность копий архивных докумен
тов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с це
лью предотвращения их износа.
Фондирование документов — распределение документов по
архивным фондам и архивным коллекциям.
Фондообразователь — юридическое или физическое лицо, в
деятельности которого образуется документальный фонд.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информа
цию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Формирование дела — группирование исполненных докумен
тов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
Формулировка — языковая формула, точно выражающая
мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в
деловых текстах, при ссылках.
395
Формуляр документа — набор реквизитов официального пись
менного документа, расположенных в определенной последова
тельности.
Формуляр-образец документа — модель построения докумен
та, устанавливающая область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению конструкционной сетки и основ
ные реквизиты.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фо
тографическим способом.
Характеристика — документ, выдаваемый администрацией
предприятия своему сотруднику.
Хранение архивных документов — обеспечение рационально
го размещения и сохранности документов.
Ценность архивного документа — свойства архивного доку
мента, обуславливающие его культурное, научное, экономичес
кое, политическое значение.
Централизованный государственный учет документов Архивно
го фонда Российской Федерации — система учета документов Ар
хивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края,
республики, государства в целом, основанная на сосредоточении
в органах управления архивным делом сведений о количестве,
составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного ис
точника в несколько адресов.
Черновой документ — рукописный или машинописный доку
мент, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Шаблон — заранее разработанный тип документа.
Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему
документов.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на го
сударственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.
Юридическая сила документа — свойство официального до
кумента, сообщаемое ему действующим законодательством, ком
петенцией издавшего его органа и установленным порядком офор
мления.
396
Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организа
ция, выступающие в качестве самостоятельного носителя граж
данских прав и обязанностей.
Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, пред
ложение или сверхфразовое единство, организующее основной
текст (документа) и закрепленное за конкретным видом докумен
та. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конст
рукция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... от
делении.... банка".
Приложение 1
ОБРАЗЦЫ ОСНОВНЫХ ВИДОВ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Государственный
герб Российской
Федерации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Эмблема
организации
Наименование организации
ПРИ1САЗ
22.12.2003 №121
Москва
О графике отпусков
В целях составления графика отпусков на 2004 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений до 15 января
2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков ис
пользования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпус
ков в 2004 г.
2. Секретарю-референту составить сводный график отпусков
ков сотрудников для утверждения.
3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя
директора Иванова B.C.
Директор
Н. И. Кузнецов
Визы
Воронова 297-45-87
398
Государственный
герб Российской
Федерации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Эмблема
организации
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРИ1САЗА
22.12.2003 №121
Москва
О графике отпусков
В целях составления графика отпусков на 2004 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений до 15 января
2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков ис
пользования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпус
ков в 2004 г.
Директор
Н. И. Сидоров
Визы:
Верно
Инспектор по кадрам
Подпись
22.12.2003
Н. А. Дорохова
399
ООО "Торговый Дом"
УКАЗАНИЕ
22.12.2003 №197
Москва
О назначении комиссии
Во исполнение приказа директора общества с ограниченной
ответственностью от 18 декабря 2003 г. № 88 о назначении комис
сии и проведении инвентаризации материальных средств
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Назначенному составу комиссии закончить проведение ин
вентаризации материальных средств до 24 января 2004 г.
2. Соблюдать следующий ежедневный распорядок работы ко
миссии: начало — 9.00; окончание — 18.00; перерыв — 13.00 —
14.00; выходные дни — суббота, воскресенье.
3. Председателю комиссии представить по окончании работы
акт инвентаризации для утверждения.
Финансовый директор
Визы:
Гончарова 129-37-85
400
А. Н. Волохов
ООО "Торговый Дом"
Коммерческий отдел
РАСПОРЯЖЕНИЕ
22.12.2003 №158
Москва
О подготовке к участию в международной выставке
В целях подготовки к участию в международной выставке "Эк
спорт — импорт 2004" в феврале 2004 г.
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Принять участие в указанной выставке следующим сотруд
никам: Петрову Н. И., Сидорову Н. К., Куприянову Ф. И.,
Короткову М. П.
2. Указанным сотрудникам до 15 января 2004 г. представить
списки предлагаемой продукции ООО "Торговый Дом" для де
монстрации в выставочном павильоне.
Начальник
коммерческого отдела
В. П. Соколов
401
ООО "Торговый Дом"
ПРОТОКОЛ
22.03.2003 № 207
Москва
собрания учредителей
Председатель — И. А. Мясников
Секретарь — Т. А. Соловьева
Присутствовали: В. Н. Андреев,
Д. И. Борисов,
М. К. Грибоедов
П0ВЕСТ1СА ДНЯ:
1. О создании общества с ограниченной ответственностью и
утверждении учредительных документов общества.
Доклад Д. И. Борисова
2. О выборах директора общества.
Доклад М. К. Грибоедова
1. СЛУШАЛИ: Борисова Д. И. — о создании общества с огра
ниченной ответственностью "Торговый Дом", рассмотрении и
утверждении учредительных документов общества.
ВЫСТУПИЛИ:
Андреев В. Н. — поддержал предложение Борисова Д. И. о
создании 0 0 0 "Торговый Дом" и о необходимости утверждения
учредительных документов общества.
ПОСТАНОВИЛИ:
Создать ООО "Торговый Дом", утвердить учредительные до
кументы и подписать их.
402
2. СЛУШАЛИ: Грибоедова М. К. — о необходимости назна
чения директора общества.
ВЫСТУПИЛИ:
Борисов Д. И. — предложил назначить на должность дирек
тора общества Андреева В. Н.
ПОСТАНОВИЛИ:
Назначить директором ООО "Торговый Дом" Андреева В. Н.
Председатель
Секретарь
Подпись
Подпись
И. А. Мясников
Т. А. Соловьева
403
ООО "Торговый Дом"
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
22.03.2003 № 207
Москва
собрания учредителей
Председатель — И. А. Мясников
Секретарь — Т. А. Соловьева
Присутствовали: В. Н. Андреев,
Д. И. Борисов,
М. К. Грибоедов
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О выборах директора общества.
Доклад М. К. Грибоедова
1.СЛУШАЛИ: Грибоедова М. К. — о необходимости назна
чения директора общества.
ВЫСТУПИЛИ:
Борисов Д. И. — предложил назначить на должность дирек
тора общества Андреева В. Н.
ПОСТАНОВИЛИ:
Назначить директором ООО "Торговый Дом" Андреева В.Н.
Председатель
Подпись
И. А. Мясников
Секретарь
Подпись
Т. А. Соловьева
Верно
Инспектор по кадрам
Подпись
22.03.2003
404
Н. А. Дорохова
ООО "Торговый Дом"
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО
С. К. Воробьев
26.03.2003
Акт
26.03.2003X9 135
Москва
состояния работы с документами
в бухгалтерии общества с ограниченной ответственностью
Основание: приказ директора ООО № 107 от 20.03.2001 г.
Составлен комиссией:
председатель — зам. директора И. С.Кудряшов
члены: инспектор по кадрам А. Н.Суровцева, бухгалтер
В. И. Петрова.
В период с 21.03.2003 г. по 26.03.2003 г. комиссия проверила
состояние работы с документами в бухгалтерии общества с огра
ниченной ответственностью.
В результате проверки установлено:
1. Правила хранения, учета и регистрации документов выпол
няются.
2. Недостаточно внимания уделяется повышению квалифика
ции сотрудников бухгалтерии.
3. Баланс ООО за 2002 г. требует дополнительной проверки.
Комиссия признала состояние работы с документами в бух
галтерии ООО удовлетворительным.
Главному бухгалтеру Сернуховой М. И. рекомендовано:
а) организовать повышение квалификации сотрудников бух
галтерии;
б) для дополнительной проверки состояния баланса общества
с ограниченной ответственностью за 2002 г. привлечь аудитор
скую организацию.
405
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. — директору ООО;
2-й экз. — в дело № 58-1.
Председатель комиссии
Члены комиссии
406
Подпись
Подпись
Подпись
И. С. Кудряшов
А. Н. Суровцева
В. И. Петрова
Коммерческий отдел
Директору ООО "Торговый дом"
г-ну Воробьеву С. К.
Докладная записка
22.03.2003 № 78
Москва
О покупке компьютеров
Довожу до вашего сведения, что в настоящее время 3 (трех)
имеющихся в коммерческом отделе компьютеров недостаточно.
В целях повышения эффективности работы коммерческого
отдела прошу рассмотреть вопрос о дополнительной покупке
2 (двух) компьютеров.
Начальник
Коммерческого отдела
Подпись
Л. И. Сухоруков
407
Наименование структурного
Подразделения
Директору ООО "Агат"
г-ну Дорохову Н. К.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Об отсутствии на работе
21.03.2003
В связи с тем, что 21.03.2003 г. я находился в судебном заседа
нии городского суда в качестве свидетеля, в этот день я отсутство
вал на работе.
О получении судебной повестки я предупредил начальника
коммерческого отдела Сухорукова Л. И.
К данной объяснительной записке прилагаю судебную повестку.
Менеджер
408
Подпись
В. И. Коротков
Образец письма-напоминания
Государственный
герб Российской
Федерации
Наименование
организации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Эмблема
организации
Директору ООО "Агат"
г-ну Дорохову Н. К.
Справочные данные
об организации
22.03.2003 №271
Об оплате продукции
Настоящим письмом напоминаем, что срок оплаты продук
ции, полученной Вами в соответствии с договором Х9 71 от
18.01.2003 г., истекает 30 марта 2003 г.
При неоплате до указанного срока полученной продукции мы
будем вынуждены обратиться с иском в арбитражный суд.
Директор
Подпись
В. И. Воронцов
Печать
Попова 921-48-70
409
Образец сопроводительного письма
Государственный
герб Российской
Федерации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Наименование
организации
Эмблема
организации
Директору ООО "Вымпел"
г-ну Иванову А, В.
Справочные данные
об организации
22.03.2003 №265
О высылке документов
Настоящим письмом в соответствии с достигнутой договорен
ностью высылаю Вам договор № 281 от 22 марта 2003 г. в 2 (двух)
экземплярах (на 1 листе).
Просим на указанных документах поставить подпись, печать
и один экземпляр вернуть в наш адрес.
Директор
Попова 921-48-70
410
Подпись
Печать
В. И. Воронцов
Образец письма-предложения
Государственный
герб Российской
Федерации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Наименование
организации
Эмблема
организации
Директору ЗАО "Премэкс''
г-ну Кузнецову А. В.
Справочные данные
об организации
22.03.2003 №272
О поставке сырья
Настоящим письмом предлагаем для Вашего предприятия сле
дующие поставки сырья, необходимые для выпуска продукции.
Наименование:
Количество:
Цена:
Сроки поставки:
В случаи Вашей заинтересованности просим дать ответ не по
зднее " "
2003 г.
Директор
Подпись
Печать
В. И. Воронцов
Попова 921-48-70
411
Образец письма-разрешения
Государственный
герб Российской
Федерации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Эмблема
организации
Директору ООО "Агат"
г-ну Дорохову Н. К.
Наименование
организации
Справочные данные
об организации
22.03.2003 №274
О приемке продукции
На Вашу просьбу о приемке без нашего представителя про
дукции, поступившей к Вам 21 марта 2003 г., в соответствии с зак
люченным между нами договором № 205 от 10 ноября 2002 г. мы
даем согласие.
Директор
Попова 921-48-70
412
Подпись
Печать
В. И. Воронцов
Образец письма-подтверждения
Государственный
герб Российской
Федерации
Герб субъекта
Российской
Федерации
Наименование
организации
Эмблема
организации
Директору ООО "Сокол"
г-ну Матвееву А. В.
Справочные данные
об организации
22.03.2003 № 274
О получении продукции
Настоящим письмом подтверждаем получение Вашей продукции
в соответствии с приложением № 1 к договору № 237 от 17 ноября
2002 г.
Претензий по количеству и качеству продукции не имеем.
Директор
Подпись
Печать
В, И. Воронцов
Попова 921-48-70
413
Прылоэ/сение 2
УПОТРЕБЛЕНИЕ НАЗВАНИЙ
В ДОКУМЕНТАХ
А. Российская Федерация
1. Протокольное старшинство
российских официальных и заслуженных лиц
Президент Российской Федерации
Председатель Правительства Российской Федерации
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Рос
сийской Федерации
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации
Председатель Верховного Суда Российской Федерации
Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Фе
дерации
Генеральный прокурор Российской Федерации
Патриарх Московский и всея Руси
Руководитель Администрации Президента Российской Феде
рации
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации
Высшие должностные лица субъектов Российской Федерации
(в порядке перечисления субъектов Российской Федерации в Кон
ституции Российской Федерации)
Первый заместитель Председателя Российской Федерации
Председатель Центральной избирательной комиссии Россий
ской Федерации
414
Министр иностранных дел Российской Федерации (примени
тельно к мероприятиям в рамках международных контактов)
Председатель Центрального банка Российской Федерации
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Правительства Российской
Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
Заместители Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации
Заместители Председателя Государственной Думы Федераль
ного Собрания Российской Федерации
Уполномоченный по правам человека
Председатель Счетной палаты Российской Федерации
Федеральные министры — руководители соответствующих
федеральных органов исполнительной власти, подведомственных
Президенту Российской Федерации
Первый заместитель, заместители Руководителя Администра
ции Президента Российской Федерации, помощники Президента
Российской Федерации
Чрезвычайные и полномочные послы Российской Федерации
в иностранных государствах, постоянные представители Россий
ской Федерации при международных организациях (применитель
но к мероприятиям в рамках международных контактов)
Руководители фракций Государственной Думы Федерально
го Собрания Российской Федерации
Федеральные министры
Председатели комитетов и комиссий палат Федерального Со
брания Российской Федерации
Начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Россий
ской Федерации
Постоянные члены Священного синода Русской православной
церкви, руководители других религиозных конфессий — члены
Совета по взаимодействию с религиозными объединениями при
Президенте Российской Федерации
415
Руководители федеральных органов исполнительной власти,
подведомственных Президенту Российской Федерации
Полномочные представители Президента Российской Федерации
Председатели государственных комитетов Российской Федерации
Советники Президента Российской Федерации
Заместитель Председателя, судья-секретарь Конституционно
го Суда Российской Федерации
Первый заместитель, заместители Председателя Верховного
Суда Российской Федерации
Первый заместитель, заместители Председателя Высшего Ар
битражного Суда Российской Федерации
Первый заместитель, заместители Генерального прокурора
Российской Федерации
Члены Совета Федерации Федерального Собрания Россий
ской Федерации
Депутаты Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации
Руководители федеральных служб и иных федеральных орга
нов исполнительной власти
Судьи Конституционного Суда Российской Федерации
Верховного Суда Российской Федерации,
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
Премьер-министры, председатели Советов Министров респуб
лик Российской Федерации
Лица, занимающие высшие должности государственной служ
бы Кавалеры ордена "За заслуги перед Отечеством" III степени
Лица, занимающие главные должности государственной служ
бы Кавалеры ордена "За заслуги перед Отечеством" IV степени
Лица, занимающие ведущие должности государственной службы
Руководители российских общественных организаций и объе
динений
Лица, занимающие старшие должности государственной
службы
Видные представители деловых кругов, деятели науки и культуры
Лица, занимающие младшие должности государственной
службы
416
2. Президент Российской Федерации.
Органы при Президенте Российской Федерации
Главой Российского государства является
Президент Российской Федерации.
2.1. Рабочие органы
Администрация Президента Российской Федерации
Организационное управление Администрации Президента Рос
сийской Федерации
Управление делопроизводства Администрации Президента
Российской Федерации
Отдел информационных баз данных Администрации Президен
та Российской Федерации
Отдел Администрации Президента Российской Федерации
по обеспечению деятельности Комиссии по вопросам гражданства
при Президенте Российской Федерации
Секретариат Руководителя Администрации Президента Рос
сийской Федерации
Пресс-служба Президента Российской Федерации
Канцелярия Президента Российской Федерации
Управление делами Президента Российской Федерации
2.2. Советы
Совет Безопасности Российской Федерации
Президентский совет
Политический консультативный совет
Совет по внешней политике при Президенте Российской Феде
рации
Совет при Президенте Российской Федерации по федератив
ной и национальной политике
Совет по местному самоуправлению в Российской Федерации
Совет по судебной реформе при Президенте Российской Феде
рации
Совет по взаимодействию с религиозными объединениями при
Президенте Российской Федерации
417
Совет по взаимодействию с общественными объединениями ве
теранов, офицеров запаса и в отставке при Президенте Россий
ской Федерации
Совет по делам инвалидов при Президенте Российской Феде
рации
Совет по делам молодеэюи при Президенте Российской Феде
рации
Совет при Президенте Российской Федерации по культуре и
искусству
Государственный экспертный совет при Президенте Россий
ской Федерации по особо ценным объектам культурного наследия
народов Российской Федерации
Совет по вопросам государственной слуэ/сбы при Президенте
Российской Федерации
Совет по кадровой политике при Президенте Российской Фе
дерации
2.3, Комиссии
Комиссия при Президенте Российской Федерации по взаимо
действию федеральных органов государственной власти и орга
нов государственной власти субъектов Российской Федерации при
проведении конституционно-правовой реформы в субъектах Россий
ской Федерации
Комиссия при Президенте Российской Федерации по подготов
ке договоров о разграничении предметов ведения и полномочий меж
ду федеральными органами государственной власти и органами
государственной власти субъектов Российской Федерации
Комиссия по вопросам гражданства при Президенте Россий
ской Федерации
Комиссия при Президенте Российской Федерации по военноп
ленным, интернированным и пропавшим без вести
Комиссия при Президенте Российской Федерации по реабили
тации лсертв политических репрессий
Комиссия по правам человека при Президенте Российской Фе
дерации
418
Комиссия по вопросам помилования при Президенте Российс
кой Федерации
Комиссия по вопросам лсенгцин, семьи и демографии при Пре
зиденте Российской Федерации
Комиссия по государственным наградам при Президенте Рос
сийской Федерации
Комиссия при Президенте Российской Федерации по Государ
ственным премиям Российской Федерации в области литературы и
искусства
Комиссия при Президенте Российской Федерации по Государ
ственным премиям Российской Федерации в области науки и техник
Комиссия по аудиторской деятельности при Президенте Рос
сийской Федерации
Временная чрезвычайная комиссия при Президенте Российской
Федерации по укреплению налоговой и бюдэ^сетной дисциплины
Государственная техническая комиссия при Президенте Рос
сийской Федерации (Гостехкомиссия России)
2Л. Управления
Управление делами Президента
Главное управление специальных программ Президента Россий
ской Федерации
Главное государственно-правовое управление Президента Рос
сийской Федерации
Главное управление казачьих войск при Президенте Россий
ской Федерации
Территориальное управление Президента Российской Федерации
Управление Президента Российской Федерации по вопросам
местного самоуправления
2.5. Службы
Государственная фельдъегерская служба
Служба внешней разведки
Федеральная служба безопасности
Федеральная служба по контролю за оборотом наркотичес
ких средств
419
2.6. Прочие органы
Комитет по конвенциальным проблемам химического и биологи
ческого оруэ^сия при Президенте Российской Федерации
Исследовательский центр частного права
Российская академия государственной службы при Президен
те Российской Федерации
Судебная палата по информационным спорам при Президенте
Российской Федерации
Государственная герольдия при Президенте Российской Фе
дерации
Архив Президента Российской Федерации
Библиотека Президента Российской Федерации
2.7. Подразделения
аппарат Совета Безопасности Российской Федерации
управление информационного обеспечения и документообо
рота Главного государственно-правового управления Президен
та Российской Федерации
отдел кадровой политики в субъектах Российской Федерации
Управления кадровой политики Президента Российской Федерации
2.8. Должности
Председатель Совета Безопасности Российской Федерации
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации
Руководитель Администрации Президента Российской Феде
рации
председатель Совета по внешней политике при Президенте
Российской Федерации
председатель Комитета по конвенциальным проблемам хими
ческого и биологического оружия при Президенте Российской
Федерации
председатель Комиссии при Президенте Российской Федера
ции по реабилитации жертв политических репрессий
помощник Президента Российской Федерации
советник Президента Российской Федерации
референт Президента Российской Федерации
420
руководитель протокола Президента Российской Федерации
полномочный представитель Президента Российской Федера
ции в Совете Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации
полномочный представитель Президента Российской Федера
ции в Государственной Думе Федерального Собрания Российс
кой Федерации
полномочный представитель Президента Российской Федера
ции в Конституционном Суде РоссийскойФедерации
первый заместитель Руководителя Администрации Президента
Российской Федерации
заместитель Руководителя Администрации Президента Рос
сийской Федерации
заместитель Руководителя Администрации Президента Россий
ской Федерации — заведующий Канцелярией Президента Россий
ской Федерации
заместитель Руководителя Администрации Президента Рос
сийской Федерации — начальник Главного контрольного управ
ления Президента Российской Федерации
заместитель Руководителя Администрации Президента Рос
сийской Федерации — пресс-секретарь Президента Российской
Федерации
начальник Управления кадров Администрации Президента
Российской Федерации
руководитель Секретариата Руководителя Администрации
Президента Российской Федерации
2.9. Квалификационные разряды
Названия квалификационных разрядов федеральных государ
ственных служащих пишутся со строчной буквы:
действительный государственный советник Российской Феде
рации 1 (2, 3) класса
государственный советник Российской Федерации 1 (2,3) класса
советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса
советник государственной службы 1 (2, 3) класса
референт государственной службы 1 (2, 3) класса
421
3. Федеральное Собрание Российской Федерации
Федеральное Собрание—парламент Российской Федерации —
является представительным и законодательным органом Россий
ской Федерации.
Федеральное Собрание Российской Федерации состоит из двух
палат: Совета Федерации и Государственной Думьи
Для осуществления контроля за исполнением федерального
бюджета Совет Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания Рос
сийской Федерации образуют Счетную палату Российской Феде
рации, возглавляемую Председателем Счетной палаты Россииской Федерации.
4. Совет Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации
4 1 . Комитеты, комиссии, рабочие органы и подразделения
В проектах федеральных конституционных законов, федераль
ных законов, постановлений, заявлений, обращений и других ак
тов палаты рекомендуется употреблять полные названия комите
тов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов, струк
турных подразделений Аппарата Совета Федерации, должностей.
С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в
полных названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею
рабочих органов, рабочих органов при Председателе Совета Фе
дерации Федерального Собрания Российской Федерации, струк
турных подразделений Аппарата Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации:
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Феде
рации
Комитет Совета Федерации по конституционному законода
тельству и судебно-правовым вопросам
Комитет Совета Федерации по вопросам безопасности и обо
роны
Комитет Совета Федерации по бюдэ/сету, налоговой политике,
финансовому, валютному и тамоэ/сенному регулированию, банков
ской деятельности
422
Комитет Совета Федерации по вопросам социальной политики
Комитет Совета Федерации по вопросам экономической политики
Комитет Совета Федерации по международным делам
Комитет Совета Федерации по делам Содружества Независи
мых Государств
Комитет Совета Федерации по аграрной политике
Комитет Совета Федерации по науке, культуре, образованию,
здравоохранению и экологии
Комитет Совета Федерации по делам Федерации, Федератив
ному договору и региональной политике
Комитет Совета Федерации по делам Севера и малочисленных
народов
Комиссия Совета Федерации по регламенту и парламентским
процедурам
Мандатная комиссия Совета Федерации
Счетная комиссия Совета Федерации
Комиссия по федеральной, меэ/срегиональной и региональной со
циально-экономической политике при Председателе Совета Феде
рации Федерального Собрания Российской Федерации
Научно-экспертный совет при Председателе Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации
Общественный совет по малому предпринимательству при
Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Россий
ской Федерации
Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Россий
ской Федерации
Секретариат Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации
Секретариат заместителя Председателя Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации
Пресс-служба Совета Федерации
Управление меэ^сдународных связей Аппарата Совета Федерации
Управление кадров и государственной службы Аппарата
Совета Федерации
Правовое управление Аппарата Совета Федерации
Информационно-аналитическое управление Аппарата Совета
Федерации
423
Управление по организации работы Совета Федерации и взаи
мосвязи с органами государственной власти субъектов Россий
ской Федерации (Организационное управление) Аппарата Совета
Федерации
Управление делопроизводства Аппарата Совета Федерации
Управление делами Аппарата Совета Федерации
Со строчной буквы пишутся названия согласительных и иных
комиссий, образованных Советом Федерации (в том числе совме
стно с другими федеральными органами государственной влас
ти), названия подразделений, рабочих органов, образованных для
обеспечения проведения заседаний палаты:
аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам экономи
ческой политики
редакционно-издательский отдел Управления делопроизвод
ства Аппарата Совета Федерации
постоянная наблюдательная комиссия Совета Федерации Фе
дерального Собрания Российской Федерации по вопросу осети
но-ингушского конфликта
группа по контролю за использованием электронной системы
рабочий секретариат заседаний Совета Федерации
согласительная комиссия
4.2. Должности
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Рос
сийской Федерации
Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации
заместитель Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Совета Федерации по конституцион
ному законодательству и судебно-правовым вопросам
председатель Комиссии Совета Федерации по регламенту и
парламентским процедурам
заместитель председателя Комитета Совета Федерации по воп
росам социальной политики
424
первый заместитель (заместитель) Руководителя Аппарата Со
вета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
заместитель Руководителя Аппарата Совета Федерации Фе
дерального Собрания Российской Федерации — начальник Уп
равления делами
руководитель Секретариата Председателя Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации
помощник Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации
помощник Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации — пресс-секретарь
советник Председателя Совета Федерации Федерального Со
брания Российской Федерации
начальник Правового управления Аппарата Совета Федерации
начальник отдела межпарламентского сотрудничества Управ
ления международных связей Аппарата Совета Федерации
руководитель аппарата Комитета Совета Федерации по науке,
культуре, образованию, здравоохранению и экологии
5. Государственная Дума Федерального Собрания
Российской Федерации
5.1. Комитеты, комиссии, рабочие органы и подразделения
С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в
названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабо
чих органов, структурных подразделений Аппарата Государствен
ной Думы Федерального Собрания Российской Федерации:
Государственная Дума Федерального Собрания Российской
Федерации
Совет Государственной Думы
Мандатная комиссия Государственной Думы
Счетная комиссия Государственной Думы
Межпарламентская группа Российской Федерации
Комитет Государственной Думы по аграрным вопросам
Комитет Государственной Думы по безопасности
Комитет Государственной Думы по бюдлсету и налогам
425
Комитет Государственной Думы по вопросам местного само
управления
Комитет Государственной Думы по государственному строи
тельству
Комитет Государственной Думы по делам женщин, семьи и
молодеэ/си
Комитет Государственной Думы по делам национальностей
Комитет Государственной Думы по делам общественных объе
динений и религиозных организаций
Комитет Государственной Думы по делам Содружества
Независимых Государств и связям с соотечественниками
Комитет Государственной Думы по делам Федерации
и региональной политике
Комитет Государственной Думы по законодательству
Комитет Государственной Думы по информационной политике
Комитет Государственной Думы по кредитным организациям
и финансовым рынкам
Комитет Государственной Думы по культуре и туризму
Комитет Государственной Думы по ме:исдународным делам
Комитет Государственной Думы по обороне
Комитет Государственной Думы по образованию и науке
Комитет Государственной Думы по охране здоровья и спорту
Комитет Государственной Думы по природным ресурсам и при
родопользованию
Комитет Государственной Думы по проблемам Севера и Даль
него Востока
Комитет Государственной Думы по промышленности, строи
тельству и наукоемким технологиям
Комитет Государственной Думы по Регламенту и организации
работы Государственной Думы
Комитет Государственной Думы по собственности
Комитет Государственной Думы по труду, социальной поли
тике и делам ветеранов
Комитет Государственной Думы по экологии
Комитет Государственной Думы по экономической политике и
предпринимательству
426
Комитет Государственной Думы по энергетике, транспорту и
связи
Комиссия Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации по изучению практики применения изби
рательного законодательства Российской Федерации при подготов
ке и проведении выборов и референдумов в Российской Федерации
Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Рос
сийской Федерации
Секретариат Председателя Государственной Думы Федераль
ного Собрания Российской Федерации
Секретариат Первого заместителя Председателя Государствен
ной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Секретариат заместителя Председателя Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
Секретариат Руководителя Аппарата Государственной Думы
Аналитическое управление Аппарата Государственной Думы
Организационное управление Аппарата Государственной Думы
Правовое управление Аппарата Государственной Думы
Пресс-служба Государственной Думы
Управление делами Государственной Думы
Управление документационного обеспечения Аппарата Государ
ственной Думы
Управление информационно-технологического обеспечения Ап
парата Государственной Думы
Управление кадров и государственной службы Аппарата Госу
дарственной Думы
Управление межпарламентских связей Аппарата Государ
ственной Думы
Отдел по защите государственной тайны Аппарата Государ
ственной Думы
Отдел лингвистической экспертизы законопроектов Правово
го управления Аппарата Государственной Думы
Парламентская библиотека
Приемная Государственной Думы
Архив Государственной Думы
427
Со строчной буквы пишутся названия согласительных и иных
комиссий, образованных Государственной Думой (в том числе
совместно с другими федеральными органами государственной
власти), названия подразделений, рабочих органов, образованных
для обеспечения проведения заседаний палаты:
аппарат Комитета Государственной Думы по обороне
депутатская комиссия
согласительная комиссия
5.2. Должности
С прописной буквы пишутся:
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации
Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерально
го Собрания Российской Федерации
Со строчной буквы пишутся:
заместитель Председателя Государственной Думы Федераль
ного Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Государственной Думы по обороне
председатель Мандатной комиссии Государственной Думы
заместитель председателя Комитета Государственной Думы по
культуре
первый заместитель Руководителя Аппарата — управляющий
делами Государственной Думы
заместитель Руководителя Аппарата Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
руководитель Секретариата Председателя Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации
помощник Председателя Государственной Думы Федерально
го Собрания Российской Федерации
советник Председателя Государственной Думы Федерально
го Собрания Российской Федерации
428
начальник Организационного управления Аппарата Государ
ственной Думы
руководитель аппарата Комитета Государственной Думы по
безопасности
6. Правительство Российской Федерации
Федеральные органы исполнительной власти.
Органы при Правительстве Российской Федерации
В наименованиях федеральных органов исполнительной влас
ти пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные.
Слова министерство, государственный комитет, агентство,
федеральная слуэюба, комиссия во множественном числе или не в
качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти
слова употребляются в документе вместо полного названия при
повторении, возможно их написание с прописной буквы.
В федеральных конституционных законах, федеральных зако
нах, актах, принимаемых палатами Федерального Собрания Рос
сийской Федерации, указах Президента Российской Федерации,
постановлениях Правительства Российской Федерации рекомен
дуется употреблять полные наименования федеральных органов
исполнительной власти.
В распоряжениях Президента Российской Федерации, пред
седателей палат Федерального Собрания Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, стенограммах и прото
колах заседаний и совещаний, служебных письмах, а также в до
кументах справочного характера и приложениях (нетекстовых)
к перечисленным актам рекомендуется употреблять сокращен
ные наименования федеральных органов исполнительной влас
ти.
Не склоняются буквенные аббревиатуры и сокращенные наи
менования, в состав которых входит слово в родительном падеже.
6.1. Правительство Российской Федерации
Исполнительную власть Российской Федерации осуществля
ет Правительство Российской Федерации.
429
в качестве постоянного органа Правительства Российской
Федерации действует Президиум Правительства Российской Фе
дерации.
Правительство Российской Федерации состоит из Председа
теля Правительства Российской Федерации, заместителей Пред
седателя Правительства Российской Федерации и федеральных
министров.
6.2. Федеральные органы исполнительной власти
Не склоняются буквенные аббревиатуры, если они читаются
по названиям букв, а также сложносокращенные слова, в состав
которых входит существительное в родительном падеже, напри
мер: МЧС, Минобороны и т. д.
6.2.1. Министерства
Министерство внутренних дел Российской Федерации
Министерство Российской Федерации по делам граэюданской
обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий сти
хийных бедствий
Министерство экономического развития и торговли Российс
кой Федерации
Министерство здравоохранения и социального развития Россий
ской Федерации
Министерство иностранных дел Российской Федерации
Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации
Министерство обороны Российской Федерации
Министерство образования и науки Российской Федерации
Министерство транспорта Российской Федерации
Министерство информационных технологий и связи Российской
Федерации
Министерство промышленности и энергетики Российской Фе
дерации
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Министерство финансов Российской Федерации
Министерство природных ресурсов Российской Федерации
Министерство юстиции Российской Федерации
6.2.2. Комиссии
Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг
Федеральная энергетическая комиссия Российской Федерации
6.2.3. Службы
Министерство обороны:
Федеральная служба по военно-техническому сотрудничеству
Федеральная служба по оборонному заказу
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю
Министерство юстиции:
Федеральная служба исполнения наказаний
Федеральная регистрационная служба
Федеральная служба судебных приставов
Министерство здравоохранения и социального развития:
Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потре
бителей и благополучия человека
Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и
социального развития
Федеральная служба по труду и занятости
Министерство образования и науки:
Федеральная служба по интеллектуальной собственности, па
тентам и товарным знакам
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки
Министерство экономического развития и торговли:
Федеральная таможенная служба
Министерство транспорта:
Федеральная служба по надзору в сфере транспорта
Министерство информационных технологий и связи Россий
кой Федерации:
Федеральная служба по надзору в сфере связи
Министерство финансов:
Федеральная налоговая служба
Федеральная служба страхового надзора
Федеральная служба финансово-бюджетного надзора
Федеральная служба по финансовому мониторингу
Федеральное казначейство (федеральная служба)
431
Министерство сельского хозяйства:
Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному
надзору
Министерство природных ресурсов:
Федеральная служба по надзору в сфере природопользования
Ъ.2Л. Агентства
Министерство обороны:
Федеральное агентство специального строительства
Министерство здравоохранения и социального развития:
Федеральное агентство по здравоохранению и социальному
развитию
Федеральное агентство по физической культуре, спорту и ту
ризму
Министерство культуры и массовых коммуникаций:
Федеральное агентство по культуре и кинематографии
Федеральное архивное агентство
Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям
Министерство экономического развития и торговли:
Федеральное агентство по государственным резервам
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости
Федеральное агентство по управлению федеральным имуще
ством
Министерство промышленности и энергетики:
Федеральное агентство по промышленности
Федеральное агентство по строительству и жилищно-комму
нальному хозяйству
Федеральное агентство по техническому регулированию и мет
рологии
Федеральное агентство по энергетике
Министерство транспорта:
Федеральное агентство воздушного транспорта
Федеральное дорожное агентство
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
Федеральное агентство морского и речного транспорта
Федеральное агентство геодезии и картографии
Министерство сельского хозяйства:
432
Федеральное агентство по рыболовству
Федеральное агентство по сельскому хозяйству
Министерство природных ресурсов:
Федеральное агентство водных ресурсов
Федеральное агентство лесного хозяйства
Федеральное агентство по недропользованию
6.2.5. Надзоры
Федеральный горный и промышленный надзор России
Федеральный надзор России по ядерной и радиационной безо
пасности
6.3. Федеральные службы и федеральные агентства,
руководство которыми осуществляет Правительство
Российской Федерации
Федеральная антимонопольная служба
Федеральная служба по тарифам
Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу
окружающей среды
Федеральная служба государственной статистики
Федеральная служба по финансовым рынкам
Федеральная служба по экологическому, технологическому и
атомному адзору
Федеральное агентство по атомной энергии
Федеральное космическое агентство
Федеральная служба охраны Российской Федерации
Федеральная миграционная служба МВД Российской Федерации
Федеральная служба безопасности Российской Федерации
Служба внешней разведки Российской Федерации
Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации
Полномочное представительство Правительства Российской
Федерации в Федеральном Собрании Российской Федерации
Совет по аграрной политике при Правительстве Российской
Федерации
Совет при Правительстве Российской Федерации по вопросам
банковской деятельности
433
Совет по присуэ1сдению премий Президента Российской Феде
рации и премий Правительства Российской Федерации в области
образования
Совет по присуэ/сдению премий Правительства Российской Фе
дерации в области качества
Совет по присуждению премий Правительства Российской Фе
дерации в области науки и техники
Совет при Правительстве Российской Федерации по вопросам
социального развития
Консультативный совет по иностранным инвестициям в России
Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации
Экспертный совет по грантам Правительства Российской Фе
дерации в сфере средств массовой информации
Комиссия Правительства Российской Федерации по борьбе с незаконными экспортно-импортными валютно-финансовыми операция
Комиссия Правительства Российской Федерации по защитным
мерам во внешней торговле и тамолсенно-тарифной политике
Комиссия по вопросам международной гуманитарной и тех
нической помощи при Правительстве Российской Федерации
Комиссия по вопросам религиозных объединений при Прави
тельстве Российской Федерации
Комиссия Правительства Российской Федерации по вопросам экс
пертной оцешш количества, качества и цены экспортируемых товар
Комиссия Правительства Российской Федерации по контро
лю за предоставлением налоговых и таможенных льгот
Комиссия Правительства Российской Федерации по обеспече
нию завоза товаров в районы Крайнего Севера и приравненные к ним
местности
Комиссия Правительства Российской Федерации по оператив
ным вопросам
Комиссия Правительства Российской Федерации по реализа
ции Федеральной целевой программы экономического и социального
развития Дальнего Востока и Забайкалья на 1996—2005 годы
Комиссия Правительства Российской Федерации по совершен
ствованию налогового законодательства
434
Комиссия правительства Российской Федерации по экономи
ческой реформе
Правительственная комиссия по экспортному контролю Рос
сийской Федерации (Экспортконтролъ России)
Межведомственная комиссия по делам несовершеннолетних
при Правительстве Российской Федерации
Межведомственная комиссия по авиационной безопасности при
Правительстве Российской Федерации
Правительственная комиссия по вопросам Содружества Не
зависимых Государств
Правительственная комиссия по выдаче разрешений на исполь
зование наименований "Россия*\ **Российская Федерация"
Правительственная комиссия по выбору районов для размеще
ния объектов по уничтожению химического оружия на террито
рии Российской Федерации
Правительственная комиссия по государственному внешнему
долгу и финансовым активам Российской Федерации
Правительственная комиссия по государственной поддержке
развития регионов Российской Федерации
Правительственная комиссия по комплексному решению про
блем ядерного оружия
Правительственная комиссия по научно-технической политике
Правительственная комиссия по координации деятельности и
оперативному решению вопросов в сфере охраны ж:ивых ресурсо
территориальных вод, континентального шельфа, исключитель
экономической зоны Российской Федерации, Каспийского и Азовск
го морей
Правительственная комиссия Российской Федерации по обес
печению безопасности дороэ^сного движения
Правительственная комиссия по окружающей среде и природо
пользованию
Правительственная комиссия Российской Федерации по поjwapHOu безопасности
Правительственная комиссия по предотвращению критических
ситуаций на рынке труда в отдельных регионах
435
Правительственная комиссия по противодействию злоупотреб
лению наркотическими средствами и их незаконному обороту
Правительственная комиссия по реформированию жилищнокоммунального хозяйства в Российской Федерации
Правительственная комиссия по совершенствованию структу
ры органов исполнительной власти в Российской Федерации
Правительственная комиссия по делам соотечественников за
рубелсом
Правительственная комиссия по социальным вопросам военнослуэк:ащих, граэ1сдан, уволенных с военной слулсбы, и членов их семей
Правительственная комиссия по вопросам финансовой и денеж
но-кредитной политики
Продовольственная комиссия Правительства Российской Фе
дерации
Санитарно-противоэпидемическая комиссия Правительства
Российской Федерации
Федеральная комиссия при Правительстве Российской Феде
рации по обеспечению контроля за управлением и приватизацией
объектов, предприятий и организаций оборонного комплекса
Федеральная комиссия при Правительстве Российской Феде
рации по обеспечению формирования доходов федерального бюдэ/сета за счет средств от приватизации
Государственная хлебная инспекция при Правительстве Рос
сийской Федерации (Росгосхлебинспекция)
Рабочий центр экономических реформ при Правительстве Рос
сийской Федерации
Российский центр международного научного и культурного со
трудничества при Правительстве Российской Федерации
Российский государственный военный историко-культурный
центр при Правительстве Российской Федерации (Росвоенцентр)
Центр экономической конъюнктуры при Правительстве Россий
ской Федерации
Академия народного хозяйства при Правительстве Россий
ской Федерации
Финансовая академия при Правительстве Российской Феде
рации
436
Институт законодательства и сравнительного правоведения
при Правительстве Российской Федерации
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социаль
но-трудовых отношений
Федеральная инспекция труда при Министерстве труда и со
циального развития Российской Федерации (Рострудинспекция)
Федеральная продовольственная корпорация при Министер
стве сельского хозяйства Российской Федерации
Государственный фонд драгоценных металлов и драгоценных
камней Российской Федерации (Госфонд России)
Государственное учреждение по формированию Государствен
ного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней Россий
ской Федерации, хранению, отпуску и использованию драгоценных
металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Рос
сийской Федерации (Гохран России)
Названия департаментов, главных управлений, управлений
Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральных
органов исполнительной власти пишутся с прописной буквы, на
звания отделов — со строчной. При отсутствии полного названия
слова департамент, главное управление, управление пишутся со
строчной буквы.
Департамент науки, образования и высоких технологий Аппа
рата Правительства Российской Федерации
Административный департамент Аппарата Правительства
Российской Федерации
Управление протокола Правительства Российской Федерации
Аппарата Правительства Российской Федерации
Главное управление федерального казначейства Министерства
финансов Российской Федерации
отдел телерадиовещания Департамента культуры и информа
ции Аппарата Правительства Российской Федерации
6.4. Должности
Председатель Правительства Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Правительства Российской
Федерации
Министр юстиции Российской Федерации
437
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федера
ции — Министр Российской Федерации
председатель Федеральной энергетической комиссии Россий
ской Федерации
руководитель Федерального архивного агентства
директор Федеральной службы по финансовым рынкам Рос
сийской Федерации
председатель Совета по аграрной политике при Правитель
стве Российской Федерации
начальник Государственной хлебной инспекции при Прави
тельстве Российской Федерации — главный государственный
хлебный инспектор Российской Федерации
заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации
начальник отдела регулирования внешнеэкономической дея
тельности Департамента международного сотрудничества Аппа
рата Правительства Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Фе
дерации в Совете Федерации Федерального Собрания Россий
ской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Фе
дерации в Государственной Думе Федерального Собрания Рос
сийской Федерации
руководитель Секретариата Заместителя Председателя Пра
вительства Российской Федерации
первый заместитель Руководителя Аппарата Правитедьства
Российской Федерации
7. Судебная система. Прокуратура
7.1. Высшие органы и должности
Названия высших органов и должностей в системе судебной
власти и прокурорского надзора Российской Федерации пишутся:
Конституционный Суд Российской Федерации
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации
Верховный Суд Российской Федерации
Председатель Верховного Суда Российской Федерации
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации
438
Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Фе
дерации
Генеральная прокуратура Российской Федерации
Генеральный прокурор Российской Федерации
Названия соответствующих органов и должностей в субъек
тах Российской Федерации пишутся:
Верховный Суд Республики Башкортостан
Председатель Верховного Суда Республики Башкортостан
Арбитражный суд Республики Ингушетия
председатель Арбитражного суда Республики Ингушетия
Арбитражный суд Ханты-Мансийского автономного округа
председатель Арбитражного суда Ханты-Мансийского авто
номного округа
Арбитражный суд Тюменской области
председатель Арбитражного суда Тюменской области
С прописной буквы пишутся:
Пленум Верховного Суда Российской Федерации
Президиум Верховного Суда Российской Федерации
Судебный департамент при Верховном Суде Российской Фе
дерации
Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Феде
рации
Во всех остальных случаях слова суд, прокуратура, пленум суда,
президиум суда, государственный арбитражи:, а также прокуро
судья, государственный арбитр пишутся со строчной буквы.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской
Федерации, член коллегии Генеральной прокуратуры Российской
Федерации, председатель Федерального арбитражного суда Мос
ковского округа
7.2. Федеральные арбитражные суды
Названия федеральных арбитражных судов округов пишутся:
Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа. Федераль
ный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа. Федераль
ный арбитражный суд Дальневосточного округа. Федеральный
439
арбитражный суд Западно-Сибирского округа. Федеральный ар
битражный суд Московского округа. Федеральный арбитражный
суд Поволжского округа. Федеральный арбитражный суд Севе
ро-Западного округа. Федеральный арбитражный суд Северо-Кав
казского округа. Федеральный арбитражный суд Уральского ок
руга, Федеральный арбитражный суд Центрального округа
7.3. Региональные и местные суды
Если название суда начинается с географического определе
ния, то оно пишется с прописной буквы. Например:
Краснодарский краевой суд, Кировский областной суд. Мос
ковский городской суд. Первомайский районный суд
Симоновский межмуниципальный (районный) суд Южного
административного округа г. Москвы
7.4. Классные чины
Названия классных чинов работников органов юстиции и госу
дарственного нотариата пишутся со строчной буквы:
государственный советник юстиции 1 (2, 3) класса
8. Избирательная система
8.1. Центральная избирательная комиссия
Органы при Центральной избирательной комиссии
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
Научно-методический совет при Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Федеральный центр информатизации при Центральной изби
рательной комиссии Российской Федерации
аппарат Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации
8.2. Региональные и местные комиссии
избирательная комиссия субъекта Российской Федерации
окружная избирательная комиссия
территориальная (районная, городская и другие) избиратель
ная комиссия
участковая избирательная комиссия
440
8.3. Избирательные округа
федеральный избирательный округ
одномандатный избирательный округ
8.4. Должности
Председатель Центральной избирательной комиссии Россий
ской Федерации
заместитель Председателя Центральной избирательной комис
сии Российской Федерации
секретарь Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации
председатель участковой (окружной) избирательной комиссии
9. Субъекты Российской Федерации
Субъекты Российской Федерации: республики, края, области,
города федерального значения, автономная область и автоном
ные округа.
9.1. Республики
Республика Адыгея (Адыгея)
Республика Алтай
Республика Башкортостан
Республика Бурятия
Республика Дагестан
Республика Ингушетия
Кабардино-Балкарская Республика
Республика Калмыкия
Карачаево-Черкесская Республика
Республика Карелия
Республика Коми
Республика Марий Эл
Республика Мордовия
Республика Саха (Якутия)
Республика Северная Осетия-Алания
Республика Татарстан (Татарстан)
Республика Тува
441
Удмуртская Республика
Республика Хакасия
Чеченская Республика
Чувашская Республика
9.1.1. Органы законодательной власти
Названия законодательных (представительных) органов госу
дарственной власти субъектов Российской Федерации пишутся:
Государственный Совет Республики Адыгея
Государственное Собрание Республики Алтай
Государственное Собрание Республики Башкортостан
Народный Хурал Республики Бурятия
Народное Собрание Республики Дагестан
Народное Собрание — Парламент Республики Ингушетия
Парламент Кабардино-Балкарской Республики
Народный Хурал (Парламент) Республики Калмыкия
Народное Собрание Карачаево-Черкесской Республики
Законодательное Собрание Республики Карелия ;
Государственный Совет Республики Коми
Государственное Собрание Республики Марий Эл
Государственное Собрание Республики Мордовия
Государственное Собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия)
Парламент Республики Северная Осетия-Алания
Государственный Совет Республики Татарстан
Верховный Хурал (Парламент) Республики Тува
Государственный Совет Удмуртской Республики
Верховный Совет Республики Хакасия
Парламент Чеченской Республики
Государственный Совет Чувашской Республики
9.1.2. Органы исполнительной власти
Названия органов исполнительной власти субъектов Россий
ской Федерации пишутся:
Кабинет Министров Республики Адыгея
Правительство Республики Алтай
Кабинет Министров Республики Башкортостан
442
Правительство Республики Бурятия
Правительство Республики Дагестан
Правительство Республики Ингушетия
Кабинет Министров Кабардино-Балкарской Республики
Правительство Республики Калмыкия
Правительство Карачаево-Черкесской Республики
Правительство Республики Карелия
Правительство Республики Коми
Правительство Республики Марий Эл
Правительство Республики Мордовия
Правительство Республики Саха (Якутия)
Правительство Республики Северная Осетия-Алания
Кабинет Министров Республики Татарстан
Правительство Республики Тува
Правительство Удмуртской Республики
Правительство Республики Хакасия
Правительство Чеченской Республики
Кабинет Министров — Правительство Чувашской Респуб
лики
9.1.3. Должности
Президент Республики Татарстан
Глава Карачаево-Черкесской Республики
Премьер-министр Республики Адыгея
Председатель Правительства Удмуртской Республики
Глава Правительства Республики Тува
9.2. Другие субъекты Российской Федерации
9.2.1. Органы законодательной власти
Алтайское краевое Законодательное Собрание
Законодательное Собрание Краснодарского края
Законодательное Собрание Красноярского края
Дума Приморского края
Государственная Дума Ставропольского края
Хабаровская краевая Дума
443
Амурский областной Совет народных депутатов
Архангельское областное Собрание депутатов
Астраханское областное Представительное Собрание
Белгородская областная Дума
Брянская областная Дума
Законодательное Собрание Владимирской области
Волгоградская областная Дума
Законодательное Собрание Вологодской области
Воронежская областная Дума
Законодательное Собрание Ивановской области
Законодательное Собрание Иркутской области
Калининградская областная Дума
Законодательное Собрание Калужской области
Законодательное Собрание Камчатской области
Законодательное Собрание Кемеровской области
Кировская областная Дума
Костромская областная Дума
Курганская областная Дума
Курская областная Дума
Законодательное Собрание Ленинградской области
Липецкое областное Собрание депутатов
Магаданская областная Дума
Московская областная Дума
Мурманская областная Дума
Законодательное Собрание Нижегородской области
Новгородская областная Дума
Новосибирский областной Совет депутатов
Законодательное Собрание Омской области
Законодательное Собрание Оренбургской области
Орловская областная Дума
Законодательное Собрание Пензенской области
Законодательное Собрание Пермской области
Псковское областное Собрание депутатов
Законодательное Собрание Ростовской области
Рязанская областная Дума
Самарская губернская Дума
444
Саратовская областная Дума
Сахалинская областная Дума
Законодательное Собрание Свердловской области
Смоленская областная Дума
Тамбовская областная Дума
Законодательное Собрание Тверской области
Государственная Дума Томской области
Тульская областная Дума
Тюменская областная Дума
Законодательное Собрание Ульяновской области
Законодательное Собрание Челябинской области
Читинская областная Дума
Государственная Дума Ярославской области
Московская городская Дума
Законодательное Собрание Санкт-Петербурга
Законодательное Собрание Еврейской автономной области
Агинская Бурятская окружная Дума — Парламент
Законодательное Собрание Коми-Пермяцкого автономного
округа
Дума Корякского ав! ономного округа
Собрание депутатов Ненецкого автономного округа
Дума Таймырского автономного округа
Дума Усть-Ордынского Бурятского автономного округа
Дума Ханты-Мансийского автономного округа
Дума Чукотского автономного округа
Законодательный Суглан Эвенкийского автономного округа
Государственная Дума Ямало-Ненецкого автономного округа
9.2.2. Органы исполнительной власти
В краях, областях, городах федерального значения и автоном
ных образованиях в качестве органов исполнительной власти фун
кционируют администрации (правительства):
администрация Алтайского края
администрация Псковской области
правительство Свердловской области
правительство Москвы
445
правительство Санкт-Петербурга
администрация Еврейской автономной области:
администрация Коми-Пермяцкого автономного округа
Со строчной буквы пишутся: мэрия Москвы, мэрия г. Новгорода
представительство администрации Пензенской области при
Правительстве Российской Федерации
9.2.3. Должности
председатель Законодательного Собрания Свердловской об
ласти
глава администрации Калужской области
губернатор Тверской области
мэр Москвы, премьер правительства Москвы
губернатор Санкт-Петербурга,
председатель правительства Санкт-Петербурга
глава местного самоуправления г. Калининграда
глава администрации Каширского района
9.3. Межрегиональные ассоциации
Названия межрегиональных ассоциаций экономического вза
имодействия субъектов Российской Федерации пишутся:
Ассоциация "Большая Волга" по экономическому взаимодей
ствию республик и областей Поволжья Российской Федерации
Ассоциация социально-экономического сотрудничества рес
публик, краев и областей Северного Кавказа
Ассоциация экономического взаимодействия областей и рес
публик Уральского региона
Ассоциация экономического взаимодействия областей Цент
рально-Черноземного региона Российской Федерации "Чернозе
мье"
Ассоциация экономического взаимодействия территорий Се
веро-Запада Российской Федерации
Межрегиональная Ассоциация "Сибирское соглашение"
Межрегиональная ассоциация экономического взаимодей
ствия субъектов Федерации Дальнего Востока и Забайкалья
Межрегиональная ассоциация экономического взаимодей
ствия субъектов Федераиии "Центральная Россия"
446
10. Федеральные округа
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
полномочный представитель Президента Российской Федера
ции в Центральном федеральном округе
11. Вооруженные СилыРоссийской Федерации
11.1. Виды Вооруженных Сил, рода войск и спецвойска, тыл
Сухопутные войска
Военно-Морской Флот
Военно-воздушные силы и Войска противовоздушной обороны
Ракетные войска стратегического назначения
Воздушно-десантные войска
Железнодорожные войска Российской Федерации
Тьш Вооруженных Сил Российской Федерации
войска Гражданской обороны
внутренние войска Министерства внутренних дел Российской
Федерации
войска Федерального агентства правительственной связи и
информации при Президенте Российской Федерации
пограничные войска Федеральной службы безопасности Рос
сийской Федерации
11.2. Органы управления
Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации
Главное оперативное управление Генерального штаба Воору
женных Сил Российской Федерации
Главное командование Сухопутных войск
11.3. Должности
Верховный Главнокомандующий Вооруженными Силами Рос
сийской Федерации
447
начальник Генерального штаба Вооруженных Сил — первый
заместитель Министра обороны Российской Федерации
начальник Связи Вооруженных Сил Российской Федерации
главнокомандующий Военно-Морским Флотом
главнокомандующий Сухопутными войсками
командующий Воздушно-десантными войсками
командующий войсками Московского военного округа
командующий Северным флотом
12. Средства массовой информации
Всероссийская государственная телевизионная и радиовеща
тельная компания (ВГТРК)
Информационное телеграфное агентство России (ИТАРТАСС)
Российское информационное агентство "Новости" (РИА
"Новости")
общероссийская государственная радиовещательная компания
"Маяк"
общероссийский государственный телевизионный канал
"Культура"
акционерное общество "Общественное российское телевиде
ние" (ОРТ)
открытое акционерное общество "Телерадиокомпания "Петер
бург"
еженедельник "Аргументы и факты"
газета "Российские вести"
Названия должностей руководителей средств массовой инфор
мации пишутся со строчной буквы. Например:
председатель ВГТРК...
директор РТР
главный редактор "Российской газеты"
13. Религиозные организации
Русская православная церковь
Священный синод Русской православной церкви
Архиерейский собор Русской православной церкви
448
Поместный собор Русской православной церкви
Московская патриархия
Отдел внешних церковных сношений Московской патриархии
Евангелическо-лютеранская церковь
Апостольская администратура для католиков латинского об
ряда азиатской части России
Апостольская администратура для католиков латинского об
ряда европейской части России
Союз евангельских христиан-баптистов России
Союз христиан веры евангельской — пятидесятников России
Российский совет Древнеправославной поморской церкви
Конгресс еврейских религиозных общин и организаций Рос
сии
Украинская православная церковь Московского патриархата
Украинская греко-католическая церковь
Белорусский экзархат
Армянская апостольская церковь
Грузинская православная церковь
Центральное духовное управление мусульман России и евро
пейских стран СНГ
Духовное управление мусульман Центрально-Европейского
региона России
Высший координационный центр духовных управлений му
сульман России
Патриарх Московский и всея Руси
митрополит Санкт-Петербургский и Ладожский
архиепископ Владимирский и Суздальский
Верховный Патриарх-Католикос всех армян
Архиепископ Мцхетский и Тбилисский, Католикос-Патриарх
всея Грузии
председатель Центрального духовного управления мусульман
России и европейских стран СНГ
председатель Духовного управления мусульман ЦентральноЕвропейского региона России
председатель исполкома Высшего координационного центра
духовных управлений мусульман России
449
14. Учреждения, объединения, предприятия
141. Общественные объединения
В названиях общественных движений, политических партий,
профсоюзов, фондов, творческих союзов и других общественных
объединений с прописной буквы пишутся первое слово и имена
собственные. Например:
Всероссийская конфедерация труда
Российская оборонная спортивно-техническая организация
Олимпийский комитет России
Союз женщин России
Российский детский фонд
Российское общество Красного Креста
Ме^юдународная ассоциация фондов мира
Ассоциация коренных малочисленных народов Севера и Дальнег
Востока
Ассоциация крестьянских (фермерских) хозяйств и сельскохо
зяйственных кооперативов России (АККОР)
Российский союз промышленников и предпринимателей
Российский творческий союз работников культуры
Федерация независимых профсоюзов России (ФНПР)
Российская объединенная социал-демократическая партия
(РОСДП)
Аграрная партия России
Союз театральных деятелей Российской Федерации
Союз художников России
Российский благотворительный центр
Первое слово названия общественного объединения при на
личии условного наименования, заключенного в кавычки, а так
же название его центрального органа, если эти названия не начи
наются словом Всероссийский, пишутся со строчной буквы. Напри
мер:
партия "Единство"
общество "Знание" России
правление Союза кинематографистов России
совет Конфедерации журналистских союзов
450
но:
Всероссийский союз "Обновление"
Названия должностей руководителей общественных объеди
нений пишутся со строчной буквы. Например:
председатель Федерации независимых профсоюзов России
президент Союза предпринимателей и арендаторов России
14.2. Учреждения
В названиях учреждений, организаций и фондов единичного
характера с прописной буквы пишутся первое слово и имена соб
ственные.
142.1. Финансовые, государственные,
общественные учреждения
Центральный банк Российской Федерации (Банк России)
Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк Рос
сии)
Банк внешней торговли (Внешторгбанк)
Всероссийский банк развития регионов Российский банк ре
конструкции и развития (РБРР)
Центральный союз потребительских обществ Российской Фе
дерации (Центросоюз России)
Российская государственная страховая компания (Росгосст
рах)
Российская книжная палата
Российская товарно-сырьевая биржа
Торгово-промышленная палата Российской Федерации
Государственный фонд занятости населения Российской Фе
дерации
Пенсионный фонд Российской Федерации
Российский фонд инвалидов войны в Афганистане
Российский фонд международной гуманитарной помощи и
сотрудничества
Российский фонд правовых реформ
Российский фонд федерального имущества
Российский фонд фундаментальных исследований
451
Федеральный дорожный фонд Российской Федерации
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования
Федеральный экологический фонд Российской Федерации
Фонд социального страхования Российской Федерации
банк "МЕНАТЕП"
фонд "Бюро экономического анализа"
фонд по поддержке соотечественников за рубежом "Россияне"
142.2. Научные, образовательные учреждения
Российская академия наук (РАН)
Российская академия медицинских наук (РАМН)
Российская академия сельскохозяйственных наук (РАСХН)
Российская академия художеств (PAX)
Академия военных наук
Академия естественных наук Российской Федерации
Академия развития персонала
Академия технологических наук Российской Федерации
Военно-воздушная академия имени Ю.А. Гагарина
Международная академия предпринимательства
Высшая школа экономики
Центральный научно-исследовательский институт "Электро
прибор"
Институт оптики атмосферы Сибирского отделения Россий
ской академии наук
Институт повышения квалификации прокурорских работников
Московский государственный университет имени М. В. Ломо
носова
Российский научный центр "Курчатовский институт"
Названия учебных заведений неединичного характера (школ,
техникумов, училищ) пишутся со строчной буквы. Например:
медицинское училище № 1
средняя школа № 59 имени Н.В. Гоголя
московская средняя школа № 266
Если в состав названия входит географическое определение или
название носит единичный характер, то оно пишется с прописной
буквы. Например:
452
Музыкальное училище имени М.М. Ипполитова-Иванова
Московский химический лицей
Тульский машиностроительный колледж:
Названия отделов и других подразделений научных и образо
вательных учреждений, а также слова типа коллегия, президиум,
ученый совет, научно-методический совет, факультет, отделение,
сектор, группа пишутся со строчной буквы. Например:
президиум Российской академии наук
учебно-методический отдел
филологический факультет
редакционно-издательское отделение
кафедра русского языка
сектор диалектологии
но:
Отделение русского языка и литературы Российской академии
наук
14.2.3. Учреждения культуры
В названиях зрелищных предприятий и учреждений культуры
с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.
Например:
Государственный академический Большой театр России
Государственный академический центральный театр кукол
имени С. В. Образцова
Московская государственная консерватория имени П. И. Чай
ковского
Российская государственная библиотека Всероссийский выс
тавочный центр
С прописной буквы пишется начальное слово сокращенного
названия, которое употребляется в функции полного. Например:
Всероссийское музейное объединение "Государственная Тре
тьяковская галерея" (Третьяковская галерея)
Государственный историко-культурный музей-заповедник "Мос
ковский Кремль" (Государственные музеи Московского Кремля)
Государственная Оружейная палата (Оружейная палата)
Государственный Русский музей (Русский музей)
453
Международный Славянский культурный центр
(Славянский культурный центр)
Центральный Дом журналиста (Дом журналиста)
Слово дворец или дом, входящее в название учреждения куль
туры, пишется с прописной буквы. Например:
Дворец творчества для детей и юношества
Дом союзов
Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются
как нарицательные существительные, а также во множественном
числе и при наличии перед ними двух определений. Например:
дом отдыха
дворцы спорта
Московский городской дом учителя
Зимний дворец
Большой Кремлевский дворец
но:
Государственный Кремлевский Дворец
Названия должностей руководителей предприятий, учрежде
ний, организаций пишутся:
Председатель Центрального банка Российской Федерации
генеральный директор акционерного общества "Росконтракт"
председатель наблюдательного совета Фонда поддержки пред
принимательства и развития конкуренции
председатель Российского фонда фундаментальных исследо
ваний
председатель совета директоров Российского акционерного
общества "Газпром"
президент Российской академии наук
президент Торгово-промышленной палаты Российской Феде
рации
ректор Московского автодорожного института
143. Производственные предприятия
С прописной буквы пишется первое слово в названиях пред
приятий, объединений, акционерных обществ.
Новокузнецкий алюминиевый завод
Новочебоксарская хлопкопрядильная фабрика
454
Челябинский металлургический комбинат
Государственная инвестиционная корпорация
Российская корпорация электроэнергетики и электрификации
(Росэнерго)
Российская агрохимическая компания (Росагрохим)
Воронежское акционерное общество по выпуску тяжелых ме
таллических прессов
Российское акционерное общество "ЕЭС России"
В названиях предприятий, объединений, акционерных об
ществ, финансово-промышленных групп, вьщеляемых кавычка
ми, первое слово и имена собственные пишутся с прописной бук
вы. Например:
арендное предприятие "Ярославский комбинат технических
тканей "Красный Перекоп""
научно-производственная фирма "Российская нефть"
промышленно-торговое швейное объединение "Москва"
производственное объединение "Якутуголь"
акционерное общество "Аэрофлот — российские международ
ные авиалинии"
акционерное общество "Росхлебопродукт"
акционерное общество "КАМАЗ"
акционерное общество "Корпорация "Компомаш"
акционерное общество "Российская угольная компания"
финансово-промышленная группа "Российский авиационный
консорциум"
шахта "Северная 2-бис"
Слова государственный, российский в названиях предприятий,
объединений, акционерных обществ могут писаться с прописной
буквы. Например:
Государственная авиационная корпорация "Туполев"
Российская корпорация "Алмаззолото"
Российский государственный концерн "Цемент"
Российское акционерное общество "Газпром"
но:
государственное предприятие "Канал имени Москвы"
455
Если названия со словом имени начинаются с географическо
го определения, то первое слово пишется с прописной буквы. На
пример:
Орловский машиностроительный завод имени Медведева
Географическое определение при выделяемом кавычками на
звании пишется со строчной буквы. Например:
сибирская агропромышленная корпорация *'Агросиб"
ставропольское промышленно-торговое обувное объединение
''Кавказ'*
В названиях со словом имени или с номером родовое название
и название, указывающее на профиль предприятий, пишутся
со строчной буквы. Например:
металлургический завод имени А.И. Серова
фабрика детской книги № 1
колхоз имени Ю,А. Гагарина
15. Звания
С прописной буквы пишется высшее почетное звание, связан
ное с проявлением героизма:
Герой Российской Федерации (Герой России)
Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках
и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других
случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной бук
вы. Например:
установить звание "Поставщик продукции для государствен
ных nyjfcd России"
установить почетное звание "Народный артист Российской
Федерации''
присвоить почетное звание "Народный худоэ^сник Российской
Федерации "
но:
наградить народного артиста Российской Федерации
Воинские звания, ученые степени и звания, иные звания пи
шутся со строчной буквы. Например:
генерал армии
адмирал
456
действительный член Российской академии наук, академик
член-корреспондент Российской академии наук
доктор технических наук
лауреат Государственной премии Российской Федерации
государственный советник налоговой службы III ранга
16. Награды
Государственные награды Российской Федерации пишутся:
медаль "ЗолотаяЗвезда"Героя Российской Федерации, орден "За
заслуги перед Отечеством" I (II, III, IV) степени, орден Жукова,
орден Myoicecmea орден "За военные заслуги ", орден Почета, орден
Друэюбы
медаль ордена "За заслуги перед Отечеством" / (П) степени,
медаль "За отвагу", медаль "Защитнику свободной России", медаль
"За спасение погибавших", медаль Суворова
медаль Ушакова
медаль Нестерова
медаль "За отличие в охране государственной границы ", медаль
"За отличие в охране общественного порядка ", юбилейная медаль
"50 лет Победы в Великой Отечественной войне 1941—1945 гг."
медаль Жукова
юбилейная медаль "300 лет Российскому флоту", медаль
"В память 850-летия Москвы", знак отличия "За безупречную
службу".
В системе государственных наград Российской Федерации со
храняются военный орден Святого Георгия и знак отличия — Геор
гиевский Крест, военные ордена Суворова, Ушакова, Кутузова,
Нахимова, Александра Невского.
17. Праздники и знаменательные даты
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной
буквы пишутся первое слово и имена собственные.
День Конституции Российской Федерации
День согласия и примирения
День единения народов
День памяти и скорби
457
День российской печати
Новый год
Меэюдународный экенский день
но:
Праздник Победы
Праздник Весны и Труда
850'Летие основания Москвы
Если начальное порядковое числительное в таком названии
написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним
слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения.
Например:
8 Марта
1 Мая
18. Условные имена собственные. Гимн, герб, флаг
В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обра
щениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писать
ся слова Родина, Отчизна, Человек и другие.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих слово
сочетаниях:
государственная граница Российской Федерации
государственная награда Российской Федерации
Слово государственный пишется с прописной буквы в следую
щих словосочетаниях:
Государственный гимн Российской Федерации Государствен
ный герб Российской Федерации Государственный флаг Россий
ской Федерации
Б. Зарубежные страны
1. Содружество Независимых Государств
1.1. Государства-участники
В состав Содружества Независимых Государств входят:
Азербайджанская Республика
458
Республика Армения
Республика Белоруссия
Республика Грузия
Республика Казахстан
Киргизская Республика
Республика Молдова
Российская Федерация
Республика Таджикистан
Туркменистан
Республика Узбекистан
Украина
При подготовке международных договоров и других докумен
тов разрешается учитывать при необходимости пожелания контр
агентов по написанию указанных названий.
Названия государств — бывших республик СССР не склоня
ются, то есть не согласуются со словом Республика:
Соглашение мелсду Правительством Российской Федерации
и Правительством Республики Армения
делегация Республики Казахстан
делегация Республики Молдова
1.2. Консультативные и рабочие органы
В названиях органов Содружества Независимых Государств с
прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.
Совет глав государств Содружества Независимых Государств
Совет глав правительств государств — участников Содруже
ства Независимых Государств.
Исполнительный секретариат Содружества Независимых Го
сударств
Совет министров внутренних дел государств-участников Со
дружества Независимых Государств
Совет министров иностранных дел государств-членов Содру
жества Независимых Государств
Совет министров обороны государств-участников Содружества
Независимых Государств
Правовой консультативный совет государств-участников Со
дружества Независимых Государств
459
Штаб по координации военного сотрудничества государствучастников Содружества Независимых Государств
Совет командующих пограничными войсками государств-учас
тников Содружества Независимых Государств
Мелспарламентская Ассамблея государств-участников Содру
жества Независимых Государств
Совет Межпарламентской Ассамблеи государств-участников
Содружества Независимых Государств
Секретариат Совета Меэ/спарламентской Ассамблеи госу
дарств-участников Содружества Независимых Государств
Плателсный союз государств-участников Содружества Неза
висимых Государств
Экономический союз
Межгосударственный экономический комитет Экономическо
го союза
Экономический суд Содружества Независимых Государств
1*3. Комиссии Межпарламентской Ассамблеи
Названия постоянных комиссий, образованных Межпарламент
ской Ассамблеей государств-участников Содружества Независи
мых Государств, пишутся с прописной буквы.
Постоянная комиссия по правовым вопросам
Постоянная комиссия по экономике и финансам
Постоянная комиссия по социальной политике и правам человек
Постоянная комиссия по проблемам окрулсающей среды
Постоянная комиссия по вопросам обороны и безопасности
Постоянная комиссия по внешнеполитическим вопросам
Постоянная комиссия по вопросам культуры, науки и образо
вания
Постоянная комиссия по изучению опыта государственного
строительства и местного самоуправления
Контрольно-бюджетная комиссия
1.4 Органы отраслевого сотрудничества
Названия органов отраслевого сотрудничества государствучастников Содружества Независимых Государств пишутся с про
писной буквы.
460
Консультативный совет по труду, миграции и социальной за
щите населения государств-участников Содружества Независимых
Государств
Межгосударственная телерадиокомпания "Мир"
2. Страны мира и столицы
В официальных названиях государств все слова пишутся с про
писной буквы. Например:
Российская Федерация
Республика Боливия
Эстонская Республика
Содружество Багамских Островов
Государство Израиль
Названия республик, имеюш[ие форму женского рода, согла
суются со словом Республика, если оканчиваются на -ия, и не со
гласуются при окончаниях -а, -ея. Например:
делегация Республики Болгарии
воору:нсенные силы Республики Ангола
в Республике Корея
но:
в Федеративной Республике Германия
Названия республик, имеющие форму мужского рода, не со
гласуются со словом Республика. Например:
столица Демократической Республики Судан
Названия гос);дарств не согласуются со словом Королевство.
Например:
в Королевстве Саудовская Аравия
соглашение с Королевством Швеция
С прописной буквы пишутся первое слово и имена собствен
ные в названиях высших органов государственной власти иност
ранных государств. Например:
Национальный конгресс Аргентинской Республики
При подготовке проектов документов рекомендуется исполь
зовать полные названия государств.
461
3. Представительства
Названия дипломатических и торговых представительств пи
шутся с прописной буквы. Например:
Посольство Российской Федерации в Японии
Посольство Соединенных Штатов Америки в Российской Фе
дерации
Генеральное консульство Российской Федерации в г. Саппоро
Торговое представительство Российской Федерации в Респуб
лике Польша
4 Титулы и должности
В официальных документах названия высших должностей и
титулов пишутся с прописной буквы. Например:
Президент Французской Республики
Премьер-министр Республики Индии
Император Японии
Королева Нидерландов
Генеральный секретарь Организации Объединенных Наций
Генеральный секретарь Совета Европы
Посол Российской Федерации во Французской Республике
Чрезвычайный и Полномочный Посол Российской Федерации
Генеральный консул Российской Федерации
Торговый представитель Российской Федерации
Чрезвычайный и Полномочный Посланник Российской Федерации
1 (2) класса
Временный поверенный в делах
Постоянный представитель Российской Федерации при ЮНЕСК
но:
посол, посол по особым поручениям
5. Политические партии
В названиях политических партий первое слово пишется с про
писной буквы. Например:
Индийский национальный конгресс
Коммунистическая партия Великобритании
462
Христианско-демократический союз (ФРГ)
Партия арабского социалистического возрождения (Сирия)
Партия труда (Нидерланды)
Социал-демократическая партия Швеции
Названия высших должностей в партиях пишутся со строчной
буквы. Например:
генеральный секретарь Партии арабского социалистическог
возрож:дения
6. Международные организации
В названиях следующих международных организаций все сло
ва пишутся с прописной буквы:
Организация Объединенных Наций (ООН)
Экономический и Социальный Совет ООН (ЭКОСОС)
Генеральная Ассамблея ООН Совет Безопасности ООН Со
вет Европы
С прописной буквы пишутся первое слово и имена собствен
ные в названиях международных организаций и учреждений.
Всемирный совет мира (ВСМ)
Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ)
Всемирная федерация профсоюзов (ВФП)
Международный валютный фонд (МВФ)
Европейское экономическое сообщество (ЕЭС)
Европейский союз
Международный суд ООН
Организация Объединенных Наций по вопросам образования,
науки и культуры (ЮНЕСКО)
Организация по безопасности и сотрудничеству в Европе
(ОБСЕ)
Организация Североатлантического договора (НАТО)
Международная федерация Красного Креста и Красного По
лумесяца
Международная организация труда (МОТ)
Европейский банк реконструкции и развития (ЕБРР)
Международный банк реконструкции и развития (МБРР)
463
Комиссия Европейских сообществ (КЕС)
Организация американских государств (ОАГ)
Организация африканского единства (ОАЕ)
Лига арабских государств (ЛАГ)
Межпарламентский союз
Межпарламентский Совет
Межпарламентская конференция
Исполнительный комитет (Исполком) Межпарламентского
союза
Секретариат Межпарламентского союза
Парламентская ассамблея Организации по безопасности и со
трудничеству в Европе (ПА ОБСЕ)
Секретариат Парламентской ассамблеи Организации по безо
пасности и сотрудничеству в Европе
Генеральный секретариат Совета Европы
Парламентская ассамблея Совета Европы (ПАСЕ)
Комитет министров Совета Европы
Европейский парламент (Европарламент)
Бюро Европейского парламента
Генеральный секретариат Европейского парламента
Парламентская ассамблея Черноморского экономического
сотрудничества (ПА ЧЭС)
Североатлантическая ассамблея (САА)
Конгресс местных и региональных властей Европы (КМРВЕ)
1. Форумы
в названиях совещаний, конгрессов и принятых ими докумен
тов, а также документов международных организаций и учрежде
ний, международных договоров (соглашений, конвенций) с про
писной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Напри
мер:
Всемирный конгресс сторонников мира
Женевская конференция
III Меэ1сдународный конгресс " Учителя за мир "
464
8. Совместные органы
Названия межгосударственных и межправительственных ко
миссий пишутся:
Межправительственная Российско-Вьетнамская комиссия
по торгово-экономическому и научно-техническому сотрудничеству
Смешанная Российско-Монгольская комиссия по...
Российская часть Совместной Российско-Казахстанской комис
сии по...
Прилоэ1сение 3
НАПИСАНИЕ НАЗВАНИЙ ДОКУМЕНТОВ
1. Указы и распоряжения
Президента Российской Федерации
Названия актов Президента Российской Федерации пишутся:
Указ Президента Российской Федерации от 9 апреля 1997 г.
№ 313 "О Канцелярии Президента Российской Федерации'*
Указ Президента Российской Федерации от 8мая 1997 г. № 685
'Ю внесении изменений в указы Президента Российской Федерации
от 3 апреля 1997 г. № 283 *Юб основных направлениях налоговой
реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой
и плателсной дисциплины " и от 28 апреля 1998 г. № 425 'Юреформе
Э1силищнО'КОМмунального хозяйства в Российской Федерации '*
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Со
бранию проект указа Президента Российской Федерации (название
в кавычках)
распоряжение Президента Российской Федерации от 9 апреля
1997г. № 117-рп 'ЮбИсследовательском центре частного права*'
распоряэ/сение Администрации Президента Российской Федера
ции
2. Кодексы, законы. Акты Федерального Собрания
Российской Федерации
Наименования законов РСФСР, законов Российской Федера
ции, федеральных конституционных законов, федеральных зако
нов, постановлений, обращений, заявлений, распоряжений, дру
гих документов пишутся:
Конституция Российской Федерации
Закон РСФСР Ю языках народов РСФСР"
Закон Российской Федерации "О залоге"
466
Федеральный конституционный закон "О Конституционном
Суде Российской Федерации'*
Федеральный закон "О федеральном бюджете на 1997год**
Основы законодательства Российской Федерации об охране здо
ровья граждан
Патентный закон Российской Федерации
Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации
Водный кодекс Российской Федерации
Воздушный кодекс Российской Федерации
Граэюданский кодекс Российской Федерации
Граэ/сданский процессуальный кодекс РСФСР
Жилищный кодекс РСФСР
Кодекс законов о труде Российской Федерации
Кодекс РСФСР об административных правонарушениях
Лесной кодекс Российской Федерации,
Семейный кодекс Российской Федерации
Тамоэ/сенный кодекс Российской Федерации
Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации
Уголовно-процессуальный кодекс РСФСР
Уголовный кодекс Российской Федерации
Декларация прав и свобод человека и гражданина
Декрет о власти
Договор об общественном согласии
Обращение Совета Федерации Федерального Собрания Рос
сийской Федерации к Президенту Российской Федерации в связи с
десятой годовщиной аварии на Чернобыльской АЭС от 20марта
1996г.№П5-СФ
но:
законы Российской Федерации.,,
федеральные конституционные законы
федеральные законы
проект федерального конституционного закона *Юб Уполно
моченном по правам человека в Российской Федерации"
проект федерального закона *Юб общих принципах организа
ции законодательных (представительных) и исполнительных ор
ганов государственной власти субъектов Российской Федерации*
467
постановление Совета Федерации Федерального Собрания Рос
сийской Федерации от 7 февраля 1996 года № 62'СФ "О представи
телях Совета Федерации Федерального Собрания Российской Фе
дерации в Национальном банковском совете "
постановление Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации от 19 января 1996 года № 10-11 ГД *'0б об
разовании комитетов Государственной Думы"
заявление Государственной Думы Федерального Собрания Рос
сийской Федерации "J? связи с террористическими актами на Се
верном Кавказе"
обращение Государственной Думы Федерального Собрания Рос
сийской Федерации ''К Президенту Российской Федерации по вопро
су участия государства в управлении акционерным обществом от
крытого типа *'Кирово-Чепецкий химический комбинат имени
Б. Л, Константинова"
распоряжение Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации от 14 февраля 1997 года № 51
рп-СФ 'Ю проведении парламентских слушаний "Ореализации консти
туционного права граждан Российской Федерации на образование "
Государственный свод особо ценных объектов культурного на
следия народов Российской Федерации
3. Постановления Правительства Российской Федерации
Названия актов Правительства Российской Федерации пишут
ся со строчной буквы. Например:
постановление Правительства Российской Федерации от 23 ап
реля 1997 г. № 480 Юб утверждении Положения о Министерстве
труда и социального развития Российской Федерации"
распорялсение Правительства Российской Федерации от 27 мая
1997г,№742-р
государственный оборонный заказ на 2004 год
4. Акты субъектов Российской Федерации
Названия актов субъектов Российской Федерации пишутся:
Устав Пермской области
468
Степное Улолсение (Основной Закон) Республики Калмыкия
Конституция Республики Татарстан
но:
конституции республик
5. Акты и документы СНГ
В наименованиях документов, принимаемых государствами —
участниками Содружества Независимых Государств, с прописной
буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например:
Соглашение о создании Содружества Независимых Государств
Устав Содруэ/сества Независимых Государств
Конвенция о Меэ1Спарламентской Ассамблее государств-учас
тников Содружества Независимых Государств
Регламент Межпарламентской Ассамблеи государств-участ
ников Содру:исества Независимых Государств
6. Документы международных форумов и организаций
Заключительный акт Совещания по безопасности и сотрудни
честву в Европе, подписанный в Хельсинки 1 августа 1975 г.
Итоговый документ Венской встречи, Всеобщая декларация прав
человека, Дополнительный протокол к Женевским конвенциям
Российско-Французский Договор о дружбе, сотрудничестве и
взаимной помощи
Венская конвенция о консульских сношениях. Консульская кон
венция между Российской Федерацией и.,.. Конвенция ООН о дого
ворах международной купли-продаэ/си товаров. Совместная Рос
сийско-Индийская декларация
Соглашение ме:исду Российской Федерацией и Швейцарской Кон
федерацией об избеэ/сании двойного налогооблоэ/сения в отношении
налогов на доходы и капитал
В международных договорах, соглашениях, конвенциях с
прописной буквы пишутся следующие слова и словосочетания:
Договор, Конвенция, Соглашение, Сторона, Стороны
Высокие Договаривающиеся Стороны, Договаривающиеся Сто
роны
Российская Сторона, Итальянская Сторона
Узбекистанская Сторона
469
7. Документы организаций и учреждений
устав акционерного общества
акт ревизионной комиссии
годовой баланс предприятия
Прилоэюение 4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строитель
ством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи
дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом
снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-тех
ническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических соору
жений, капитальное строительство; на проведение научно-иссле
довательских, проектно-конструкторских и технологических ра
бот; технические и т. д.).
4. Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего
трудового распорядка и т. д.).
5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; тех
нологического проектирования; численности работников и т. д.).
6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах и т. д.).
7. Перечни (должностей работников с ненормированным ра
бочим днем; предприятий, на которые распространяются опреде
ленные льготы; типовых документальных материалов, образую
щихся в деятельности министерств, ведомств и других организа
ций, с указанием сроков хранения материалов и т. д.).
8. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедре
ния новой техники; кооперированных поставок продукции;
распределения продукции по установленной номенклатуре; до
ходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному
471
ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, учено
го совета и т. д.).
9. Положения (о министерстве; структурном подразделении;
премировании и т. д.).
10. Программы (проведения работ и мероприятий; команди
ровок и т. д,).
11. Расценки на производство работ.
12. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зда
ний, помещений, сооружений; использования средств фонда пред
приятия; на подготовку и освоение производства новых изделий;
на капитальное строительство и т. д.).
13. Стандарты (государственные, отраслевые, республиканс
кие, технические условия).
14. Структура и штатная численность.
15. Тарифные ставки.
16. Уставы государственных предприятий (объединений).
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.
472
Прилоэкение 5
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ
ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
1. Акты (приема законченных строительством объектов, обо
рудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).
2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценно
стей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, под
рядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о
производстве работ и т. д.).
4. Задания (на проектирование объектов, технических соору
жений, капитальное строительство; технические и т. д.).
5. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).
7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авто
рефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
8. Исполнительные листы.
9. Командировочные удостоверения.
10. Нормы расхода на драгоценные металлы.
11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имею
щих право совершения финансово-хозяйственных операций.
12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и
медалями).
13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
14. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платеж
ные (сводные, в банк)).
15. Положения о министерствах (ведомствах).
16. Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения
народных заседателей и т. д.).
473
17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в
Госбанк).
18. Смета расходов (на содержание аппарата управления; на
подготовку и освоение производства новых изделий; на кальку
ляцию к договору; на капитальное строительство и т. д.).
19. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использо
вании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и
причитающейся зарплате и т. д.).
20. Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
21. Титульные списки.
22. Уставы государственных предприятий (объединений).
23. Штатные расписания и изменения к ним.
474
Прилолсение 6
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента от
правки (передачи) проектной продукции.
2. Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней
по получении продукции.
3. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не по
зднее 10 дней (для долгосрочных — 20 дней) после получения про
екта договора.
4. Ответ на предложение о заключении договора: в 10-днев
ный срок после получения предложения.
5. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступ
ления.
6. Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-днев
ный срок после получения извещения.
7. Заявка покупателя: не позднее 3 дней после ее получения.
8. Заявления и жалобы граждан: в срок до 1 месяца со дня по
ступления; не требующие дополнительного изучения и проверки:
безотлагательно, не позднее 15 дней.
9. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в
органах РФ и субъектов Федерации — в срок до 15 дней со дня
поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждени
ях и организациях — безотлагательно, не позднее 7 дней со дня
поступления.
10. Консультация письменная по вопросам использования ма
шин: не позднее чем через 10 дней по получении запроса.
11. Наряд на поставку продукции: вьщача в течение 15 дней
после получения извещения о распределении фондов.
475
12. Опросный лист на продукцию: представление в 20-днев
ный срок с момента получения наряда.
13. Отзыв на проект стандарта: составление и направление не
позднее чем через 1 месяц со дня получения проекта стандарта; о
работе машин — в 10-дневный срок.
14. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, ут
верждение и сообш;ение решений по ним в 15-дневный срок со дня
получения.
15. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреж
дений и организаций: к указанному в них сроку или в течение
10 дней.
16. Письма предприятий (объединений), учреждений, органи
заций — 10 дней.
17. Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение бан
ка не позднее следующего дня после получения товаров.
18. Предложение об уточнении ассортимента: не позднее
10 дней после получения предложения; о расторжении или измене
нии договора: не позднее 10 дней после получения предложения.
19. Предложения граждан: в срок до 1 месяца, за исключением
предложений, которые требуют дополнительного изучения.
20. Предложения и заявления депутатов Государственной
думы: в срок до 1 месяца; не требующие дополнительного изуче
ния и проверки: безотлагательно.
21. Предложения и замечания депутатов на сессии в городе:
рассмотрение в 10-дневный срок.
22. Предложения депутатов в Думе субъекта Федерации, со
общение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный
срок; в городе: не позднее чем в 10-дневный срок.
23. Приказы и указания министров во исполнение документов
Правительства РФ: согласно указанному сроку.
24. Протокол разногласий: составление и направление —
в 10-дневный срок; рассмотрение — в 20-дневный срок.
25. Рекомендации постоянных комиссий депутатов: сообще
ние результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо
в срок, установленный комиссиями.
476
26. Решения депутатов субъекта Федерации: доводятся до све
дения не позднее чем в 10-дневный срок; в городе — не позднее
чем в 7-дневный срок.
27. Соглашение дополнительное: подписание не позднее 3 дней
с момента получения.
28. Спецификация на товары годовая: согласование — не по
зднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней
до наступления квартала; рассмотрение и подписание — не по
зднее 10 дней после получения.
29. Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий
15 дней со дня поступления.
30. Телеграммы: требующие срочного решения — до 2 дней;
остальные — в течение 10 дней.
477
Прилоэюение 7
ОТРАСЛЕВЫЕ КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ
ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОЛЖНОСТЕЙ
РАБОТНИКОВ, ЗАНЯТЫХ
НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ
и ОРГАНИЗАЦИЯХ
Заведующий канцелярией
Долж:ностные обязанности.
Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную
обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее
доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками ис
полнения документов и их правильным оформлением. Организу
ет работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответ
ствующие структурные подразделения документов текущего де
лопроизводства, в том числе приказов и распоряжений
руководства по формированию дел и их сдаче на хранение. Раз
рабатывает инструкции по ведению делопроизводства на пред
приятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников службы делопро
изводства необходимыми инструктивными и справочными мате
риалами, а такжеинвентарем, оборудованием, оргтехникой, тех
ническими средствами управленческого труда. Осуществляет ме
тодическое руководство организацией делопроизводства в
подразделениях, контроль за правильным формированием, хра
нением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок
о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает пе
чатание и размножение служебных документов. Участвует в под
готовке созываемых руководством совещаний и организует их
478
техническое обслуживание, оформление командировочных доку
ментов, регистрацию работников, прибывающих в командиров
ку. Руководит работниками канцелярии.
Долж:ен знать: постановления, распоряжения, приказы, дру
гие руководящие и нормативные документы вышестоящих ор
ганов, касающиеся организации делопроизводства; Единую го
сударственную систему делопроизводства; стандарты унифици
рованной системы организационно-распорядительной
документации; структуру предприятия, учреждения, организа
ции; организацию делопроизводства; схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянно
го и временного хранения, установленной отчетности; сроки и
порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за
исполнением документов; оргтехнику и другие технические сред
ства управленческого труда; основы экономики, организации
производства, труда и управления; законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы
охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное обра
зование без предъявления требований к стажу работы или началь
ное профессиональное образование и стаж работы по специаль
ности не менее 3 лет.
Заведующий копировально-множительным бюро
Долэюностные обязанности.
Обеспечивает своевременное и качественное выполнение ко
пировальных и множительных работ, в том числе микрофильми
рование технической документации, для всех структурных под
разделений предприятия, учреждения, организации. Организует
прием технической и служебной документации для копирования,
размножения, учет поступления материалов от подразделений.
Определяет расход материалов и выдачу готовой продукции за
казчикам. Составляет графики выполнения копировальных и мно
жительных работ. Распределяет работу между исполнителями в
соответствии с их специальностью и квалификацией и инструкти
рует работников. Определяет потребность бюро в оборудовании,
479
материалах и обеспечивает составление заявок на их получение.
Осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения ко
пировальных и множительных работ, а также комплектностью
сдаваемого заказчикам материала. Принимает участие в разра
ботке инструкций, правил и других нормативных документов по
технике выполнения копировальных и множительных работ. При
нимает меры по совершенствованию организации труда работ
ников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с
целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения исполь
зования оборудования и повышения производительности труда.
Обеспечивает сохранность принятой в работу документации. Кон
тролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевре
менный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования
и охраны труда при выполнении копировальных и множитель
ных работ. Изучает причины, вызывающие брак при выполнении
копировальных и множительных работ, и принимает меры по их
предупреждению.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, дру
гие руководящие и нормативные документы вышестоящих орга
нов, касающиеся выполнения копировальных и множительных
работ; методы и средства выполнения копировальных и множи
тельных работ; конструкцию, принципы работы, правила монта
жа и эксплуатации копировального и множительного оборудова
ния; виды материалов, используемых при копировальных и мно
жительных работах, их свойства и технические характеристики;
стандарты, инструкции и другие руководящие документы по офор
млению технической документации; нормы и расценки на выпол
нение копировальных и множительных работ; передовой отече
ственный и зарубежный опыт выполнения копировальных и мно
жительных работ; основы организации труда; законодательство
о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и
нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное обра
зование без предъявления требований к стажу работы или началь
ное профессиональное образование и стаж работы по специаль
ности не менее 3 лет.
480
Заведующий машинописным бюро
Долж:ностные обязанности.
Осуществляет руководство работой машинописного бюро.
Принимает материал для печатания, распределяет его между ма
шинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу.
Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения ма
шинописных работ, сохранностью принимаемых документов и
фонограмм. Обеспечивает машинисток необходимыми для рабо
ты техническими средствами и материалами. Следит за состояни
ем пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устра
нению их неисправностей. В свободное от перечисленных обязан
ностей время выполняет машинописные работы.
Дол:>юен знать: постановления, распоряжения, приказы, дру
гие руководящие и нормативные документы вышестоящих и дру
гих органов, касающиеся ведения делопроизводства; основные
положения Единой государственной системы делопроизводства;
машинопись, порядок учета машинописных работ; правила ор
фографии и пунктуации; порядок расположения материала при
печатании различных документов; стандарты унифицированной
системы организационно-распорядительной документации; пра
вила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; основы орга
низации труда; законодательство о труде; правила внутреннего
трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное обра
зование без предъявления требований к стажу работы или началь
ное профессиональное образование и стаж работы по специаль
ности не менее 3 лет.
Заведующий архивом
Долэ1сностные обязанности.
Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела
на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в со
ответствии с установленным порядком прием, регистрацию, сис
тематизацию, хранение и использование документов. Руководит
работой по составлению справочного аппарата, облегчающего
учет и использование архивных документов. Оказывает методи481
ческую помощь в поиске необходимых документов. Инструкти
рует работников структурных подразделений о порядке форми
рования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевре
менность поступления в архив документов, законченных дело
производством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе
ценности архивных документов, формированию документов в дела
постоянного и временного хранения. Руководит работой по со
ставлению описей дел для передачи документов в государствен
ные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сро
ки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоя
нием документов, своевременностью их восстановления,
соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для
обеспечения сохранности документов. Организует работу по ве
дению учета документооборота и количества дел, вьщаче архив
ных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
Составляет установленную отчетность. Принимает участие в раз
работке положений и инструкций по ведению делопроизводства
и организации архивного дела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, дру
гие руководящие и нормативные документы вышестоящих и дру
гих органов, касающиеся работы архивов; Единую государствен
ную систему делопроизводства; порядок оформления документов,
поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
структуру предприятия, учреждения, организации; основы орга
низации производства, труда и управления; законодательство о
труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и
нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное обра
зование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
Документовед
Долэюностные обязанности.
Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы
с документами и документной информацией на основе использо
вания организационной и вычислительной техники (учет, конт
роль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
482
Принимает участие в планировании, организации и совершенство
вании деятельности службы документационного обеспечения уп
равления, осуществляет контроль за состоянием делопроизвод
ства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономичес
ких условий труда, рационализации рабочих мест работников
службы документационного обеспечения управления. Разрабаты
вает унифицированные системы документации и табели докумен
тов различного назначения и уровня управления, классификато
ры документной информации. Организует внедрение систем ве
дения документации. Принимает меры по упорядочению состава
документов и информационных показателей, сокращению их ко
личества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе
документов, передаваемых на государственное хранение, органи
зации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает
участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и со
вершенствовании (в части информационного обеспечения) авто
матизированных информационных систем и систем управления,
а также в разработке новейших информационных технологий (в
том числе безбумажных), базирующихся на применении вычис
лительной и микропроцессорной техники, проектировании и ак
туализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой
отечественный и зарубежный опыт в области документационно
го обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методи
ческие документы по вопросам документационного обеспечения.
Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повыше
нию квалификации кадров службы документационного обеспе
чения управления.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые
акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководя
щие и нормативные документы вышестоящих органов, касающи
еся документационного обеспечения управления; порядок плани
рования, проектирования и технологию работы на базе органи
зационной и вычислительной техники служб документационного
обеспечения управления; методы исследования, анализа, проек
тирования и развития документационных систем; порядок оформ
ления, классификации, хранения, экспертизы ценности докумен483
тов; организацию архивного дела; нормативные и методические
документы по проектированию и эксплуатации автоматизирован
ных информационных систем управления; основы программиро
вания; методы проектирования и актуализации баз и банков дан
ных; основы эргономики, социальной психологии, социологии;
документообразование; отечественный и зарубежный опыт в об
ласти документационного обеспечения управления; основы эко
номики, организации труда и управления; законодательство о
труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и
нормы охраны труда.
Требования к квалификации.
Документовед I категории: высшее профессиональное обра
зование и стаж работы в должности документоведа II категории
не менее 3 лет.
Документовед II категории: высшее профессиональное обра
зование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
Документовед: высшее профессиональное образование без
предъявления требований к стажу работы.
Делопроизводитель
Должностные обязанности.
Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в
структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руко
водителей предприятия передает документы на исполнение, офор
мляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ве
дет картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые
справки по зарегистрированным документам. Отправляет испол
ненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и
отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит доку
менты текущего архива. Ведет работу по созданию справочного
аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их
поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документаль
ные материалы, законченные делопроизводством, регистрацион
ную картотеку или компьютерные банки данных, составляет опи
си дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохран
ность проходящей служебной документации.
484
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, ин
струкции, другие руководящие материалы и документы по веде
нию делопроизводства на предприятии; основные положения Еди
ной государственной системы делопроизводства; структуру пред
приятия и его подразделений; стандарты унифицированной
системы организационно-распорядительной документации; поря
док контроля за прохождением служебных документов и матери
алов; основы организации труда; правила эксплуатации вычис
лительной техники; основы законодательства о труде; правила внут
реннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное об
разование без предъявления требований к стажу работы или сред
нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус
тановленной программе без предъявления требований к стажу
работы.
Машинистка
Должностные обязанности.
Выполняет машинописные работы (включая подготовку мат
риц для получения копий материала) с рукописных, машинопис
ных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных си
стем. Воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на
магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофо
нов), или печатает под диктовку. Следит за состоянием пишущей
машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.
Должен знать: машинопись; правила орфографии и пунктуа
ции; стандарты унифицированной системы организационно-рас
порядительной документации; порядок расположения материала
при печатании различных документов; правила печатания дело
вых писем с использованием типовых форм; правила эксплуата
ции пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; основы орга
низации труда; основы законодательства о труде; правила внут
реннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации.
Машинистка I категории: начальное профессиональное обра
зование без предъявления требований к стажу работы или сред485
нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус
тановленной программе, печатание со скоростью свыше 200 уда
ров в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессиональное об
разование без предъявления требований к стажу работы или сред
нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус
тановленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в
минуту.
Архивариус
Должностные обязанности.
Осуществляет работу по ведению архивного дела на предпри
ятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность докумен
тов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступив
шие на хранение от структурных подразделений документы, за
конченные делопроизводством. Участвует в разработке
номенклатур дел, проверяет правильность формирования и офор
мления при их передаче в архив. В соответствии с действующими
правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и раз
мещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи еди
ниц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для
передачи документов на государственное хранение, на списание
и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ве
дет работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе
по экспертизе научной и практической ценности архивных доку
ментов. Следит за состоянием документов, своевременностью их
восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, не
обходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует со
блюдение правил противопожарной защиты в помещении архи
ва. Вьщает в соответствии с поступающими запросами архивные
копии и документы, составляет необходимые справки на основе
сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает дан
ные для составления отчетности о работе архива. Принимает не
обходимые меры по использованию в работе современных техни
ческих средств.
486
Долэ/сен знать: нормативные правовые акты, положения, ин
струкции, другие руководящие материалы и документы по веде
нию архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи
документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую го
сударственную систему делопроизводства; порядок составления
описаний документов постоянного и временного хранения и ак
тов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их
подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета
и составления отчетности; структуру предприятия; основы орга
низации труда; правила эксплуатации технических средств; осно
вы трудового законодательства; правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное об
разование без предъявления требований к стажу работы или сред
нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус
тановленной программе без предъявления требований к стажу
работы.
487
Приложение 8
ЯЗЫКОВЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ
НАПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Официально-деловой стиль
Акт — как целостный, структурно-однородный документ —
должен отвечать определенным требованиям.
Необходимы:
а) краткость изложения официального материала;
б) точность, определенность формулировок, однозначность и
единообразие терминов;
в) последовательность использования технических приемов
правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов
только в тех значениях, которые признаются нормой общелите
ратурного словоупотребления, а также в значениях, традицион
ных именно для деловых документов, которые не нарушают их
стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции
стандартизации делового языка.
2. Управление глаголов и других частей речи
При подготовке документа часто приходится сталкиваться с
вопросом синтаксического управления — выбором надлежащей
падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже крат
кий словарь-справочник поможет преодолеть трудности в выбо
ре вариантных конструкций.
аванс на что
адрес: в адрес, по адресу, все варианты в значении "кому-л., на
имя кого-л."
488
аккредитовать где (с предл. над.) и (релсе) куда (с вин.пад.)
альтернатива чему
амнистия кому (релсе для кого)
аналогичный чему и с чем
аналогия с чем и между чем
аннотация на что и чего
апеллировать к кому-чему
аргументировать что, чем
ассигновать что, на что (peoice для чего)
аудиенция кому
баллотировать кого-что
баллотироваться куда (в кого)
бойкот кого-чего
бойкотировать кого-что
в
в — за (при указании времени)
предлоги взаимозаменяемы при обозначении срока, в течение
которого совершается какое-л. действие; предлоги различаются
оттенками значения: в — указывает на период совершения дей
ствия, за — на протяженность во времени, длительность процесса
ввиду — вследствие (выраткение причинных отношений) предлоги
синонимичны, но чаще первый из них указывает на причину пред
стоящего события, а второй — на причину совершившегося со
бытия; в течение дня (суток, недели, месяца, квартала, периода,
года, времени), но: в течении реки
ввиду (предлог) — ввиду предстоящего наступления, но: в виду
(сущ, — в виду города или иметь в виду)
впоследствии бьшо назначено...
вследствие (чего) — обострившейся обстановки
вкладывать (вложить) куда (во что) и где
возразить против чего и на что
вопреки чему (не чего)
489
восстановить что, в чем и против кого-чего
вотировать что, за кого-что, против кого-чего
выборы куда и где
голосовать кого-что и за кого-что
д
датировать что и чем
дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем и по
чему
денонсировать что
дискутировать (дискуссировать) что и о чем
дислоцировать кого-что
доверие к кому-чему и кому-чему
доверять что и в чем
договор о чем и на что
доказательство чего и чему
документировать что и чем
долг кому и перед кем
ж
жаловать кого чем, кому что, к кому
заведующий чем (не чего)
заверить что и в чем
закон чего и о чем
запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего и
о чем
заслуживать чего (не что)
заслужить что (не чего)
заявить что и о чем
звать (именовать, называть) сочетается с имен, и твор. пад.
и
идентичный чему
избрать кем и кого
490
инкриминировать кому что
инспирировать кого-что
интервью кому и с кем
к
командование чего и чем
командовать чем, кем-чем, над кем-чем
командующий чем (не чего)
комментарий (комментарии) кого-чего и к чему
компенсация чего и за что
контроль за чем, над кем-чем и чего:
1) за чем и над чем (при отглагольных существительных),
2) за чем (при существительных, обозначающих действие или
признак) \
3) над кем-чем (при существительных отвлеченных и при оду
шевленных существительных),
4) чего (в официальной и профессионально-технической речи)
курировать кого-что {не кем-чем)
л
... лет чему {не чего)
локаутировать (объявлять локаут) кого
м
меры (совокупность действия для осуществления чего-л.) чего
и по чему
монополия чего и на что
мораторий на что
н
невыгодный для кого-чего и кому-чему
необходимость чего и в ком-чем
необходимый кому и для кого-чего, для чего и на что
несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем и с кемчем
491
несоответствие чего, чему, с чем, между чем
неспособный к чему и на что
немедля ответить, но: не медля с ответом
обеспечить кого чем и кому что
обосновать (обосновывать) что чем, оплата чего и за что
оплатить что {не за что)
отказ в чем и от чего
отношение: в отношении кого-чего {устар. к кому-чему)
и по отношению к кому-чему {устар. кого-чего)
отчет о чем и в чем
отчитаться в чем и (р^оюе) о чем
п
патентовать что
попросить что, чего и о чем
поручить (в разных значениях) кому, кого-что
предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться,
пользоваться чём-л., делать что-л., действовать каким-л. образом)
что, кому
представить (сделать представление о награде, повышении по
службе и т. п.) к чему
преобразовать что во что
преодолеть что
претендовать (в разных значениях) на что (устар. на кого)
претензия к кому, на что и за что
присудить кого к чему и кому что
равноправны друг с другом {не друг другу)
равносильный для кого, чему
решение чего и о чем
руководить кем-чем {устар. кого-что)
руководство чем и чего
492
сверить что с чем
свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удо
стоверяющие что-л.) чего и чему: чего (при выражении зависимого
слова именем существительным); чему (при выра:жении зависимо
го слова указательным местоимением)
свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-л.) что
и о чем
свойственный кому (не для кого)
согласный, согласен (выражающий согласие) с чем и на что
согласно чему {не чего) и с чем:
1) чему (на основании чего-л.) — приказу, распоряжению, ука
занию, поручению, плану, директиве, схеме, распорядку, требо
ваниям и т. д.
2) с чем (в соответствии с чем-л)
сообразно чему и с чем:
1) чему {согласно чему-л., на основании чего-л.)\
2) с чем (в соответствии с чем-л.)
сообщение чего и о чем:
1) чего (донесение сведений, уведомление)',
2) о чем (то, что сообщается)
сообщить что и о чем: что (донести сведения в полном
объеме);
о чем (донести частичные сведения, уведомить в общем виде)
соответственно чему и (реже) с чем
соответствие чему, между чем и с чем
соответствовать чему {устар. с чем)
список кого-чего {устар. кому-чему)
способствовать кому-чему {устар. к чему)
тенденция чего и к чему
требовать чего и (ре:исе) что (при конкретизации объекта)
493
указание на что и о чем:
1) на что (совет, замечание, предписание);
2) о чем (сведения, сообщения о чем-л.)
указать что и на что:
1) что (показать, привести, перечислить, установить, назвать
для сведения);
2) на что (обратить внимание: движением, жестом показать на
кого-л., что-л).
управляющий чем {не чего)
уравнять кого-что и с кем-чем
Ф
факт чего и (разг.) о чем
X
характеристика кого и (во избежание двузначности) на кого
ходатайствовать о ком-чем и за кого-что
ц
цель: с целью чего и в целях чего
цена чего, кому-чему, за что и на что
ч
читать что и о чем
э
экспериментировать с кем-чем и над кем-чем
Я
явиться куда и где:
1) куда (прийти, прибыть куда-либо);
2) где (возникнуть, начать действовать, проявлять себя)
494
3. Числа и даты
в 2000—2005 годах,
с 2001 по 2004 год
в 2004-м (если нет слова ''год")
за 70—80-е годы
в зимний период 2003/04 года
2002/03 учебный год
второе полугодие
I квартал (первый квартал)
инвалид I группы
рабочие III разряда
30-й ряд
в 20-х числах апреля
XX век
от одного до трех лет
в пять-шесть раз (через дефис), но: в пять — десять раз (через
тире)
в 5, 70, 15 раз (если в ряду имеются числа больше десяти)
за 20 лет
две минуты
на 30 минут
50-процентное
две трети голосов
март-апрель
день-два
одна четвертая часть населения
3 процента, 100 процентов
66,5 процента
1 килограммов, 70 килограммов
6 рублей
16 246 385 тыс, рублей (но не 16 млрд 246 млн 385 тыс. рублей)
241 млн рублей, но: 241 миллион нам выделили
4 куб. метра, 500 куб. метров
21 млрд киловатт-часов
12 тыс. кв. метров
на 600 гектарах
40 центнеров с гектара
495
Приложение 9
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Извлечение из перечня типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения
Вид документов
1
Срок хранения
документов
вучре>кдени- вучре>кдеях, организа ниях, орга
циях, пред
низациях,
приятиях,
предпри Примечание
документы
ятиях,
которых
документы
поступают
которых не
в посархивы поступают
в госархивы
2
3
Организация системы управления
Распорядительская деятельность
{Протоколы общих собраний
Пост.
10 лет
\а) сотрудников организаций
5 лет
5 лет
\б) структурных подразделений организаций
Контроль
{Предложения, заявления, жалобы граждан
\а) содержащие предложения о существен-\Пост.
\ных изменениях в работе учреждений, орга
низаций, предприятий или об устранении
{серьезных недостатков и злоупотреблений
496
10 лет
4
В случае не
однократно
го обращения
— 5 лет по
сле послед
него рассмо
трения
Продолжение табл.
3
2
1
5 лет
б) личного и второстепенного характера 5 лет
Организационные основы управления
Уставы и положения учреждений, организа
ций (в том числе общественных), предпри
ятий
Згода
а) по месту составления и утверждения Пост.
\б) в других организациях
Згода
Згода
\ Положения 0 структурных частях и подраз
Пост.
делениях учреждений, организаций, пред\ приятии
\Доклады, докладные записки по основной блетЭПК
{деятельности, представляемые структур
ными подразделениями руководству органи\зации
\ Штатные расписания
\а) по месту составления
Пост.
16) в других организациях
Згода
{Переписка об утверждении и изменении 1 год
{штатов
{Положения и инструкции о правах и обязан
Згода
ностях должностных лиц
{Приемо-сдаточные материалы; приложения
\к ним (за исключением инвентаризационных
{документов. Предусмотренных ст. № 323),
{составленные при смене
\а) руководителей организаций
\Пост.
\б) ответственных исполнителей и секре\5лет
{тарей в организациях
{Документы (программы, планы-задания,
{технические задания, доклады, справки, от
счеты) 0 командировках
4
1
|
После заме-\
ны новыми
После заме-\
ны новыми
5 лет
5 лет
\ Згода
\3 года
11 год
\ Згода
После замены]
новыми
После смены\
{руководите-]
\ля
пгод
|5леш
\а) внутрисоюзных
\Згода
1 Згода
\б) зарубежных
ИОлетЭПК
{Переписка о внутрисоюзных и зарубежных
{Згода
\з года
[командировках
I
Правовое обеспечение управления
[Переписка по правовым вопросам
|5леш
\5лет
Продолжение табл.
2
1
3
i
1
1
4
1
Переписка о составлении договоров и со 3 года
3 года
!
глашений, формы договоров
Кодифицированные картотеки и указатели До ликвида До ликви
по законодательным актам и другим нор ции органи дации ор
мативным документам (приказам, инструк зации
ганизации
циям, правилам)
Заключения по вопросам соблюдения трудо блетЭПК
5 лет
вого законодательства и трудового права
Переписка о разъяснении и применении трудоЗгода
Згода
вого законодательства и трудового права
Судебно-арбитражные дела (исковые заяв Згода
После выне-\
Згода
ления, доверенности, претензии, акты,
сения реше-\
справки, протоколы заседаний арбитража)
ния
\ Переписка об арбитражной практике и ве- Згода
\дении арбитражных дел
\ Переписка претензионная о поставках, под Згода
рядах и услугах
Згода
\ Журналы учета претензий и исков
Згода
\ Копии документов (исковые заявления, ак- Згода
\ты, справки, докладные записки, характе
ристики), представляемые в правоохрани\ тельные органы по уголовным и граждан\cKUM делам; копии решений, приговоров,
частных определений, постановлений
{Переписка об исполнении приговоров, реше Згода
ний и определений судебных органов, ар
битража
3 года
Згода
\3аключения по трудовым конфликтам
Згода
\ Згода
{переписка о трудовых конфликтах
\Згода
[ Згода
498
Згода
Згода
По экспорту]
и импорту —
10 лет
После выне-\
сения реше-\
ния
В части ис-\
полнения
финансовы
ми органами]
возмещения
ущерба или\
выплаты ко-\
мпенсации
за конфиско-\
ванное иму
щество —
\пост.
\После выне
сения реше
ния
Продоллсение табл.
1
1
2
1
3
1
4
1
1.5. Организация документационного обеспечения управления,
1
организация ведомственного хранения документов
|
Номенклатуры дел
Не согласо-]
ванные — до\
минования
надобности
До мино
а) .учреждений, организаций, предприятий Пост.
вания на
(согласованные)
добности
5 лет
б) структурных подразделений учреждений, 5 лет
организаций, предприятий
Картотеки, журналы, перечни, графики, Згода
Згода
справки, контрольные листы, сводки кон
троля исполнения документов
Картотеки, журналы, карточки регистра- Згода
Згода
\ции приема посетителей руководством
организации
Списки на рассылку приказов, указаний, рас- 2 года
2 года
шоряжений, положений
{Указатели, картотеки к постановлениям, Пост.
До мино
{приказам, указаниям, правилам, инструкцивания
\ям, положениям
надобно
сти
\ Карточки (журналы)
Хранятся в
учреждениях,
организаци
ях, предпри
ятиях. Под
лежат прие
му в госархив,
если могут
быть исполь
зованы в ка
честве на
учно-справоч
ного аппара
та
\а) приказов, указаний, распоряжений, правил, Пост.
До мино
инструкций, положений,уставов
вания на
добности
\б) поступающих и отправляемых докумен- 3 года
3 года
\тов
499
Продолжение табл.
1
Описи, перечни, реестры на отправленную]
1 год
корреспонденцию
Журналы, книги, карточки регистрации
а) телеграмм и телефонограмм
1 год
б) заявок на междугородные телефонные\
1 год
переговоры
[Журналы (книги), ведомости учета
а) бланков строгой отчетности
Згода
Згода
б) отпечатанных документов
Описи дел
а) постоянного хранения (утвержденные) Пост.
Згода
б) временного хранения
Переписка о приеме-передаче документов]
5 лет
на госхранение
Акты, справки об итогах обследований]
10 лет
(проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов
15летЭПК
Переписка по валютным вопросам
Финансовые планы (балансы доходов и рас
ходов)
500
1 год
1 год
1 год
Згода
Згода
Не утвер
жденные —|
до минова
ния нддоб'\
ности.
Згода
5 лет
10 лет
По месту]
составле
ния, в дру
гих органи-]
зациях — до\
минования
надобности.
При omcym-l
ствии годО'\
вых — 10]
лет.
При отсут-]
ствии годо
вых и квар']
тальных —|
10 лет
Продолжение табл.
2
1
3
Пост.
а) сводные годовые
—
Пост.
10 лет
б) годовые
3 года
в) квартальные
3 года
1 год
г) месячные
1 год
Сметы
административно-хозяйственных
и управленческих расходов
5 лет
а) годовые
5 лет
Згода
Згода
\б) квартальные
{Документы (расходные расписания, бюд- 5 лет
5 лет
\жетные поручения, выписки банков) о фи\нансировании всех видов деятельности
щокументы (акты, выписки банков, ведомо5 лет
5 лет
\сти, расчеты) об амортизационных отчисшениях предприятий
\Переписка об амортизационных отчис Згода
Згода
лениях
\ Переписка о текущем финансировании и 3 года
3 года
{кредитовании
{Документы (положения, карточки, перепис3 года
Згода
\ка) об открытии в организациях банка рас\ четных и текущих счетов и оформлении
{полномочий на совершение денежно-рас\ четных операций по счетам
{Переписка с банками по неоплаченным счеЗгода
Згода
\там и по отказам банков по оплате счетов
1
4. Учет и отчетность
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность
щокументы (доклады, обзоры, аналитиче-Пост.
5 лет
\cKue справки) об итогах деятельности ор\ганизации
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность
{Бухгалтерские отчеты и балансы органи{заций и объяснительные записки к ним
\а) сводные годовые
\ б) годовые
\в) квартальные
Пост.
Пост.
3 года
4
1
При отсут
ствии годо
вых—10 лет
—
10 лет
Згода
501
Продолэюение табл.
1
Отчеты по финансированию
2
3
а) сводные годовые
Пост.
б) годовые
Пост.
в) квартальные
Згода
\г) месячные
1год
\Передаточные, разделительные, ликвида-Пост.
тионные балансы и приложения, объясни\ тельные записки к ним
{Протоколы заседаний комиссий по рас\ смотрению и утверждению отчетов и ба
лансов
—
\а) годовых
Пост.
\б) квартальных
Згода
{Аналитические таблицы по разработке иПост.
\анализу годовых отчетов и балансов
\ Переписка об утверждении и уточнении Згода
[балансов и отчетов
\ Переписка о сроках представления бухгал-1 год
\терской и финансовой отчетности
\ Первичные документы и приложения к ним,
5 лет
{зафиксировавшие факт совершения хозяй\ственной операции и явившиеся основанием
\для бухгалтерских записей (кассовые, бан\ ковские документы, извещения банков и
[переводные требования, выписки банков,
{наряды на работу, табели, акты о приеме,
1 сдаче и списании имущества и материалов.
10 лет
Згода
5 лет
502
4
1
При отсут- 1
ствии го
довых -—
10 лет.
При отсут-\
ствии годоА
вых и квар-\
тальных —
10 лет
10 лет
Згода
1год
10 лет
При отсут-\
ствии годен
вых — 10лет\
Згода
1 год
5 лет
При условии
завершения
ревизий.
В случае воз
никновения
споров, раз
ногласий.
Продолжение табл.
1
квитанции и накладные по учету товарноматериальных ценностей, авансовые от
четы и другие)
2
3
Лицевые счета
\а) рабочих и служащих
75 лет —
Ъ^ЭПК
\б) получателей пенсий и государственных5 лет
\ пособий
5 лет
\Расчетные (расчетно-платежные) ведомо\сти
4
1
следствен- 1
ных и судеб-\
ных дел —
сохраняют
ся до выне-\
сения окон-]
чательного
решения
После пре-\
крещения вьн
платы посо-\
бий и пенсий;]
для eduHChl
временных
пособий —
1 год
75 лет —
5 лет
5 лет
{инвентарные карточки и книги учета осЗгода
новных средств
Згода
{Доверенности на получение денежных сумм
Згода
\и товарно-материальных ценностей (в том
\ числе аннулированные доверенности)
Згода
{Гарантийные письма
{Учетные регистры (Главная книга, журна-5 лет
\лы-ордера, разработочные таблицы и др.)
Згода
Згода
5 лет
При отсут-\
ствии лицеА
вых счетов]
— 75 лет
После лик-\
видации
основных
средств
При условии
завершения
ревизий.
В
случае
возникнове
ния споров,
разногласий,
следствен-
503
Продолжение табл.
1
2
3
4
1
ных и судеб-\
ных дел —
сохраняют
ся до выне-\
сения окон-\
чательного
решения
Вспомогательные и контрольные книги, 5 лет
журналы, картотеки, кассовые книги, обо
ротные ведомости
5 лет
\ Книга учета депонированной заработной 5 лет
{платы, журналы регистрации исполнитель\ных листов
\Журналы, книги регистрации счетов, кассо- 5 лет
\вых ордеров, доверенностей, платежных
\ поручений и др.
Отчеты, сведения о поступлении, расходо- 5 лет
\вании и остатках драгоценных металлов,
\ алмазов и изделий из них
\Сведения о расходовании кредитов
5 лет
\ а) годовые
\б) квартальные
Згода
\Оведения об учете фондов, лимитов зара 5 лет
ботной платы и контроле за их распреде\ пением, о расчетах по перерасходу и задол
женности по заработной плате, об удержа
нии из заработной платы, из средств соци\ ального страхования, о выплате отпускных
и выходных пособий и др.
5 лет
504
5 лет
5 лет
5 лет
3 года
5 лет
При условии]
завершения
ревизий.
В
случае]
возникнове
ния споров,
разногла
сий,
след-\
ственных и\
судебных
дел — со-\
храняются
до вынесе-\
ния оконча-\
тельного
решения
Продолжение табл.
2
1
Документы (протоколы заседаний инвента
Згода
ризационных комиссий, инвентарные описи,
акты, сличительные ведомости) об инвен
таризации
3
Згода
4
При условии\
завершения
ревизий.
В случае в03'\
никновения
споров, раз-\
ногласий,
следствен
ных и судеб-\
ных дел —
сохраняют
ся до выне-\
сения
оконча'
тельного
решения
документы (копии отчетов, выписки из протоДо минова До мино Не
менее
\ колов, заключений) о выплате пособий, пенсий,
ния надоб вания на 5 лет
\ листков нетрудоспособности по государст
добности
ности
венному социалыюму страхованию
{Исполнительные листы
До минова До мино Не
менее
ния надоб вания на 5 лет
ности
добности
шоручения-обязательства за товары, полуДо минова До мино Не
менее
\ченные в кредит, переписка по оформлению
ния надоб вания на 5 лет
поручений-обязательств
добности
ности
Справки, представляемые в бухгалтериюДо
на минова До мино Не
менее
{оплату учебных отпусков, получение льгот
ния надоб вания на Злет
\по налогам и другие
добности
ности
щокументы (справки, акты, обязательства,
До минова До мино Не
менее
{переписка) по дебиторской задолженности,
ния надоб вания на 5 лет
{недостачах, растратах, хищениях
добности
ности
Щокументы (протоколы, акты, отчеты) оПост.
До
пере
{переоценке основных фондов
оценки
{Акты, ведомости переоценки и определения
Пост.
До
пере
{износа основных средств
оценки
{Паспорта зданий, сооружений^ и оборудова
3 года
Згода
Паспорта
ния
зданий и соо
ружений —
памятников
архитекту
ры, находя
щихся под
охраной
505
Продолжение табл.
1
1
2
3
5 лет
\ Переписка о финансово-хозяйственной дея- Згода
\ тельности (об учете фондов, о наложении и
\ взыскании штрафов, о приеме, сдаче, спи\сании материальных ценностей и другим
\вопросам)
\Акты проверки кассы, правильности взима- 5 лет
\ния налогов и другие
{договоры,
соглашения
(хозяйственные, 5 лет
юперационные, трудовые и другие)
Згода
506
4
1
государст
ва, — пост А
после лиК'\
видации осА
новных
средств
Переписка о паспортизации зданий и сооруА 5 лет
жений
Документы (планы, отчеты, переписка) о Згода
проведении документальных ревизий и конА
трольнО'ревизионной работы
{Акты документальных ревизий финансовое 5 лет
{хозяйственной деятельности организаций,]
{документы (справки, информации, докладе
ные записки) к ним
\Реестры договоров
1
Згода
3 года
5 лет
При условии]
завершения
ревизий.
в\
случае возА
никновения
споров, раз-\
ногласий,
следствен
ных и судебА
ных дел —
сохраняют
ся до выне-\
сения окон-\
чательного
решения
5 лет
5 лет
1 Згода
После
ис-\
течения
срока дей-\
ствия дого
вора, согла
шения при
условии за
вершения
ревизий
После уво-\
льнения ма-\
териально
ответствен-]
ного лица
Образцы подписей (материально ответст
До минова До мино
венных лиц)
ния надоб вания на
добности
ности
5. Организация использования трудовых ресурсов
|
5.1. Набор и использование трудовых ресурсов
\
щокументы (справки, сводки, ведомости) 5по
лет ЭПК 5 лет
\учету наличия, движения, комплектования,
использования трудовых ресурсов
5.2. Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина \
{Графики производственных процессов и Згода
Згода
После заме-\
{рабочего времени (сменность, непрерывное
ны новыми
{производство и другие)
\ Коллективныедоговоры
Пост.
10 лет
\ Переписка о ходе заключения коллективных
Згода
Згода
\ договоров, итогах их выполнения
щокументы (протоколы, докладные записки,
Пост.
5 лет
\ справки) по проверке выполнения условий
[коллективных договоров
\Акты проверки выполнения коллективных
Згода
Згода
{договоров
{Документы (рапорты, сводки, сведения, Згода
Згода
\переписка) по учету рабочего времени
{Журналы учета потерь рабочего времени Згода
Згода
{Табели (графики) выхода рабочих и служа- 1 год
1 год
\щих на работу
{Документы (сообщения, информации, докЗгода
Згода
ладные записки, рапорты, переписка) о тру\довой дисциплине
{Книги, ведомости учета лиц, нарушившихЗгода
Згода
{трудовую дисциплину
{Документы (характеристики, акты, док \ Згода
3 года
ладные записки, справки, переписка) о при
влечении к ответственности лиц, нару{шивших трудовую дисциплину
5.3. Техническое нормирование, тарификация, за работная плата
1 Нормы выработки и расценок
\
t
i
507
Продол:жение табл.
1
2
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
Переписка об упорядочении и установлении 5 лет
размеров заработной платы, начислении
премий
Расчеты по установлению и применению Згода
премиальных систем и премированию
Документы (справки, списки, переписка) о 5 лет
премировании
Разрешения профсоюзных организаиий на 1 год
сверхурочные работы
Переписка о применении различных форм Згода
оплаты труда, установлении должностных
{окладов, применении тарифных сеток, ре\гулировании и расходовании фонда зара
ботной платы
\ Переписка об оплате работы в праздничные 1 год
\дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
5А. Охрана труда
{Документы (докладные записки, справки, Пост.
информации) об улучшении условий труда,
{состоянии техники безопасности и про
мышленной санитарии
{Переписка о состоянии условий труда
Згода
\ Документы (акты, отчеты об авариях, ава 10 лет
рийные листки, заключения экспертов,
{протоколы комиссий) по расследованию
{причин аварий
{Книги учета инструктажа по технике безо 10 лет
пасности
{Сведения об авариях и несчастных случаях 5 лет
{Документы (акты, докладные записки, за- Згода
{ключения, переписка) об обеспечении рабо\чих и служащих специальной одеждой и обу\вью, предохранительными приспособления
ми, специальным питанием
\ Переписка о сокращении рабочего дня и Згода
шредоставлении дополнительных отпусков
\в связи с вредными условиями труда
508
3
4
1
—
5 лет
Згода
5 лет
Тгод
Згода
1 год
5 лет
Згода
10 лет
10 лет
5 лет
Згода
Згода
Связанные с
крупным
материаль
ным ущер
бом и чело
веческими
жертвами —
пост.
Продолж:ение табл.
1
1
2
I
3
I
4
6. Работа с кадрами
6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров
75 лет
Записки 0 приеме, переводе, увольнении ТблетЭПК
рабочих и служащих (заменяющие приказы
по личному составу)
Згода
Переписка о приеме, распределении, пере Згода
мещении, учете кадров
Личные карточки рабочих, служащих, инже 75 лет ^Ъ' 75 лет •—
нерно-технических работников (в том числе ЭПК
\ временных сотрудников)
Згода
{Документы (листки по учету кадров, справ- Згода
\ки, копии справок, обходные листы), не во
шедшие в состав личных дел
75 лет
\ Книги (журналы) учета, алфавиты личных 75 лет
\дел
75 лет
\ Книги (журналы), картотеки учета приема, 75 лет
перемещения,
увольнения
работников
(в том числе временных сотрудников)
При отсут
15 лет
щокументы (представления, ходатайства, 15 лет
ствии при
{анкеты, акты) об установлении персональ
казов
об
ных ставок, окладов, надбавок
установле
нии и изме
нении окла
дов — 50
лет ЭПК (50
лет)
75 лет
\ Список (штатно-списочный состав) работ 75 лет
ников организаций
\ Журналы (книги) учета выдачи командиро- Згода
Згода
\вочных удостоверений
{Переписка об оформлении командировок
После воз
вращения
командиро
ванных из-за
границы
\а) внутрисоюзных
Згода
Згода
\б) зарубежных
6 лет
—{Журналы (книги) учета отпусков
Згода
Згода
{Графики предоставления отпусков, заявле 1 год
1 год
ния, сводки, переписка об использовании
\отпусков
Згода
\ Книги учета выдачи справок о заработной Згода
\плате, стаже, месте работы
509
Продоллсение табл.
1
1
2
1
3
1
4
1
10. Материально-техническое снабжение
10.1. Материально-техническое снабжение
\
Сводки, сведения о поступлении, расходова-\
нии, остатках сырья, материалов и гото-\
вой продукции
а) годовые
3 года
3 года
\б) квартальные
1 год
1 год
\в) месячные
1 год
1 год
\ Договоры между заказчиками и поставщи-Згода
Згода
После исте-\
\ками
на
все
виды материальночвния срока{
технического снабжения и протоколы раз
действия
ногласий по ним
договора
{Журналы учета договоров на снабжение Згода
Згода
{продукцией
{Справки, сведения об условиях и оформле Згода
Згода
нии поставок продукции
щокументы (акты, фактуры, накладные) о Згода
Згода
\сданной продукции
{переписка о сбыте и поставке продукции Згода
и
Згода
{заключении договоров
{документы (заявки, заказы, наряды) о по Згода
Згода
дставке материалов, оборудования, инвен\таря
{Журналы учета продукции, отправляемой
Згода
Згода
{потребителям
Згода
Згода
{Акты 0 снятии наличия и остатков мате
риалов
Згода
Згода
{Коммерческие акты
Згода
{книги регистрации коммерческих актов Згода
10.2. Организация хранения имуи^ественно-материальных ценностей
При условии]
Згода
Згода
\Акты приема поступивших на склады това
завершения
ров и материалов
ревизий. в\
случае воз-\
никновения
\ споров, раз-\
шогласий,
хледствен\ных и судеб
ных дел —
{сохраняют\ся до выне{сения окон
чательного
{решения
510
\
Продолэ/сение табл.
1
2
3
Карточки, кладовые и амбарные книги, опи
Згода
си, приходные и расходные накладные, орде
ра по учету прихода, расхода, наличия, ос
татков товаров и материалов на складах,
базах
Згода
\Акты, ведомости проведения инвентаризаЗгода
щии имущества
Згода
15 лет
{Документы (акты, сведения, справки, пере
писка) 0 недостаче и растратах товаров,
шатериалов
\ Згода
\Акты проверок прихода-расхода продукции,
\сырья, материалов
4
1
При условии]
завершения
ревизий. в\
случае воз-\
никновения
споров, раз-\
ногласий,
следствен
ных и судеб-\
ных дел —
сохраняют
ся до выне-\
сения окон-]
чательного
решения
При условищ
завершения
ревизий. в\
случае воЗ'\
никновения
споров, раз-\
ногласий,
следствен
ных и судеб-\
ных дел —
сохраняют
ся до выне\
сения окон-\
чательного
решения
\ Згода
511
Продолэ/сение табл.
1
2
Документы (распоряжения, счета, наряды,
Згода
требования, накладные, рапорты, карты)
об отпуске товаров со складов и отгрузке
продукции
3
Згода
Книги учета распоряжений на отпуск това
Згода
ров и продукции со складов
\ Лимитно-заборные карты на получение
Згода
\ сырья и готовой продукции со склада
Пропуска на вывоз товаров и материалов
со
Згода
\ складов
Переписка о получении сырья, товаров1 игод
материалов со складов
\ Книги учета и списания тары
1 год
{Переписка о реализации излишних и неходо2 года
\вых товаров и материалов на складах
Згода
4
1
При условии\
завершения
ревизий. в\
случае воз-\
никновения
споров, раз-\
ногласий,
следствен
ных и судеб-\
ных дел —
сохраняют
ся до выне-\
сения окон-]
чательного
решения
Згода
Згода
1 год
1 год
2 года
11. Административно-хозяйственное обслуживание
11.1. Административно-хозяйственные вопросы
После заме-\
\ Правила внутреннего распорядка
1 год
1 год
ны новыми
{Журналы учета выдачи печатей и штампов
Згода
Згода
Згода
Згода
{Книги регистрации удостоверений и про\пусков
год
1 год
\Разовые пропуска, корешки пропусков в 1
слу
жебные здания и на вынос (вывоз) матери\альных ценностей
11.2. Эксплуатация служебных зданий
Згода
После исте
\ Документы (договоры, соглашения, акты)
)\ Згода
с
чения срока
\ приеме и сдаче зданий, помещений в аренду
действия
договора
512
Окончание табл.
1
2
3
4
1 год
Переписка о коммунальном обслуживании 1 год
зданий и помещений
11.3. Транспортное обслуживание
Згода
Переписка о расчетах по претензиям за Згода
утрату, недостачу и задержку грузов
До списания До списа
Паспорта транспортных средств
транспорт ния тран
ных средств спортных
средств
513
Прилолсение 10
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
ПРИ НАПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ
ОТДЕЛЬНЫХ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО
УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СЛОВ
и УСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения
МОТИВОВ, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас...
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес...
В порядке исключения...
Ввиду особых обстоятельств...
В связи с завершением работ по...
В связи с принятием решения о...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...
По взаимной договоренности между...
Согласно Вашей заявке...
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия. Ваше
указание остается невыполненным в связи с...
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляет
ся возможным, поскольку...
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установлен
ному сроку по следующим причинам...
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию,
так как...
Организация не располагает возможностью для выполнения
данной задачи из-за отсутствия...
514
3. Формулировки для выражения предупреждения:
Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения
истекает...
Организация уведомляет Вас о том, что...
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...
Организация сохраняет за собой право в одностороннем по
рядке приостановить действие договора о...
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства ут
рачивают свою силу с...
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию... Обязать руководителя...
Контроль за исполнением настоящей директивы возложить
на...
Назначить расследование по факту...
Изыскать дополнительные возможности для...
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес...
В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас...
Убедительно прошу Вас решить вопрос о...
В рамках предварительной договоренности с представителем
Вашей организации прошу рассмотреть возможность...
Исходя из величины годового лимита по... изыскать для нужд
организации... прошу
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведе
ний (отдельных фактов):
Безопасность гарантируется...
Документация выслана в ваш адрес нарочным...
Предпринимаются энергичные меры по...
Конфиденциальность информации обеспечена...
Содержание проекта оперативно корректируется.
Выявленные недостатки уже устраняются...
Выделены дополнительные средства на...
Спланированы мероприятия...
В кратчайшие сроки организуется...
Установлен повседневный жесткий контроль за..
515
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный...
наиболее важный...
наилучший эффект...
наихудший результат...
оказать помош;ь...
произвести проверку...
руководство считает возможным,
организация не возражает...
срочно сообщите...
немедленно устраните...
обеспечьте выполнение...
создайте необходимые условия...
доложите предложения по...
оптимальное решение...
вероятные сроки...
подтвердите получение...
сообщите данные...
направьте в мой адрес...
подготовьте к отправке...
решите самостоятельно...
8. Формулировки для уведомления:
Ставим Вас в известность о том, что...
Организация извещает о...
Сообщаю Вам...
Довожу до Вашего сведения, что...
Докладываю о...
9. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить),
решить (разрешить),
обязать,
завершить,
прекратить,
направить (отправить),
обратить (внимание на...),
ввести (в эксплуатацию),
516
СОДЕРЖАНИЕ
1. Системы документации
1.1. Система организационно-правовой документации
1.2. Система распорядительной документации
1.3. Система справочно-информационной документации
3
3
16
31
2. Документооборот
2.1. Традиционный и электронный документооборот
2.2. Работа с входящими документами
2.3. Работа с исходящими и внутренними документами
2.4. Текущее хранение документов.
Списание и уничтожение документов
53
53
57
61
3. Правила оформления документов
3.1. Оформление служебных документов
в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003
3.2. Составление текстов служебных документов
3.3. Язык и стиль деловой документации.
Типичные ошибки
4. Подготовка документации по трудовым отношениям,
финансам, снабжению и сбыту
4.1. Документация по трудовым отношениям
4.2. Финансовая документация
4.3. Документы по снабжению и сбыту
5. Деловая переписка
5.1. Краткая характеристика деловых писем
5.2. Международные письма
6. Работа с конфиденциальными документами
6.1. Технология учета и рассмотрения поступивших
конфиденциальных документов
74
518
69
^74
94
116
133
133
153
176
187
187
212
226
226
6.2. Исполнение и обработка подготовленных
конфиденциальных документов
250
6.3. Формирование и хранение дел, уничтожение
документов, дел и носителей информации
273
7. Архивное хранение документов
284
7.1. Оформление дел длительных сроков хранения
284
7.2. Состав учетных документов архива
288
7.3. Оборудование архивохранилищ
289
7.4. Использование документов архива
292
8. Персональный компьютер в делопроизводстве
298
8.1. Компьютерные технологии подготовки документов .... 298
8.2. Компьютер и здоровье
336
Литература
364
Словарь основных терминов и сокращений
373
Приложения:
1. Образцы основных видов документации
398
2. Употребление названий в документах
414
3. Написание названий документов
466
4. Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению
471
5. Примерный перечень документов, на которых
ставится гербовая печать
473
6. Перечень типовых сроков исполнения документов
475
7. Отраслевые квалификационные характеристики
должностей работников, занятых на предприятиях,
в учреждениях и организациях
478
8. Языковые средства для написания документов
488
9. Сроки хранения документов
496
10. Рекомендации по использованию при написании
документов отдельных наиболее часто
употребляемых слов и устойчивых словосочетаний
514
519
Главный редактор — А. Е. Илларионова
Художник — М. А. Хавторип
Верстка — А. А. Толли
Корректор — И. Ф. Солодкова
Ответственный за выпуск — С. А. Булатова
Игорь Николаевич Кузнецов
Делопроизводство
Учебно-справочное пособие
2-е издание, переработанное
и дополненное
Санитарно-эпидемиологическое заключение
№ 77.99.02.953.Д.004609.07.04 от 13.07.2004 г.
Лицензия ИД № 06473 от 19 декабря 2001 г
Подписано в печать 20.10.2005. Формат 60x84 1/16.
Печать офсетная. Бумага газетная.
Печ. л. 32,5. Тираж 2500 экз. Заказ № 6566
Издагельско-торговая корпорация «Дашков и К*'»
129347, Москва, Ярославское шоссе, д. 142, к. 732.
Для писем: 129347, Москва, п/о И-347
Тел./факс: (095) 182-01-58, 182-11-79, 183-93-01
E-mail: sales@dashkov.ru-отдел продаж
office@dashkov.ru - офис;
http: //www.dashkov.ru
Отпечатано в соответствии с качеством предоставленных диапозитивов
в ФГУП «Производственно-издательский комбинат ВИНИТИ»,
140010, п Люберцы Московской обл.. Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86
